MANAJEMEN PERUBAHAN CHANGE MANAGEMENT 1 DISARIKAN DARI DR

MANAJEMEN PERUBAHAN CHANGE MANAGEMENT 1 DISARIKAN DARI DR. BONIVASIUS PRASETYA, S. SI, M. ENG 27

Road Map 1 2 • Mengapa Kita Harus Berubah • Proses dan Tahapan Reformasi • Lesson Learned 27

Teori Perubahan Menurut Charles Darwin (Bapak Evolusi) 23 “It is not the strongest of the species that survive, nor the most intelligent, but the one that is most responsive to change Seiring dengan berjalannya waktu, pepohonan yang menjadi sumber makanan berevolusi semakin tinggi 27 Hanya jerapah yang berevolusi dengan menyesuaikan diri dengan kondisi lingkungannya yang akan survive Die

Apa yang terjadi kalau kita tidak adaptif terhadap perubahan? 27 4

Perubahan dalam suatu perusahaan didorong oleh faktor internal dan eksternal 45 Internal Eksternal Kondisi Sosial Pergantian Pemerintah Merger / akuisisi Pergantian Manajemen Teknologi Baru There is nothing permanent except change Perubahan regulasi / Regulator Customer preference Kondisi makro ekonomi 27 Eksodus “Top Talent” Pergantian pemegang saham Suksesi pemimpin

John P. K 27 otter Not only is change here to stay as an integral part of the way the our world works, but in fact, the rate of change is accelerating 6

Hanya Perusahaan yang Selalu Inovatif dan Mampu Beradaptasi yang Akan Bertahan 67 Polaroid Tribune • Kamera polaroid merupakan kamera dengan fiturnya yakni dapat memotret sekaligus mencetak hasilnya dalam beberapa detik • Kemunculan kamera digital pada 1990 mulai menggerus pasar dan akhirnya bangkrut pada 2002 • Merupakan perusahaan media yang memiliki koran- koran besar serta 23 stasiun televisi • Kemunculan internet menurunkan penjualan serta pemasangan iklan dan akhirnya bangkrut pada Desember 2008 • Failed • • 1865: Nokia didirikan, bidang usaha mesin penggilingan bubur kayu • 1990: Nokia memutuskan untuk fokus pada pengembangan Handphone dan jaringan telepon • 1950 : Bentuk divisi elektronik di pabrik kabel Helsinki • 1991 : Telepon GSM pertama kali muncul di Finlandia Successful 27 Keberhasilan transformasi Nokia akan diuji karena terjepit oleh 2 kompetitor yakni : Blackberry untuk segmen high end dan Handphone China untuk segmen low-end • 2009: Profit 891 juta Euro Apakah Nokia dapat tetap bertahan dalam 3 tahun mendatang? ? ?

70% Upaya Perubahan yang Dilakukan Mengalami Kegagalan 78 Most of the change ended in failure Change initiative FAILED 70% 30% Change initiative SUCCEDED Reason of Failure • Failure to recognize or adapt to next challenge • Lack of team effectiveness • Line managers don’t take the lead • Future state unclear • Failure to learn lessons from pilot • Workforce do not respond to their leaders • Lacked of shared vision & objectives • Leaders do not show personal commitment • People do not understand to change • Failure to lead by example • Constant fire fighting • Leaders step back at deployment phase • Initiative fatigue 27 Menjadi bahan riset bagi banyak pakar di berbagai institusi

Road Map 89 • Mengapa Kita Harus Berubah • Proses dan Tahapan Transformasi • Lesson Learned 27

Dalam Melakukan Transformasi, terdapat 3 Elemen yang Perlu Diperhatikan 10 9 Transformasi 3 Future State GCG 1 Transformasi Bisnis Transformasi Budaya Elem en T Current State 27 rans form asi 2

Transformasi Bisnis Harus Dijalankan Dengan Framework yang Jelas 11 10 John P. Kotter “ 8 Step Method for Change 1 8 Increase Urgency Build the Guiding Team Make Change Stick 7 3 Don’t Let Up Get the Right Vision 6 Create Short Term Win 27 2 4 5 Empower Action Communicating For Buy in

