MANAGEMENT DU CONTENU DU PROJET Francois BUREAU Formation

MANAGEMENT DU CONTENU DU PROJET Francois BUREAU Formation PMI® / PMP®

Le management du contenu du projet comporte les processus visant à s'assurer que le projet comporte tous les travaux et rien que les travaux nécessaires en vue d'atteindre l'objectif du projet. Les 6 processus de management du contenu du projet doivent être bien intégrés aux processus des autres domaines de connaissance, de sorte que le travail du projet délivre bien le contenu du produit spécifié. PMBOK ® 5 th edition 2013 83

Les processus du management du contenu du projet 5. 1 Planifier le management du contenu 5. 2 Recueillir les exigences 5. 3 Définir le contenu 5. 4 Créer la structure de découpage du projet (WBS) 5. 5. Valider le contenu 5. 6 Maîtriser le contenu PMBOK ® 5 th edition 2013 84

Les processus du management du contenu du projet Management du contenu du projet PMBOK ® 5 th edition 2013 85

5. 1 Planifier le management du contenu INITIATING Ce processus permet de créer le plan de management du contenu (scope management plan) qui est un des composants du plan de management du PLANNING projet. Le plan de management du contenu définit comment le contenu sera géré EXECUTING (l'approche), qui fait quoi, les méthodes employées Outils et techniques Données de sortie Plan de management du projet Project management plan Jugement d'expert Expert judgement Plan de management du Contenu Scope management plan Charte projet Project charter Réunions Meetings Plan de management des Exigences Requirements management plan MONITORING & CONTROLLING Données d'entrée Actifs organisationnels Organizational process assets PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING Facteurs environnementaux de l'entreprise Entreprise environmental factors 86

5. 1 Planifier le management du contenu INITIATING PLANNING EXECUTING The Scope Management Plan provides the scope framework for this project. This plan documents the scope management approach; roles and responsibilities as they pertain to project scope; scope definition; verification and control measures; scope change control; and the project’s work breakdown structure. Any project communication which pertains to the project’s scope should adhere to the Scope Management Plan. MONITORING & CONTROLLING Description des processus qui seront utilisés pour : 1. rédiger le "scope statement" 2. créer le WBS et son dictionnaire 3. faire approuver le WBS 4. l'acceptation formelle des livrables du projet 5. le traitement des demandes de modification CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 87

5. 2 Recueillir les exigences INITIATING PLANNING C'est le processus qui consiste à définir et documenter les besoins des parties prenantes nécessaires pour atteindre les objectifs du EXECUTING projet 1. 2. 3. 4. 5. MONITORING & CONTROLLING Entrées Charte du projet plan de management du contenu plan de management des besoins plan de management des parties prenantes Registre des parties prenantes CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 88

5. 2 Recueillir les exigences INITIATING Tools and Techniques PLANNING ENTRETIENS (interviews) GROUPES DE CONSULTATION (experts + modérateur) PROTOTYPE MONITORING & CONTROLLING TECHNIQUES DE PRISE DE DECISION EN GROUPE EXECUTING OBSERVATION ATELIERS DIRIGES TECHNIQUES DE CREATIVITE COLLECTIVE (brainstorming, etc. ) CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 89

5. 2 Recueillir les exigences INITIATING • Plan de management des exigences (requirements management plan) • Matrice de traçabilité des exigences (requirements traceability matrix) MONITORING & CONTROLLING Documentation des exigences (requirements documentation) (ex les "specs fonctionnelles") besoins fonctionnels et techniques, exigences qualité, besoins en ce qui concerne les modalités d'implémentation, de paramétrage et de démarrage, besoins de formation et d'accompagnement, performances requises, etc. EXECUTING • PLANNING Données de sortie CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 90

5. 2 Recueillir les exigences INITIATING Matrice de traçabilité des exigences PLANNING EXECUTING A traceability matrix is a table that links requirements to their origin and traces them throughout the project life cycle. It helps ensure that each requirements adds business value by linking it to the business and project objectives, and that approved requirements are delivered at the end of the project. MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 91

