M A MANAJEMEN N A J E M

M A MANAJEMEN N A J E M E N PERENCANAA N dan PENGAMBILAN KEPUTUSAN CHAP TER 4

2

Learning Objectives After studying this chapter, you should be able to: – Summarize the function of decision making and the planning process. – Discuss the purpose of organizational goals, and identify different kinds of goals. Discuss who sets goals, and describe how to manage multiple goals. – Identify different kinds of organizational plans, note the time frames for planning, discuss who plans, and describe contingency planning. – Discuss how tactical plans are developed. – Describe the basic types of operational plans used by organizations. – Identify the major barriers to goal setting and planning, how organizations overcome those barriers, and how to use goals to implement plans. 3

Chapter Outline Decision Making and the Planning Process n Organizational Goals – Purposes of Goals – Kinds of Goals – Responsibilities for Goals – Managing Multiple Goals n Organizational Planning – Kinds of Organizational Planning – Time Frames for Planning – Responsibilities for Planning – Contingency Planning n Tactical Planning – Developing Tactical Plans – Executing Tactical Plans n Operational Planning – Single-Use Plans – Standing Plans n Managing Goal-Setting and n Planning Processes – Barriers to Goal Setting and Planning – Overcoming the Barriers – Using Goals to Implement Plans 4

Decision Making and the Planning Process n The Planning. Konteks Process Lingkungan Misi Organisasi • Maksud/ • Dsr Pkiran • Tujuan Nilai • Arahan Strategic goals Strategic plans Tactical goals Tactical plans Operational goals Operational plans Figure 7. 1 5

Organizational Goals n Maksud dari Tujuan Organisasi – Tujuan, memberi petunjuk dan kesatuan arah bagi orang-orang dlm organisasi – Memberikan pengaruh yang kuat thdp kualitas dari aspek perencanaan – Sumber motivasi bagi karyawan dlm organisasi – Memberikan mekanismeyang efektif utk evaluasi dan pengendalian 6

Jenis Tujuan Berdasarkan Tingkatannya – Mission statement : pernyataan ttg maksud/tujuan organisasi yg fundamental – Strategic goals : tujuan yang dirancang oleh dan utk manajemen puncak ; berkaitan dgn masalah umum dan luas – Tactical goals : dirancang oleh dan utk manajer menengah ; bgmn mengoperasionalkan strategic goals – Operational goals : dirancang oleh dan untuk manajer tk bawah ; berhubungan dgn operasionalisasi tactical goals bersifat jangka pendek n Berdasarkan Bidang Tugas – Tujuan utk bidang produksi, pemasaran, SDM n Berdasarkan Waktu – Tujuan dirancang berdasarkan jangka panjang, menengah dan jangka pendek n 7

Organizational Goals Mission: Our mission is to operate a chain of restaurants that will prepare and serve high-quality food on a timely basis and at reasonable prices. Strategic Goals President and CEO n Kinds of Goals for a Regional Fast-Food Chain ï Provide 14 percent return to investors for at least ten years ï Start or purchase new restaurant chain within five years ï Negotiate new labor contract this year Tactical Goals Vice president ñoperations ï Open 150 new restaurants during next ten years ï Decrease food-container costs by 15 percent during next five years ï Decrease average customer wait by thirty seconds this year Vice president ñmarketing ï Increase per store sales 5 percent per year for ten years ï Target and attract two new market segments during next five years ï Develop new promotional strategy for next year Vice president ñfinance ï Keep corporate debt to no more than 20 percent of liquid assets for next ten years ï Revise computerized accounting system within five years ï Earn 9 percent on excess cash this year Operational Goals Restaurant manager ï Implement employee incentive system within one year ï Decrease waste by 5 percent this year ï Hire and train new assistant manager Figure 7. 2 Advertising director ï Develop regional advertising campaigns within one year ï Negotiate 5 percent lower advertising rates next year ï Implement this year ís promotional strategy Accounting manager ï Split accounts receivable/payable functions from other areas within two years ï Computerize payroll system for each restaurant this year ï Pay all invoices within thirty days 8

Tnggung Jwb utk Menetapkan Tujuan n Who Sets Goals? – Semua manajer harusnya terlibat dlm proses pengambilan keputusan – Setiap manajer bertanggung jwb utk menetapkan tujuan berkaitan dgn tingkatan manajerialnya – Top manajer & Board of Director merumuskan Misi & Strategic goals dst. n Mengelola Tujuan Berganda – Seringkali terdpt tujuan yg berbeda antara unit orgn dlm perusahaan – Optimalisasi : menyeimbangkan tujuan yg berbeda – Manager dpt memilih utk mengejar satu tujuan dgn mengecualikan yang lain, atau menentukan satu target menengah diantara tujuan yang berbeda 9

