Management negende editie STEPHEN P ROBBINS Hoofdstuk 14

Management negende editie STEPHEN P. ROBBINS Hoofdstuk 14 MARY COULTER Groepen en teams

Overzicht Groepen begrijpen • Beschrijf de verschillende soorten groepen. • Beschrijf de vijf stadia van groepsontwikkeling. Groepsgedrag uitgelegd • Leg de belangrijkste componenten uit die groepsprestaties en -tevredenheid bepalen. • Bespreek hoe rollen, normen, aanpassing, statussystemen, groepsomvang en groepscohesie • groepsgedrag beïnvloeden. • Leg uit hoe groepsnormen een organisatie zowel kunnen helpen als schaden. • Leg groepsdenken en meeliften uit. 2

Overzicht (vervolg) Groepsgedrag uitgelegd (vervolg) • Beschrijf de relaties tussen groepscohesie en productiviteit. • Bespreek hoe conflicthantering groepsgedrag beïnvloedt. • Noem de voordelen en nadelen van groepsbeslissingen. Groepen omvormen tot effectieve teams • Vergelijk groepen en teams. • Leg uit waarom teams zo populair zijn geworden in organisaties. • Beschrijf de vier gebruikelijkste soorten teams. 3

Overzicht (vervolg) Groepen omvormen tot effectieve teams (vervolg) • Noem de kenmerken van effectieve teams. Hedendaagse uitdagingen in teams leiden • Bespreek de uitdagingen van het leiden van mondiale teams. • Leg de rol van informele (sociale) netwerken uit in het leiden van teams. 4

Groepsgedrag • Groep Ø Twee of meer communicerende en van elkaar afhankelijke individuen die voor een bepaald doel samenwerken. Ø Formele groepen v Groepen die door de organisatie zijn samengesteld om aan projecten te werken of bepaalde taken uit te voeren. – Het gedrag wordt vastgesteld door de organisatie, en afgestemd op de doelstellingen van die organisatie. Ø Informele groepen v Groepen die vanzelf ontstaan op de werkvloer in reactie op de behoefte aan sociaal contact. 5

Figuur 14. 1 Voorbeelden van formele groepen • Taakgroepen Ø Dit zijn de conventionele werkgroepen, samengesteld op basis van formele gezagsrelaties en met een vaste rol in de functieorganisatie. Ze bestaan doorgaans uit een manager en werknemers die verantwoording aan deze manager moeten afleggen. • Functieoverschrijdende teams Ø In deze groep worden de kennis en vaardigheden van werknemers uit verschillende afdelingen samengebracht om bepaalde operationele problemen te kunnen oplossen. Functieoverschrijdende teams kunnen ook groepen zijn waarvan de leden getraind zijn in het uitvoeren van elkaars werk. 6

Figuur 14. 1 Voorbeelden van formele groepen (vervolg) • Zelfsturende teams Ø Dit zijn onafhankelijke groepen die, behalve het uitvoeren van hun operationele taak, extra managementverantwoordelijkheden aannemen, zoals het aantrekken van extra krachten, planning en inroosteren en prestatie-evaluaties. • Taskforces Ø Dit zijn tijdelijke groepen die worden samengesteld om een bepaalde opdracht uit te voeren. Zodra de opdracht is voltooid, wordt het team ontbonden. 7

Fasen in groepsontwikkeling • Formering Ø De eerste fase van groepsontwikkeling, waarin men lid wordt van de groep en waarin men het doel en de structuur opstelt en een leider aanwijst. • Schikking Ø De tweede fase van groepsontwikkeling, gekenmerkt door conflicten in de groep. • Normering Ø De derde fase in groepsontwikkeling, gekenmerkt door hechte groepsrelaties en samenhang. • Uitvoering Ø De vierde fase van groepsontwikkeling, waarin de groep volledig gaat functioneren. • Afwikkeling Ø De laatste fase in groepsontwikkeling voor tijdelijke groepen, waarin de groepsleden zich vooral bezighouden met het afwikkelen van de activiteiten en niet zozeer met werkprestaties. 8

