Manajemen Proyek Iyan Andriana 1 Silabus Konsep dasar

Manajemen Proyek Iyan Andriana 1

Silabus Konsep dasar Manpro n Perencanaan Proyek v CPM v Pert v PDM n Penjadwalan proyek n Penggunaan Software Manpo n 2

Objektif • Memberikan kepahaman tentang perbedaan proyek dan program serta timbulnya proyek • Memberikan kepahaman tentang manajemen proyek dan siklus proyek 3

Manajemen adalah proses Merencanakan, Mengorganisasikan, Memimpin, dan Mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. H. Koontz (1982) Proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan yang sistematis. Sedangkan sumber daya perusahaan terdiri dari tenaga, keahlian, peralatan, dana, dan informasi. 4

Manajemen Tiga pemikiran manajemen modern : 1. 2. 3. Manajemen Klasik atau Manajemen Fungsional Pendekatan Sistem Pendekatan Contingency (Situasional) MANAJEMEN KLASIK (manajemen berdasarkan fungsi) MANAJEMEN PROYEK PENDEKATAN SISTEM (manajemen berorientasi ke totalitas) PENDEKATAN (Mengelola kegiatan yang dinamis) CONTINGENCY (SITUASIONAL) (manajemen sesuai situasi) 5

Kegiatan Operasi Perusahaan Manajemen bukanlah bakat seseorang tetapi suatu kepandaian (skill) yang dapat dipelajari, yaitu dengan memahami teori serta prinsip-prinsip dasarnya Henry Fayol (1841 -1925) 6

Kegiatan Operasi Perusahaan KEGIATAN OPERASI PERUSAHAAN 1. Teknis 2. Koordinasi 3. Keamanan 4. Keuangan 5. Akuntansi 6. Manajemen dengan Fungsi a. Merencanakan b. Mengorganisasikan c. Memimpin d. Mengendalikan 7

Merencanakan • Memilih dan Menentukan langkah-langkah kegiatan akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran. 8

Mengorganisir • Dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada peserta organisasi agar dapat mencapai sasaran secara efisien. (pembagian tugas, tanggungjawab, dan otoritas). 9

Memimpin • Kepemimpinan adalah aspek yang dalam mengelola suatu usaha, yaitu mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan. (mengarahkan, motivasi, pelatihan, penyeliaan, koordinasi dan konsultasi). 10

Mengendalikan • Menuntun, dalam arti memantau, mengkaji dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan, hasil-hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana. (dibuat tolok ukur anggaran, standar mutu, waktu penyelesaian pekerjaan). 11

Prinsip Manajemen Klasik • • Departementalisasi dan Spesialisasi Struktur Piramida Otoritas dan Rantai Komando Pengabilan Keputusan dan Disiplin Lini dan Staf Hubungan Atasan-Bawahan Arus Kegiatan Horisontal Kriteria Keberhasilan dan Tujuan 12

Proyek • Kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan jelas. 13

Ciri Pokok Proyek • Memiliki tujuan khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir. • Jumlah biaya, sasaran jadual serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan telah ditentukan. • Bersifat sementara, dalam arti umumnya dibatasi oleh selesainya tugas. • Nonrutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepajang proyek berlangsung. 14

Sasaran dan Kendala • Anggaran • Jadual • Mutu 15

Perilaku Proyek dan Pengelolaan A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek. B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu Terbatas, (Crash Program). C. Sifat Kegiatan yang bermacam-macam serta Meliputi Berbagai Keahlian. D. Bersifat Multikompleks. E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan kadar Resiko Tinggi. F. Peserta Mempunyai Multisasaran yang Sering kali Berbeda. 16

Ringkasan Perilaku Proyek Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya Bersifat dinamis intensitas dan jenis kegiatan berubah dalam waktu relatif pendek. • Cepat tanggap atas adanya perubahan. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran telah digariskan dengan jelas dalam waktu terbatas. • Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi, Kegiatan bermacam ragam meliputi bermacam keahlian dan ketrampilan. • Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi • Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif. • Perencanaan dan pengendalian terpadu. dibawah pimpro. perusahaan, perlu pemakaian bersama (share), digunakan matriks. 17

Ringkasan Perilaku Proyek Perilaku dan Fenomena Kegiatan Proyek Tuntutan Pengelolaan dan Tanggapan untuk Mengatasinya Bersifat multikopleks, Melibatkan banyak peserta dari luar maupun dari dalam organisasi. Penanggungjawab tunggal, penekanan pada koordinasi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan resiko relatif tinggi. Pendekatan pragmatis, setapak demi setapak, digunakan analisa sistem dalam perencanaan. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak bidang atau organisasi. Untuk memperkecil hambatan birokrasi diciptakan arus kegiatan dan komunikasi horisontal. Organisasi peserta proyek sering mempunyai sasaran yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan. Bersifat joint venture. Pendekatan manajemen sistem. 18

Macam-macam Proyek • • • Proyek Engineering-Konstruksi Proyek Engineering-Manufaktur Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek Pelayanan Manajemen Proyek Kapital 19

Timbulnya Suatu Proyek • Rencana Pemerintah • Permintaan Pasar • Dari dalam Perusahaan yang Bersangkutan • Dari Kegiatan Penelitian dan Pengembangan 20

Tahap Siklus Proyek • Tahap Konseptual • Tahap Perencanaan dan Pemantapan (PP)/Definisi • Tahap Implementasi • Tahap Operasi atau Utilisasi 21