Penjabaran Teori Kotter 12 11 Menciptakan adanya “sense of urgency Menciptakan sense of urgency yang diterima secara menyeluruh mulai dari jajaran organisasi yang tertinggi sampai dengan yang terendah untuk mendorong seluruh jajaran organisasi untuk berubah (5) Memberikan kesempatan dan kewenangan untuk bertindak Menjadikan karyawan mampu dan memiliki wewenang untuk ikut terlibat dalam upaya perubahan serta dalam mengatasi rintangan yang menghalangi proses perubahan tersebut (2) Membentuk guiding team untuk memimpin proses perubahan Membentuk guiding team yang beranggotakan 15 -20 top & middle management yang memiliki kredibilitas, kapabilitas, dan network yang luas untuk memimpin perubahan (6) Menciptakan Short-Terms Wins Melakukan inisiatif yang dampaknya besar namun relatif sederhana implementasinya sangat penting karena dapat meningkatkan momentum dan keyakinan untuk melakukan perubahan yang lebih besar Menyusun visi dan strategi dari perubahan yang memenuhi 6 karakteristik : imaginable, desirable, feasible, focused, flexible, communicable (7) Melakukan konsolodasi untuk hasil akhir yang lebih besar Setelah short term wins tercapai, maka barulah dijalankan inisiatif yang lebih kompleks serta memerlukan keterlibatan yang lebih intens dari seluruh jajaran organisasi Mengkomunikasikan visi perubahan dengan jelas, dalam bahasa dan format yang mudah dipahami oleh seluruh lapisan organisasi (8) Mengintegrasikan perubahan ke dalam budaya organisasi Agar perubahan yang telah dilakukan menetap dan terus dilakukan oleh seluruh jajaran di dalam perusahaan maka perubahan tersebut haruslah menjadi bagian dari budaya perusahaan (1) (3) Menyusun visi dan strategi perubahan (4) Komunikasikan visi perubahan dengan jelas 27

Transformasi Budaya diimplementasikan Melalui Behaviors, Symbols, dan Systems… 13 12 CULTURE BEHAVIORS SYMBOLS SYSTEMS LEADERS BEHAVIORS PHYSICAL DESIGN PMS& REWARD SYSTEM SPECIFIC BEHAVIOR each Business Unit RITES & RITUAL PEOPLE DEVELOPMENT SYSTEM SYMBOLIC ACTION CORPORATE VALUES Sumber 27 : Walking The Talk, Carolyne Taylor

… yang pelaksanaannya mengacu pada primary & secondary mechanism 13 14 Primary Secondary Embedding Mechanisms Behavior System Ø What leaders pay attention to, Ø Organizational design and structure Ø Organizational systems and Ø Symbols Ø Ø 27 measure, and control on a regular basis How leaders react to critical incidents and organizational crises How leaders allocate resources Deliberate role modelling, teaching, and coaching How leaders allocate rewards & status How leaders recruit, select, promote & excommunicata procedures Ø Rites and rituals of the organization Ø Design of physical space, facedas & buildings Ø Stories about important events & people Ø Formal statements of organizational phylosiphy, creeds, and charters

Transformasi Good Corporate Governance dilaksanakan secara bertahap 15 14 5 4 3 2 1 Perumusan Governance Commitment Perumusan visi, misi, corporate value dan code of conduct 27 Penyempurnaan Governance Structure Penyempurnaan struktur organisasi Pemenuhan komite-komite Penguatan Risk Management dan Internal Control Penyempurnaan Governance Mechanism Pembuatan Charter dan penuangan prinsip GCG dalam setiap kebijakan Penegakan reward and punishment Walk the Talk Sosialisasi dan Evaluasi Sosialisasi serta evaluasi pelaksanaan GCG dan Corporate Value di seluruh jajaran organisasi Pelaksanaan prinsip GCG dan corporate value oleh seluruh jajaran organisasi secara konsisten

Transformasi mutlak terus dilakukan dengan tetap mencipatakan sense of urgency Jim Collins – How the Mighty Fall Jim Collins “Every institution is vulnerable, no matter how great. No matter how much you’ve achieved, no matter how much power you’ve garnered, you are vulnerable to decline. There is no law of nature that the most powerful will inevitably remain at the top. Anyone can fall and most eventually do. ” 27 16

Kemunduran kinerja suatu perusahaan umumnya terjadi dalam 5 tahapan 17 16 Tahap 1 : Hubris Born Of Success Sukses menumbuhkan kesombongan 5 Stages of Decline Great enterprise can become insulated by success; accumulated momentum can carry an enterprise forward, for a while, even if its leaders make poor decisions or lose discipline The symptoms: ØNeglect of a primary wheel ØDecline in learning orientation ØDisounting the role luck ØSuccess entitlement, arrogance Ø“what” replaces “why” 27 Source : How The Mighty Fall – Jim Collins

Kemunduran kinerja suatu perusahaan umumnya terjadi dalam 5 tahapan 18 17 Tahap 2 : Undisciplined Pursuit of More Rakus - ingin lebih 5 Stages of Decline The symptoms: ØUnsustainable quest for growth, confusing big with great More scale, more growth, ØBureaucracy subverts discipline ØProblematic succession of power more acclaim, more of whatever those in power ØEasy cash erodes cost discipline ØDeclined proportion of right people in key seats see as “success” ØUndisciplined discontinous leaps ØPersonel interests placed above organizational interests 27 Source : How The Mighty Fall – Jim Collins

Kemunduran kinerja suatu perusahaan umumnya terjadi dalam 5 tahapan 19 18 Tahap 3 : Denial of Risk and Peril pengingkaran 5 Stages of Decline Those in power begin to imperil the enterprise by taing out-sized risk and acting in a way that denies the consequences of those risk The symptoms: ØAmplify the positive, discount the negative ØObsessive reorganization ØBig bets and bold goals without empirical validation ØExternalizing blame ØErosion of healthy team dynamics ØIncurring huge downsize risk based on ambiguous data ØImperious detachment 27 Source : How The Mighty Fall – Jim Collins

