Managerial Support Systems MSSs Kelompok sistemsistem informasi berbasis

Managerial Support Systems (MSSs) • Kelompok sistem-sistem informasi berbasis web yang menyediakan berbagai dukungan untuk pembuatan keputusan manajerial. • Contoh MSS adalah: 1. DSS (Deecision Support System), 2. Group DSS, 3. Organizational DSS, 4. Executive Information System (EIS), 5. Expert Systems. 1

Manajer dan dukungan teknologi Teknologi diperlukan untuk membantu manajer, karena : 1. 2. 3. 4. 5. 6. kecepatan dalam pemrosesan dengan biaya relatif murah meningkatkan komunikasi melalui kolaborasi kelompok meningkatkan produktifitas karena dapat memperpendek jarak anatar perusahaan dengan partner (supplier) dan dengan pelanggan data mudah diakses karena tersedia dalam bentuk database atau data warehouse dapat membantu mengelola sumberdaya perusahaan. Sehingga menghasilkan produk yang berkualitas, kecepatan respon dan kesesuaian dengan selera konsumen dapat menjadi alat untuk mencapai keunggulan dan memeliharanya 2

Mengapa para manajer memerlukan Teknologi Informasi (lanjutan) 7. MSS menyediakan kunci keberhasilan pengambilan keputusan melalui fasilitaas eksplorasi dan perbandingan antar banyak alternatif pemecahan yang dihasilkan yang relevan dengan masalah yang dihadapi. 8. Pada era ekonomi digital saat ini, umumnya keputusan semi rutin apalagi tidak rutin dibuat dibawah tekanan waktu yang mendesak dan jenis permasalahan bisnis yang semakin rumit sehingga tidak mungkin lagi dilakukan sepenuhnya secara manual. 3

Mengapa para manajer memerlukan TI (lanjutan) • Para manager perlu melakukan analisis yang kompleks dan mendalam yang membutuhkan berbagai modeling maupun simulasi untuk memperoleh keputusan yang berkualitas. • Para pengambil keputusan seringkali berada di berbagai lokasi yang berbeda yang tetap diperlukan koordinasi aktif setiap saat. Menyatukan mereka dalam waktu singkat dan berbiaya murah sangatlah sulit diwujudkan. 4

Konsep SPK • Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah aplikasi berbasis komputer bagi pengambil keputusan manajemen untuk masalah semi terstruktur. • Menggabungkan sumberdaya intelektual individu dengan kemampuan teknologi informasi (TI) untuk meningkatkan kualitas keputusan. • SPK dapat dibangun sesuai fungsi yang membutuhkannya, misalnya : DSS Pemasaran, DSS Keuangan, DSS Produksi, DSS SDM dan sebagainya 5

Dukungan DSS • DSS mampu menganalisis berbagai alternatif secara cepat. • DSS menyediakan fasilitas analisis resiko yang sistematik. • DSS dapat diintegrasikan dengan sistem komunikasi lain database. • DSS dapat dioperasikan untuk kelompok (group DSS). • DSS mampu mengoperasikan fungsi-fungsi tersebut di atas dengan biaya yang relatif rendah dibandingkan dengan melakukannya secara manual. 6

Dukungan DSS (Lanjutan) • Sensitivity analysis (analisis sensitifitas): analisis mengenai dampak dari berbagai perubahan dalam satu atau lebih bagian yang terkait dengan bagian-bagian lainnya. • What-if analysis (analisis ‘Bagaimana Jika’): analisis mengenai dampak dari suatu perubahan dalam bentuk asumsi-asumsi sebagai inputnya sampai ditemukan solusi yang diinginkan. • Goal-seeking analysis: analisis yang mencoba mencari nilai input-input yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan mencapai output/tujuan pada level yang diinginkan. 7

Dukungan DSS (lanjutan) – Fungsi: menyediakan akses data dan aplikasi untuk analisis. – Contoh: “What if” analysis digunakan untuk analisis beberapa skenario perubahan jumlah anggaran beserta dampaknya. – User yang didukung: utamanya para manajer tingkat menengah (tactical managers) dan para pengembang pengetahuan/R&D (Research & Development). 8

