MANAJEMEN PERSEDIAAN Persediaan adalah bahan atau barang yang

MANAJEMEN PERSEDIAAN

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu. Misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin.

JENIS-JENIS PERSEDIAAN FISIK Ø Persediaan bahan mentah Ø Persediaan komponen-komponen rakitan, bahan pembantu atau penolong Ø Persediaan barang setengah jadi Ø Persediaan barang jadi

• Istilah persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. • Sistem persediaan adalah serangkaian kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat dan pada waktu yang tepat.

FUNGSI-FUNGSI PERSEDIAAN • Untuk memberikan stock agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi. • Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi. • Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah banyak biasanya ada diskon. • Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. • Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, ketidaktepatan pengiriman. • Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses.

Yang harus diingat adalah, bahwa persediaan adalah sekumpulan produk fisik pada berbagai proses transformasi dari bahan mentah menjadi barang dalam proses, dan kemudian barang jadi.

BIAYA-BIAYA PERSEDIAAN • Dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya (jumlah) persediaan, biaya-biaya variabel berikut ini harus dipertimbangkan. • Biaya penyimpanan (holding costs atau carrying costs) terdiri atas biaya-biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi.

Biayabiaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan adalah : • Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk, penerangan, pemanas atau pendingin). • Biaya modal (opportunity cost of capital, yaitu alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan). • Biaya keusangan. • Biaya penghitungan phisik dan konsiliasi laporan. • Biaya asuransi persediaan. • Biaya pajak persediaan. • Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan. • Biaya penanganan persediaan; dan sebagainya.

• Biaya-biaya ini adalah variabel bila bervariasi dengan tingkat persediaan. Bila biaya fasilitas penyimpanan (gudang) tidak variabel, tetapi tetap; maka tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan per unit. • Biaya penyimpanan persediaan biasanya berkisar antara 12 sampai 40 persen dari biaya atau harga barang. Untuk perusahaan manufacturing. Biasanya biaya penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25 persen.

• Biaya pemesanan (pembelian). Setiap kali suatu bahan dipesan, perusahaan menanggung biaya pemesanan (order costs atau procurement costs). Biaya-biaya pemesanan secara terperinci meliputi. 1. Pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi. 2. Upah. 3. Biaya telephone. 4. Pengeluaran surat menyurat. 5. Biaya pengepakan dan penimbangan. 6. Biaya pemeriksaan (inspeksi) penerimaan. 7. Biaya pengiriman ke gudang. 8. Biaya hutang lancar; dan sebagainya.

• Biaya penyiapan (manufacturing). Bila bahan-bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri "dalam pabrik", perusahaan menghadapi biaya penyiapan (setup costs) untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari : 1. Biaya mesin-mesin menganggur 2. Biaya persiapan tenaga kerja langsung 3. Biaya scheduling 4. Biaya ekspedisi, dan sebagainya.

Seperti biaya pemesanan, biaya penyiapan total periode adalah sama dengan biaya penyiapan dikalikan jumlah penyiapan periode. Karena konsep biaya ini analog dengan biaya pemesanan, maka untuk selanjutnya akan digunakan istilah "biaya pemesanan" yang dapat berarti keduanya.

• Biaya kehabisan atau kekurangan bahan. Dari semua biaya-biaya yang berhubungan dengan tingkat persediaan, biaya kekurangan bahan (shortage costs) adalah yang paling sulit diperkirakan. Biaya ini timbul bilamana persediaan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya-biaya yang termasuk biaya kekurangan bahan adalah sebagai berikut : 1. Kehilangan penjualan 2. Kehilangan pelanggan 3. Biaya pemesanan khusus 4. Biaya ekspedisi 5. Selisih harga 6. Terganggunya operasi 7. Tambahan pengeluaran kegiatan menajerial, dan sebagainya

KUANTITAS PEMESANAN YANG OPTIMAL METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) Dalam penentuan persediaan yang optimal dapat digunakan model kuantitas pemesanan yang ekonomis : Economic Ordering Quantity Model = EOQ Model ini dikembangkan oleh F. W. Harris pada tahun 1913. dilanjutkan oleh RH Wilson, seorang konsultan yang diterapkan secara ekstensif, diberikan kredit awal untuk analisis mendalam dari model Merupakan satu formula atau Model Suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkan biaya persediaan EOQ adalah Kuantitas persediaan yang optimal/yang menyebabkan biaya persediaan mencapai titik terendah

Dua Dasar Keputusan Dalam Model EOQ u Replenishment Cycle Berapa jumlah bahan mentah yang harus dipesan pada saat bahan tersebut perlu dibeli kembali u Reorder Point Kapan perlu dilakukan pembelian kembali

ASUMSI Model EOQ: u Jumlah kebutuhan bahan mentah sudah dapat ditentukan lebih dahulu secara pasti untuk penggunaan selama satu tahun atau satu periode u Penggunaan bahan selalu pada tingkat yang konstan secara kontinyu u Pesanan persis diterima pada saat tingkat persediaan sama dengan nol atau diatas safety stock u Harga konstan selama periode tersebut

