MANAJEMEN PERUBAHAN SEKTOR PUBLIK Disajikan dalam PKAI Pusdiklat

MANAJEMEN PERUBAHAN SEKTOR PUBLIK Disajikan dalam PKA_I Pusdiklat BPS Tahun 2020 Srisinto, SE. , MM. Widyaiswara ahli Madya/IVc

Are you ready ? ?

MENGAPA MATERI INI PENTING ?

Tujuan utama suatu negara, bangsa, dunia usaha, pemerintah, organisasi/unit organisasi sektor publik dan bahkan individu adalah mencapai kondisi yang lebih dari sebelumnya, demikian seterusnya (better performance, better condition, better life). Pentingnya melakukan perubahan Perubahan Inovatif Organisasi berkinerja tinggi (OBT) atau high performance organization (HPO).

Pejabat Administrator memimpin pelaksanaan seluruh kegiatan pelayanan publik serta administrasi pemerintahan dan pembangunan di unit organisasinya perlu melakukan perubahan diagnosa atau mengidentifikasi permasalahan pelayanan publik, administrasi pemerintahan dan pembangunan di unit organisasinya Pengendalian Manajemen Perubahan merumuskan upaya perubahannya Melaksanakan rencana perubahan Menyusun Rencana Perubahan,

KEPEMIMPINAN PANCASILA DAN NASIONALISME Dalam melakukan perubahan yang inovatif perlu menemukan permasalahan unit organisasinya dan merumuskan upaya perbaikannya secara berkelanjutan. Untuk melakukan hal itu secara tepat dan benar, maka para peserta perlu memiliki wawasan kebangsaan bahwa kita bekerja untuk kemajuan unit organisasinya, yang pada akhirnya dapat berkontribusi bagi peningkatan kinerja organisasinya, kemajuan negara dan bangsa Indonesia.

Mata pelatihan ini membekali peserta dengan kemampuan memimpin perubahan melalui pemahaman konsep manajemen perubahan sektor publik, kepemimpinan dalam manajemen perubahan, strategi perubahan di unit organisasinya, pengeloalan perubahan di unit organisasi, dan menganalisa permasalahan perubahan dari perspektif manajemen perubahan

HASIL BELAJAR

1. Memahami konsep manajemen perubahan dan tantangannya 2. Mengelola Perubahan di Unit Organisasi 3. Menganalisa Permasalahan Perubahan dari Perspektif Manajemen Perubahan Dr Wahyu S

Tujuan utama suatu negara, bangsa, dunia usaha, pemerintah, organisasi/unit organisasi sektor publik dan bahkan individu adalah mencapai kondisi yang lebih dari sebelumnya, demikian seterusnya (better performance, better condition, better life). Pentingnya melakukan perubahan Perubahan Inovatif Organisasi berkinerja tinggi (OBT) atau high performance organization (HPO). Perlu dikelola

LEARNING JOURNEY MANAJEMEN PERUBAHAN SECTOR PUBLIK Konsep Manajemen Perubahan Dan Tantangan Mengelola Perubahan di Unit Organisasi • Keterkaitan Manajemen Perubahan dengan Strategi Perubahan b. T • ahapan Manajemen Perubahan: 1. • • Pendahuluan 3 4 3 Makna Perubahan, Inovasi dan Inovatif Tuntutan dan Tantangan Perubahan Organisasi Konsep Manajemen Perubahan Sektor Publik Nilai-nilai Dasar Manajemen Perubahan Jenis dan Tipe Inovasi - Perubahan Peran Pimpinan dalam Manajemen Perubahan Membangun Budaya Inovatif dalam Organisasi Resistensi Terhadap Perubahan dan Strategi Perubahan Meng. Analisa Permasalahan Perubahan Diskusi Kelompok Membahas Kasus Presentasi Hasil Diskusi Kelompok 4 5 Praktik tahapan manajemen perubahan inovatif/ Strategi Inovasi 5 D 6 7 Penutup Evaluasi Rangkuman Keterkaitan dg mata pelatihan lain 8