Sumber Daya Grafik Tahapan Proyek Siklus Proyek aya rd be Kep sum n a rlu e Waktu KONSEPTUAL Sasaran PP/DEFINISI Rencana IMPLEMENTASI OPERASI Mobilisasi Perencanaan terinci Lingkup Kerja Anggaran Engineering Pengendalian Kelayakan Jadual Pengadaan Kepenyeliaan Perangkat Konstruksi Demobilisasi Peserta 22

Manajemen Proyek “Manajemen Proyek adalah merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh menggunkan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal”. 23

Batang Tubuh Ilmu Manajemen Proyek Project Management-Body of Knowledge (PM-BOK) ”Merupakan atribut yang berkaitan dengan konsep dan prinsip yang spesifik dari profesi yang bersangkutan”. • PMI (Project Management Institut – US) • International Project Manajement Association – Eropa • ENAA (Engineering Advancement Association-Jepang) 24

Struktur PM-BOK Ada 8 fungsi PM-BOK menurut PMI • 4 Fungsi Dasar 1. 2. 3. 4. • Pengelolaan Lingkup Proyek Pengelolaan Waktu/jadual Pengelolaan Biaya Pengelolaan Kualitas atau mutu 4 Fungsi Integrasi 1. 2. 3. 4. Pengelolaan Sumber Daya (Manusia dan Non Manusia) Pengelolaan Kontrak dan Pembelian Pengelolaan Resiko Pengelolaan Komunikasi 25

MPSI - STIKOM Body of Knowledge Prinsip Unik Profesi Kode Etik ATRIBUT PIMPINAN PROYEK ATAU PROFESI MANAJEMEN PROYEK Berkaitan dengan Tingkah Laku Standard of Entry Standard minimum seorang Pim. Pro Organisasi yang Mendukung Sebuah organisasi yang mendukung profesi Pim Pro

MPSI - STIKOM Pengalaman menunjukan bahwa : Para Pimpro dan pelaku proyek tidak mempunyai persiapan untuk mengelolah atau menduduki jabatan proyek, Biasanya persoalan berasal dari pucuk pimpinan perusahaan, dengan menunjuk seseorang sebagai penanggung jawab proyek (Non-Project Oriented Company) dengan alasan sebagai berikut : • Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup Proyek • Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan • Manager lini yang berpengalaman yang mampu memecahkan masalah managerial • Memiliki indikasi bersedia menghadapi tantangan

MPSI - STIKOM Project Management Skills

MPSI - STIKOM Project Management Skills Leadership Communications Problem Solving Negotiating Influencing the Organization Mentoring (menasehati) Process and technical expertise

MPSI - STIKOM Project Manager Positions • • Project Administrator / Coordinator Project Manager / Program Manager Executive (Pelaksana) Program Manager Program Development

MPSI - STIKOM PIMPINAN PROYEK PM-BOK (PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE) oleh PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE A. S

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN INTEGRASI (PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT) Penyusunan Rencana (Plan Development) Output • Perencanaan Proyek • Keterangan Pendukung Pelaksanaan Rencana (Plan Execution) Output • Work Result • Change requests Pengendalian Perubahan (Integrated Change Control) Teknik & Metode bersangkutan Output • Tindakan Koreksi • Revisi Perencanaan

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN LINGKUP (SCOPE MANAGEMENT) Inisialisasi Proyek Output • Otorisasi Mulai Penentuan Pimpro • Project Charter Komitmen perush terhdp pengadaan proyek Perencanaan dan Definisi Lingkup Pengendalian dan Verifikasi Lingkup Teknik & Metode Bersangkutan seperti Seleksi Proyek dengan Studi Kelayakan yg Dilihat dari berbagai Aspek (Finance, Ekonomi, dll) Cost and Benefit Ratio) Output • Uraian Lingkup • Work Breakdown Structure Output • Tindakan Koreksi • Scope Change • Formal Acceptance

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN BIAYA (COST MANAGEMENT) Perencanaan Sumber Daya Output • Keperluan Sumber Daya perkegiatan Perkiraan Biaya Output • Estimasi Biaya • Data Pendukung Budgeting Pengendalian Biaya Teknik & Metode Bersangkutan (Data History, Data Bank, Katalog, Parametris, Cost & Schedule Control) Output • Budget perkegiatan • Renc. Penarikan Dana Output • Tindakan Koreksi • Revisi angka Anggaran

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME & SCHEDULE MANAGEMENT) Merupakan salah satu sasaran utama dari suatu proyek. Keterlambatan akan menimbulkan kerugian, misalnya : Biaya, Kehilangan Kesempatan, dan lainnya. Pengelolahan waktu (Time Management) mempunyai tujuan utama agar proyek dapat selesai tepat atau lebih cepat dari waktu yang direncanakan dengan memperhatikan BIAYA, MUTU, dan LINGKUP PROYEK

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN WAKTU DAN JADWAL (TIME & SCHEDULE MANAGEMENT) Identifikasi Kegiatan Output • Daftar kegiatan Penyususan Urutan Kegiatan Output • Daftar kegiatan • Jaringan Kerja Perkiraan Kurun Waktu Teknik & Metode Bersangkutan antara lain : Bagan Balok, CPM, PERT, Data Bank, Historical Record, Resource Leveling (Pemerataan Alokasi Sumber Daya), dll Output • Jaringan kerja dgn kurun waktu Penyusunan Jadwal Output • Jadwal Induk Pengendalian Waktu dan Jadwal Output • Tindakan Koreksi • Jadwal Revisi

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN MUTU (QUALITY MANAGEMENT) Meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, kriteria, dan spesifikasi yang ditentukan. Output • Policy, Organisasi, Rencana Kerja Program Pengelolahan Mutu Quality Assurance Quality Control Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Destruction Test, Performance Test, Control Chart, Sampling Output • Document QA / QC Output • Hasil Test, Hasil Inspeksi, Acceptance, Rework

