MANAJEMEN ORGANISASI ARTI FUNGSI MANAJEMEN Manajemen ilmu seni

MANAJEMEN & ORGANISASI

ARTI & FUNGSI MANAJEMEN Manajemen = ilmu & seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Fungsi manajemen perusahaan : 1. Perencanaan 4. Pengkoordinasian 2. Pengorganisasian 5. Pengawasan 3. Pengarahan

Mekanisme kerja dr fungsi manajemen : Adanya keinginan, kebutuhan & informasi Mendorong orang/perusahaan utk melakukan suatu kegiatan Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan? ) Perencanaan

Siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerja, bagaimana wewenang & tanggungjawab, serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan pengorganisasian Mengarahkan & mendorong agar supaya karyawan bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan pengarahan

Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama Dibutuhkan pengkoordinasian Utk menjaga agar penyimpangan 2 dr rencana yg terjadi tdk terlalu jauh Diperlukan pengawasan/pengendalian v Mencari kemungkinan tjd penyimpangan v Mencegah agar tdk tjd penyimpangan

Mekanisme kerja dr fungsi 2 manajemen KEINGINAN & KEBUTUHAN PERENCANAAN PENGORGANISASIAN INFORMASI PENGARAHAN PENGKOORDINASIAN PENGAWASAN TUJUAN

B. JENJANG MANAJEMEN 1. Manajemen puncak/eksekutif Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan 2 Tugas : a. Menyusun rencana umum perusahaan b. Mengambil keputusan 2 penting (produk baru, pengeluran saham, dll) 2. Manajemen madya/manajemen administratif Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik Tugas : menyusun rencana operasi

3. Manajemen operasional/manajemen supervisori Contoh : manajer operasional/kandang, mandor Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya

C. FUNGSI PERENCANAAN Bentuk 2 perencanaan : 1. Tujuan Semua orang/karyawan harus tahu tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai 2. Policy / kebijakan Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan 2 utk mencapai tujuan 3. Strategi Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat

4. Prosedur Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang 5. Aturan/rule Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr prosedur 6. Program Campuran antara kebijakan prosedur, aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran/budget

Kegunaan perencanaan : 1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang 2. Mengarahkan perhatian pd tujuan 3. Memperingan biaya 4. Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan Langkah 2 penyusunan perencanaan : 1. Menetapkan tujuan 2. Menyusun anggapan 2 3. Menentukan berbagai alternatif tindakan

4. Mengadakan penilaian thd alternatif 2 tindakan yg sudah dipilih 5. Mengambil keputusan 6. Menyusun rencana pendukung misal : perusahaan ayam broiler merencanakan penambahan jumlah ayam mk perlu merencanakan juga jumlah karyawan tambahan, teknis pemeliharaan & perencanaan pemasaran

D. FUNGSI PENGORGANISASIAN Fungsi pengorganisasian = suatu proses menciptakan hub. antara berbagai fungsi, personalia & faktor 2 fisik agar semua pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta terarah pd suatu tujuan Hubungan 2 yg timbul : 1. Hub. Informal Hub. 2 yg timbulnya tdk sengaja Hub. di luar tugas Hub. tdk resmi

b. Hub. Formal Dilakukan dengan sengaja Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar : a. Tanggung jawab Mrpkn kewajiban 2 bg individu utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima

Faktor 2 yg membatasi perencanaan : 1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti 2. Perubahan yg sangat cepat 3. Kekakuan internal Dpt berupa : Ø Ø Ø Kekakuan psikologis Kekakuan karena prosedur & kebijakan Kekakuan sumber daya & dana Kekakuan ekternal Waktu & biaya

b. Wewenang Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu c. Pertanggungjawaban Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas

Frekuensi hub. antara pimpinan & bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor : 1. Latihan dr bawahan Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi hub. dg pimpinannya 2. Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan 2 3. Perencanaan Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dr pelaksana & sejauh mana para pelaksana dpt memahaminya sangat mempengaruhi hub. bawahan dg pimpinan 4. Teknik komunikasi

Dasar 2 penggolongan bagian di dalam organisasi : 1. Didasarkan pd suatu angka Misal : pd organisasi militer Kodam IV Diponegoro Divisi IV, 2. Didasarkan pd waktu Misal : tugas 2 di pabrik berhub. dg jam kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) : I = 07. 00 – 15. 00, II = 15. 00 – 23. 00 3. Didasarkan pd fungsi perusahaan Berhub. dg kegiatan perusahaan , misal : bgn produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn keuangan