BAGAIMANA ANDA MENGELOLA PEMBELAJARANNYA ? AKOSA

KONSEP MANAJEMEN PERUBAHAN DAN TANTANGAN • • Makna Perubahan, Inovasi dan Inovatif Tuntutan dan Tantangan Perubahan Organisasi Konsep Manajemen Perubahan Sektor Publik Nilai-nilai Dasar Manajemen Perubahan Jenis dan Tipe Inovasi - Perubahan Peran Pimpinan dalam Manajemen Perubahan Membangun Budaya Inovatif dalam Organisasi Resistensi Terhadap Perubahan dan Strategi Perubahan

amati gambar berikut apakah merupakan suatu Perubahan ? Menurut kamus bahasa Indonesia perubahan dapat di artikan sebagai keadaan yang berubah Perubahan adalah sesuatu yang menjadi lain dari semula

• perubahan merupakan satu wujud nyata dari kehidupan yang mampu mendorong atau memotivasi sesorang untuk mengubah Sesuatu menjadi bebeda dari sebelumnya melalui sebuah proses yang dapat terjadi dimana saja dan kapan saja “Perubahan” sebagai Sebuah Pesta Besar Perlu dikelola

Perubahan tidak selamanya inovatif. Mengapa ?

TIPE PERUBAHAN Perubahan Rutin Perubahan Peningkata n Perubahan Inovatif

BEBERAPA PERTANYAAN YANG PERLU DITANYAKAN UNTUK MENGAKSES JENIS-JENIS PERUBAHAN YANG DITEMUKAN DALAM ORGANISASI • Apakah perubahan itu bersifat siklus ? • Apakah para karyawan /indicidu mengantisipasi perubahan ini ? • Apakah perubahan itu berarti terjadi pergerakan dari rutinitas ke lainnya ? • Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi PERUBAHAN

BEBERAPA PERTANYAAN YANG PERLU DITANYAKAN UNTUK MENGAKSES JENIS-JENIS PERUBAHAN YANG DITEMUKAN DALAM ORGANISASI • Akankah perubahan tersebut memberikan jalan yang lebih baik dalam pelaksanaan aktivitas saat ini ? • Apakah perubahan mempertinggi intensitas kegiatan yang ada ? • Jika jawabannya “ya”, berarti terjadi perubahan peningkatan

BEBERAPA PERTANYAAN YANG PERLU DITANYAKAN UNTUK MENGAKSES JENIS PERUBAHAN YANG DITEMUKAN DALAM ORGANISASI ADALAH: • Apakah perubahan merupakan pendekatan baru secara keseluruhan atau sebagian dari sebuah ide untuk organisasi ? • Apakah perubahan tersebut merupakan addopsi dan adaptasi dari yang sudah ada? • Apakah perubahan tersebut bermanfaat dan compatible dengan sistem yang ada? • Apakah perubahan tersebut memerlukan pemikiran ulang dari prosedur organisasi saat ini ?

Tid a k n yam an r p l a r u t a n a s i g n i g n a Ch Sulit berubah s s e c o s l a o g n s o e g v i n t i c s e u j c b o s Fo e g l n p i i ss nc i e r s p s g A n i s s s e r p p a x g E g n i e y r f i u t t l Iden sing cu s e s s A

Berubah saja tidak cukup, tetapi harus berubah dengan cepat supaya tidak kehilangan MOMENTUM dan tidak keduluan organisasi lain dalam memanfaatkan peluang.

Tuntutan dan Tantangan Perubahan Organisasi n Konsep Manajemen Perubahan Sektor Publik n Nilai-nilai Dasar Manajemen Perubahan n Jenis dan Tipe Inovasi - Perubahan n Peran Pimpinan dalam Manajemen Perubahan n Membangun Budaya Inovatif dalam Organisasi n Resistensi Terhadap Perubahan dan Strategi Perubahan n

OBT/ HPO mencapai kinerja yang lebih baik, Tujuan utama organisasi sektor publik: Perlu perubahan Diusahakan, direncanakan Dan diimplementasikan

ASN-Administrator • bertanggung jawab memimpin pelaksanaan seluruh kegiatan pelayanan publik serta administrasi pemerintahan dan pembangunan di unit organisasinya, • memiliki tantangan: mencapai kinerja terbaiknya, juga OBT/HPO. • melakukan perubahan inovatif

Apakah managemen perubahan itu ?

