MANAGEMENT DE PROJETS Conception 1 Sommaire n Problmes

MANAGEMENT DE PROJETS Conception 1

Sommaire n Problèmes et techniques de résolution de problèmes n De l’idée au projet [Hougron T. La conduite de projet, Dunod, Paris, 2001] n n Notion de projet amont n Développement et validation de l'idée n Faisabilité et risques n L'environnement du projet Définir le projet 2

RESOLUTION DE PROBLEME définitions n types de problèmes n méthodes de résolution n 3

Définition d'un problème n n Différence entre l'objectif à atteindre et la situation actuelle, dans un contexte où les mesures permettant de réduire cette différence soulèvent des difficultés. Différence entre une situation initiale et une situation finale, lorsqu'il n'y a pas de méthode préétablie pour atteindre la situation finale. => Définition des solutions 4

Définition d'une solution n n Ensemble de moyens permettant de surmonter les obstacles sur le parcours menant de la réalité à l'objectif poursuivi. Ensemble de mesures permettant de transformer une situation initiale en une situation finale désirée. 5

Processus de résolution de problème Définition et application des moyens nécessaires pour surmonter les obstacles qui se dressent entre l'objectif et la réalité. n Limités par: n n n budget délai ressources disponibles technologies etc. 6

Types de problèmes A chaque type de problème son type de solution n Problèmes usuels fréquents n n crevaison grippe 7

n Problèmes précis (une solution) n n calcul de la surface d'un carré résolution d'une équation du 2ème degré 8

n Problèmes généraux (aucune, une ou plusieurs solutions) n n recherche d'un médicament pour le sida diminution des atteintes à l'environnement dues à la pollution 9

Définir un problème En posant correctement le problème, on trouve la moitié de la solution n n Expliciter ce qui provoque une non satisfaction dans la situation initiale Utiliser des quantités mesurables dans la définition des situations initiale et finale 10

n n n Définir un objectif clair et concret Définir la situation finale en terme de différences par rapport à ce qui est connu Parfois redéfinir l’objectif lorsqu’un élément de la solution est trouvé 11

Techniques de résolution de problèmes (I) n Définition et redéfinition du problème n différentes définitions => différentes techniques de résolution et solutions 12

n Orientation des techniques de résolution vers les objectifs n définition des propriétés de la situation finale et des situations intermédiaires 13

n Abstractions progressives n n ne pas confondre symptômes et causes du problème => généralisations; envisager le problème dans des contextes de plus en plus importants 14

Techniques de résolution de problèmes (II) n Analogies n n problèmes : infini; catégories : fini problème 2 : de catégorie identique à problème 1, dont la solution est solution 1 => solution 2 comparable à solution 1 15

n Extrapolations n n solution qui déborde du cadre de la définition le problème constitue un cas particulier d'un problème général 16

Cycle de résolution (Re)définition du problème n n n Collecte de données quantitatives n n intuition experts publications simulations etc. Formulation d'hypothèses 17

Dé ûts Co lai s DE L’IDEE AU PROJET Ressources 18

Le processus de projet Le projet de réalisation L'aval du projet La validation du projet L'exécution du projet La préparation du futur Conception Planification - Réalisation Terminaison Le projet amont Lancement L'idée [Hougron] Projet amont Développement de l'idée Planification Retour d'expériences Faisabilité et risques Suivi et contrôles Mémoire Environnement du projet Mesures correctives Gestion de l'équipe 19

Notion de projet amont Projet amont 3 domaines principaux n Développement de l'idée initiale n n n Domaine des enjeux et objectifs => Pourquoi réaliser le projet ? => Importance et priorité du projet 20

n Faisabilité et risques n n Technique (capacité à atteindre la performance) Calendaire (capacité à supporter la charge de travail) Budgétaire (capacité de financement) Environnement du projet n n Intégration du projet dans l'entreprise Cohérence avec les objectifs de l'entreprise Poids du projet par rapport aux autres projets de l’entreprise (et stratégie) Interfaces avec les autres projets 21

