MANAJEMEN PERUBAHAN BIROKRASI PUBLIK DI INDONSIA DAMPAK PERKEMBANGAN

MANAJEMEN PERUBAHAN BIROKRASI PUBLIK DI INDONSIA

DAMPAK PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI Business and Organization Strategy Social Life and Life Style Organization Design and Structure Business Process and Operating Procedures The New Generation: C-Gen.

THE CONTIGENCY THEORY OF ORGANIZATIONS • Contingency theory states that in order to manage its environment effectively, an organization should be designed to fit with its environment. • A poor fit between organization design and environment leads to failure, a close fit leads to success. Pijakan dasar untuk MANAJEMEN

REFORMASI BIROKRASI : MANAJEMEN PERUBAHAN ORGANISASI PEMERINTAHAN REFORMASI BIROKRASI GELOMBANG I (2004 – 2009) TINGKAT PELAKSANAAN: INSTANSIONAL REFORMASI BIROKRASI GELOMBANG II (2010 – 2014) TINGKAT PELAKSANAAN: NASIONAL DAN INSTANSIONAL SASARAN: TERWUJUDNYA TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG BAIK SASARAN: 1. PEMERINTAHAN YANG BERSIH DAN BEBAS KKN 2. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK 3. MENINGKATNYA KAPABILITAS DAN AKUNTABILITAS KINERJA BIROKRASI AREA/BIDANG PERUBAHAN : 1. ORGANISASI / LEMBAGA 2. BUDAYA ORGANISASI 3. KETATALAKSANAAN 4. REGULASI – DEREGULASI 5. SDM AREA/ BIDANG PERUBAHAN: 1. ORGANISASI 2. TATA LAKSANA 3. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN 4. SDM APARATUR 5. PENGAWASAN 6. AKUNTABILITAS 7. PELAYANAN PUBLIK 8. PARADIGMA DAN BUDAYA KERJA APARATUR

REFORMASI BIROKRASI GELOMBANG KEDUA (2010 – 2014) PROGRAM HASIL YANG DIHARAPKAN 1. PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI TERBANGUNNYA ORGANISASI YANG TEPAT FUNGSI DAN TEPAT UKURAN 2. PENATAAN TATA LAKSANA TERBANGUNNYA SISTEM , PROSES DAN PROSEDUR KERJA YANG JELAS, EFEKTIF, EFISIEN , TERUKUR DAN SESUAI GOOD GOVERNANCE 3. PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN REGULASI YANG LEBIH TERTIB, TIDAK TUMPANG TINDIH DAN KONDUSIF 4. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK TERWUJUDNYA KEMAMPUAN LEMBAGA DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA 5. PARADIGMA DAN BUDAYA KERJA APARATUR TERBANGUNNYA KUALITAS SDM APARATUR BERINTEGRITAS, PROFESIONAL , MODERN, DAN SEJAHTERA 6. TRANSFORMASI BUDAYA/ PERUBAHAN ADANYA PERUBAHAN MIND SET DAN CULTURE SET, SERTA TERBANGUNNYA BIROKRASI DENGAN INTEGRITAS DAN KINERJA TINGGI 7. PENGUATAN PENGAWASAN MENINGKATNYA PENYELENGGARAAN FUNGSI BIROKRASI YANG BERSIH & BEBAS KKN 8. PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA MENINGKATKAN KAPASITAS DAN AKUNTABILITAS KINERJA BIROKRASI

KONDISI SAAT INI • Pemerintah sudah memiliki suatu kerangka besar manajemen perubahan organisasi pemerintahan yang dikenal dengan Reformasi Birokrasi sejak tahun 2007. • Tetapi masih belum banyak kemajuan yang berarti yang bisa dirasakan oleh masyarakat. • Dari hasil evaluasi Reformasi Birokrasi gelombang pertama, diperoleh beberapa kesimpulan faktor-faktor yang menjadi penghambat : – Pemahaman mengenai desain organisasi oleh aparat masih rendah. – Perumusan strategi manajemen perubahan yang belum holistik. – Penurunan (cascading) strategi manajemen perubahan belum sepenuhnya dilakukan. – Instrumen perubahan yang belum dipahami dan disusun sepenuhnya.

DESAIN ORGANISASI CIRI KHAS COCOK UNTUK ORGANISASI Machine bureaucracy Keteraturan sangat tinggi, keputusan dibuat terpusat, tidak ada kewenangan (diskresi), organisasi berjalan seperti mesin, pekerja adalah buruh / rutin Pabrik (manufaktur), militer (organisasi yang sifatnya komando) Professional bureaucracy Keteraturan tetap tinggi, tetapi sudah ada pendelegasian keputusan, ada diskresi, pekerja adalah profesional, dan adanya jabatan fungsional. Lembaga pemerintahan, kepolisian, perusahaan pelayaran, penerbangan Adhocracy Keteraturan seperlunya saja, lebih mengutamakan kedewasaan pegawai, diskresi sangat tinggi, pekerja adalah fungsional profesional tingkat tinggi. Perguruan tinggi (kampus), kantor konsultan, lembaga penelitian, rumah sakit

MODEL GENERIK DESAIN ORGANISASI STRATEGI Lingkungan Organisasi Harapan Pemangku Kepentingan (Stakeholders) SISTEM MANUSIA STRUKTUR BUDAYA Organisasi Berkinerja Tinggi