5. 2 Recueillir les exigences INITIATING Traçabilité des exigences (Exigencies traceabiity) PLANNING Comment maintenir la traçabilité? • Utilisation des matrices, • Utilisation de simples liens hyperliens, EXECUTING • Utilisation d’une base de données relationnelle, • Utilisation d’un outil spécialisé : Exp: Requisite. Pro; Linksets/Link/attributs dans Doors; SLATE; Marconi RTM; Teamwork/RQT, RDD-100; MONITORING & CONTROLLING Poirot: Trac. Maker; RTS; Rtrace; • Bénéfices de la traçabilité • Valider que les fonctionnalités du système répondent aux exigences, • Vérifier qu’aucune fonctionnalité superflue n’a été implémentée, • Analyser l’impact suite à un changement d’une exigence du client, • Améliorer la communication entre les membres de l’équipe du projet, S’assurer que la contribution de chaque membre a bien passé, CLOSING • • Améliorer la gestion du changement. PMBOK ® 5 th edition 2013 92

INITIATING nu 5. 3 Définir le contenu PLANNING C'est le processus qui consiste à élaborer une description détaillée du EXECUTING projet et du produit, - en partant de l'expression des besoins, MONITORING & CONTROLLING - en décrivant le produit et le projet pour permettre la constitution ultérieure du WBS CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 93

5. 3 Définir le contenu 2. Définir le contenu ® PMBOK ® 5 th edition 2013 94

5. 3 Définir le contenu INITIATING 2. Définir le contenu PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 95

5. 3 Définir le contenu INITIATING PLANNING The Scope Statement is an essential element of any project. Project managers use a Scope Statement to outline the results their project will produce and the terms and EXECUTING conditions under which they will perform their work. The people who requested the project and the project team should agree to all terms in MONITORING & CONTROLLING the Scope Statement before actual project work begins. Le SCOPE STATEMENT décrit en détail le contenu du produit : les livrables et les travaux requis pour créer ces livrables ; il reprend les exclusions, les critères d'acceptation du produit et les contraintes CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 96

INITIATING 5. 3 Définir le contenu The Scope Statement includes the following information: PLANNING Justification: How and why your project came to be, the business need(s) it addresses, the scope of work to be performed, and how it will affect and be affected by other related activities EXECUTING Objectives: The products, services, and/or results your project will produce (also referred to as deliverables) MONITORING & CONTROLLING Product scope description: The features and functions of the products, services, and/or results your project will produce Product acceptance criteria: The process and criteria for accepting completed products, services, or results Constraints: Restrictions that limit what you can achieve, how and when you can achieve it, and how much achieving it can cost Assumptions: Statements about how you will address uncertain information as you PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING conceive, plan, and perform your project 97

INITIATING 3. Créer la SDP 5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) PLANNING C'est le processus qui consiste à subdiviser les livrables et le travail du projet en composants plus petits et plus faciles à EXECUTING maîtriser. MONITORING & CONTROLLING Les composants sont disposés dans un diagramme hiérarchique, le WBS (Work Breakdown Structure) ou SDP (Structure de Découpage du Projet). CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 98

5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) INITIATING 3. Créer la SDP PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 99

: » Subdiviser les livrables et le travail du projet en composants plus petits et faciles à maîtriser, gérer, estimer, à suivre. » Le niveau le plus bas est appelé "lot de travail" ou "work package" ; c'est à ce niveau opérationnel que s'effectuent le costing, planification, estimations. » La décomposition peut se faire sur la base des phases du cycle de vie ou sur la base d'une décomposition des livrables (produit). » Les activités de management du projet doivent figurer sur le WBS. MONITORING & CONTROLLING » La décomposition progressive en partant du sommet, et chaque niveau précise et affine le niveau supérieur. EXECUTING » Décomposition hiérarchique basée sur les livrables du travail ; il reprend la totalité des travaux à accomplir (couverture de la totalité du projet). PLANNING Définition du WBS (SDP) INITIATING 5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 100

5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) INITIATING Définition du WBS (SDP) (suite) : WBS Dictionary : Le WBS donne une vue synoptique et hiérarchique de la décomposition des travaux, le dictionnaire WBS donne le détail de chaque élément issu de la décomposition. Une règle prétend que chaque "work package" (lot de travail) doit correspondre à au plus 80 heures de travail. MONITORING & CONTROLLING » Dictionnaire qui regroupe et décrit chaque élément du WBS, avec son identifiant, son ’control account’, le livrable ou partie de livrable associé, les activités, les jalons, les ressources, les dates jalons, etc. . EXECUTING PLANNING » A chaque élément du WBS est associé un identifiant de découpage unique tiré du Code of accounts. » A certains éléments sont associés un et un seul Control account (plusieurs éléments pouvant partager le même) destinés au suivi analytique. CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 101

