MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI PERTEMUAN

MANAJEMEN PROYEK PERANGKAT LUNAK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

PERTEMUAN – 5 PERENCANAAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK 2

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK BA HA SA N MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU MPPL IF 015 3 SKS 3

MPPL IF 015 3 SKS 4

BAHASAN § Merencanakan manajemen jadwal § Manajemen waktu § Mendefinisikan kegiatan § Mengurutkan kegiatan § Mengestimasi sumber daya kegiatan § Mengestimasi durasi kegiatan § Menyusun jadwal MPPL IF 015 3 SKS 5

MANAJEMEN WAKTU PROYEK § Menjamin proyek selesai tepat waktu § Proyek yang tidak selesai tepat waktu mendapat penalti dari pemberi kerja MPPL IF 015 3 SKS 6

Manajemen Waktu Proyek KELOMPOK PROSES MERENCANAKAN 1. Merencanakan manajemen jadwal 2. Mendefinisikan kegiatan 3. Mengurutkan kegiatan 4. Mengestimasi sumberdaya kegiatan 5. Mengestimasi durasi kegiatan 6. Menyusun jadwal MEMONITOR DAN 7. Mengendalikan jadwal MENGONTROL MPPL IF 015 3 SKS 7

PROSES 1: MERENCANAKAN MANAJEMEN JADWAL Deskripsi: Menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan, mengelola, melaksanakan, dan mengotrol jadwal proyek. Manfaat tersedianya Rencana Manajemen Waktu adalah tersedianya pedoman dan tuntunan cara mengelopla waktu proyek MPPL IF 015 3 SKS 8

PROSES 2: MENDEFINISIKAN KEGIATAN § Deskripsi: Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan tertentu yang diperlukan untuk menghasilkan berbagai serahan (deliverables) proyek sesuai persyaratan MPPL IF 015 3 SKS 9

Masukan dari Proses Mendefinisikan Kegiatan 1. Patokan cakupan 2. Faktor lingkungan perusahaan, misalnya ketersediaan piranti-piranti proyek 3. Kebijakan; prosedur; pedoman yang berlaku (aset proses organisasional) MPPL IF 015 3 SKS 10

Piranti & Teknik untuk Mendefinisikan Kegiatan 1. 2. 3. 4. Menerapkan dekomposisi Menggunakan template bekas proyek lain Pemikiran tenaga ahli Perencanaan bertahap MPPL IF 015 3 SKS 11

Hasil dari Mendefinisikan Kegiatan 1. Daftar kegiatan 2. Atribut kegiatan, seperti: • • • identitas, deskripsi, kendala, asumsi prasyarat, • • • kegiatan selanjutnya, hubungan logikal, leads & lags, kebutuhan sumber daya, dll 3. Daftar milestone : tonggak capaian MPPL IF 015 3 SKS 12

PROSES 3: MENGURUTKAN KEGIATAN Mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antar kegiatan proyek. Ketergantungan terjadi karena : § Alami / mandatori. Misal: pemrograman dilakukan setelah rancangan jadi § Ditetapkan oleh tim proyek. Misal: perancangan dilakukan setelah hasil analisis disetujui steering committee (komite pengarah)untuk mencegah rugi § Ketergantungan pada pihak luar. Misal: instalasi setelah penerimaan barang MPPL IF 015 3 SKS 13

Masukan dalam Mengurutkan Kegiatan 1. 2. 3. 4. 5. Daftar kegiatan Atribut kegiatan (lead dan lag, prasyarat, dll) Daftar milestone (tonggak capaian) Pernyataan cakupan proyek Aset proses organisasional MPPL IF 015 3 SKS 14

Piranti & Teknik Mengurutkan Kegiatan 1. 2. 3. 4. PDM (precedence diagramming method) ADM (arrow diagramming method) Penentuan sifat ketergantungan Menerapkan lead (kegiatan dimulai sebelum prasyarat selesai) dan lag (kegiatan harus menunggu beberapa waktu setelah prasyaratnya selesai) MPPL IF 015 3 SKS 15

PDM § Kegiatan digambarkan dengan kotak, § Panah antar kotak mewakili ketergantungan § Finish-to-start A B A B A selesai, baru B dimulai § Finish-to-finish A selesai, baru B bisa selesai § Start-to-start A mulai, baru B boleh dimulai § Start-to-finish A mulai, baru B boleh selesai A B § Umumnya dipakai kebutuhan finish to start MPPL IF 015 3 SKS 16

PDM d = durasi kegiatan ES = earliest start time = waktu terawal kegiatan dapat dimulai EF = earliest finish = waktu terawal kegiatan dapat selesai LS = latest start = batas waktu paling lambat kegiatan dimulai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai LF = latest finish = batas waktu paling lambat kegiatan selesai tanpa berakibat terlambatnya proyek selesai ES EF Nama kegiatan d LF LS MPPL IF 015 3 SKS 17