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN SUMBER DAYA MANUSIA (HR MANAGEMENT) Bagian Pengelolaan yang cukup rumit, bertujuan untuk mengupayakan penggunaan secara efektif Sumber Daya Manusia Proyek. Output • Struktur Organisasi, Uraian Tugas, Staffing Plan Perencanaan Organisasi Pengisian Personil Pembentukan Team Work Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Teori Umum Organisasi, Kebijakan dan Prosedur Perusahaan, Pelatihan, Kontrak Berjangka Output • Personil Proyek, Staf Proyek Output • Team Work, Peningkatan Kinerja

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN RESIKO (RISK MANAGEMENT) Dalam konteks proyek pengelolaan risiko meliputi identifikasi secara sistematis jenis, besar, dan sumber risiko selama siklus proyek, serta penyiapan tanggapan untuk antisipasi Output • Daftar Sumber Risiko & Penggolongan Risiko Identifikasi & Klasifikasi Risiko Kuantifikasi Risiko Pembentukan Tanggapan thdp Risiko Program Pemantauan& Pengendalian Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Simulasi, Ilmu Statistik Output • Tingkatan Besar/Kecilnya Risiko, Potensi Terjadinya Risiko Output • Rencana Penanganan, Asuransi. Output • Tindakan Koreksi

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN PENGADAAN DAN KONTRAK (PROCUREMENT MANAGEMENT) Proses ini diawali dengan identifikasi jasa, material, dan peralatan yang diperlukan proyek dan diteruskan dengan membuat spesifikasi dan kriteria. Output • Kebijakan Pengadaan, Daftar Pengadaan Perencanaan pengadaan Penyiapan Dokumen Proses Lelang Administrasi Kontrak Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Analisis Sewa Beli, Pemilihan Jenis Kontrak, Cara Pembayaran, Pengendalian Perubahan, (Closure 2 yang ada pada kontrak) Output • Rancangan Kontrak, Dokumen Lelang Output • Proposal Kontrak Output • Penyerahan dan Pembayaran, Acceptance

MPSI - STIKOM PENGELOLAHAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION MANAGEMENT) Proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat dalam Proyek memperoleh informasi yang diperlukan pada waktu yang tepat, termasuk Stake Holder Output • Lembaran perencanaan komunikasi Perencanaan Komunikasi Distribusi Informasi Laporan Kinerja Penutupan Administrasi Teknik & Metode Bersangkutan antar lain : Pertemuan, Rapat, Membuat Laporan Tertulis, SIM Output • Lembaran Catatan Informasi Output • Proposal Kinerja Output • Arsip Proyek, Laporan Penutupan

Project dianggap sukses jika : – Produk yang dihasilkan diterima oleh pelanggan dengan memuaskan. – Produk yang dihasilkan tepat waktu – Produk yang dihasilkan sesuai dengan anggaran

Penyebab Kegagalan suatu Proyek • Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas proyek. • Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem • Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian • Manajemen ekspektasi yang buruk • Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual • Teknik estimasi yang kurang baik • Terlalu optimis • Kurangnya ketrampilan manajemen • Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis • Sumber daya yang tidak mencukupi • Kegagalan dalam mengelola perencanaan

Siklus Hidup Manajemen Proyek

Studi Kelayakan Proyek • Pengkajian yang bersifat menyeluruh dan membahas segala aspek kelayakan proyek atau investasi. 1. Memantau Peluang 3. Pengkajian Pendahuluan 4. Kerangka Acuan • Pasar • Formulasi Gagasan • Teknis • Lingkup Kerja • Ekonomi 2. Melihat Keperluan • Finansial 5. Studi Kelayakan • Pasar • Teknik • Jadual dan Biaya • Finek • AMDAL (PP No. 51 tahun 1993) Sistematika Kelayakan Proyek 45

TUGAS 2 • ASOSIASI PROYEK • KELAYAKAN PROYEK 46

Tipe-tipe Organisasi Proyek Digolong menjadi : n Organisasi Proyek Fungsional (OPF, variasinya OPKoordinator) n Organisasi Proyek Murni (OPMi) n Organisasi Proyek Matriks (OPM) 47

OPF 48

OPK 49

OPMi 50

OPM Dept. Eng Dept. Kons A 1 A 2 B 1 B 2 C 1 C 2 Dept. Project Pengad Adm & Proyek Control aan Keu 2 A 3 A 4 A 5 Proyek A B 3 B 4 B 5 Proyek B C 3 C 4 C 5 Proyek C 51

Tim Proyek 52

Fungsi-Fungsi Manajemen Proyek – Scoping (ruang lingkup) – Planning (Perencanaan) – Estimating (Perkiraan) – Scheduling (Penjadualan) – Organizing (Pengorganisasian) – Directing (Pengarahan) – Controlling (Pengontrolan) – Closing (Penutupan)

Aktifitas 1 : Menegosiasikan Lingkup Scope / lingkup mendefinisikan batas-batas sebuah proyek — Apa saja bagian bisnis yang dipelajari, dianalisa, dirancang, dikonstruksi, diimplementasi, dan yang terakhir diperbaiki? – Produk – – – Kualitas Waktu Biaya – Sumber Daya Statement of work / Pernyataan Kerja yang merupakan deskripsi naratif pekerjaan yang dilakukan sebagai bagian sebuah proyek. Atau dengan kata lain merupakan scope statement (pernyataan lingkup), project definition (definisi proyek), project overview (tinjauan proyek) dan document of understanding (dokumen kesepahaman)

