Malm stads projekt kring dokument och rendehantering sa

Malmö stads projekt kring dokument och ärendehantering Åsa Jarlstam Systemförvaltare Stadskontoret

Malmö stad fakta Kommunfullmäktige Stadsrevisionen Kommunstyrelsen Stadskontoret Fritidsförvaltningen Förskoleförvaltningen Stadsområdesförvaltning Norr Kulturförvaltningen Grundskoleförvaltningen Stadsområdesförvaltning Öster Miljöförvaltningen Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Stadsområdesförvaltning Söder • 18 förvaltningar varav 5 stadsområden och 3 skolförvaltningar Serviceförvaltningen Stadsområdesförvaltning Väster Sociala resursförvaltningen Stadsområdesförvaltning Innerstaden Fastighetskontoret Stadsbyggnadskontoret Gatukontoret

Malmö stad fakta Ca 20 000 st. tillsvidareanställda varav ca 5 000 st. är direkt berörda av ärendeprocessen och ca 500 st. är registratorer Aktuella siffror Antal användare i Platina: 2250 st. Förtroendevalda och tjänstemän i Netpublicator: 1030 st.

Från en systemförvaltares perspektiv

Vad har vi gjort? • • Nytt ärendehanteringssystem Platina Ärendeprocess Digitala nämndssammanträdet Skapat möjligheter genom komptensutveckling inom området offentlighet och sekretess, utbildningar i systemet och vi har fått medarbetare att inse vikten av nytt arbetssätt Vi har gjort det tillsammans med bland annat: Serviceförvaltningen IT-service

Medverkaprojektet 2010 - 2014

Malmö stads införande

Skapa förutsättningar för en digital hantering och tillgänglighet till information, på ett strukturerat och säkert sätt SPRIDA information till både Malmöbor och anställda på ett säkert sätt, men också sprida kunskaperna så vi lär oss att bli bättre. SÖKA och finna rätt information när jag behöver den. Både idag och om 100 år. SYNKA arbetssätten så att alla i Malmö jobbar lika och på smartast sätt. TRYGGA rättsäkerheten och kvalitet i våra processer. Lättare att följa lagen!

Vi ska kunna: Budskapsmodell Dokument- & ärendehantering Varför? • E-samhället nya krav • Alla gör olika • Låg kvalitet i diariet • Låga kunskapsnivåer • Lagen följs inte • Omoderna arbetssätt • Omoderna verktyg • Krav på digitalisering • Frustrerade medarbetare Vad? En effektiv ärendeprocess En gemensam informationsstruktur En organisation med förutsättningar för kontinuerlig utveckling • Söka och finna information • Samarbeta enkelt • Sprida information på ett tryggt och säkert sätt • Enkelt följa lagen • Få överblick & förstå våra processer • Skippa så många papper som möjligt Konsekvense r Men då måste vi: • Utveckla ett tydligt ägarskap • Utöka finansieringen för att kunna förvalta kvalitativt • Organisera ändamålsenligt med stödfunktioner lokalt i förvaltningarna • Fortsätta kvalitetsarbetet i linjeorganisationen • Förbättra IT-infrastrukturerna och förutsättningarna för att hantera känslig information digitalt

Ersätta ett system?

Malmö stads ärendeprocess

Vår införandemetod - Ett införandeprojekt per varje förvaltning - Egna projekt med egna resurser för ett hållbart resultat

Förberedelser ü Inventering av verksamhetens förutsättningar och behov Projektplanering ü Projektplan med fastställda projektmål, aktiviteter, resurser och tidplan Processöversyn ü Handlingsplan för att arbeta enligt den kommungemensamma ärendeprocessen Konfiguration ü Underlag för att skräddarsy systemstöden Utbildning ü Kompetensförstärkning inom offentlighet & sekretess, ärendeprocessen och systemstöden Stöd vid driftstart Projektavslut ü Dialog och samordning inom verksamheterna/rollerna ü Projektrapport och restlista – handlingsplan framåt

Förändringskommunikation & delaktighet

Snart ett styrande dokument!

Förvaltning - Förvaltningsorganisation Dokument & ärendehantering Styrgrupp PM 3 Kanslidirektör Kanslichef IT-strateg • I objektet ingår den gemensamma ärendeprocessen och IT-stöden för dokument- och ärendehantering, digitala sammanträden och register över förtroendevalda Förvaltning 1, 5 systemförvaltare 1 processförvaltare 1 systemadministratör Förvaltningar Processansvarig Stödfunktioner för ärendeprocessen och ITsystemen Process- och referensgrupper • Styrgruppen beslutar om årliga förvaltningsplaner som styr förvaltnings- & utvecklingsarbetet • Förvaltningarna deltar i planeringsarbetet • Utveckling sker i faser med 1 -3 uppgraderingar/år

Vi arbetar tillsammans!

Förvaltningsplan för objektet Dokument och Ärendehantering

Vad förvaltas just nu i objektet?

Malmö stads ärendeproces s

Förtroendemannaregister

Ärendesök

Reflektioner • • • Kommuncentralt beslut med tillhörande budget Uppdragsbeskrivning med avgränsningar Projektledare och resurser Styrgrupp Införandemetod Projekt över tid – dela upp i etapper och avrapportera Ha helikopterperspektiv, ha flexibilitet och omgruppera – framförallt räkna med att planera om Ha en förvaltningsorganisation med som resurs vid driftsättning Förvaltningsmodell för fortsatt hållbart arbetsätt Skapa delaktighet genom insyn, möten och utbildning. Ta hjälp av en kommunikatör. Låt förändring få ta tid!

Övriga frågor? Tack för idag!