Analisa berbagai keputusan terkomputerisasi 9

Ciri Karakteristik SPK Karakteristik dan kapabilitas SPK : 1. mendukung pengambilan keputusan terstruktur atau semi terstruktur 2. mendukung semua tingkatan manajemen ( top level sampai line manajemen) 3. mendukung semua individu maupun group 4. mendukung pengambilan keputusan yang berurutan maupun saling bergantungan 5. mendukung semua phase pengambilan keputusan : intelligence, design, choice, implementasi 6. mendukung semua model proses pengambilan keputusan dan gayanya 7. Dapat dengan menyesuaikan situasi waktu itu 10

Ciri Karakteristik SPK Karakteristik dan kapabilitas SPK : 8. menggunakan analisis yang cukup dalam 9. meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan 10. dapat dikontrol pemakai pada setiap tahap pengambilan keputusan 11. pemakai dapat mengembangkan dan memodifikasi sesuai kebutuhan 12. model dibuat secara umum untuk situasi pengambilan keputusan 13. menyediakan akses terhadap data dalam format, tipe dan cakupan bahkan area geografis 14. dapat dioperasikan pada perangkat stand-alone (PC) atau dalam jaringan (distributed) 11

Struktur dan Komponen DSS • Data management subsystem merupakan manajemen database terhadap seluruh data yang diperlukan pengguna untuk diolah. Komponen ini terhubung ke data warehouse. • Model management subsystem merupakan sekumpulan berbagai permodelan. • User interface berisikan berbagai fitur yang diperlukan untuk komunkasi antara pengguna dengan DSS. • Knowledge-based subsystems berisikan berbagai pengetahuan yang diperlukan pengguna untuk membantu pemecahan masalah. 12

Data Manajemen subsistem (DMS) – Terdiri database yang berisi data yang relevan dengan situasi pengambilan keputusan, dikelola dengan memakai DBMS. – DMS dihubungkan dengan data warehouse perusahaan diakses melalui webserver 13

Data Manajemen subsistem (DMS ) Terdiri dari : • Database • DBMS • Data Directory • Query Facility 14

Data Manajemen subsistem (DMS ) Database : ü merupakan komponen data terorganisasi dan dapat digunakan oleh semua pihak pada berbagai aplikasi. ü Isi database dapat berasal dari datawarehouse atau dapat juga di create secara khusus ü Data di dalam database di-ekstraksi dari data internal dan eksternal ü Data internal berasal dari transaction processing system (TPS) ü Data eksternal dapat berasal dari industri, BPS, dll 15

Data Manajemen subsistem (DMS ) DBMS ü ü ü ü ü Create, akses, update data ekstrak data dari database update menghubungkan data dari sumber-sumber yang berbeda menampilkan informasi dengan menggunakan SQL keamanan data mengolah data dengan variasi yang kompleks menelusuri data melalui SPK mengelola data dengan data dictionary Data Directory Query Facility 16

Data Manajemen subsistem (DMS ) • Data Directory Adalah katalog dari seluruh data dalam database, yang berisi definisi, fungsi, pengertian isian dari data secara eksak. • Query Facility Mengakses, mengolah data dengan query 17

Model Manajemen Subsistem (MMS) • • • Paket software yang memuat model-model finansial, statistik, manajemen science, atau model kuantitatif lainnya. Menggunakan bahasa pemodelan yang disebut Model Based Management System(MBMS) Komponen model ini dapat dihubungkan ke model perusahaan ataupun model eksternal 18

Model Manajemen Subsistem (MMS) Terdiri dari : • Model Base • MBMS • Model Directory • Model execution 19

Model Manajemen Subsistem (MMS) Model Base ü ü ü Terdiri data rutin dan spesial (misalnya : statistik, finansial, forecast, manajemen science, dll). SPK memungkinkan memilih, mengolah, mengubah dan menggolongkan berbagai model tersebut. Biasanya digolongkan menjadi empat : v v strategic model : mendukung manajer tingkat atas untu perencanaan strategic tactical model : menengah, untuk alokasi dan kontrol resources operational model : kegiatan sehari-hari anlytical : untuk menganalisa data 20

Model Manajemen Subsistem (MMS) MBMS ü Fungsinya : mengcreate model memakai bahasa program DSS Tools dan Building Block, melakukan update, manajemen model data 21

Model Manajemen Subsistem (MMS) Model Directory ü Katalog yang berisi model Model execution, ü Kontrol Proses terhadap pelaksanaan penggunaan model ü Kontrol integrasi, menggabungkan berbagai operasi model ü Command, menerima dan menterjemahkan instruksi-instruksi berdasarkan masukan dari komponen U 22