4. Didasarkan pd luas daerah operasi Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll 5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam barangnya, karena msng 2 jenis barang memiliki karakteristik yg berbeda 2 Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak

6. Didasarkan pd jenis langganan Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah swasta, dll Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan perusahaan : Ø Ø Karyawan tetap Karyawan freelance Karyawan kontrak/honorer Karyawan sukarela

Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan : 1. Fungsi pemasaran 2. Fungi produksi 3. Fungsi pembelanjaan Pd perusahaan perseorangan , ketiga jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp dg bertambah kompleksnya fungsi 2 tsb, mk perlu ditangani orang lain. Hal tsb disebut “diferensiasi fungsi”

Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh seseorang 1. Kemampuannya 2. Kemampuan bawahan 3. Kompleksitas fungsi 4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain v Makin besar volume usaha, kompleksitas fungsi yg diperlukan utk melaksanakan kegiatan bertambah lebih cepat/besar.

Ada 3 macam struktur organisasi dasar : 1. Struktur garis Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam 2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh 2. Struktur fungsional Didasarkan pd tugas 2 spesialisasi yg ada dlm perusahaan Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd organisasi

Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya 3. Struktur garis dan staf Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya memberikan nasehat 2 Spesialis disini tidak menjalankan pengawasan/kekuasaan apapun.

E. FUNGSI PENGARAHAN Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir tindakan agar betul 2 dilaksanakan. Prinsip pengarahan : 1. Mengarah pd tujuan Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama

2. Keharmonisan dg tujuan Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan 3. Kesatuan komando Penting utk menyatukan arah tujuan &tanggungjwb pd bawahan

Cara pengarahan : 1. Orientasi Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik pegawai baru Informasi dpt berupa : Tugas lain yg berhubungan Ruang lingkup tugas Tujuan dr tugas Delegasi wewenang Cara melaporkan Cara mengukur prestasi kerja Hub. antar masing 2 tenaga kerja

2. Perintah a. b. c. d. e. f. Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan : Berhub. dg keadaan sesungguhnya Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan personalia Lengkap Jelas, singkat & konsisten Nada perintah harus menstimulir orang utk melaksanakannya Berupa saran /bukan paksaan

Perintah dpt berupa : a. Perintah umum & khusus b. Perintah lisan & tertulis c. Perintah formal & informal 3. Delegasi wewenang Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas 2 yg diberikan harus jelas Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt menimbulkan keengganan bawahan utk mengambil suatu tindakan

4. Motivasi Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan Motivasi positif = proses mempengaruhi orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll) Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.

Berbagai jenis motivasi positif : a. Pujian Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya b. Pemberian informasi Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan c. Memperhatikan bawahan Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif d. Persaingan Memuji hasil 2 pekerjaan yg baik dibandingkan dg hasil 2 lain sehingga akan mendorong bekerja lebih baik

e. Partisipasi Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt menerima perintah 2 pimpinan f. Kebanggaan Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat kerja g. Delegasi kekuasaan Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena telah dipercaya)

h. Uang Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja lebih giat & aktif

F. FUNGSI KOORDINASI Merupakan usaha mensinkronkan serta menyatukan kegiatan dr sekelompok orang Usaha yg terkoordinir yaitu bila kegiatan 2 itu harmonis, terarah & diintegrasikan menuju tujuan 2 bersama

Utk melakukan koordinasi diperlukan : Ø Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan apa yg harus dikerjakan meliputi urutan, melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai Ø Sistem komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas 2 kerja, formulir 2

Ø Informasi umpan balik Arus informasi yg memungkinkan faktor 2 produksi diawasi dlm hub. nya dg hasil 2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu

G. FUNGSI PENGAWASAN Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar /rencananya, serta melakukan perbaikan 2 bilamana tjd penyimpangan Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan Langkah 2 pengawasan : 1. Menciptakan standar Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil pekerjaan yg sudah dilakukan

Terdpt 2 bentuk : Standar kuantitatif terukur dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan, dll b. Standar kualitatif tdk terukur Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll a. 2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar utk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah tjd 3. Tindakan 2 koreksi Utk memperbaiki & menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk sesuai dg rencana /standarnya.

Syarat 2 pengawasan yg baik : 1. Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd 2. Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan 3. Mempunyai pandangan ke depan 4. Obyektif, teliti & sesuai dg standar 5. Luwes 6. Serasi dg pola organisasi 7. Mudah dimengerti 8. Diikuti dg perubahan