MODEL GENERIK DESAIN ORGANISASI Menunjukkan bagaimana organisasi merumuskan visi, misi, dan strategi untuk mewujudkannya STRATEGI SISTEM Sistem, kebijakan dan prosedur kerja dan dukungan teknologi yang dijalankan oleh organisasi MANUSIA Kualitas kompetensi dan komposisi demografis para anggota organisasi STRUKTUR Menunjukkan bagaimana suatu struktur organisasi didesain untuk mengelola relasi antar unit didalamnya BUDAYA Nilai, norma dan kultur yang dianut bersama dan tercermin dalam perilaku para anggota organisasi

JADI MANAJEMEN PERUBAHAN ORGANISASI … … berarti memanajemeni : – STRATEGI – STRUKTUR – SISTEM – MANUSIA – BUDAYA yang terdapat di dalam organisasi, apakah sudah sesuai dengan : – perkembangan lingkungan yang semakin kompleks – harapan para pemangku kepentingan.

SKEMA PERUBAHAN ORGANISASI KEKUATAN PENDORONG (DRIVING FORCE) KONDISI AWAL KEKUATAN PENGHALANG (RESISTING FORCE) GERAKAN PERUBAHAN KONDISI DIINGINKAN (Sumber : Marchewka, “IT Project Management”, 2006, ISBN : 0471392030)

SABAR DULU YAAA……… ADA YANG MAU LEWAT …. .

ANDA INGIN GANTENG ?

MENGAPA MANAJEMEN PERUBAHAN PADA ORGANISASI PEMERINTAH LEBIH SULIT DILAKUKAN? • … karena organisasi pemerintahan memiliki ciri sebagai berikut : – Sangat terikat dengan regulasi / peraturan. – Merupakan konsensus politik / kesepakatan. – Masa kepemimpinan pendek. – Terlalu banyak yang dituntut oleh stakeholders.

APAKAH YANG BISA DILAKUKAN OLEH TEKNOLOGI INFORMASI? • • • STRATEGI systems for service excellence? STRUKTUR systems to create lean structure? SISTEM on-demand organization? MANUSIA integrated HRIS? BUDAYA systems create service culture?

PERAN STRATEGIS TIM TEKNOLOGI INFORMASI DALAM ORGANISASI Membutuhkan / memfasilitasi CHANGE AGENT KEUNGGULAN ORGANISASI VALUE CREATION (Model ini merupakan hasil sintesis dari berbagai TIM TEKNOLOGI INFORMASI YANG UNGGUL

PERAN TIM TEKNOLOGI INFORMASI : DAHULU DAN SEKARANG ASPEK DAHULU SEKARANG Fokus perhatian Sekedar tugas mengotomasikan proses bisnis yang ada Menciptakan nilai tambah (value creation) untuk keunggulan organisasi Peran di dalam organisasi Sebagai penunjang kegiatan utama (support) Sekumpulan teknisi Embedded di dalam core business organisasi (strategic) Change agents Kompetensi yang dimiliki Cenderung bertindak sebagai teknisi (technology-oriented) Cenderung bertindak sebagai ujung tombak solusi bisnis (businessoriented) Isu utama yang dibahas How to computerize the How to align the IT to process to make it organization strategy to more efficient? make it more effective? (Tabel ini merupakan hasil sintesis dari berbagai

BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI MENGUBAH BUDAYA ORGANISASI? (Contoh Divisi Propam Polri) • Tugas pokok Divisi Propam Polri : – Pengamanan internal – Investigasi oknum polisi nakal – Menindak oknum polisi nakal – Melakukan pengadilan profesi oknum polisi nakal – Melakukan pembinaan profesi kepolisian

SISTEM INFORMASI PELAYANAN PENGADUAN MASYARAKAT • Memuat berbagai kasus yang dibuat oknum polisi nakal. • Masyarakat bisa mengadu dengan cara : – Datang langsung ke Pusat Pelayanan Pengaduan Propam Polri. – Mengirimkan pengaduan melalui website Propam dan e-mail. – Mengirimkan sms ke nomor pengaduan Propam Polri. • Sistem ini sudah terhubung ke seluruh kantor Polda di Indonesia. • Bisa dilihat status penyelesaian perkara melalui website. • Sudah banyak oknum polisi yang ditindak selama kurun waktu 2010 – 2011 karena pengaduan masyarakat melalui sistem informasi ini. • Polisi sekarang lebih hati-hati jika berhadapan dengan masyarakat.

SISTEM INFORMASI CATATAN PERSONEL POLISI YANG BERMASALAH • Selama ini catatan personel berbentuk dokumen kertas sehingga seringkali catatan personel bermasalah hilang, sehingga banyak kejadian polisi yang bermasalah tetapi mendapatkan promosi karena catatan kasusnya hilang. • Menimbulkan sikap skeptis di kalangan anggota Polri, di mana personel bermasalah pun bisa saja mendapatkan promosi karena datanya “hilang”. • Dengan sistem ini, semua data tersimpan secara terpusat dan hanya pejabat Polri yang memiliki akses tertentu yang bisa melakukan pengubahan data. • Saat ini masih berstatus pilot project, dan baru online untuk Mabes Polri, Polda Metro Jaya, Polda Riau, serta Polda Sumatera Utara. • Tetapi gaung dari sistem ini sudah besar, sehingga menimbulkan paradigma baru bagi personel Polri untuk hati-hati melanggar disiplin dan hukum.