NILAI DASAR MANAGEMEN PERUBAHAN tif ner Inf orm ora lab Ko Visio Ke Mi Tra an atif Modul manajemen perubahan sektor publik sif Respon Adaptif 31

32 Mengelola Perubahan di Unit Organisasi

MAKNA: • Perubahan: sesuatu yang menjadi lain dari semula. • Innovation (inovasi): sesuatu yang baru, yang semula tidak ada (ide, pemikiran, cara, proses, peralatan kerja, alat trasportasi, dsb). • Inovatif: bersifat kebaruan, bersifat baru • Perubahan inovatif: perubahan yang mengandung sesuatu yang baru

Pendapat ahli, antara lain: Rogers (1983): inovasi adalah. . . sebuah ide, praktik, atau objek yang dianggap baru oleh individu atau unit organisasi/ organisasi yang mengadopsinya (an idea, practice, or object that is perceived as a new by an individual or other unit of adoption”).

INOVASI= IDE + IMPLEMENTASI (Wahyu S, 2015) ATMT= Amati, Tiru, Modifikasi dan Terapkan

8 jenis inovasi Inovasi hubungan: Inovasi untuk bentuk dan mekanisme baru dalam berhubungan dengan pihak lain demi tercapainya tujuan bersama Inovasi teknologi: Inovasi untuk penciptaan atau penggunaan dari teknologi baru yang lebih efektif dan mampu memecahkan masalah Inovasi SDM Inovasi untuk perubahan kebijakan untuk meningkatkan kualitas tata nilai dan kapasitas dari SDM Inovasi Struktur organisasi: Inovasi untuk pengadopsian model organisasi baru yang menggantikan model lama yang tidak sesuai perkembangan organisasi

8 jenis inovasi Inovasi produk: Inovasi untuk penciptaan/ modifikasi barang/jasa untuk meningkatkan kualitas, citra, fungsi dll dari barang/jasa Inovasi konsep: Inovasi metode: Inovasi proses: Inovasi untuk perubahan cara pandang atas masalah yang ada sehingga memunculkan solusi atas masalah Inovasi dalam sebuah penerapan, strategi, cara, dan teknik baru untuk mencapai hasil yang lebih baik seperti strategi, cara, dan teknik baru Inovasi untuk meningkatkan kualitas proses kerja baik internal maupun eksternal agar lebih sederhana dan lebih efisien seperti standar operasional prosedur (SOP), tatalaksana, sistem, dan prosedur

Planning & Designing Innovation ü Merencanakan proses inovasi … ü Orientasi output yg akan dicapai … ü Mendokumentasikan bukti (evidence) …

A. S. K. A. B. APA (Langkah / Kegiatan) Rencana Aksi Inovasi • Administratif / teknis substantif? • Diskusi? Perancangan sistem? Koordinasi / konsultasi? Uji coba? Dll … Tim inti (SKPD ybs)? Pegawai / pejabat tertentu? Pihak eksternal? Siapa? Peran masing-masing? SIAPA (+ Dengan Siapa) • • KAPAN (Jadual / Urutan) • Kapan kegiatan dilakukan? • Berapa lama waktu pelaksanaan? APA (Hasil / Target) • Hasil kerja setiap tahap: Draft kebijakan? Konsep / prototype sistem? SOP baru? • Bukti apa yang harus dipunyai: Dukungan stakeholder? Dokumentasi proses dan output? BAGAIMANA (Cara / Metoda) • FGD? • Kerjasama / kemitraan? • Dll sesuai kebutuhan.