Statement of Work / Pernyataan Kerja I. Tujuan II. Latar Belakang III. Lingkup A. Pernyataan masalah, kesempatan atau perintah B. Sejarah permintaan proyek C. Tujuan dan sasaran proyek D. Deskripsi proyek A. Para stake holder B. Data C. Proses - proses D. Lokasi IV. Pendekatan Proyek A. Rute B. Produk jadi V. Pendekatan Manajerial A. Alasan pembentukan tim B. Manajer dan pengalaman C. Persyaratan pelatihan D. Jadual Pertemuan E. Metode dan frekuensi pelaporan F. Manajemen Konflik G. Manajemen lingkup

Statement of Work / Pernyataan Kerja VI. Batasan-batasan A. Tanggal mulai B. Tanggal berakhir C. Anggaran D. Tehnologi VII. Perkiraan Ballpark A. jadual B. Anggaran VIII. Persyaratan kepuasan A. Kriteria sukses B. Asumsi-asumsi C. Resiko-resiko IX. Apendiks

Aktifitas 2: mengidentifikasi Tugas-tugas Work breakdown structure (WBS) adalah peralatan grafis yang digunakan untuk mengilustrasikan penguraian hirarkis sebuah proyek menjadi fase-fase, aktifitas-aktifitas dan tugas-tugas

Contoh WBS UNTUK PROYEK INTRANET BENTUK STRUKTUR HIRARKIS KEBAWAH ATAU TABULER INTRANET DISAIN HOME PAGE ‘PAGE’ PEMASARAN ‘PAGE’ PENJUALAN SITE MAP TEKS DISAIN GRAFIS CITRA PROGRAM HYPERLINK DISAIN SITUS WEB 58

Contoh W. B. S. INTRANET bentuk Outline 1. 0 DESAIN SITUS WEB 1. 1 SITUS MAP 1. 2 DESAIN GRAFIS 1. 3 PROGRAM 2. 0 DESAIN HOME PAGE 2. 1 TEXT 2. 2 CITRA/PESAN 2. 3 HYPERLINK 3. 0 PAGE PEMASARAN 3. 1 TEXT 3. 2 CITRA/PESAN 3. 3 HYPERLINK 4. 0 PAGE PENJUALAN 4. 1 TEXT 4. 2 CITRA/PESAN 4. 3 HYPERLINK 59

BEBERAPA ARAHAN MENYUSUN WBS 1. SATU UNIT PEKERJAAN HANYA MUNCUL DI SATU TEMPAT 2. JUMLAH PEKERJAAN YANG DIBAGI HARUS HABIS TERBAGI 3. SATUAN PEKERJAAN HANYA PUNYA SATU PENANGGUNG JAWAB 4. HARUS DAPAT DILAKSANAKAN SECARA KONSISTEN 5. ANGGOTA TIM PROYEK TERIBAT DALAM PEMBUATAN WBS 6. SETIAP SATUAN PEKERJAAN DIDOKUMENTASIKAN SECARA JELAS 7. HARUS FLEKSIBEL UNTUK MENGAKOMODASI PERUBAHAN (YANG TERKENDALI) 60

Aktifitas 3: Perkirakan Durasi Tugas Dua jenis perkiraan waktu pelaksanaan proyek: • Single Duration • Triple Duration

Contoh Single Duration Kegiatan Keterangan Waktu (Hari) (3) (4) 6 i j (1) (2) 1 2 Membuat spesifikasi dan desain 2 3 Pabrikasi generator 2 2 4 Membeli material pondasi 1 2 5 Merekrut operator 6 3 6 Uji coba 4 4 7 Membuat pondasi 5 5 7 Melatih operator dan mekanik 12 6 7 Transportasi generator ke lokasi proyek 2 7 8 Memasang dan start-up generator 3 62

Triple Duration 1. Perkirakan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. Dinamakan dengan Optimistic Duration (OD)/Durasi Optimistis. 2. Perkirakan lama maksimum yang diperlukan untuk melakukan tugas. Sering disebut dengan Pessimistic Duration (PD)/Durasi Pesimistis. 3. Perkirakan Expected Duration (ED)/Durasi Diharapkan yang diperlukan untuk melakukan tugas. 4. Kalkulasikan Most Likely Duration (D)/Durasi Paling Mungkin seperti dibawah ini: D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD) 6 63

Contoh Soal triple duration Aktivitas Pendahulu Waktu (hari) Optimis Realistis Pesimis A === 1 2 3 B === 2 3 4 C A 1 2 3 D B 2 4 6 E C 1 4 7 F C 1 2 9 G D, E 3 4 11 H F, G 1 2 3

Aktifitas 4: Menentukan Ketergantungan Antar Tugas • Pendekatan CPM (Critical Part Method) dan Pendekatan PERT(Program Evaluation end Review Technique) • PDM (Preseden Diadram method)

Kegiatan-kegiatan • Kegiatan pada Anak Panah (Activity On Arrow, AOA). Kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran peristiwa. Ekor anak panah merupakan awal dan ujungnya sebagai akhir kegiatan. • Kegiatan dalam lingkaran/kotak (Activity On Node, AON). Anak panah hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara kegiatan-kegiatan. 66

Pendekatan CPM Hubungan peristiwa dan kegiatan pada Activity On Arrow) Peristiwa berikutnya Peristiwa terdahulu Kegiatan j i Kurun waktu 67

Pendekatan PERT dan PDM Hubungan antara kegiatan-kegiatan pada Activity On Node. Kegiatan A Kegiatan B Garis Penghubung 68

CPM ( orientasi ke kegiatan ) ES (i-j) Kurun waktu kegiatan Mengecor pondasi EF (i-j) PERT ( orientasi ke peristiwa) E (i) Peristiwa mengecor pondasi dimulai E (j) Peristiwa mengecor pondasi selesai