ADM ARROW DIAGRAMMING METHOD Disebut juga AOA = activities on arrow, kegiatan digambarkan dengan anak panah n 1 dan n 2 adalah nomor simpul (node); n 1 < n 2 d = durasi kegiatan n 1 Nama kegiatan d n 2 Kegiatan semu (bukan kegiatan yang sebenarnya) digambarkan untuk keperluan menunjukkan prasyarat; durasinya = 0 n 1 n 2 MPPL IF 015 3 SKS 18

ADM 4 C 0 A D 9 5 2 8 1 7 F E B 4 3 6 20 Lintasan (jalur) kritis: A E § Masa proyek = 8 + 20 = 28 § Lintasan A C D F maupun B E tidak kritis karena waktunya kurang dari 28 § MPPL IF 015 3 SKS 19

SOAL Diketahui proyek dengan kegiatan seperti pada tabel. Buatlah : KEGIATAN DURASI PRASYARAT A 3 - § Gantt chart B 10 - § Diagram jaringan dg ADM C 6 A § Diagram jaringan dg PDM D 8 B E 7 C, D F 5 D § Tentukan lintasan kritisnya § Berapa waktu tersingkat untuk melaksanakan proyek? MPPL IF 015 3 SKS 20

KEG D PRAS YR A 3 - B 10 - C 6 A D 8 B E 7 C, D F 5 D Gantt chart 0 5 MPPL IF 015 10 3 SKS 15 20 25 21

Diagram jaringan dengan ADM 2 A C 5 6 3 E 7 1 6 B F 10 3 5 D 4 8 MPPL IF 015 3 SKS 22

Diagram jaringan dengan PDM 0 3 3 9 A 3 C 6 12 10 9 0 F 5 18 10 25 23 18 18 D 8 10 25 E 7 18 18 12 10 B 10 0 18 20 25 Tinjauan berbagai lintasan: ACE= 3+6+7= 16 BDE= 10+8+7= 25 BDF= 10+8+5= 23 Lintasan kritis = B D E (lintasan terlama) Proyek paling cepat selesai dalam 10+8+7 = 25 minggu MPPL IF 015 3 SKS 23

PROSES 4: MENGESTIMASI SUMBERDAYA KEGIATAN Sumber daya proyek: § personil § peralatan § material (langsung & tak langsung) Perlu estimasi kuantitas untuk menyusun & mengontrol anggaran biaya MPPL IF 015 3 SKS 24

Pertanyaan penting dalam perencanaan: § Seberapa tingkat kesulitan kegiatan dalam proyek? § Apa ada hal yang unik dalam cakupan proyek yang akan mempengaruhi sumber daya? § Apa pernah ada proyek sejenis? Ada kejadian historis apa? Bagaimana ditangani? § Adakah & cukupkah: SDM, alat, material yg mampu? § Apa perlu outsourcing sebagian pekerjaan? Ataukah ambil tenaga baru? § Apa ada kebijakan yang bakal berpengaruh pada ketersediaan sumber daya? MPPL IF 015 3 SKS 25

Masukan dalam Mengestimasi Sumberdaya Kegiatan 1 Rencana manajemen jadwal 2 Daftar kegiatan dan atributnya 3 Kalender sumberdaya (jumlah, jenis, waktu tersedianya 4 Register resiko 5 Estimasi biaya kegiatan 6 Faktor-faktor lingkungan organisasional seperti budaya, prasarana, SDM, dll 7 Prosedur organisasi dan aturan-aturannya (aset proses organisasional) MPPL IF 015 3 SKS 26

Piranti & Teknik Mengestimasi Sumberdaya Kegiatan 1 Menggunakan pendapat / kebijakan ahli (internal atau konsultan luar) 2 Teknik analisis alternatif, seperti: curah pendapat (brainstorming) 3 Mengambil data-data yang dipublikasi 4 Menggunakan P/L manajemen proyek 5 Estimasi dg pendekatan dari bawah ke atas § Dekomposisikan kegiatan pada jadwal; § Estimasikan kebutuhan masing-masing rincian; § Agregasikan seluruh kebutuhan sumberdaya MPPL IF 015 3 SKS 27

Hasil dari Mengestimasi Sumberdaya Kegiatan 1 Kebutuhan sumberdaya § Penjelasan tentang jenis dan jumlah sumberdaya untuk setiap elemen dalam WBS § Sumberdaya akan didapat dari akuisisi staf atau dari luar (sewa/kontrak) 2 Struktur rinci sumberdaya (RBS, resource breakdown structure) 3 Pemutakhiran dokumen proyek MPPL IF 015 3 SKS 28