Form Rencana Aksi Inovasi KEGIATAN DESKRIPSI CARA / METODE WAKTU (awal & akhir) PELAKSANA*) (Instansi/ Unit/Pegawai) TUGAS / PERAN HASIL / TARGET **) *) Dapat melakukan stakeholder analysis **) Perlu didukung dengan evidences Form Rencana Aksi ini sekaligus berfungsi sebagai FORM OBSERVASI

CARA MENJADI PEMIMPIN YANG INOVATIF • Memiliki visi • Terbuka terhadap perubahan • Mencari alternatif • Langgar keteraturan • Siap menghadapi kegagalan • Ujicobakan inovasi anda • Selalu bersemangat

ATRIBUT PEMIMPIN YANG INOVATIF q. Memelihara komunikasi yang kuat q. Memiliki misi yang diartikulasikan dengan baik q. Merencanakan sesuatu yang unik q. Mengharapkan reaksi q. Mencari umpan balik secara aktif

ATRIBUT PEMIMPIN YANG INOVATIF q. Menegakan kembali kesuksesan secara rutin q. Menyusun batasan yang bijaksana q. Melakukan pelatihan q. Menerima kegagalan q. Membangun kepercayaan

MENJADI PEMIMPIN KREATIF q. Memiliki mimpi atau imajinasi q. Berani melawan arus q. Peka melihat kebutuhan q. Mengembangkan talenta q. Kerja cerdas dan kerja keras

• Encourages the preservaation of new ideas • Challenges other • Encourages broadening of knowledge and skills • Manages surroundings to stimulate creativity KOMPETENSI KREATIVITAS BAGI PEMIMPIN

Apakah indikator anda mampu mengelola perubahan ?

MENGELOLA PERUBAHAN 1. Kemampuan dalam menyesuaikan diri dengan situasi yang baru atau berubah 2. Tdk bergantung secara berlebihan pada metode dan proses lama, 3. mengambil tindakan untuk mendukung dan melaksanakan insiatif perubahan 4. Memimpin usaha perubahan, 5. Mengambil tanggung jawab pribadi untuk memastikan perubahan berhasil diimplementasikan secara efektif.

MEMIMPIN PERUBAHAN PADA UNIT KERJA 1. Mengarahkan unit kerja untuk lebih siap dalam menghadapi perubahan termasuk memitigasi risiko yang mungkin terjadi; 2. Memastikan perubahan sudah diterapkan secara aktif di lingkup unit kerjanya secara berkala; 3. Memimpin dan memastikan penerapan program-program perubahan selaras antar unit kerja

Mengapa organisasi berubah ?

ALASAN ORGANISASI PUBLIK BERUBAH 01 One To make government work better Three 03 To enhance power peningkatan kekuatan 02 04 Two To save money Four To address a pressing problem Mengatasi masalah mendesak (Hannah Sistare, Executive Director of the National Commission on Public Service, identified four drivers that spur government to reorganize for better performance):

Pemimpin Adaptif?

Bukan yang terkuat yang mampu berumur panjang, melainkan yang paling adaptif. Yaitu, mereka yang selalu menyesuaikan diri terhadap berbagai perubahan. KENAPA PEMIMPIN ADAPTIF? Charles Darwin

Berubah saja tidak cukup, tetapi harus berubah dengan cepat supaya tidak kehilangan MOMENTUM dan tidak keduluan organisasi lain dalam memanfaatkan peluang.

APA ITU ADAPTIVE ORGANIZATION? 1 Individu dan unit kerja dalam organisasi dapat bekerja sama dengan mudah dan efektif 2 Individu dan unit kerja dapat bekerjasama dengan mudah terhadap pihak-pihak eksternal organisasi seperti masyarakat, organisasi lain, pakar, dan lain-lain 3 Kemampuan setiap unit dan individu untuk berinovasi/ untuk melakukan inovasi tanpa rasa takut salah. Individu fan unit yang berinovasi diberi penghargaan (The Adaptive Corporation in 1985, Alvin and Heidi Toffler)

SIAPAKAH PEMIMPIN ADAPTIF ? • Pemimpin publik harus mengenali secara tepat dan utuh tentang diri sendiri, kondisi dan aspirasi masyarakat atau orang-orang yang dipimpinnya, perkembangan, kompleksitas dan permasalahan lingkungan strategis yang dihadapi dalam berbagai dimensi kehidupan, serta paradigma dan sistem organisasi dan manajemen dimana ia berperan. • Dalam era yang sangat cepat berubah, dimana segala aspek yang mempengaruhi perkembangan organisasi menjadi begitu sangat besar pengaruhnya