Lanjutan… Model EOQ = 2. F. S C. P Keterangan : P = Harga beli per unit S = Penjualan tahunan F = Biaya tetap C = Biaya penyimpanan

Contoh : Perusahaan A penjualan 2, 6 juta kg terigu, biaya pemesanan $ 5000, biaya penyimpanan 2 % dari harga beli dan harga beli $ 5 /kg. Persediaan pengaman 50. 000 kg dan waktu pengiriman 2 minggu dan setiap pemesanan terigu harus dengan kelipatan 2000 kg EOQ = 2. F. S C. P Penyelesaian : = ( 2 x 5000 x 2600000) / (0. 02 x 5 ) = 509902 Kg = 510. 000 Kg

Lanjutan… PEMESANAN ULANG Penggunaan per minggu = ( 2. 600. 000 / 52 ) = 50. 000 Kg Titik pemesan ulang = Waktu pengiriman + safety stock = (2 minggu x 50. 000) + 50. 000 = 100. 000 + 50. 000 = 150. 000 Kg

Lanjutan… Pemesanan dalam satu tahun = ( 2. 600. 000 / 510. 000 ) = 5, 098 kali atau 72 hari = 10 minggu Tingkat Pemakaian per hari = ( 2. 600. 000 / 365 ) = 7. 123, 287 Kg atau 7. 124 Kg TCC = C. P. A atau TCC = C. P. (Q/2) TCC = (0, 02) x ( $ 5) x (510. 000 / 2) = 0, 1 x 255. 000 = $ 25. 500 Pemesanan dalam satu tahun BIAYA PENYIMPANAN

Lanjutan… TOC = F. ( S / Q ) TOC Biaya Pemesanan = $ 5000 x ( 2. 600. 000 / 510. 000 ) = $ 5000 x (5, 098) = $ 25. 490, 20 = C. P. (safety stock) = (0, 02) x ( $ 5 ) x ( 50. 000 ) = 0, 1 x ( 50. 000 ) = $ 5. 000 Biaya Safety Stock

Lanjutan… Total Biaya Persediaan - TIC = Biaya Penyimpanan + Biaya Pemesanan + Biaya safety stock = $ 25. 500 + $ 25. 490, 20 + $ 5. 000 = $ 55. 990, 20

Lanjutan… Grafik EOQ Kg Dalam satu tahun 13 kali 560. 000 500. 000 EOQ 250. 000 Reorder point 100. 000 Safety stock 50. 000 5 8 10 Minggu

Klasifikasi ABC dalam Persediaan • Pengendalian persediaan dapat dilakukan dalam berbagai cara, antara lain dengan menggunakan analisis nilai persediaan. • Dalam analisis ini, persediaan dibedakan berdasarkan nilai investasi yang terpakai dalam satu periode. • Biasanya, persediaan dibedakan dalam tiga kelas, yaitu A, B, dan C berdasarkan atas nilai persediaan. • Yang dimaksud dengan nilai dalam klasifikasi ABC bukan harga persediaan per unit, melainkan volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode (biasanya satu tahun) dikalikan dengan harga per unit.

Lanjutan… Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC, sebagai berikut : ①Kelas A – Persediaan yang memiliki volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70% dari total persediaan, meskipun jumlahnya hanya sedikit, biasa hanya 20% dari seluruh item. Persediaan yang termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi dalam pengadaannya karena dalam kelas ini memerlukan perhatian tinggi dalam pengadaannya karena berdampak biaya yang tinggi. Pengawasan harus dilakukan secara intensif.

Lanjutan… ② Kelas B – Persediaan dengan nilai volume tahunan rupiah yang menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20% dari total nilai persediaan tahunan, dan sekitar 30% dari jumlah item. Di sini diperlukan teknik pengendalian yang moderat. ③ Kelas C – Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya rendah, yang mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50% dari jumlah item persediaan. Di sini diperlukan teknik pengendalian yang sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja.

Lanjutan… Nilai persentase di atas tidak mutlak, namun tergantung dari kebijakan perusahaan. Demikian pula jumlah kelas, tidak terbatas pada tiga kelas, tetapi dapat dilakukan untuk lebih dari tiga kelas atau kurang.

Lanjutan… Contoh : Suatu perusahaan dalam proses produksinya menggunakan 10 item bahan baku. Kebutuhan persediaan selama satu tahun dan harga bahan baku per unit seperti dalam tabel berikut : Tabel 1. Data Item Persediaan

Lanjutan… Untuk membagi kesepuluh jenis persediaan tesebut dalam tiga kelas A, B, C dapat dilakukan sebagai berikut : Tabel 2 Klasifikasi ABC dalam Persediaan

Lanjutan… Berdasarkan perhitungan di atas, dapat diketahui bahwa : ①Kelas A memiliki volume tahunan rupiah sebesar 70, 0% dari total persediaan, yang terdiri dari 2 item (20%), yaitu item H-109 dan H-107. ②Kelas B memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar 19, 9% dari total persediaan, yang terdiri dari item 3 (30%) persediaan. ③Kelas C memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar 10, 1% dari total persediaan, yang terdiri dari 5 item (50%) persediaan

Lanjutan…