9

10

Groepsgedrag uitgelegd • Variabelen die van invloed zijn op het succes van een groep: Ø De capaciteiten van de groepsleden Ø De groepsomvang Ø Het conflictniveau Ø De interne druk op leden om zich te conformeren aan groepsnormen 11

Factoren die groepsgedrag bepalen • Externe (organisatorische) omstandigheden • Middelen van groepsleden Ø Strategie van de organisatie Ø Capaciteiten en persoonlijkheidskenmerken Ø Gezagsrelaties Ø Groepsstructuur Ø Formele regels Ø Groepsomvang Ø Beschikbaarheid van middelen van de organisatie Ø Groepscohesie en conflictniveau Ø Selectiecriteria voor personeel Ø De interne druk op leden om zich te conformeren aan groepsnormen Ø Prestatiemanagementsysteem Ø Organisatiecultuur Ø Algemene fysieke indeling van de werkruimte van de groep 12

Groepsstructuur • Rol Ø Een gedragspatroon dat van iemand met een bepaalde functie in een sociale eenheid wordt verwacht. Ø Rollenconflict: geconfronteerd worden met verschillende verwachtingen van anderen. 13

Groepsstructuur (vervolg) • Normen Ø Maatstaven of verwachtingen die door de leden van de groep worden onderschreven. • Soorten algemene normen Ø Inspanning en prestaties v Prestatie, mate van afwezigheid, stiptheid, socializen Ø Kleding Ø Loyaliteit 14

Groepsstructuur (vervolg) • Conformiteit Ø We conformeren ons om te worden geaccepteerd door de groep. Ø Druk van de groep kan invloed hebben op het oordeel en de houding van individuele groepsleden. Ø Conformiteitniveaus zijn door de jaren heen gedaald, maar nog steeds een krachtig aspect in groepen. Ø Groepsdenken v Aanzienlijke druk van de groep op het individu om zijn mening in lijn te brengen met die van de anderen om te conformeren. 15

Figuur 14. 4 De kaarten die in het onderzoek van Asch werden gebruikt 16

Groepsstructuur (vervolg) • Statussystemen Ø Formeel of informeel prestigeniveau, positie of rangorde binnen een groep dat onderscheid maakt tussen mensen en een grote motiverende kracht is. v Het formele statussysteem is effectief als het in overeenstemming is met de rangorde van een persoon en de statussymbolen die persoon van het bedrijf heeft gekregen. 17

Groepsstructuur: groepsgrootte • Kleine groepen Ø Voltooien taken sneller. Ø Beter geschikt om iets met feiten te gaan doen. • Grote groepen Ø Beter in oplossen van problemen. Ø Goed voor verzamelen van meningen en input. Ø Effectiever voor verzamelen van feiten. • Meeliften Ø Een groepsfenomeen waarbij de inspanningen en bijdragen van individuele groepsleden minder worden naarmate de groep groter wordt. 18

Groepsstructuur (vervolg) • Groepscohesie Ø De mate waarin groepsleden zich deel voelen van de groep en de doelen van de groep door samenwerking willen bereiken. v Onderzoek toont aan dat groepen met een sterke cohesie effectiever zijn dan groepen met weinig cohesie. 19

20

Groepsprocessen: groepen en beslissingen nemen • Voordelen • Nadelen Ø De informatie is vollediger Ø Tijdrovend Ø Er worden meer alternatieven ontwikkeld Ø De wil van de minderheid Ø De acceptatie van een oplossing wordt groter Ø Onduidelijke verantwoordelijkheden Ø Druk tot conformiteit Ø Meer legitimatie 21

