Magyarorszgi Reformtus Egyhz Elektronikus irattr kzponti iktat rendszer

Magyarországi Református Egyház Elektronikus irattár központi iktató rendszer bemutatása

Tartalomjegyzék, tematika – LP és MRE kapcsolata • Sikerek • Felhasználók – Elektronikus irattár elmélete – Iktató rendszer bemutatása • Élő kattintások – Levelezés – Szkennelés – Visszakeresés – Biztonság, rendelkezésre állás • Egymást nem látják • Professzionális üzemeltetés (Református Informatikai Csoport) – Bevezetés • Ütemezés • Árak • Opciók 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 2

MRE és a Light. Port Kft. – Light. Port Kft. bemutatása • Alapítás: 2003 • Tevékenységi területek – – – Hír, állami, üzleti portál fejlesztés Web. Shop rendszerek Webes ügyviteli rendszerek (Elektronikus iktató, CRM) SLA Sentinel Direkt üzleti fejlesztések (java /. net) • Előnyök – Megbízhatóság – Rugalmasság – Jó ár/érték arány – Közös projektek, SW rendszerek • Portál • Iktató rendszer • Törzskönyvi rendszer 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 3

Iktató rendszer felhasználási statisztika Szervezetenként iktatás / Év 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Zsinati Iroda 3634 4963 4787 4545 5162 6291 646 735 1083 736 321 0 Kommunikációs Szolgálat Pénzügyi osztály 4 0 0 0 Külügyi iroda 285 656 1948 947 526 1012 Ifjusági iroda Missziói iroda 591 353 1021 431 830 1349 984 652 580 387 344 450 Oktatásügyi iroda 304 229 236 198 155 91 1518 1747 2206 1543 1561 1779 Csillagpont 0 0 0 1 14 1033 Református Missziói Központ 0 0 0 24 0 0 BEREG-Y Kft 0 0 27 399 3407 151 169 630 3278 1353 19 587 4234 1423 295 400 4797 1481 341 1 5391 1506 48 26 6704 1927 2 14 3 0 0 0 Szeretetszolgálat Dunamelléki Református Egyházkerület 10 3526 0 3658 0 3295 0 2996 0 2753 0 3155 DRE Gazdasági Hivatal DRE Székház 2387 1417 3146 1920 2879 2206 2712 2482 2580 3107 2983 2832 0 19035 0 23743 0 27171 0 24440 0 24144 486 29502 Zsinat Elnökségi Titkárság Tiszántúli Egyházkerület Tiszáninneni Egyházkerület Vagyonkezelés és Gondnokság Közigazgatási és Jogi osztály Generális konvent Dunántúli Református Egyházkerület Összes iktatás: 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 4

Iktató rendszer tapasztalatok – Statisztika • • 2006 óta folyamatos működés 150 000 iktatott dokumentum 1 000 oldal iktatott dokumentum 21 szervezeti egység, 83 felhasználó – Erősségek • • • Rendelkezésre állás Magas szintű adatvédelem Rendszeres mentés Költséghatékonyság Szervezetek önálló működésének kiemelt támogatása 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 5

Iktató rendszer üzemeltetése – Üzemeltetés felelősei • Református Informatikai Csoport (Debrecen) • Light. Port Kft. – Református Informatikai Csoport feladata • • HW erőforrások biztosítása HW monitoring Operációs rendszer működtetése Mentés biztosítása – Light. Port Kft feladatai • • Felhasználói támogatás Funkcionális hiba elhárítás Funkcionális igények kezelése Iktató rendszer – Kiszolgáló SW eszközök frissítésének támogatása – SW Rendszerek felügyelete – SW Rendszerek üzemeltetése • Mentés támogatása • SLA felügyelet 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 6

Alapfogalmak – Ügyvitel: a hivatalon belüli ügyintézés szervezett rendje. Információs folyamatok összessége. Magába foglalja az ügyvitelszervezést és az ügyiratkezelést – Ügyirat: szervezetekhez, intézményekhez érkező vagy azok által készített hivatalos levél. – Ügyintéző: az ügy intézésre kijelölt személy. – Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét. – Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatókönyvet, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. – Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szervezet működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szolgál. 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 7

Általános célok – Önálló szervezetek kiemelt támogatása • • Külön felhasználók Elszeparált tárterületek, Elszeparált dokumentumok, Elválasztott feladatok – Iktatott dokumentumok kezelése • Főszámos, alszámos dokumentumok • Előzmények • Évváltások – Iktatott dokumentumok visszakereshetősége • Tárgy • Partner • Idő – Riportok készítése 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 8

Az iktató rendszer célja – Hatékonyság és könnyű kezelhetőség – Funkciók: • • • Iktatás, adatrögzítés Nyilvántartás, Feladatkezelés Keresés, Kimutatások és ellenőrzési feladatok Ügyek / ügyiratok állapotáról szóló kimutatások – Ügymenetet és áttekinthetőbbé tétele – Továbbfejleszthetőség, integrálási lehetőség biztosítása 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 9

Rendszerszintű elvárások Legfontosabb sarokpontok: – Függelmi viszonyok megvalósítása – Partner karbantartás – Adatok központi tárolása – Naplók • Elektronikus iktatókönyvek • Riportok, statisztikák – Egységes jogosultság kezelés 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 10