User Interface Subsistem (UI) • • • Pemakai berkomunikasi melalui perintah ke dalam sistem SPK. Pemakai sebagai bagian dari sistem SPK. Dari penelitian, keberhasilan sebuah SPK ditentukan oleh banyaknya (jumlah) interaksi pemakai dalam menggunakan sistem SPK tersebut 23

User Interface Subsistem (UI) User Interface : ü mencakup semua aspek penghubung antara pemakai dengan sistem ü ternasuk hardware, software, pengguna, aksesibilitas, interaksi manusia dan komputer ü untuk mengelola UI digunakan User Interface Management System (UIMS) 24

Komponen User Interface • • • Action Language Knowledge Presentation Language User Reaction Dialog 25

Komponen User Interface • Action Language : perintah-perintah yang diberikan oleh pemakai menyeleksi dari menu, memasukkan perintah (command); lalusistem akan mengoperasikannya • Knowledge : informasi yang harus diketahui oleh pemakai kalau akan berinteraksi dengan komputer, dapat dalam bentuk “manual”. “petunjuk” atau fasilitas “help” 26

Komponen User Interface • Presentation Language : Cara menampilkan informasi untuk pemakai, misalnya dalam bentuk menu display, windows, text dll • User reaction : cara user menginterpretasi tampilan informasi, proses, isi dan tindak lanjutnya • Dialog : sekumpulan tampilan yang berganti (interchangeable) sebagai hasil interaksi pemakai dengan komputer 27

Grafik • Grafik menyediakan tampilan yang lebih bermakna. Grafik dibuat dengan dua metode yaitu – Cara tradisional, dengan membuat gambar, misalnya dengan flipchart – Dengan memakai grafik komputer • Grafik software – Hardvard graphics, SAS Graph, Lotus Freelance, Draw. Perfect, etc • GUI (Guided User Interface) adalah antarmuka sistem untuk mengatur objek-objek yang ditampilkan bersama dengan teks 28

User Interface System Data management and DBMS Knowledge-based system Model management and MBMS User Interface Management System (UIMS) Natural Language Processor Input Action Languages Based on Figure 3. 6, Schematic View of the User Interface Output Display Language Users 29 PC Display Printers, Plotters

Knowledge Based Subsistem (KBMS) • • • Subsistem ini mendukung komponen lainnya. Memungkinkan pemecahan masalah dengan menghubungkan sistem SPK dengan repository knowledge yang ada di perusahaan (Organizational Knowledge based) Catatan : SPK sedikitnya mempunyai tiga komponen yaitu DM, MMS dan UI, sedangkan KBMS adalah optional. 30

KBMS • berisi komponen pengetahuan personal • untuk memecahkan masalah yang kompleks • meningkatkan kualitas komponen lainnya (DMS, UI, MMS) • dapat berisi beberapa modul sistem • seringkali teks oriented • mengembangkan, menggunakan dan mengelola model • berisi lebih dari satu komponen intelijen • SPK yang menggunakan KBMS disebut Inteligent DSS 31

Skema kerja DSS dan lingkungan sistem yang terkait 32

Model Scematic SPK 33

Group Decision Support System (GDSS) • Virtual group : Group DSS menyediakan berbagai fasilitas untuk kerjasama kelompok yang masing anggotanya berada di berbagai lokasi yang berbeda. • Group decision support system (GDSS) : Group DSS juga merupakan SI berbasis web yang mendukung proses penemuan solusi oleh suatu kelompok sebagai pembuat keputusan bersama / gabungan. • Decision room : Group DSS juga bisa digunakan dalam satu ruang rapat yang terhubung ke beberapa terminal yang dimiliki oleh masing-masing peserta rapat untuk pengambilan keputusan bersama. 34

Organizational Decision Support System (ODSS) • Organizational Decision Support System (ODSS) adalah jenis DSS yang peggunaannya difokuskan untuk tugas-tugas/aktivitas organisasi yang melibatkan para pengambil keputusan dengan urutan-urutan operasi pengambilan keputusan. • ODSS digunakan untuk mengatasi kelambatan birokrasi dalam pengambilan keputusan melalui fitur -fitur teknologi komunikasi. 35