Perencanaan Organisasi n Strategic Plans – Rencana umum yang mendasari keputusan utk alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan utk mencapai tujuan strategis. Dirancang oleh dan utk manajemen puncak n Tactical Plans – Rencana yang ditujukan utk mencapai tujuan taktis, dikembangkan utk mengimplementasikan rencana strategis. Dirumuskan oleh Top Manager bersama Middle Manger. Lingkup masalahnya lbh spesifik dan nyata dgn jangka waktu yang lebih singkat n Operational Plans – Menitik beratkan pada pelaksanaan rencana taktis utk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh Middle dan Lower manager. Lingkup bidang aktivitasnya kecil dgn janga waktu pendek. 10

HIERARKHI PERENCANAAN Misi Dir & CEO Renstra Top Management . Rencana. Taktis Middle Managmt & staf fungsional Rencana Operasional Line Managmt , Penyelia 11

12

Kerangka Waktu Perencanaan n Dimensi Waktu Perencanaan Tergantung dari komitmen organisasi. Strategic plan jk panjang, Taktic Plans jk menengah dsb. Long-range Plans – Meliputi isu strategis yang akan datang (10 th). – Lingkungan dinamis dan statis – Kurang Fleksibilitasnya (monitoring dan ajustmen) Intermediate Plans – Biasanya antara 1 -5 th, paralel dgn rencana taktisnya – Lbh bersifat sementara dan lbh mudah berubah Short-range Plans – Durasi waktu s/d 1 th – Rencana tindakan (action plans) dan rencana reaksi (reaction /contingency plans. ) 13

Tnggung Jawab utk Perencanaan Semua manajer terlibat dlm proses perencanaan pd tingkat tertentu (Marketing, Productin, HRD Manajer) n Planning Staff n – Staf perencanaan utk membantu manajer – Mengurangi beban kerja manajer, mengkoordinasikan kegiatan perencanaan manajer, mempunyai berbagai alat & teknik yang berbeda utk pemecahan masalah, wawasan yang luas dp manajer n Planning Task Force (Satgas Perencanaan) n Board of Directors (Dewan Direksi) n Chief Executive Officer (CEO) – Diadakan pd waktu orgns membutuhkan, utk permasalahan khusus – Terdiri dari berbagai wakil dlm organisasi – Dibubarkan setelah selesai – Merumuskan misi dan strategi perusahaan – Presdir/Ketua Dewan Direksi – Mempunyai peran utama dlm proses perencanaan dan mengimplementasikan strategi 14

Tnggung Jawab utk Perencanaan n Executive Committee (Komite Eksekutif) – Terdiri dr top executives dlm organisasi. Meet regularly for input to the CEO and review strategic plans. n Line Management – Manajer lini berperan penting dlm perencanaan orgns § Membantu memformulasikan strategi berdasarkan informasi dari pelaksanaan rencana § Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana yang dikembangkan top manajer 15

Contingency Planning Contingency : serangkaian tindakan alternatif yang akan diambil bila rencana tindakan secara tdk terduga terganggu atau tdk sesuai lagi. n Rencana ini membantu manajer mangatasi perubahan dan ketdk pastian n Ongoing planning process Action point 1 Action point 2 Action point 3 Action point 4 Mengembangkan Implementasi rencana Merinci indikator Merumuskan rencana Rencana berkaitan Dan mengidentifikasi Peristiwa dan menge contingensi Final Dgn peristiwanya Peristiwa Embangkan rencana Kontingensi utk Setiap peristiwa Memonitor indikator peristiwa dan Mengimplementasikan rencana kontingen Si bila diperlukan Figure 7. 3 16

Perencanaan Taktis Mengembangkan dan Melaksanakan Rencana Taktis Mengembangkan Rencana Taktis • Mengenali & memahami Renca Na strategis dan tujuan taktis Melaksanakan rencana tak tis • • • Merinci sumber daya yang re Levan dan masalah waktu • Mengenali & mengidentifikasi Komitmen SDM Mengevaluasi arah tindakan dgn tujuan Memperoleh & mendistribusikan Informasi dan smbr daya Memonitor komunikasi vertikal Dan horisontal • Memonitor aktivitas berkelanju Tan utk mencapai tujuan Figure 7. 4 17

