MANAJEMEN PROYEK DEFINISI Proses melingkupi merencanakan menyediakan staf

MANAJEMEN PROYEK

DEFINISI Proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan, dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan selama jangka waktu tertentu.

Penyebab Kegagalan Proyek • Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek • Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem • Manajemen ekspektasi yang jelek • Teknik – teknik perkiraan yang jelek • Terlalu optimis • The mythical man – month • Keterampilan manajemen orang yang tidak cukup • Sumber daya tidak cukup

Fungsi – Fungsi Manajemen Proyek • • Pelingkupan (Scoping) Perencanaan (Planning) Perkiraan (Estimating) Penjadwalan (Scheduling) Pengorganisasian (Organizing) Pengarahan (Directing) Pengontrolan (Controlling) Penutupan (Closing)

Siklus Hidup Manajemen Proyek • • Menegosiasikan Lingkup Megindentifikasi Tugas-Tugas Memperkirakan Durasi Tugas Menentukan Ketergantungan Antartugas Menugaskan Sumber-Sumber Daya Mengarahkan Usaha Tim Memonitor dan Mengontrol Perkembangan Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek

Menegosiasikan Lingkup • Mendefinisikan batas – batas sebuah proyek – bagian dari bisnis yang dipelajari, dianalisis, didesain, dikonstruksi, diimplementasikan, dan pada akhirnya diperbaiki. • Lima hal yang mempengaruhi negosiasi lingkup proyek : 1. Produk 2. Kualitas 3. Waktu 4. Biaya 5. Sumber Daya

Megindentifikasi Tugas-Tugas • Sebuah peralatan populer yang digunakan untuk mengindentifikasi dan menndokumentasikan aktivitas dan tugas-tugas proyek adalah work breakdown structure (struktur pemecah kerja). • Work breakdown structure (WBS) adalah penguraian hierarkis proyek menjadi fase-fase, aktivitas-aktivitas, dan tugas-tugas.

Memperkirakan Durasi Tugas Teknik memperkirakan durasi tugas 1. Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. 2. Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. 3. Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. 4. Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)

Menentukan Ketergantungan Antartugas (1) • 4 tipe ketergantungan antar tugas : 1. Finish-to-start (FS) – Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain. 2. Start-to-finish (SS) – Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain. 3. Finish-to-finish (FF) – Dua tugas harus selesai pada waktu bersamaan. 4. Start-to-finish (SF) – Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain.

Menentukan Ketergantungan Antartugas (2) • Dua pendekatan pada penjadwalan : 1. Forward scheduling : pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan tanggal mulai proyek kemudian menjadwalkan maju dari tanggal tersebut. 2. Reverse schedulinng : strategi penjadwalan proyek yang menentukan tenggat waktu proyek kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat waktu tersebut.

Menugaskan Sumber-Sumber Daya • Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori berikut : ü Orang ü Layanan ü Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan ü Persediaan barang dan material ü Uang • Sumber-sumber daya semacam itu harus ditugaskan ke tugas-tugas untuk mengembangkan sebuah jadwal. • Penyeimbang sumber-sumber daya adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi alokasi-alokasi berlebihan sumber daya dengan kombinasi penundaan atau pemecahan tugas-tugas.

Mengarahkan Usaha Tim Salah satu dimensi terpenting mengarahkan usaha tim adalah pengawasan manusia.

Memonitor dan Mengontrol Perkembangan • Selama proyek, manajer proyek harus memonitor perkembangan proyek terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya. • Laporan perkembangan adalah proses kontrol penting yang menggunakan komunikasi untuk menjaga sebuah proyek sesuai lingkup, tepat waktu, dan sesuai anggaran. • Rencana proyek yang lengkap menyediakan mekanisme dan proses untuk mengelola permintaan-permintaan perubahan lingkup. Ini disebut manajemen perubahan. • Penyesuaian jadwal diperlukan saat lingkup proyek berubah atau faktor-faktor lain membuat jadwal atau anggaran keluar dari jarak proyek. • Perubahan manajemen sering mensyaratkan bahwa seorang manajer proyek mengelola harapan-harapan manajemen dan para pengguna.

Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek Menilai hasil-hasil dan pengalaman-pengalaman proyek. Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek (termasuk para pelanggan) mengenai pengalaman-pengalaman proyek dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.

Peralatan dan Teknik – Teknik Manajemen Proyek Bagan PERT dan Gantt Chart • PERT ( Project Evaluation and Review Technique ) Model jaringan grafis yang menggambarkan tugas – tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas sebuah proyek. • Gantt Chart adalah bagan batang horisontal sederhana yang menggambarkan tugas-tugas proyek berdasarkan kalender.

PERT • PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik menilai dan meninjau kembali program). • Dikembangkan oleh AL USA →membantu penjadwalan agar perencanaan dan pengawasan kegiatan dapat dilakukan sistematis sehingga tercapai efisiensi kerja. • Teknik PERT adalah suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan, maupun gangguan produksi, serta mengkoordinasikan berbagai bagian suatu pekerjaan secara menyeluruh dan mempercepat selesainya proyek. • Tujuan dari PERT adalah pencapaian suatu taraf tertentu dimana waktu merupakan dasar penting dari PERT dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan bagi suatu proyek.