Előnyök – Gyors elérhetőség – Tetszőleges internetes kapcsolattal rendelkező helyről – Platform függetlenség • Jelenlegi futás környezet • Szabványos HTML alapú kliens felület • Egységes kliens oldali felületek – Szerver oldali előnyök • Robosztus, skálázható, dinamikus terhelés megosztás • Rugalmasság, könnyű fejleszthetőség • Package felépítésű xml állományok • Webes menedzsment felülettel 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 11

Integrációk – Levelező rendszerek • MS Outlook (2000, 2003 -2007, 2010 32/64 bit) • Thunderbird – Lapolvasó eszközök • Általános (USB-s) szkennerek (twain driver) 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 12

Megjelenési felületek • Éles iktató rendszer – http: //iktato. reformatus. hu/ – Éles adatok kezelése • Teszt rendszer – http: //iktato. dev. lprt. hu – Oktatások megvalósítása – Tesztelési, gyakorlási lehetőség 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 13

Esettanulmányok – Törzsadatok karbantartása • • Partner törzsadatok karbantartása Felhasználók karbantartása Helyettesítések kezelése Mappa készítése – Iktatókönyvek – Főszámos dokumentum iktatása – Alszámos dokumentum iktatása – Feladatlap / feladat készítése – Feladatlapok Feladatok kezelése 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 14

Integrált alkalmazások – Szkenner integráció • Alkalmazás telepítése • Alkalmazás paraméterezése • Szkennelés (felület által biztosított lehetőségek) • Szkennelt dokumentum iktatása – Outlook integráció • Alkalmazás telepítése • Alkalmazás paraméterezése • Kiválasztott levél iktatása 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 15

Megvalósított folyamatok 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 16

Iktató rendszer terjesztés – Célunk • rendszerünk felhasználóinak kiszolgálása, • minél több elégedett felhasználó – Az iktató rendszert 2006 óta folyamatosan terjesztjük – Jelen széleskörű ismertetés is egy nagy lehetőség számunkra – Sarokpontok: • • • Rendelkezésre állás Magas szintű adatvédelem Rendszeres mentés Költséghatékonyság Szervezetek adatainak biztonságos elkülönített kezelése – Támogató szervezetek • Református Informatikai Csoport • Light. Port Kft. 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 17

Iktató rendszer bevezetése – Rendelkezésre álló erőforrások • • • HW környezet Felhasználói támogatás (szupport) Internet elérés Megbízhatóság, felhasználói tapasztalatok, 2006 óta folyamatosan működő rendszer, a Zsinati Iroda ajánlásával – Szükséges információk • • • Szervezeti egység azonosítása Felhasználók és szerepköreik azonosítása Iktató könyvek azonosítása Oktatási igények azonosítása Bevezetés tervezett időpontja – Bevezetés időzítése: bevezetés akár 2012 -04 -01 -től • • • Vezetői döntés (rendszer bevezetésének elhatározása) T (szükséges információk rendelkezésre állása) T+7 munkanap szervezetek, felhasználók, iktató könyvek konfigurálása (T+9 munkanap rendszer felhasználói oktatása) T+10 munkanap rendszer használatának megkezdése 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 18

Ajánlat – Az alábbiakban ismertetett kedvezményes áron vállaljuk rendszerünk bevezetését. – Az alábbiakban szereplő árak nettó árak. – Amennyiben +1 szervezetet hoznak, abban az esetben 20% kedvezményt biztosítunk, így akár 30% kedvezménnyel érheti el szolgáltatásunkat. – Oktatások megtartását nagyobb csoportokban is vállaljuk. Csomag Felhasználó szám Iktatás db / év Tárhely GB Havidíj +1 szervezet Számlázás 3 havi A) B) C) 5 10 15 6 000 db 12 000 db 24 000 db 4 GB 12 000 Ft 8 GB 17 000 Ft 16 GB 23 000 Ft éves 10% kedv. 36 000 Ft 129 600 Ft 51 000 Ft 183 600 Ft 69 000 Ft 248 400 Ft Opcionális oktatási szolgáltatás km díj Oktatás (3 óra) 2011. október lightport. hu +1 szervezet Számlázás 3 havi éves 20% kedv. 30% kedv. 9 600 Ft 28 800 Ft 103 680 Ft 13 600 Ft 40 800 Ft 146 880 Ft 18 400 Ft 55 200 Ft 198 720 Ft Egység ár db Nettó 110 Ft 1 110 Ft 8 000 Ft 5 40 000 Ft 19

Köszönjük figyelmüket! Várjuk kérdéseiket. Dringó Béla Bodor Gergő A rendszer bevezetésével kapcsolatos igényeket Várhegyi Eszter fogadja. • Elérhetőségei: varhegyi. eszter@lightport. hu, tel. : 30/268 -4742 A rendszerrel használatával kapcsolatos kérdéseiket (esetleges hibajelentéseket) az alábbi elérhetőségeinkre várjuk (a kommunikáció alapvető formájának az email-t szeretnénk javasolni): – Balázs Gábor, balazs. gabor@lightport. hu, tel. : 30/554 -2095 – Várhegyi Eszter, varhegyi. eszter@lightport. hu, tel. : 30/268 -4742 A rendszer funkcionalitásával kapcsolatos észrevételeket Országos szinten a Golány Ernőné (email: zsinat. tanacsos@zsinatiiroda. hu) gyűjti. 2011. október lightport. hu Készült a Dunántúli Református Egyházkerület részére 20