MANAJEMEN PENGELOLAAN PROYEK PERANGKAT SISTEM LUNAK INFORMASI IF

MANAJEMEN PENGELOLAAN PROYEK PERANGKAT SISTEM LUNAK INFORMASI IF 015 IF 020 © 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260 Website: http: //fti. bl. ac. id Email: sekretariat_fti@bl. ac. id FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 1

PERTEMUAN - 4 PERENCANAAN MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 2

BAHASAN q Cakupan proyek q Rencana manajemen cakupan proyek q Pernyataan cakupan proyek q Work breakdown structure FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 3

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BA HA SA N LAHIRNYA PROYEK WAKTU FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 4

CAKUPAN PROYEK § Dalam konteks proyek, cakupan bisa berarti: a. Cakupan produk: Semua fitur dan fungsi yang menjadi karakter / sifat suatu produk / jasa / hasil proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 5

CAKUPAN PROYEK Cakupan proyek: Semua pekerjaan yang harus diselesaikan dalam menghasilkan produk dengan fitur dan fungsi yang tertentu § Cakupan proyek perlu dikelola dengan baik, untuk itu disusun Rencana Manajemen Cakupan Proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 6

RENCANA CAKUPAN PROYEK § Rencana cakupan proyek dijadikan dasar dalam memutuskan selesainya suatu proyek atau fase proyek § Rencana cakupan proyek meliputi: 1. Rencana manajemen cakupan proyek 2. Pernyataan cakupan proyek 3. Work Breakdown Structure (WBS) dan penjelasannya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 7

MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK § Mencakup proses-proses yang diperlukan untuk menjamin “ proyek melakukan semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses ” § Berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek § Menjamin bahwa stakeholder dan tim proyek memiliki satu pandangan tentang produk dari proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 8

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 9

PROSES-PROSES MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK 1. Mengumpulkan kebutuhan 2. Mendefinisikan cakupan PERENCANAAN 3. Membuat WBS MONITORING DAN PENGAWASAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 4. Memverifikasi cakupan 5. Mengontrol cakupan MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 10

Proses 1 MENGUMPULKAN KEBUTUHAN Menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan stakeholder dalam memenuhi sasaran proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 11

Mengumpulkan Kebutuhan INPUT OUTPUT 1. Project charter 2. Register stakeholder 1. Dokumentasi kebutuhan 2. Rencana manajemen cakupan 3. Matriks pelacakan kebutuhan TOOLS & TECHNIQUES FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 12

Masukan proses MENGUMPULKAN KEBUTUHAN § Project charter memberikan kewenangan kepada proyek. Memuat kebutuhan proyek dan deskripsi produk proyek secara umum. § Register stakeholder: Memuat catatan penting tentang karakter stakeholder FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 13

Keluaran proses: MENGUMPULKAN KBUTUHAN § Dokumentasi kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana masing-masing kebutuhan itu memenuhi kebutuhan bisnis pada proyek § Rencana manajemen kebutuhan: Dokumen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan dianalisa, didokumentasikan, dan dikelola selama proyek berlangsung § Matrix ketelusuran kebutuhan: Tabel yang mengaitkan kebutuhan dengan sumbernya dan menelusurinya sepanjang siklus hidup proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 14

Piranti proses MENGUMPULKAN KEBUTUHAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Wawancara Focus group Workshops berfasilitas (contoh: JAD) Teknik grup kreatif (contoh: brainstorming, teknik Delphi, mind mapping, etc) Teknik pengambilan keputusan oleh grup Kuesioner dan survei Observasi Prototipe, ada umpan balik pada tahap awal thd kebutuhan yg disajikan dengan model FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 15

RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK: § Memuat komponen yg menjelaskan tentang: a) Proses penyusunan pernyataan cakupan secara rinci (berdasarkan pernyataan awal cakupan proyek) b) Proses untuk menyusun WBS dari hasil (a) c) Proses untuk menyusun spesifikasi verifikasi dan penerimaan formal produk proyek d) Proses untuk mengontrol permintaan- permintaan perubahan cakupan proyek. § Rencana manajemen cakupan proyek ini adalah bagian dari Rencana Manajemen Proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 16

Proses 2 MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK § Menyusun rincian pernyataan cakupan proyek sebagai dasar untuk pengambilan keputusan selanjutnya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 17

Define Scope (dari PMBOK) INPUT OUTPUT 1. Project charter 2. Requirements documentation 3. Organizational process assets 1. Project scope statements 2. Project document updates TOOLS & TECHNIQUES 1. Expert judgment 2. Product analysis 3. Alternatives identification 4. Facilitated workshops FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 18