5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 102

5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 103

5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 104

5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 105

5. 4 Créer la structure de découpage du projet (SDP / WBS) INITIATING PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 106

- Afin de s'assurer qu'ils ont été accomplis de façon satisfaisante - et pour en avoir une acceptation formelle. remarque : - VERIFICATION DU CONTENU a pour objet l’acceptation des livrables >> livrables acceptés - Le CONTRÔLE QUALITE a pour objet de vérifier le respect des exigences qualité précisées pour les livrables validés MONITORING & CONTROLLING client ou le commanditaire EXECUTING La vérification du contenu comprend la revue des livrables avec le PLANNING livrables achevés du projet INITIATING C'est le processus qui consiste à formaliser l'acceptation des nu 5. 5 Valider le contenu CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 107

• Documentation des exigences (Exigencies documentation) • Matrice de traçabilité des exigences ( Exigencies traceability matrix) • Livrables vérifiés (Verified deliverables) • Données sur la performance du projet (Project performance data) • • Techniques de décision en groupe (Group decision-making techniques) Inspection (Inspection) PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING Données de sortie • Livrables acceptés (Accepted deliverables) • Demandes de modifications (Changes requests) • Informations sur la performance du travail (Project performance information) • Mises à jour des documents de projet (Project documents updates) MONITORING & CONTROLLING Outils et techniques EXECUTING Plan de management de projet (Project management plan) PLANNING • INITIATING Données d'entrée 5. 5 Valider le contenu 108

C'est le processus qui consiste à surveiller l'état du contenu du référence de base du contenu. Prendre en compte les modifications réelles quand elles se présentent, en lien avec les autres processus de maîtrise (via le processus de gestion 4. 5 “Mettre en œuvre la gestion intégrée des modifications”). Ne pas permettre les modifications non maîtrisées dites "dérive de contenu" (scope creep) Assurer la bonne mise à jour du "scope baseline" (référence de contenu) et des autres documents du projet impactés par les modifications PMBOK ® 5 th edition 2013 CLOSING S'assurer que toutes les modifications demandées et les actions préventives / correctives ont été prises en charge. MONITORING & CONTROLLING EXECUTING But PLANNING projet et du produit, et à gérer les modifications affectant la INITIATING . 5. 6 Maitriser le contenu 109

5. 6 Maitriser le contenu MONITORING & CONTROLLING CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 EXECUTING Données de sortie – Mesures de performance du travail (work performance measurements) – Mises à jour des actifs organisationnels (Organizational process assets updates) – Demandes de modification (change requests) – Mises à jour du plan de management de projet (Project mnagement plan updates) – Mises à jour des documents du projet (Project documents updates) PLANNING affectant le contenu, le budget et le planning. INITIATING Données d'entrée – Plan de management de projet (Project management plan) – Informations sur la performance du travail (work performance information) – Documentation des exigences (Requirements documentation) – Matrice de traçabilité des exigences (Traceability matrix) – Actifs organisationnels (Organizational process assets) Outils et techniques – Analyse de l'écart (variance analysis) : analyse et décomposition des écarts 110

MONITORING & CONTROLLING Specific Measurable Accurate Realistic and tangible Time bound EXECUTING • • • PLANNING Key elements include : 1. Project objectives : SMART RULE INITIATING Writing the Project Scope Statement Project scope statement CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 111

PLANNING EXECUTING MONITORING & CONTROLLING Key elements include : 2. Project deliverables 3. Critical success factors 4. Project requirements 5. Stakeholders and Business Experts INITIATING Writing the Project Scope Statement Project scope statement CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 112

quality, technology, directives. q Asumptions : what we believe to be true. PMBOK ® 5 th edition 2013 113 CLOSING q Approval requirements : approval process. MONITORING & CONTROLLING q Contraints : restricted actions of the project team: time, budget, EXECUTING q Acceptance criteria : include process and evaluation criteria. PLANNING q Boundaries : what is and is not included. INITIATING Importants terms Project scope statement

EXECUTING MONITORING & CONTROLLING • Refer to preliminary project scope statement when creating the final scope statement PLANNING • Poor scope definition leads to rework, increased cost, schedule delays and poor morale INITIATING • Accurate scope definition is critical to project success In conclusion CLOSING PMBOK ® 5 th edition 2013 114