Kemunduran kinerja suatu perusahaan umumnya terjadi dalam 5 tahapan 20 19 Tahap 4 : Capitulation to Irrelevance or Death Berjuang untuk terus hidup 5 Stages of Decline The symptoms: The cummulative peril and or risks gone bad of stage 3 asserts themselves, throwing the enterprise into sharp decline visible ØRadical change and “revolution” with fanfare ØInitial upswing followed by dissapointments ØHype preceeds results ØGrasping for a leader-as-saviour ØPanic and haste ØConfusion and cynism ØA series of silver bullets ØChronic restructuring and erosion of financial strength 27 Source : How The Mighty Fall – Jim Collins

Kemunduran kinerja suatu perusahaan umumnya terjadi dalam 5 tahapan 21 20 Tahap 5 : Grasping for Salvation mati 5 Stages of Decline The spiral downward, increasingly out of control. Each cyclegrasping followed by dissapointment followed by more grasping – erodus resources The symptoms: ØLeaders sell out ØThe institutions atrophies into utter significance ØThe enterprise dies outright 27 Source : How The Mighty Fall – Jim Collins

Untuk mengawal proses transformasi dibutuhkan Leadership yang kuat 22 21 2 Karakteristik leader yang kuat 1 Ø Bertindak tegas, berdasarkan pertimbangan bisnis yang cermat Ø Mendorong dan menghasilkan result, memiliki passion yang kuat dan konsisten Ø Membangun tim yang outperform 4 Ø Memberi semangat dan menjadi inspirator bagi bawahannya Ø Bertindak dengan penuh integritas 27 Out Behaves performs as an owner Inspires Develops followers people Ø Membuat visi yang sejalan dengan misi perusahaan Ø Menjunjung tinggi nilai perusahaan 3 Ø Terus mengembangkan knowledge, feedback, dan mengembangkan diri (coaching) Ø Menciptakan peluang, kesempatan, dan tanggung jawab bagi bawahannya

… yang didukung oleh jajaran organisasi yang tangguh Adversity Quotients mengukur dan memperkuat daya juang 22 23 ADVERSITY QUOTIENTS is the science of measuring and strengthening human resilience – how people respond to life’s challenges, opportunities and adversities How to Increase your AQ The Adversity Continuum What facets of situation can we potentially influence? Control Harnessing Managing The climbers E C Where and how can we step up to get the most immediate Objective traction AQ O Coping R Endurance Reach Surviving Avoiding The campers The quitters 27 How do we get past this as quickly as possible What can we do to contain the potential fall out

Empat Kunci Keberhasilan Transformasi 24 24 1 Pemimpin harus memiliki karakteristik sebagai berikut: Behaves as an Owner Outperform Inspires Followers Develops People 4 Perlu disusun: Key Performance Review Reward & Punishment 27 Leadership yang kuat di seluruh jajaran organisasi Eksekusi yang disiplin, terarah, dan terstruktur Sistem dan infrastruktur pendukung Adaptability Eksekusi harus dilakukan sebaik- baiknya dengan didukung oleh infrastruktur pendukung yang kuat (PMO, monitoring, project management) Kemampuan beradaptasi diperlukan untuk mengantisipasi perubahan situasi eksternal 2 3

Road Map 24 25 • Mengapa Kita Harus Berubah • Proses dan Tahapan Reformasi • Lesson Learned 27

10 Key Lessons Learned 26 25 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 27 Strong “sense of urgency” must lice conntinuously across the organization “Crystal-clear” future end-state communicated consistenly and understood across company Solid top management team with one common goal with clear “role-modelling” Combination of business, culture and GCG transformation, but don’t get too hung -up on the softer side too much Change the culture by focusing on “behaviours”, “symbols”, and “systems” No overburdening the “business-as-usuals” with initiatives-Innovative to find the implementation model that works for you (E. g: BU initiatives might still need to be managed company-wide, especially if cross-collaboration required) Organizational silos not acceptable – setup cross-unit initiatives to encourage collaboration Simple, periodic, and effective progress review with the rigth level of intervention People, KPIs and Reward System that support the overall transformation Always on the look-out although things are “rosy”

Tugas Kelompok 27 25 Topik: Manajemen Perubahan Sub Topik: Transformasi Bisnis : Transformasi Budaya * Kelompok terdiri dari 4 Orang * Cari dari Journal, white paper, dokumen perusahaan mengenai Manajemen Perubahan (Change Management) * Lakukan analisa yang berkaitan dengan hal sbb: §Change Identification Analysis (Termasuk tools untuk melakukan identifikasi) §Change Management Strategy Framework §Change Management Implementation §Change Management Monitoring and Evaluation * Buat laporan format word dan ppt * Date line 2 minggu: 21 Januari 27