Tugas 3 Buat usulan sebuah proyek yang disusun hanya dalam bentuk: • WBS • Tentukan single duration tiap aktifitas • Buat ketergantungan antar aktifitas dengan pendekatan CPM 70

Aktifitas 5: Menugaskan Sumber Daya • Orang—meliputi semua pemilik, pengguna, analis, desainer, developer, agen eksternal dan bantuan klerikal sistem yang akan dilibatkan dalam proyek. • Layanan—termasuk layanan-layanan seperti tinjauan kembali kualitas yang mungkin dibebankan pada basis tiap pemakaian. • Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan—Meliputi semua ruangan dan teknologi yang akan diperlukan untuk menyelesaikan proyek. • Persediaan barang dan material—termasuk semua benda mulai dari pensil, kertas, buku catatan sampai cartridgetoner, dll. • Uang—termasuk penerjemahkan semua hal diatas ke dalam anggaran

Penundaan dan Pemecahan Tugas-tugas • Critical path sebuah proyek adalah urutan tugas-tugas tergantung yang memiliki jumlah terbesar dari most likely duration. Critical path menentukan tanggal penyelesaian paling awal proyek yang mungkin. – Tugas-tugas pada critical path tidak dapat ditunda tanpa memasukkan jadual penundaan, karena akan menyebabkan penundaan penyelesaian keseluruhan proyek. • Slack time available for any noncritical task is the amount of delay that can be tolerated between the starting time and completion time of a task without causing a delay in the completion date of the entire project. – Tasks that have slack time can be delayed to achieve resource leveling

Contoh lintasan kritis 2 D A 5 G E 1 B 3 7 F C H 6 4 I 8

Gambar Gantt Chart Aktivitas A B C D Slack E F Waktu (hari) 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Strategi Penjadualan Forward scheduling menentukan tanggal mulai proyek dan menjadwalkan ke depan dari tanggal tersebut. Berdasarkan durasi terencana tugas-tugas yang diperlukan, keantarketergantungan tugas-tugas dan alokasi sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, meng-proyeksi tanggal penyelesaian proyek dengan pengkalkulasian. Reverse scheduling menentukan tenggat waktu proyek dan menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat waktu tersebut. Tugas-tugas, durasinya, keantarketergantungan dan sumber daya harus dipertimbangkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan saat tenggat waktu.

Activity 6: Monitor and Control Progress • • Progress reporting Change management Expectations management Schedule adjustments—critical path analysis (CPA)

Perencanaan dan penjadwalan Proyek 77

Teknik penjadwalan proyek (project Shedulling technique) Terdiri dari tiga tahapan yaitu : 1. Perencanaan, 2. Penjadwalan 3. Pengontrolan/pengawasan

Perencanaan Proyek n Perencanaan adalah penentuan mengenai apa yang harus dicapai, kapan dan bagaimana hal tersebut itu dilaksanakan. n Perencanaan (planning) merupakan salah satu fungsi manajemen dan bertujuan untuk memecahkan persoalan. 79

Macam Perencanaan • • Perencanaan pembangunan nasional Regional Sektoral Perncanaan personalia/tenaga kerja Perencanaan peralatan Perencanaan keuangan Perencanaan produksi Perencanaan pemasaran/penjualan

Mekanisme Perencanaan • Definisikan tujuan proyek • Definisikan “Work Breakdown Structure” (WBS) – Mengidentifikasikan tugas dan sub tugas – mudah diantar – Unsur terendah – bekerja sendiri • • • Mengidentifikasi hubungan tugas Mengidentifikasikan kemungkinan resiko Memperkirakan paket pekerjaan (orang, waktu) Menciptakan kode perencanaan Merencanakan berulang-ulang dokumentasi 81

Pokok-pokok perencanaan adalah sebagai berikut : (1). Menentukan target, tanpa adanya target sukar untuk membuat evaluasi. (2). Kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan. (3). Urutan kegiatan. (4). Jangka waktu yang diperlukan oleh masing. (5). Tersedianya alat ukuran/standar.

TEKNIK PERENCANAAN • CPM (Critical Path Method) • PERT (Project Evaluation and Review Technique) PERT dan CPM pada dasarnya merupakan metode yang berorientasikan waktu, dalam arti bahwa keduanya akan berakhir dengan penentuan penjadwalan waktu (a time schedule). Perbedaan yang paling menonjol ialah perkiraan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan : deterministic dalam CPM , probabilistis dalam PERT

Tahapan perencanaan • Dimulai dengan memecah/ menguraikan proyek menjadi kegiatan-kegiatan (activities). • Perkiraan waktu, untuk kegiatan-kegiatan ini kemudian ditentukan diagram jaringan kerja (network) yang dinyatakan dengan gambar anak panah (arrow) • Keseluruhan diagram anak panah memberikan suatu representasi grafis mengenai keterkaitan antara berbagai kegiatan suatu proyek

Pembentukan diagram anak panah sebagai tahapan perencanaan mempunyai tujuan : untuk mempelajari jenis pekerjaan yang berbeda secara rinci, mungkin dapat menimbulkan saran untuk perbaikan sebelum proyek dilaksanakan. Yang lebih penting lagi ialah kegunaannya untuk mengembangkan suatu jadwal untuk proyek (project schedulling).