22

23

Groepsprocessen: conflicthantering • Conflict Ø Waargenomen meningsverschillen die resulteren in een verstoring of tegenstelling. v Conventionele conflicttheorie: Conflicten zijn slecht en moeten worden vermeden. v Sociale conflicttheorie: Conflicten zijn neutraal, onvermijdelijk en niet noodzakelijk negatief. v Responsieve conflicttheorie: Conflicten zijn noodzakelijk voor een groep om effectief te presteren. 24

Groepsprocessen: conflicthantering (vervolg) • Categorieën conflicten Ø Functionele conflicten zijn constructief. Ø Dysfunctionele conflicten zijn destructief. • Typen conflicten Ø Taakconflicten: inhoud en doelen van groepsactiviteiten Ø Relationele conflicten: onderlinge relaties van groepsleden Ø Procesconflicten: de manier waarop groepsactiviteiten worden uitgevoerd 25

26

Groepsprocessen: conflicthantering • Methoden voor conflicthantering: Ø Vermijden Ø Toegeven Ø Afdwingen Ø Compromis sluiten Ø Samenwerken 27

28

Groepstaken • Complexe taken waarbij groepsleden onderling afhankelijk zijn vereisen: Ø Effectieve communicatie: meer overleg tussen groepsleden. Ø Conflictbeheersing: meer interactie tussen groepsleden. 29

Wat is een team? • Werkteam Ø Formele groepen individuen die van elkaar afhankelijke zijn en samen verantwoordelijk zijn voor het bereiken van een bepaald doel. • Typen teams Ø Functionele teams Ø Zelfsturende teams Ø Functieoverschrijdende teams Ø Virtuele teams 30

31

Typen teams • Functionele teams Ø Een team dat uit een manager en medewerkers uit een bepaald functioneel gebied bestaat. • Zelfsturende teams Ø Een team dat zonder manager werkt en zelf verantwoordelijk is voor het hele werkproces of segment. 32

Typen teams (vervolg) • Functieoverschrijdende teams Ø Groepen medewerkers die zich ieder op een eigen gebied hebben gespecialiseerd en die samen aan een project werken. • Virtuele teams Ø Teams waarbij her en der verspreide leden via computertechnologie bijeenkomen om een bepaal doel te verwezenlijken. 33

Effectieve teams samenstellen en beheren • Teams presteren beter dan individuen. • Teams maken beter gebruik van complementaire vaardigheden. • Teams zijn flexibeler en ontvankelijker. • Teams hebben het vermogen om snel bijeen te komen, zich in te zetten, de aandacht te verleggen en uiteen te gaan. 34

35

Kenmerken van effectieve teams • Heldere doelen • Eensgezindheid • Relevante vaardigheden • Goede communicatie • Onderling vertrouwen • Onderhandelingsvaardighe den • Geschikt leiderschap • Interne en externe ondersteuning 36

Hedendaagse uitdagingen bij het leiden van teams • Vereist dat werknemers: Ø Samenwerken Ø Informatie delen Ø Verschillen onder ogen zien Ø Persoonlijke belangen laten wijken voor het grotere goed van het team 37

Mondiale teams leiden • Middelen van groepsleden Ø Unieke culturele kenmerken Ø Stereotypering vermijden • Groepsstructuur Ø Conformiteit — minder groepsdenken Ø Status — belang ervan verschilt tussen culturen Ø Meeliften — iets typisch Westers Ø Groepscohesie — moeilijker te bereiken • Groepsprocessen — beter in staat om te profiteren van de diversiteit aan ideeën. • Managersrol — communicatieve vaardigheden ontwikkelen en gevoelig zijn voor de unieke verschillen tussen de leden van het mondiale team. 38

39

Sociale netwerken begrijpen • Structuur van het sociale netwerk Ø De patronen van informele banden tussen individuen binnen groepen. • De betekenis van sociale netwerken Ø Informele sociale relaties van een team kunnen de effectiviteit steunen of hinderen. Ø Teams met hoge niveaus van interpersoonlijke contacten realiseren hun doelen beter en zijn meer gecommitteerd om bij elkaar te blijven. 40