MANAJEMEN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN DIGITAL LIBRARY SEBAGAI FUNGSI KONTROL
MANAJEMEN PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN: DIGITAL LIBRARY SEBAGAI FUNGSI KONTROL KERJA PERPUSTAKAAN (Pengalaman untuk Pengembangan di Universitas Brawijaya) Dra. Welmin Sunyi Ariningsih, Mlib. Universitas Brawijaya Agustus, 2019
Perpustakaan mengelola 1. sumberdaya manusia, 2. Koleksi secara keseluruhan baik printed maupun digital 3. Informasi & tehnologi sebagai pendukung 4. sumberdaya yang lain seperti aset. Sepintas orang melihat perpustakaan hanya satu sisi yaitu pelayanan saja, yang terlihat hanya kegiatan meminjamkan dan mengembalikan buku dan terlihat sepintas begitu mudah dan sederhana yang akhirnya dipandang remeh.
• Apakah semudah itu ? • Apakah perpustakaan juga sepele ? • Bagaimana perpustakaan memposisikan dirinya terhadap perkembangan teknologi informasi yang cepat dan merupakan suatu kebutuhan yang segera harus diaplikasikan
Karena merupakan suatu organisasi maka dalam menjalankan fungsinya prinsip-prinsip manajemen berperan aktif untuk menggerakkan jalan serta lancarnya roda pelayanan dalam menjalankan fungsinya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Apa tujuan perpustakaan ? • • • bagian pengadaan, bagian pengolahan, bagian pelayanan, bagian perawatan dan bagian administrasi
Perpustakaan Di Era Industri 4. 0 • Dengan perkembangan tehnologi informasi yang pengaplikasiannya langsung masuk ke perpustakaan dibutuhkan bagian khusus yaitu mengelolaan management sistem informasi perpustakaan yang lebih dikenal dengan IT (Information tehnologi). • Dengan diterapkannya tehnologi informasi, dapat merubah image masyarakat serta meningkatkan derajat perpustakaan maupun culture kerja terhadap perpustakaan.
Dari aspek apa meningkatkan derajat ? • Sebagaimana kita ketahui bahwa image masyarakat maupun pimpinan sendiri terhadap perpustakaan memang bukan merupakan prioritas yang diperhitungkan, bahkan hanya sebagai pelengkap pemenuhan persyaratan policy saja. Keadaan ini jelas tidak menggairahkan orang sebagai profesi pustakawan. • Dengan aplikasi ke teknologi informasi dan boomingnya INTERNET, potensi kekayaan literature, sumber daya yang selama ini seakan tenggelam tidak diketahui orang, maka dengan layanan On. Line (bahkan masih INTRANET) orang (user) dapat browsing sehingga koleksi yang tidak terkspose diketahui. Kondisi yang demikian itu secara person to person maupun teknologi ekspose user mendapat kemudahan dan kecepatan pencarian informasi (literature).
Manajemen Perpustakaan membuat perencanaan, organisasi, pelaksanaan dan pengontrolan sangat diperlukan POAC Luther Gulick melengkapi dengan POSDICORB yaitu planning, organizing, staffing, directing, motivating, coordinating, reporting, budgetting. • •
Planning • Merupakan tugas awal untuk menentukan langkah kearah mana organisasi akan dibawa yaitu dengan perencanaan yang matang, karena dengan dasar perencanaan tersebut dapat diproyeksikan pada masa mendatang. Untuk itu perencanaan disesuaikan dengan jangka waktunya misalnya perencanaan jangka pendek, jangka panjang dsb. Perencanaan harus matang untuk itu dalam merencanakan sesuatu perlu mengkaji dan mempelajari serta belajar dari pengalaman yang ada dan berbekal pengetahuan ilmu seperti mempelajari ilmu perpustakaan. Perencanaan perlu dibuat sistematis secara bertahap misalnya : • mengetahui permasalahan dan langkah apa yg dipakai untuk mengatasi masalah tsb • mengumpulkan informasi terhadap masalah yang dihadapi • menentukan alternative tertentu untuk menghadapi suatu masalah dan metode apa untuk menentukan masalah • menentukan keputusan untuk bertindak • evaluasi thd pemecahan masalah berdasarkan pengalaman
Organizing • Penyusunan organisasi didasarkan pada struktur organisasi formal, dengan kejelasan batasan yang dikoordinasikan untuk mencapai tujuan & obyek tertentu. Obyek tertentu dalam hal ini yaitu usaha gabungan antara berbagai pakar dalam organisasi. Menentukan tujuan perpustakaan satu dengan yang lain sangat berbeda tergantung pada jenis perpustakaan, masyarakat yang dilayani, koleksi yang dikelola, pandangan hidup pengelola perpustakaan serta environment yang mempengaruhi.