Teknologi (Tool) SPK 1. DSS Primary Tools ( elemen dasar) Bahasa program, editor grafis, query 2. DSS Generator (software utk membangun DSS) pemodelan, report generator, graphics, analisis risiko 3. Spesific DSS Aplikasi DSS untuk bidang tertentu 4. DSS Primary Tools yang dipakai membangun tool yang terintegrasi 36

Perangkat Keras SPK 1. Hardware Mulai dari PC, multiprocessor sampai dengan mainframe 2. Software - mencakup multiple kriteria - dibuat in-house, outsource atau membeli - software selalu di-update - harga selalu fluktuatif - terdapat tool yang berbeda 37

Tim Pengembangan SPK Ø Tim Pengemabangan, bertugas mengembangkan dan mengelola SPK Ø Pengembangan oleh end-user : Keuntungannya : - Waktu pengerjaannya cepat - Tidak perlu spesifikasi requirement user - Menghilangkan problem implementasi - biaya murah Kerugiannya : - Kualitas sistem umumnya rendah - Biasanya tidak terdokumentasi - Risiko keamanan 38

Model 1. Algoritma Based Model Membuat model dalam bentuk algoritma, untuk melakukan suatu perhitungan, langsung di dalam sistem SPK. Contoh : cost estimasi 2. Statistic Based : Membuat model dengan formula statistik Contoh : forecasting / peramalan/ prediksi bisnis ke depan 39

Model 3. Linier Programming Membuat model untuk menentukan ”the best” dari beberapa kombinasi pilihan 4. Graphical Model, Quantitative Model, Qualitative Model, Simulation 40

Pemodelan dengan spreadsheet ü mudah dan luwes untuk digunakan ü alat pemodelan yang berorientasi pemakai ü menyediakan linier programing dan analisis regresi ü memiliki fitur analisis what If, data manajemen dan macro ü berurutan dan transparan ü gabungan dari static dan dinamik 41

Pemodelan dengan spreadsheet 42

Decision Table ü analisis keputusan dengan multi kriteria ü fitur-fitur yang tersedia - variabel keputusan(alternatif pilihan) - variabel yang uncontrolllable (independent) - variabel sebagai hasil ü menyediakan(termasuk) prinsip-prinsip certainty, uncertainty dan risk 43

Decision Tree ü memperlihatkan hubungan variabel secara grafis ü pendekatan multi kriteria ü memperlihatkan hubungan yang kompleks ü sulit jika terdapat banyak alternatif 44

Model Matematika ü Tool untuk pemecahan masalah manajer ü User harus menyediakan resources tentang aktifitas kompetitor ü Menentukan optimisasi pada goal yang spesifik ü Linier Programming : ü Berisi variabel keputusan, fungsi objektif, dan koefisiennya, variabel tidak terkontrol (constraint), kapasitas dan koefisien output 45

Multiple Goal ü manajer menginginkan beberapa goal secara simultan yang dapat saja saling berlawanan ü penentuan ukuran tunggal dari efektifitas akan menjadi sulit ü menangani metoda : - teori utilitas - goal program - Linier programming dengan goal dan constraint - Point system 46

Analisis Sensitivitas ü melakukan penilian (assessment) dampak dari perubahan input terhadap hasilnya ü memerlukan adaptasi dan fleksibilitas ü menghilangkan variabel yang tidak terkait ü dapat melakukan trial and error 47

What If dan Goal Seeking ü What If - melakukan penilaian hasil berdasarkan perubahan variabel atau asumsinya ü Goal Seeking - pendekatan terbalik, mulai dari goal ke depan - menentukan nilai input yang diperlukan untuk mencapai goal contoh : break event point 48

Simulasi Berarti membuat asumsi karakteristik hasil dari suatu realitas ü Teknik melakukan eksperimen (misalnya : what If) dengan memakai komputer untuk membuat komponen model mnajemen Karakteristik : - membuat tiruan dari realitas - menyediakan eksperimentasi dan percepatan - deskriptif bukan normatif - kompleksitas dapat ditingkatkan, tetapi perlu keahlian khusus - dapat menangani problem yang tidak terstruktur - tidak menjamin hasilnya yang optimal ü 49

Simulasi Metodologi : § definisikan problema § membuat model § melakukan test dan validasi § mendesain eksperimen § melaksanakan eksperimen § evaluasi hasil § emplementasi 50

Proses Simulasi 51