MANFAAT PERT Memperoleh logika ketergantungan atau logika kegiatan proses produksi. Dapat mengetahui bahaya akan keterlambatan proses produksi Dapat dilihat kemungkinan perubahan jalur proses produksi yang lebih baik atau lebih ekonomis. Dapat dipelajari kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur kegiatan. Dapat diketahui batas waktu penyelesaian keseluruhan proses produksi

KARAKTERISTIK DASAR PERT Jalur. Kritis Proses produksi dalam jalur yang jangka waktu penyelesaian lama atau terbesar dan diharapkan dapat diminimalisasikan. Ciri-ciri jalur kritis • jalur yang memakan waktu terpanjang dalam suatu proses. • Jalur dengan tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya. • Tidak adanya tenggang waktu tsb yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis

MANFAAT ANALISA JALUR KRITIS 1. Dapat diketahui rencana proyek secara terperinci sebelum proyek berjalan. 2. Dapat diketahui berapa lama proses produksi memakan waktu. 3. Manajemen dapat mengetahui kegiatan mana yang perlu pengendalian cermat. 4. Dari jalur bukan jalur kritis dapat diketahui besarnya idle capacity (kapasitasmenganggur) yaitu dengan melihat besar slack dan floatnya. 5. Slack dan float adalah perbedaan waktu paling cepat(earliest time) dengan waktu paling lambat(latest time). Jadi merupakan perbedaan antara ES dan LS atau antara EF dan LF. Istilah slack digunakan dalam jaringan berdasarkan kejadian (event) sedangkan float digunakan berdasarkan kegiatan (activity)

Nama kegiatan atau simbol Earliest Start Latest Start A ES EF LS LF 2 Earliest Finish Latest Finish Lamanya kegiatan

ALGORITMA UNTUK JALUR KRITIS (CPM) Algoritma untuk menentukan jalur kritis dilakukan dengan menghitung waktu mulai tercepat (earliest start time) dan waktu selesai terlama (latest finish time) untuk masing-masing kegiatan. Earlierst start time (ES) dan latest finish time (Lf) ini kemudian dpat ditulis di simpul kejadian yang dibentuknya dan dikembangkan menjadi: nomor identifikasi kejadian waktu mulai tercepat waktu selesai terlama waktu mulai tercepat (ES) untuk masing-masing kegiatan menunjukkan kapan suatu kegiatan tercepat dapat mulai dilakukan. Waktu selesai terlama (LF) menunjukkan kapan suatu kegiatan paling lama dapat diselesaikan.

Forward pass, merupakan identifikasi waktu-waktu terdahulu Aturan mulai terdahulu: • Sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan pendahulu langsungnya harus selesai. • Jika suatu kegiatan hanya mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya sama dengan EF pendahulunya. • Jika satu kegiatan mempunyai satu pendahulu langsung, ES nya adalah nilai maximum dari semua EF pendahulunya, yaitu ES = max [EF semua pendahulu langsung]

Aturan selesai terdahulu: • Waktu selesai terdahulu (EF) dari suatu kegiatan adalah jumlah dari waktu mulai terdahulu (ES) dan waktu kegiatannya, EF = ES+waktu kegiatan.

Backward pass, merupakan indentifikasi waktu-waktu terakhir Aturan waktu selesai terakhir: • Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi hanya satu kegiatan, LF nya sama dengan LS dari kegiatan yang secara langsung mengikutinya. • Jika suatu kegiatan adalah pendahulu langsung bagi lebih daru satu kegiatan, maka LF adalah minimum dari seluruh nilai LS dari kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengikutinya, yaitu LF = Min [LS dari seluruh kegiatan langsung yang mengikutinya]

Aturan waktu mulai terakhir. • Waktu mulai terakhir (LS) dari suatu kegiatan adalah perbedaan antar waktu selesai terakhir (LF) dan waktu kegiatannya, yaitu LS = LF – waktu kegiatan.

Hambatan aktivitas (slack activity) dan jalur krirtis (critical path) • Waktu slack (slack time) yaitu waktu bebas yang dimiliki oleh setiap kegiatan untuk bisa diundur tanpa menyebabkan keterlambatan proyek keseluruhan. • Jalur kritis adalah kegiatan yang tidak mempunyai waktu tenggang (Slack=0), artinya setiap penundaan pada aktivitas tersebut secara langsung mempengaruhi durasi proyek. Kegiatan dengan slack = 0 disebut sebagai kegiatan kritis dan berada pada jalur kritis.

CONTOH KASUS PERT

JARINGAN KASUS PERT 10 0 A C 20 20 10 10 E 60 40 60 10 F 20 10 B 20 30 30 D 10 40 80

10 C 10 0 0 A 10 20 20 10 10 E 60 60 40 60 10 B 30 20 30 30 50 50 D 40 60 10 F 20 80 80

CPM 3 30 B(20) 1 0 A(10) 2 D(10) 10 5 C(10) E(40) 4 20 60 F(20) 6 80

3 50 B(20) 1 0 A(10) 2 0 30 10 D(10) 5 10 60 C(10) E(40) 4 60 20 20 F(20) 6 80 80

MENCARI ES, EF, LS, LF dan JALUR KRISTIS (pert/cpm) KEGIATA N WAKTU ES EF (ES+ Wkt) LF LS SLACK (LF- (LS-ES) Wkt) A 10 0 10 10 0 0 B 20 10 30 50 30 20 C 10 10 20 20 10 0 D 10 30 40 60 50 20 E 40 20 60 60 20 0 F 20 60 80 80 60 0

Jalur kritis untuk kasus PERT/CPM diatas: qkegiatan. A, C, E dan F yaitu 10 + 40 + 20 = 80 hari q. Jadi jalur kritis untuk kasus PERT diatas adalah selama 80 hari atau merupakan waktu terlama untuk proyek tersebut.

TERIMA KASIH