TAHAPAN PENJADWALAN • Jadwal harus mampu menunjukkan kegiatan-kegiatan yang kritis dilihat dari segi waktu yang memerlukan perhatian khusus kalau proyek harus selesai tepat pada waktunya. • Jadwal harus menunjukkan banyaknya waktu yang mengambang (slack/fload time) yang dapat dipergunakan ketika kegiatan tertunda atau kalau sumberdaya yang terbatas dipergunakan secara efektif (mencapai sasaran/tujuan yang dikehendaki). • Tujuan akhir dari tahap penjadwalan ialah membentuk a time chart yang dapat menunjukkan waktu mulai dan selesainya setiap kegiatan serta hubungannya satu sama lain dalam proyek.

Tahapan Pengawasan • Meliputi penggunaan diagram anak panah dan grafik waktu (time chart) untuk membuat laporan kemajuan secara periodik. Jaringan kerja (network) perlu diperbarui dan dianalisis dan kalau perlu suatu jadwal baru ditentukan untuk sisa bagian proyek yang belum selesai.

• Tiga tahapan proyek dimulai dengan pembentukan diagram anak panah, cara penyajian data untuk grafik waktu dan cara mengalokasikan sumber yang terbatas berbagai kegiatan/ aktifitas.

PEMBENTUKAN DIAGRAM ANAK PANAH • Diagram anak panah (arrow diagram) menggambarkan keterkaitan antara kegiatan atau aktivitas proyek. • Suatu anak panah (arrow) biasanya dipergunakan untuk mewakili suatu kegiatan dengan ujungnya menunjukkan arah kemajuan dalam proyek. • Hubungan suatu kegiatan dengan kegiatan yang terjadi sebelumnya ditunjukkan oleh adanya kejadian (event). • Yang dimaksud dengan kejadian ialah saat yang menggambarkan permulaan atau pengakhiran suatu kegiatan (activity), • Panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lama kurun waktu (kecuali hal khusus).

• Setiap kegiatan digambarkan sebagai anak panah, pangkal anak panah sebagai awal dan ujungnya sebagai akhir suatu kejadian. Anak panah menggambarkan apa yang dikerjakan mendahului, sebelum kegiatan itu dikerjakan. Setiap anak panah di ujung dan pangkalnya diberi tanda kejadian yang diberi nomor, seperti :

atau • Kegiatan mulai dari kejadian 15 atau i dan berakhir dengan kejadian 16 atau j. untuk selanjutnya kejadian A ditulis kegiatan A (15, 16) atau kegiatan A(i, j), artinya dimulai pada titik i dan berakhir pada titik j. selanjutnya i disebut pangkal dan j ujung.

Contoh lain : Kegiatan B baru bisa dikerjakan kalau A sudah selesai. Jadi A harus dikerjakan terlebih dahulu sebelum B. Tanda lingkaran 1, 2, dan 3 merupakan event. Kegiatan B baru bisa dikerjakan kalau A dan B sudah selesai. Jadi A dan B harus diselesaikan dahulu, kemudian baru C dimulai. B dan C baru bisa dimulai kalau A sudah selesai.

• Kejadian (event) tidak memerlukan waktu, digambarkan sebagai lingkaran pada pangkal anak panah (saat dimulainya kegiatan) dan pada ujung anak panah (saat akhir/selesainya kegiatan). • Pemberian nomor pada kejadian harus memenuhi persyaratan yaitu nomor awal (pangkal) harus lebih kecil dari pada nomor akhir (ujung).

Untuk selanjutnya perhatikan aturan-aturan berikut : 1. Setiap kegiatan hanya boleh diwakili oleh satu anak panah saja didalam jaringan kerja, (kecuali kalau satu kegiatan dipecah menjadi kegiatan yang lebih kecil). 2. Tidak boleh ada dua kegiatan diwakili oleh pangkal dan ujung anak panah yang sama. Dalam hal ini harus dipergunakan anak panah boneka (dummy arrow) 3. Jumlah dammy terkecil adalah jaringan yg optimal 4. Perhatikan ilustrasi berikut. Pangkal (1) dan ujung (2), A dan B sama.

A (1, 2) B juga (1, 2), ini tidak boleh dan harus diatasi dengan menggunakan anak panah boneka seperti berikut ini. D = Dummy, dengan garis putus-putus.

• Suatu anak panah boneka (dummy) untuk menggambarkan kegiatan yang tidak memakan waktu (kegiatan boneka sering juga disebut semu atau buatan, bukan sesungguhnya). Alasan penggunaan kegiatan boneka (dummy activity) adalah : 1. Menghindarkan keragu-raguan dalam indikasi, seperti gambar di atas A (1, 2), B (1, 2), keduanya mempunyai indikasi yang sama, membingungkan. Lihat gambar a), b), c) dan d) untuk mengatasinya, di mana : – – A(1, 2), A(2, 3), A(1, 3), B(1, 3) B(2, 3) B(1, 2) D(2, 3) D(1, 2) D(2, 3)

Pada gambar di atas terlihat bahwa kegiatan C belum dapat berlangsung sebelum kegiatan B, yang berarti bahwa kegiatan C dapat beroperasi apabila kegiatan B sudah berjalan, sedangakan D dapat berjalan setelah kegiatan A atau B apabila berjalan tidak bersamaan. 2. Memberikan gambaran urutan logik yang benar. Contoh : Air limbah yang akan dibuang dari saluran pembuangan 1 (Outlet 1) ke sungai dialirkan menuju IPAL I (3), saluran outlet 2 sebelum ke sungai juga akan melewati IPAL I (3), karena beban pengolahan pada IPAL I terbatas, maka kapasitas limbah yang tidak terolah disalurkan ke IPAL II (4), sedangkan yang sudah terolah langsung dapat dibuang ke sungai (5) Kegiatan A : Saluran Outlet 1 menuju IPAL I (3) Kegiatan B : Saluran Outlet 2 menuju IPAL I (3) Kegiatan C : Saluran IPAL I (3) ke IPAL II (4) Kegiatan D : Saluran IPAL I (3) ke sungai (5)