Le cheminement Développement de l'idée Les enjeux Les objectifs 22

n L'idée n n n Les enjeux n n Idée initiale : réflexion personnelle, encore mal définie Idée définie : l'idée initiale est précisée, décrite intérêt de réaliser l'idée Les objectifs n description de l'idée sous forme d'objectifs à atteindre 23

Définir l'idée initiale Les enjeux L'idée n Les objectifs Développement de l'idée Définir l'idée en terme de résultats attendus et différence par rapport à la situation actuelle n Quels changements attendus ? Changements acceptables par les intéressés ? n Comment les rendre acceptables ? n n Quoi? plutôt que Comment? 24

Identifier les enjeux L'idée n Les objectifs Développement de l'idée En quoi le projet présente un intérêt ? n n apports économiques apport commercial/marketing apport en compétences retombées sociales ou politiques 25

Définir les objectifs Développement de l'idée Les enjeux L'idée n Les objectifs (re)Définir les objectifs par rapport aux enjeux n n S’assurer que les partenaires ont une perception claire et convergente des objectifs Expliciter le lien objectifs-enjeux Définir le résultat attendu Expliquer en quoi les objectifs sont les plus adaptés pour répondre aux enjeux 26

Evaluer la faisabilité et les risques Faisabilité et risques Faisabilité Risques Economique Technique Délai 27

Identifier et évaluer les risques techniques Risques techniques n Identifier les risques techniques n n Performances particulières à obtenir ou imprécisions dans la définition du besoin ? Utilisation de techniques nouvelles ? Où se trouve la compétences susceptible de traiter ces points ? Réduction de certaines exigences du client ? 28

Evaluer des délais réalistes Planning n Faisabilité calendaire n n n Evaluer des durées réalistes S’appuyer sur des expériences et des méthodologies de métrique Procéder par analogie 29

Probabilité de réalisation dans le délai optimal Evaluation optimiste Evaluation optimale Evaluation pessimiste 30

Assurer le financement $ n Disponibilité des budgets au bon moment n n Origine et accessibilité des fonds Qui finance quoi et quand dans le projet ? L’ensemble des dépenses du projet est-il entièrement couvert ? Les risques financiers sont-il provisionnés ? 31

32

Vérifier l'environnement du projet L'environnement n n n Organisation et éthique de l’entreprise pour lesquelles on applique le principe de cohérence Stratégie de l’entreprise pour laquelle on s’appuiera sur le principe de convergence Autres projets pour lesquels on pose le double principe de cohérence et de convergence 33

Environnement externe PROJET Organisation Cohérence Stratégie Autres projets Convergence 34

Intégrer le projet à l’organisation n Identifier les prérogatives des acteurs placés hors de l’équipe de projet n n Déterminer les interfaces entre l’organisation du projet et son environnement Quel est l’acteur, dans la structure de l’entreprise, chargé de l’action identifiée ? A quel moment cet acteur devra-t-il être sollicité ? Les conditions habituelles de fonctionnement de cet acteur répondent-elles aux impératifs du projet ? 35

Respecter les usages et valeurs n Vérifier que le projet respecte les usages et les valeurs du corps social de l’entreprise. n n Que faut-il faire pour éviter les risques de rejets et entraîner l’adhésion des acteurs clés ? Risque-t-on de heurter des « irréductibles » ? 36

Vérifier la convergence stratégique n Assurer que les enjeux du projet contribuent directement à la réalisation de la politique de l’entreprise n n Bien appréhender les objectifs stratégiques Comparer les enjeux du projet aux enjeux stratégiques identifiés 37

Identifier les liens entre projets n Identifier les liens entre le projet en cours et les autres projets de l’entreprise n n n Inventorier les projets en cours et prévus Comparer le projet en cours aux autres en se posant la question sur les liens de dépendance possibles entre eux S’assurer de la convergence de leurs objectifs 38