MODEL KEPEMIMPINAN ADAPTIF • Comford and control Stability 1 Create a felt need to change/ perasaan keb berubah 2 the Introduce change Memperkenakan perubahan • Fear, anger and Resistance Sumber DDI Indonesia Mentor & coach • Learning, acceptance and commitment Stabilize and sustain the change Looking forword Revice and Finalize the change plan • Revise and Finalize the Change plan

CREATE A FELT NEED TO CHANGE • Seorang pemimpin bertindak untuk mengantisipasi perubahan (adaptif) harus mampu menciptakan sebuah perasaan kebutuhan untuk berubah. • Pembentukan kesadaran akan perubahan kepada anggota-anggota dalam sebuah organisasi mutlak merupakan tugas dari pemimpin. • Untuk itu pemimpin harus mampu mengidentifikasi (identify) apa yang dibutuhkan untuk berubah (what needs to change), kenapa sebuah organisasi yang dipimpin harus berubah (why it must change) dan konsekuensi apa yang terjadi bagi organisasi jika organisasi tidak merespon perubahan tersebut menjadi tantangan (the consequences for the organization of not respongding to the challenge) serta • Pemimpin harus mendapatkan perhatian dari anggotanya melalui pemberian alasan untuk berpindah dari keadaan nyaman (get their attention – give people a reason to move out of comfort and complacency).

INTRODUCE THE CHANGE Memperkenakan perubahan • Memberikan atau meminta anggota organisasi untuk menyelesaikan masalah” (ask the people to solve the “problem), • Memberikan solusi dan strategi (offer solutions and strategies), • Mendengarkan tujuan, kepentingan dan ketakutan anggota (listen to people’s objections, concerns and fears), • Mengetahui dan mengakui ketakutan anggota (acknowledge their fears) • Mengundang dan meminta anggotanya untuk memberikan sumbangan ide (invite people to offer ideas).

REVICE AND FINALIZE THE CHANGE PLAN • Sumbangan ide, baik dari dalam organisasi maupun dari luar organisasi oleh pemimpin setidaknya direvisi dan diselesaikan untuk mendukung proses perubahan. • Membantu anggota organisasi dalam mengidentifikasi kesempatan yang tersembunyi, • Mendefinisikan bentuk perubahan kedepan berdasarkan persyaratan/sudut pandang anggotanya serta menciptakan solusi yang kreatif dan inovatif adalah beberapa hal yang harus dilakukan oleh pemimpin adaptif.

Stabilize and Sustain the Change • Menstabilkan dan menjaga keberlanjutan perubahan tersebut sesuai dengan perkembangan zaman. • Mengembangkan langkah-langkah tindakan untuk melakukan perubahan, • Mengembangkan ukuran kinerja untuk mengevaluasi perubahan tersebut, membuat penyesuaian terhadap perubahan visi dan strategi untuk • Mencerminkan/memunculkan pemikiran and wawasan yang baru serta menantang Anggota organisasi untuk terbuka terhadap tantangan baru yang akan dihadapi.

Bagaimanakah menerapkan model kpemimpinan adaptif dalam unit kerja anda?

KOMPETENSI DASAR ADAPTIVE LEADER Observe • Interpret Intervene

OBSERVE adaptive leader harus bisa mengobservasi keadaan yang terjadi dalam organisasi

Interpret • seorang adaptive leader harus mampu menterjemahkan atau memaknai masalah tersebut. • Menterjemahkan disini adalah menganalisa masalah. • Banyak metode untuk mengupas suatu persoalan. Cara mudah dan umum bisa dilakukan dengan metode pertanyaan 5 W 1 H (What, Why, When, Where, Who dan How).

Intervene : • Kemampuan seorang pemimpin untuk dapat mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah. • Tindakan tersebut terdiri dari bagaimana mengelola sumberdaya yang dimiliki (waktu, bawahan, kebijakan , anggaran dan sebagainya)

PENTING !!! • Pada umumnya persoalan adaptive challenge adalah berkaitan dg manusia. • Manusia sebagai mahluk yang dibangun dg berbagai emosi, memerlukan pendekatan secara emosi untuk menyelesaikan adaptive challenge bukan dengan pendekatan teknis. • Heifets & Laurie (1997) kegagalan terbesar seorang pemimpin ketika menyelesaikan persoalan adaptif diselesaikan secara teknis.