PROSES 5: MENGESTIMASI DURASI KEGIATAN Deskripsi: Mengestimasi waktu realistik untuk menyelesaikan suatu kegiatan, dengan sudah memperhitungkan semua faktor yang berdampak terhadap waktu proyek, seperti: § Elapsed time § Hari kerja dalam seminggu MPPL IF 015 3 SKS 29

Masukan untuk Mengestimasi Durasi Kegiatan 1. Rencana manajemen jadwal 2. Daftar kegiatan dan atributnya 3. Kebutuhan sumberdaya kegiatan 4. Kalender sumberdaya 5. Pernyataan cakupan proyek 6. Register resiko 7. RBS : Resource Breakdown Structure 8. Faktor lingkungan organisasi 9. Prosedur organisasi dan aturan-aturannya MPPL IF 015 3 SKS 30

Piranti & Teknik untuk Mengestimasi Durasi Kegiatan 1. Pendapat / kebijakan ahli 2. Estimasi berdasarkan analogi (top-down). Ini hanya 3. 4. 5. 6. bila kegiatan benar-benar mirip dengan proyek terdahulu; dilakukan oleh personil yang menguasai persoalannya. Estimasi parametrik Simulasi, misalnya dengan menggunakan probabilitas, teknik pengambilan keputusan untuk kelompok Analisa cadangan waktu Estimasi menggunakan 3 estimasi (optimis, paling mungkin, dan pesimis. MPPL IF 015 3 SKS 31

Perhitungan durasi dengan PERT § Analisa dengan durasi optimistis, pesimistis, dan yang paling mungkin. Durasi = (O + 4 M + P)/6 O = durasi optimis M = durasi yang kemungkinannya tertinggi P = durasi pesimis MPPL IF 015 3 SKS 32

Sumber: PMBOK MPPL IF 015 3 SKS 33

Hasil Dari Mengestimasi Durasi Kegiatan 1. Estimasi durasi kegiatan 2. Daftar kegiatan yang mutakhir beserta atributnya, seperti: • identitas, • kegiatan selanjutnya, • kode, • hubungan logikal, • deskripsi, • leads & lags, • kendala, • kebutuhan sumber daya, • prasyarat, • dll MPPL IF 015 3 SKS 34

PROSES 6: MENYUSUN JADWAL § Deskripsi: Menetapkan jadwal realistis proyek dengan melakukan analisa terhadap: § urutan kegiatan, § durasi kegiatan, § kebutuhan sumberdaya kegiatan, dan § kendala penjadwalan yang ada. § Digunakan untuk memonitor kemajuan proyek dari aspek waktu MPPL IF 015 3 SKS 35

Masukan untuk Menyusun Jadwal 1. Ketentuan dan aturan organisasi (aset proses organisasi) 2. Cakupan proyek 3. Daftar kegiatan dan atributnya 4. Diagram jaringan kegiatan proyek (ADM; PDM) 5. Kebutuhan & deskripsi tersedianya sumberdaya 6. Estimasi durasi kegiatan 7. Rencana manajemen proyek (resiko) MPPL IF 015 3 SKS 36

Piranti & Teknik untuk Menyusun Jadwal 1. Analisis jaringan kegiatan 2. CPM 3. Pemampatan jadwal (percepatan): § Crashing (meningkatkan biaya) § Fast tracking (kegiatan serial dijadikan paralel sebagian) 4. 5. 6. 7. Analisis skenario what-if Pengaturan leads dan lags Perangkat lunak manajemen proyek Model-model penjadwalan MPPL IF 015 3 SKS 37

Schedule Development Tools & Techniques MPPL IF 015 3 SKS 38

Hasil dari Menyusun Jadwal 1. Jadwal proyek § Diagram jaringan kegiatan § Diagram batang (bar chart), Gantt chart § Milestone chart 2. Kalender proyek 3. Rencana manajemen jadwal (ada dalam rencana manajemen proyek) 4. Data model jadwal (optimis; pesimis) 5. Permintaan perubahan 6. Kebutuhan sumberdaya yang mutakhir MPPL IF 015 3 SKS 39

RENCANA WAKTU KEGIATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 6 ANALISIS q EVAL. TEKNOLOGI q MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA DESAIN WEB PAGE LAYOUT SET-UP SERVER MPPL IF 015 3 SKS 40

JADWAL (KALENDER) KEGIATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 6 ANALISIS EVAL. TEKNOLOGI q q MENETAPKAN KEBUTUHAN PENGGUNA DESAIN WEB PAGE LAYOUT SET-UP SERVER MPPL IF 015 3 SKS 41

TUGAS § Tentukan urutan kegiatan pada WBS anda § Tentukan kebutuhan sumber daya dan perkirakan (estimasikan) durasi kegiatan tersebut SAATNYA DISKUSI MPPL IF 015 3 SKS 42