Exercice : de l’idée au projet n Appliquer les notions précédentes à la définition d’un projet n Travailler en groupes (4 groupes) n Temps à disposition: 30’ 39

n Délivrable: une présentation de 10’ n n n La présentation comprend au minimum la définition de l’idée initiale, des enjeux et des objectifs Lorsque possible: faisabilité et risques, convergence stratégique Présentation des résultats (10’ par groupe) 40

DEFINIR ET DELIMITER LE PROJET Les conditions de satisfaction La fiche de lancement de projet Références: Wisocki, Beck, Clane; Effective Project Management, 2 nd Edition, Wiley and Sons, New York, 2000 41

Les Conditions de Satisfaction n Processus itératif en 4 phases: n n Requête: une requête est effectuée par le client Clarification: le chef de projet et le client s’assurent d’avoir la même vision de la requête Réponse: le chef de projet propose ce qu’il peut fournir Accord: le client s’assure d’avoir compris la réponse, donne son accord ou formule une nouvelle requête 42

Accord Requête Réponse Clarification 43

Fiche de lancement du projet Spécifie quand et comment la requête sera satisfaite 44

Contenu: n Description du problème/opportunité n But du projet n Objectifs du projet n Facteurs de succès n Hypothèses, risques et obstacles A l’attention de la direction, la fiche de lancement de projet dresse un bref état des lieux (faits) et de l’objectif du projet 45

Fiche de lancement du projet Faits acceptés Description du problème Exemples: n Problème connu n n Appartient à la collection des problèmes connus de l’organisation Demande d’un client n Interne ou externe 46

n Initiative interne n n Initiative d’un collaborateur ou d’un département Changement imposé Législation n Changement du marché n Changement des attentes du client n 47

Fiche de lancement du projet Ce que vous pensez faire pour résoudre le problème But du projet 48

n Un but n n n Compréhensible n n Le délivrable final du projet Référence pour toutes les questions relatives aux limites du projet Langage courant vs jargon professionnel Aussi concis que possible n Plus vous en dites, plus vous prenez de risques 49

Fiche de lancement du projet Déclinaison du but en un set d’objectifs concrets Objectifs 50

n Nécessaires et suffisants n n n Objectifs actuels n n Le but ne peut être atteint avec un sous-ensemble des objectifs L'atteinte des objectifs implique l'atteinte du but (il n'y a pas d'autres objectifs nécessaires) Peuvent changer au cours du projet Les yeux plus gros que le ventre ? n n Tendance à inclure des tâches hors des limites du projet Question: modifier les limites ou supprimer l’activité? 51

Fiche de lancement du projet Les quatre caractéristiques d’un objectif Objectifs 52

1. Un outcome n 2. Un cadre temporel n 3. Date de terminaison prévue Une mesure n 4. Définition de ce qui doit être accompli Métrique du succès (ou de l’échec…) Une action n Comment l’objectif va-t-il être atteint? 53

Fiche de lancement du projet Que doit-on atteindre pour que le projet soit considéré comme réussi? n n Critères de succès Etablir les critères de succès sous une forme quantitative et mesurable Pas de mesures subjectives 54

Fiche de lancement du projet Facteurs pouvant limiter l’atteinte du résultat n Techniques n n n Hypothèses – Risques Obstacles Compétences et maîtrise des technologies utilisées Gestion du changement technologique Environnementaux n n Ce qui est au dehors du projet Politique, stratégie de l’entreprise, législation, évolution du marché, etc. 55

n Relationnel n n n Importance des bonnes relations de l’équipe de projet Ces relations sont-elles existantes? Relation de causalité n Le projet va-t-il vraiment résoudre le problème? 56

Exercice : La fiche de lancement de projet L’exercice précédent vous a permis d’obtenir les informations nécessaires pour remplir les parties But et Objectifs de la fiche de lancement de projet. Vos pouvez maintenant compléter les autres parties. 57

n Délivrable: une fiche de lancement complète n n n Problème But Objectifs Critères de succès Hypothèses, risques et obstacles Temps à disposition: 15’ 58

Merci de votre attention ! 59