Proyek Pengadaan Generator Listrik Kegiatan Keterangan Kegiatan yang mendahului (3) (4) i j (1) (2) 1 2 Membuat spesifikasi dan desain 2 3 Pabrikasi generator 1– 2 2 4 Membeli material pondasi 1– 2 2 5 Merekrut operator 1– 2 3 6 Uji coba 2– 3 4 7 Membuat pondasi 2– 4 5 7 Melatih operator dan mekanik 2– 5 6 7 Transportasi generator ke lokasi proyek 3– 6 7 8 Memasang dan start-up generator - 4 – 7, 5 – 7, 6 – 7 98

Diagram Jaring Material Pondasi Membuat Pondasi 4 Memasang 1 Spesifikasi dan Desain Merekrut Operator 2 Pabrikasi Genset 3 5 Melatih Operator Uji Coba start-up 7 8 Transportas i 6 Dummy untuk node 3 – 5, yaitu melatih operator harus menunggu selesainya pabrikasi genset. 99

Jaring Kerja Berskala Waktu 3 (5) 1 (6) 2 6 5 (2) (3) 4 (3) (4) waktu 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 100

Kasus 1 Kode Aktivitas Pendahulu A Membuat spesifikasi dan desain - B Pabrikasi genset A C Membeli matrerial pondasi A D Merekrut operator A E Uji Coba B F Membuat pondasi C G Melatih operator D, B H Transfortasi generator ke lokasi E i Memasang dan star up generator F, G, H 101

Kasus 2 Kode Kegiatan Pendahulu A Merencanakan - B Memesan mesin A C Menyesuaikan mesin B D Pesan material untuk rangka A E Membuat rangka D F Finishing rangka B, E g Pasang mesin rangka dan dicoba C, F 102

KODE AKTIVITAS A B C D E F G H I J K KASUS 3 PENDAHULU A B B C F, G D, E F H 103

KODE AKTIVITAS KASUS 4 PENDAHULU A - B - C A D A E B F D, E G D, E H C, D, E I C, D, E J I, F 104

• Contoh pembuatan diagram anak panah 1 1. Gambarkan diagram anak panah yang mencakup kegiatan A, B, C, …. . , dan L sedemikian rupa sehinga hubungan berikut ini terpenuhi. 2. A, B, dan C kegiatan dalam suatu proyek yang bisa dimulai secara serentak (simultan). 3. A dan B mendahului D. 4. B mendahului E, F dan H. 5. F dan C mendahului G. 6. E dan A mendahului I dan J 7. C, D, F dan J mendahului K. 8. K mendahului L. 9. I, G dan L merupakan aktifitas terminal di proyek.

Jawab.

• Contoh pembuatan diagram anak panah 2 1. Gambarkan diagram anak panah yang mencakup kegiatan A, B, C, …. . , dan M sedemikian rupa sehinga hubungan berikut ini terpenuhi. 2. A dan B dapat dimulai secara serentak. 3. C dan D dapat dimulai kalau A sudah selesai. 4. E dapat dimulai kalau C sudah selesai. 5. G dapat dimulai kalau E sudah selesai. 6. F dapat dimulai kalau D sudah selesai. 7. H dapat dimulai kalau C, D, E, F dan G sudah selesai. 8. I dan J dapat dimulai kalau B sudah selesai. 9. K dapat dimulai kalau J sudah selesai. 10. L dapat dimulai kalau I, J, dan K sudah selesai. 11. M dapat dimulai kalau H dan L sudah selesai. 12. M kegiatan terminal.

• 1. 2. 3. ARTI DAN KEGUNAAN JARINGAN KERJA ATAU NETWORK Kebaikan langsung yang dapat dipetik dari pemakaian analisis Network adalah sebagai berikut : Dapat mengenali (identifity) jalur kritis (critical path)dalam hal ini adalah jalur elemen-elemen kegiatan yang kritis dalam skala waktu penyelesaian proyek sebagai keseluruhan. Mempunyai kemampuan mengadakan perubahan semberdaya dan memperhitungkan efek terhadap waktu selesainya proyek. Mempunyai kemampuan memperkirakan efek-efek dari hasil yang dicapai suatu kegiatan terhadap keseluruhan rencana apabila diimplementasikan / dilaksanakan.

Keuntungan tidak langsung dari pemakaian network adalah sebagai berikut : 1. sebelum menyusun suatu network seorang analis harus mengkajirencana secara keseluruhan, merinci dan mengurangi menjadi komponen-komponen kegiatan yang terpisah-pisah. 2. Seorang analis harus memikirkan interelasi dari kegiatan-kegiatan. 3. Seorang analis harus memperhitungkan batas waktu untuk mesing-masing unsur kegiatan, sebab setiap kegiatan memerlukan sejumlah waktu tertentu untuk penyelesaiannya.