Staffing • Staffing ini meliputi fungsi person seperti kesempatan kerja dan training, situasi lingkungan kerja yang menyenangkan sehingga pemantapan kerja tercapai (job satisfaction). Staffing bertujuan untuk penempatan efisiensi karyawan dalam jumlah yang memadai dengan beban kerja karyawan optimal sehingga masing-masing mampu melaksanakan tugas dengan baik. Dengan kondisi lingkungan kerja yang nyaman pengembangan kemampuan dan pembinaan karir yang baik dan merata diseluruh tingkat menejemen.
Directing • Directing adalah pelaksanaan. Pelaksanaan akan berlangsung bila telah diputuskan untuk memulainya dan dilanjutkan pelaksanaannya. Dalam pelaksanaan diperlukan suatu pengarahan yang tersistematis
Directing • Directing adalah pelaksanaan. Pelaksanaan akan berlangsung bila telah diputuskan untuk memulainya dan dilanjutkan pelaksanaannya. Dalam pelaksanaan diperlukan suatu pengarahan yang tersistematis
Reporting • Dengan reporting dapat dilihat prestasi kerja dan kebutuhan menyeluruh maupun per bagian untuk ditindak lanjuti ke pimpinan yang lebih tinggi. Misalnya dengan menampilkan data statistik berapa jumlah pengunjung, peminjam, jumlah buku dsb, termasuk data keuangan dan aktivitas pegawai dalam melaksakan tugas. . Data pelaporan ini dapat berfungsi sebagai: • komunikasi antara petugas serta penghubung perpustakaan dengan masyarakat lainnya. • Penghitungan statistik • Policy untuk pengambilan keputusan selanjutnya • Aplikasi teknologi informasi yang sangat dirasa mengalami perubahan drastis (segi +) disamping pelayanan dan mempermudah cara kerja, juga dengan tergeneratenya statistik secara otomatis. Sehingga sistem pelaporan yang selama ini menjadi kendala, maka dengan TI pekerjaan tsb lebih mudah dan terdeteksi secara detail.
Pelaporan Jumlah Hasil Input Data Buku Staf
Pelaporan Data Kunjungan Perpustakaan
Budgeting • Budgeting merupakan alat manajemen yang efektif. Dengan penganggaran dapat dilihat segala kebutuhan dan sumber alokasi perpustakaan. Kepala perpustakaan dapat menentukan anggaran yang bersifat tahunan maupun kontinuitas (berkesinambunag) agar terwujud dan tercapai sinkronisasi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi program kerja. Untuk itu kepala perpustakaan dituntut bagaimana cara mendapatkan anggaran sendiri yang tidak harus selalu tergantung pada kebutuhan induk organisasinya. Hal ini dimaksudkan agar dapat lebih leluasa bergerak untuk pelayanan perpustakaan semakin hari semakin kompleks dan bervariasi seiring dengan kemajuan tehnologi informasi.
Pelaporan Keuangan
Pelaporan Keuangan Denda Kumulatif per Tahun
Organisasi didefinisikan sbb: 1. menentukan sumber dan aktivitas apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi 2. mengkombinasi keduanya kedalam group kerja 3. menetapkan penanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan ke penanggung jawab di tingkat subordinat 4. mendelegasikan otoritas kepada individu untuk menyelesaikan tugas.
Ada beberapa hal dalam mengorganisasi dan mempunyai beberapa arti yaitu : • Cara manajemen mendesign struktur formal untuk menggunakan secara efektif keuangan, fisik, material, sumber daya manusia di organisasi • Bagaimana organisasi mengelompokkan aktivitasnya, yang mana setiap goup mempunyai manager dengan otoritas untuk mengawasi angota-anggota dari group tsb • Membuat hubungan antara fungsi-fungsi, pekerjaan, tugas dan pegawai • Cara-cara yang diberikan pada manager-manager untuk memisahkan tugas yang harus dikerjakan didalam departemen mereka dan mendelegasikan otoritas yang perlu untuk menyelesaikan tugas.
• Organisasi yang merupakan group yang terdiri dari individu-individu yang mempunyai tujuan yang sama yang diikat dengan hubungan otoritas-kewajiban, diperlukan suatu koordinasi dan kesamaan persepsi dalam mencapai tujuan organisasi.
- Slides: 22