Piranti proses MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK Pernyataan Cakupan Proyek (scope statement) mendefinisikan pekerjaan dalam proyek, dan merincinya, untuk dijadikan dasar keputusan proyek selanjutnya. § Pertimbangan dalam penyusunannya sama dengan pada waktu mendefinisikan rencana manajemen cakupan § Analisis produk dapat digunakan untuk mendefinisikan cakupan proyek. § Seringkali dibutuhkan pendapat ahli untuk merumuskan cakupan proyek dengan tepat. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 19

Keluaran proses MENDEFINISIKAN CAKUPAN PROYEK Project scope statement mencakup: § Sasaran proyek, didalamnya antara lain memuat kriteria untuk mengukur keberhasilan proyek; target-target biaya, jadwal, dan target kualitas § Deskripsi cakupan proyek: harus memiliki keterangan rinci yang cukup lengkap untuk mendukng perencanaan cakupan awal berikutnya § Kebutuhan proyek § Batasan proyek : Menyatakan dengantegas segala sesuatu yang tidak masuk dalam proyek § Serahan proyek § Kriteria penerimaan produk § Kendala project § Asumsi FAKULTAS TEKNOLOGIproyek INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 20

TEMPLATE PERNYATAAN CAKUPAN PROYEK sederhana Proyek: ……. . Tanggal: ………. . Justifikasi Proyek: Disiapkan oleh: ………………… Memuat hal-hal yang membenarkan proyek dilaksanakan Karakteristik Produk dan Persyaratannya Serahan Proyek: 1. Serahan yang terkait manajemen proyek 2. Serahan yang termasuk produk proyek Kriteria Sukses Proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 21

Proses 3 Work Breakdown Structure FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 22

Menyusun Work Breakdown Structure § Dibuat dengan membagi (dekomposisi) serahan (deliverables) dan pekerjaan proyek kedalam komponen yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola. § Dekomposisi diatas dapat digabungkan dengan pendekatan dari bawah ke atas § Dibuat dengan memperhatikan Pernyataan Cakupan, prosedur organisasi, dan rencana manajemen lainnya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 23

Work Breakdown Structure § Bisa menggunakan template dari proyek sebelumnya § WBS disertai kamus (penjelasan) WBS § Perlu mengikuti ketentuan-ketentuan dalam dekomposisi: FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 24

PEDOMAN PEMBUATAN WBS 1. Satu unit pekerjaan hanya muncul di satu tempat 2. Jumlah pekerjaan yang dibagi harus habis terbagi 3. Satu satuan pekerjaan hanya punya satu penanggung jawab 4. Harus dapat dilaksanakan secara konsisten 5. Anggota tim proyek teribat dalam pembuatan WBS FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 25

CONTOH WBS dengan bentuk struktur hirarkis kebawah INTRANET DISAIN HOME PAGE ‘PAGE’ PEMASARAN ‘PAGE’ PENJUALAN SITE MAP TEKS DISAIN GRAFIS CITRA PROGRAM HYPERLINK DISAIN SITUS WEB WBS menurut produk Sumber: Schwalbe. , ITPM, 2006 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 26

CONTOH W. B. S. DENGAN STRUKTUR TABULER (Schwalbe: 2006) 1. 0 Konsep 1. 1 Evaluasi sistem yang ada 1. 2 Pendefinisian kebutuhan 1. 2. 1 Mendefinisikan kebutuhan pengguna 1. 2. 2 Mendefinisikan kebutuhan muatan (isi) 1. 2. 3 Mendefinisikan kebutuhan sistem 1. 2. 4 Mendefinisikan kebutuhan kepemilikan server 1. 3 Mendefinisikan fungsi spesifik 1. 4 Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko 1. 5 Menyusun rencana proyek 1. 6 Penjelasan kepada tim pengembangan web 2. 0 Desain situs web 3. 0 Membangun (konstruksi) situs web 4. 0 Penggunaan 5. 0 TEKNOLOGI Dukungan FAKULTAS INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 27

DISKUSI TUGAS § Buatlah WBS untuk proyek anda § Contoh ada di 03 Dok Rencana Cakupan § Sederhanakan WBS anda untuk memudahkan penyusunan anggaran FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 28

KUIS AKHIR SESI Jelaskan dengan kalimat anda sendiri secara singkat, apa yang dimaksud dengan: 1. Proyek 2. Kendala proyek 3. Cakupan proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 29

KE MATERI BERIKUTNYA FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 020 3 SKS 30