111

112

Metode Diagram Batang Rencana Kegiata n Kenyataan Jenis Kegiatan Tanggal Pelaporan a b c d Waktu Diperlukan Rencana (hari) Kenyataan (hari) a 4 4 b 3 3 c 5 8 d 6 Belum tahu e 8 Belum tahu f 5 Belum tahu e f 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 Hari 113

Milestone (Tonggak Kemajuan/TK) adalah event yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapaian keberhasilan proyek dari segi jadual. TK menandai waktu mulai atau akhir dari suatu kegiatan penting, yang bila terlambat akan mempunyai dampak negatif yang cukup besar. 114

Jaring Kerja Berskala Waktu 3 (5) 1 (6) 2 6 5 (2) (3) 4 (3) (4) waktu 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 115

Contoh Aplikasi ek 1 Week 2 M T W T F S S M T W T ID Task Name 1 BUY HOUSE 2/5 2 LOCATION 2/5 3 Determine location criteria 4 Visit key locations 5 FINANCING 6 Determine affordability 7 Assess Mortagg Provider 8 Secure Mortagg Commitmt 9 FIND HOUSE 10 Type of House 11 Find Real. Estate Agent 12 Look for House 13 Make Offer, P&S Agreement 14 Closing Week 3 F S S M T Week 4 F S S M T W T 2/5 2/14 2/5 2/24 Diagram Gantt 116

Metode Jalur kritis • Jalur Kritis adalah jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. • Maka Jalur Kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis, dimulai dari kegiatan pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek. 117

Terminologi • TE = E Waktu paling awal peristiwa (node/event) dapat terjadi (Earliest Time of Occurance). • TL = L Waktu paling akhir peristiwa boleh terjadi (Last Allowable Event/Occurance Time). • ES Waktu mulai paling awal suatu kegiatan (Earliest Start Time). • EF Waktu selesai paling awal suatu kegiatan (Earliest Finish Time). Bila hanya ada satu kegiatan terdahulu, maka EF suatu kegiatan terdahulu merupakan ES kegiatan berikutnya. • LS Waktu paling akhir kegiatan boleh mulai (Last Allowable Start Time), waktu paling akhir kegaiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan. • LF Waktu paling akhir kegiatan boleh selesai (Last Allowable Finish Time) tanpa memperlambat penyelesaian proyek. • D Kurun waktu kegiatan, umumnya dengan satuan Hari, Minngu, atau Bulan. 118

Perhitungan A. Hitungan Maju, untuk mengidentifikasikan jalur kritis. B. Hitungan Mundur, untuk mengetahui waktu dan tanggal paling akhir “masih” dapat memulai dan mengakhiri masing-masing kegiatan. 4 (6) (5) 1 2 6 5 (2) (3) 3 (4) 119

Perhitungan Maju • Peristiwa 1 menandai dimulainya proyek. Disini berlaku waktu paling awal peristiwa terjadi adalah, E(1) = 0. • Untuk kegiatan 1 -2, EF(1 -2) = ES(1 -2) + D(1 -2). • Bila kegiatan memiliki 2 atau lebih kegiatan yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu. a b c Misalkan c memiliki EF terbesar dari kegiatan lain yang mendahului d, maka ES dari d = EF dari c. n EF(c) > EF (b) > EF (a), maka ES (d) = EF (c). n EF(d) = EF (c) + D (d) n d 120

Perhitungan Maju Mendapatkan EF Kegiatan i j 1 2 2 Kurun Waktu (D) Nama Paling Awal Mulai (ES) Selesai (EF) 2 0 2 3 3 2 5 2 4 5 2 7 3 5 4 5 9 4 5 6 7 13 5 6 3 13 16 EF(5 -6) = EF (4 -5) + D (5 -6) = 13 + 3 = 16 121

Perhitungan Mundur Mendapatkan LF Kegiatan i j 1 2 2 Kurun Waktu (D) Nama Paling Awal Paling Akhir Mulai (ES) Selesai (EF) Mulai (LS) Selesai (LF) 2 0 2 3 3 2 5 6 9 2 4 5 2 7 3 5 4 5 9 9 13 4 5 6 7 13 5 6 3 13 16 L (6) = EF (5 -6) = 16 dan LF(5 -6) = L(6) LS = LF – D Jadi untuk kegiatan 5 -6 dihasilkan : LS (5 -6) = LF (5 -6) – D atau = 16 – 3 = 13 122

Ringkasan • H. L, Gantt merintis perencanaan dan pengendalian proyek yang sistematis dan analisis dengan metode diagram balok untuk mengidentifikasikan unsur waktu (mulai dan selesai) dan saat pelaporan. • Manajemen Proyek berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian serta fungsi-fungsi seperti mengorganisasikan, memimpin, dan staffing. • Prosedur dan sistematika Jaringan Kerja adalah mengkaji dan memecahkan lingkup proyek menjadi komponen kegiatan, disusun berdasarkan logika ketergantungan, memperkirakan waktu, dan mengidetifikasikan jalur kritis dengan jadual yang optimal dan ekonomis. • Kaidah dasar Jaringan Kerja (Critical Path Metode/Program Evaluation Review Techniques) sebagai kegiatan awal, jika kegiatan terdahulu (predecessor) harus sudah selesai. 123

Cotoh gantt chart 124

Gantt Charts • Mudah untuk membuat dan menggunakannya • Menunjukkan fase pengumpulan informasi atau

Gantt Chart Example Kendall & Kendall Copyright © 2002 by Prentice Hall, Inc. 3

PERT Diagram • PERT - Program Evaluation and Review Technique – PERT diagrams menunjukkan prioritas, kegiatan yang harus diselesaikan sebelum melakukan kegiatan berikutnya – Digunakan untuk menghitung the critical path, the longest path kegiatan tersebut – Ini adalah cara tercepat untuk menyelesaikan suatu proyek Kendall & Kendall Copyright © 2002 by Prentice Hall, Inc. 3 -127

PERT Diagram Example Kendall & Kendall Copyright © 2002 by Prentice Hall, Inc. 3

PERT Diagram Advantages • Mudah mengidentifikasi order prioritas • Mudah mengidentifikasi critical path / aktifitas • Mudah menentukan waktu kendur Kendall & Kendall Copyright © 2002 by Prentice Hall, Inc. 3 -129