MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK IF 015 FAKULTAS TEKNOLOGI

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK IF 015 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

PERTEMUAN – 10 MANAJEMEN PEMBELIAN DI PROYEK MPPL IF 015 3 SKS 2

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BA H AS AN LAHIRNYA PROYEK WAKTU MPPL IF 015 3 SKS 3

Proses-proses Dalam Manajemen Pembelian Proyek 1 Merencanakan manajemen pembelian KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES PERENCANAAN 2 Melaksanakan pembelian KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 3 Mengontrol pembelian KLP PROSES PENUTUPAN PROYEK MPPL IF 015 3 SKS 4 Mengakhiri pembelian 4

Proses 1: MERENCANAKAN PEMBELIAN Suatu proses untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek yang dapat dipenuhi lebih baik dengan melakukan pembelian: Perlu beli? Apa? Berapa? Kapan? Bagaimana? § Apakah sebaiknya membeli § Apa yang harus dibeli § Seberapa banyak § Kapan membeli § Bagaimana pembelian dilakukan MPPL IF 015 3 SKS 5

Kegiatan pembelian perlu direncanakan dengan baik karena menyangkut beberapa hal seperti: § Mengandung resiko dalam hal waktu, § Biaya dan tipe kontrak, § Mutu barang / jasa MPPL IF 015 3 SKS 6

Masukan MERENCANAKAN PEMBELIAN 1. Rencana manajemen proyek yang memuat: Pernyataan cakupan proyek, WBS dan kamusnya 2. Dokumentasi kebutuhan / persyaratan termasuk perjanjian kerjasama yg terkait dengan resiko 3. Register resiko 4. Kebutuhan sumberdaya kegiatan 5. Jadwal proyek 6. Rencana anggaran terkait pembelian 7. Register stakeholder 8. Faktor-faktor lingkungan perusahaan 9. Aset proses organisasi MPPL IF 015 3 SKS 7

Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN 1. Analisis beli atau buat (oleh tim proyek) Pertimbangan dalam membeli: § Kapasitas dan kemampuan tim § Peluang untuk melaksaanakan dan menjadi lebih mahir (strategi). § Mengalihkan resiko (biaya, waktu, lingkup) kepada pihak lain) Pertimbangan yang menentukan membuat sendiri: § Tersedianya sumber daya § Perlu melakukan kontrol pembuatan § Adanya kerahasiaan. MPPLyang perlu dijaga IF 015 3 SKS 8

Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN 2. Kebijakan / pertimbangan ahli (ahli pembelian; ahli hukum) 3. Riset pasar 4. Pertemuan 2. MPPL IF 015 3 SKS 9

Piranti & Teknik MERENCANAKAN PEMBELIAN Menentukan jenis kontrak: a. Harga pasti atau lump-sum b. Reimbursable contracts (penggantian biaya) § CPF = cost + fee atau CPPF = cost + percentage cost § CPFF = cost + fixed fee § CPIF = cost + incentive fee (bila realisasi biaya lebih kecil dari nilai tertentu, maka insentif diberikan proporsional terhadap penghematan) MPPL IF 015 3 SKS 10

JENIS KONTRAK DAN RESIKONYA Proporsi resiko di sisi pembeli dan penjual bergantung pada jenis kontrak pembelian RESIKO FFP RESIKO PEMBELI FPI RESIKO PENJUAL CPIF CPFF JENIS KONTRAK FFP = FPI = CPIF= CPFF CPPC Firm Fixed Price (lump sum) Fixed Price and Incentives Cost Plus Incentives Fee = Cost Plus Fixed Fee = Cost Plus Percentage Cost MPPL-IF 015 PPSI-IF 020 3 SKS 11

Luaran dari proses MERENCANAKAN PEMBELIAN 1. Rencana manajemen pembelian 2. Penjelasan pekerjaan (SOW=statement of work) 3. Dokumen-dokumen pembelian 4. Kriteria penilaian penawaran (seleksi pemasok) 5. Keputusan beli atau buat 6. Permintaan perubahan 7. Perubahan pada Dokumen Proyek MPPL IF 015 3 SKS 12

Luaran 1: Rencana manajemen pembelian a. l. memuat: § Tipe kontrak § Proses pembelian / pengadaan § Dokumen standar pembelian / pengadaan § Personil yang menetapkan estimasi dan kriteria evaluasi § Jadwal penyerahan produk § Manajemen untuk menangani lebih dari satu pemasok Bila perlu: Pemasok yg memenuho prakualifikasi Luaran 2: S. O. W = Statement of Work MPPL IF 015 3 SKS 13

S. O. W SOW menjelaskan ttg pekerjaan yang perlu dilakukan dalam pembelian secara lengkap dan ringkas. Muatannya: 1. Lingkup pekerjaan : Rincian pekerjaan, termasuk P/K dan P/L yang terlibat 2. Lokasi kerja: Tempat kerja, penempatan P/K dan P/L 3. Periode : Mulai & selesainya pekerjaan, jam kerja, jumlah jam kerja yang perlu dibayar per minggu, tempat kerja, jadwal terkait MPPL IF 015 3 SKS 14

S. O. W (lanj) 4. Jadwal penyerahan: Daftar waktu dan barang yang harus diserahkan 5. Standar yang dipakai: Standar industri / perusahaan yang akan dijadikan pegangan kerja 6. Kriteria penerimaan: Cara pembeli menetapkan diterimanya pekerjaan 7. Persyaratan khusus: Misalnya sertifikasi, pengalaman personil penjual, kebutuhan transportasi MPPL IF 015 3 SKS 15

Luaran 3: Dokumen Pembelian Dokumen pembelian berupa RFP atau RFQ RFP = Request for proposal § Penjelasan tentang proposal yang diminta § Meminta usulan ke penjual/kontraktor prospektif § Mengharapkan solusi masalah RFQ = Request for quotes § Meminta penawaran dari penjual/kontraktor prospektif § Yang ditawarkan lebih definitif § Waktu lebih singkat MPPL IF 015 3 SKS 16

R. F. P (Request for Proposal) Muatan: I. Tujuan R. F. P. II. Latar belakang organisasi III. Persyaratan dasar IV. Lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak V. Penjelasan proses R. F. P. VI. Penjelasan pekerjaan (S. O. W. ) dan informasi jadwal VII. Lampiran (diberikan sesuai MPPL IF 015 3 SKS kebutuhan) 17

LAMPIRAN R. F. P Lampiran: A. Gambaran umum sistem yang sekarang dipakai B. C. D. E. Kebutuhan sistem Volume dan ukuran data Muatan proposal yang diminta Contoh kontrak MPPL IF 015 3 SKS 18

Menuju materi selanjutnya MPPL IF 015 3 SKS 19