MANAJEMEN PENGELOLAAN PROYEK PERANGKAT SISTEM LUNAK INFORMASI IF

MANAJEMEN PENGELOLAAN PROYEK PERANGKAT SISTEM LUNAK INFORMASI IF 015 IF 020 © 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260 Website: http: //fti. bl. ac. id Email: sekretariat_fti@bl. ac. id FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MPPL IF 015 PPSI IF 015 3 SKS 1

PERTEMUAN – 7/2 PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 2

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BA HA SA N LAHIRNYA PROYEK WAKTU FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 3

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I. T. PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING, 2006 dengan modifikasi) KEBUTUHAN & HARAPAN MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK STAKEHOLDER MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNIKASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK PIRANTI & TEKNIK PROYEK BERHASIL MANAJM PEMBELIAN PROYEK HA BA SA MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS N FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 4

BAHASAN 1. Komunikasi dalam proyek 2. Proses-proses dalam manajemen komunikasi proyek 3. Merencanakan komunikasi dalam proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 5

KOMUNIKASI DALAM PROYEK Sifat komunikasi profesional T. I. 1. Verbal 2. Informal. Sesekali saja presentasi formal 3. Singkat waktunya: Harus penuh perhatian; berkomunikasi efektif; menggunakan dukungan grafik, catatan, hasil cetakan 4. Dengan sedikit orang FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 6

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 1 Mengidentifikasi Stakeholder KLP PROSES PERENCANAAN 2 Merencanakan Komunikasi KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 3 Mendistribusikan informasi 4 Mengelola harapan Stakeholder 5 Melaporkan Kinerja MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 7

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 1 Mengidentifikasi Stakeholder 2 Merencanakan komunikasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI § Mengidentifikasi semua orang dalam organisasi yang terkena dampak proyek, dan mendokumentasikan informasi yg relevan § Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi stakeholder MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 8

Masukan MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER 1. Project charter 2. Dokumen pembelian 3. Faktor lingkungan perusahaan: Budaya & struktur organisasi; Prasarana; SI manajemen proyek; dll 4. Aset proses organisasional: Prosedur, knowledge base, dll FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 9

Piranti & Teknik MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER 1. Analisis stakeholder 2. Pertimbangan ahli FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 10

Keluaran MENGIDENTIFIKASI STAKEHOLDER 1. Register Stakeholder : Memuat semua detil tentang stakeholder yang sudah diidentifikasi: § § § Informasi umum (nama, alamat, dll) Kebutuhan utama informasi Klasifikasi, dll 2. Strategi manajemen stakeholder: Pendekatan untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan dampak negatif stakeholder selama proyek berlangsung. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 11

MERENCANAKAN KOMUNIKASI Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi dengan stakeholder – Apa – Dengan siapa – Kapan – Bagaimana caranya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 12

Masukan MERENCANAk. AN KOMUNIKASI 1. Register stakeholder: berisi semua catatan tentang stakeholder 2. Strategi manajemen stakeholder: strategi yang dipilih dalam mengelola stakeholder 3. Faktor lingkungan perusahaan: Budaya & struktur organisasi; Prasarana; SI manajemen proyek; dll 4. Aset proses organisasional: Prosedur, dll FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 13

Piranti & Teknik MERENCANAKAN KOMUNIKASI 1. Analisis kebutuhan komunikasi: § Usaha untuk mendapatkan kebutuhan informasi tentang proyek bagi masing pemangku kepentingan. § Dalam melakukan analisis, perhatikan: struktur organisasi, kebutuhan informasi internal & eksternal, dll FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 14

Analisis kebutuhan komunikasi stakeholder STAKEHOLDER NAMA DOKUMEN FORMAT DOKUMEN PERSONIL KONTAK JADWAL MANAJEMEN PELANGGAN LAP. STATUS PER BULAN KERTAS ANITA, MARIA TIAP TGL 1 STAF BISNIS PELANGGAN LAP. STATUS PER BULAN KERTAS RUSDI, ANI TIAP TGL 1 STAF TEKNIS PELANGGAN LAP. STATUS PER BULAN E-MAIL SUHARDI, INGE TIAP TGL 1 MANAJEMEN INTERNAL LAP. STATUS PER BULAN KERTAS PRAMONO TIAP TGL 1 STAF BIS. & TEK. INTERN LAP. STATUS PER BULAN INTRANET SUMARDI TIAP TGL 1 SUBKONT. PELATIHAN RENCANA PELATIHAN KERTAS DINA 01 -12 -2004 SUBKONT. P/L RENCANA IMPLEM. P/L E-MAIL PRITA 10 -12 -2004 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 15

Piranti & Teknik MERENCANAKAN KOMUNIKASI 2. Teknologi komunikasi: penggunaannya disesuaikan dengan keadaan: urgensi kebutuhan informasi, ketersediaan teknologi, lama proyek, lingkungan proyek, kebiasaan tim proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 16

Piranti & Teknik MERENCANAKAN KOMUNIKASI 3. Metode komunikasi: lisan, tatapmuka langsung, dll 4. Model komunikasi: Encode SENDER Decode Message Noise MEDIUM Feedback message Decode RECEIVE R Encode Noise FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 17

Hasil MERENCANAKAN KOMUNIKASI Rencana Manajemen Komunikasi: memuat: 1. Kebutuhan komunikasi stakeholder 2. Informasi yang akan dikomunikasikan (format, 3. 4. 5. 6. 7. 8. muatan, tingkat rincian, dll) Penanggung jawab komunikasi Penerima informasi Metode / teknologi komunikasi Frekuensi Metode pemutakhiran rencana manajemen komunikasi Terminologi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 18

Ke materi selanjutnya FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS 19