18

Perencanaan Operasional JENIS RENCANA OPERASIONAL Rencana Sekali Pakai (Single-use Plan) • Rencana yang dikembangkan utk melaksanakan suatu kegiatan yang tidak akan diulang (sekali pakai). a. Program : rencana sekali pakai utk serangkaian aktivitas yang besar Program Peningkatan Produksi Pertanian b. Proyek : rencana sekali pakai utk lingkup lebih kecil/sempit Proyek Pembuatan saluran irigasi 2. Rencana Tetap (Standing Plan) – Rencana yang dikembangkan utk aktivitas yang berulang secara teratur selama periode waktu tertentu a. Kebijakan : rencana tetap yang merinci respons umum organisasi thdp suatu masalah atau situasi tertentu b. Prosedur Operasi Standar (SOP) : rencana tetap yang menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti utk pekerjaan tertentu c. Peraturan : rencana tetap yang mendiskripsikan dgn tepat bgm aktivitas tertentu harus dilaksanakan 19 1.

Hierarkhi Rencana Operasional Rencana Sekali Pakai Program Ang garan Proyek • J AF Stoner & H Kontz Rencana Tetap Kebijakan SOP Peraturan 20

Hambatan dlm Penetapan Tujuan & Proses Perencanaan Manajer harus memahami hambatan yang dpt menganggu penetapan tujuan dan perencanaan Hambatan n Tujuan yang tdkmengatasinya. tepat dan sekaligus mengetahui bgm Utama n Sistem penghargaan yang tdk n tepat n Lingkungan yang dinamis dan komplek n Keengganan thdp tujuan yang dicapai n Penolakan thdp perubahan Cara mengatasi n Pemahaman maksud tujuan dan rencana hambatan 21

Management by Objectives (MBO) MBO adalah suatu teknik manajemen dgn melibatkan karyawan pd semua tingkatan dengan mendefinisikan sasaran secara bersama dan mengendalikan hasil utk mencapai hasil yang optimal n Prinsipnya : dgn mempartisipasikan karyawan dlm merumuskan sasaran organisasi , karyawan akan lebih berkomitmen utk mencapai tujuan organisasi. n 22

Proses MBO. Feedback Memulai program Menetap kan tuju an orgn Memadukan penetapan tujuan dgn perencanaan Mengkomuni kasikan tujuan & rencana org Pemanta uan & koreksi Evaluasi Melakukan pertemuan Menspesifik asi rencana tindakan Melakukan konseling Mengalokasik an smbr dya Figure 7. 5 23

Efektivitas MBO n Strengths (Success) n Membuat setiap anggota organisasi lebih mengetahui tujuan /sasaran orgns n Improved employee motivation n Memperbaiki komunikasi manajer dan bawahan n Penilaian kinerja lbh obyektif berdsrkan prestasi n Membantu mengidentifikasi bakat manajerial pd karyawan 24

Efektivitas MBO n Weaknesses (Failure) n Implementasi MBO yang buruk n Kurangnya dukungan top manajemen dlm penerapan MBO n Pendelegasian proses MBO pd manajemen yang lbh rendah n Terlalu menekankan pd tujuan kuantitatif dan rencana kuantitatif n Resistensi manajer thdp partisipasi 25

Rangkuman Proses perencanaan merupakan fungsi manajerial dasar yang harus dilakukan organisasi 2. Mendasarkan konteks lingkungan orgns, manajer mengembangkan beberapa jenis tujuan dan rencana 3. Pengambilan keptsan adalah kerangka kerja semua perencanaan, karena setiap langkah dlm proses perencanaan melibatkan suatu keputusan 4. Tujuan mempunyai 4 maksud dasar : 26 1.

Ringkasan (lanjutan) 5. Tujuan dpt dibedakan atas tingkatan dlm orgns, bidang /fungsi orgns dan waktu 6. Semua manajer dlm orgns perlu ikut terlibat dlm proses penetapan tujuan 7. Tujuan sangat berhubungan dgn perencanaan 8. Jenis utama rencana adalah : rencana strategis, taktis dan operasional 9. Setelah rencana dikembangkan manajer harus mengawal bagaimana rencana harus dicapai 10. Rencana taktis dikembangkan utk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis 11. Rencana operasional muncul pada manajemen 27

Rangkuman (lanjutan) Renop merupakan implementasi Rencana taktis utk mencapai satu atau lebih tujuan operasional 13. Jenis Renop : rencana sekali pakai dan rencana tetap (jangka panjang) 14. Hambatan dlm penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif (MBO) : tujuan yang tdk sesuai, sistem penghargaan yang tdk tepat, lingkungan yang dinamis, penolakan thdp perubahan, keengganan thdp tujuan yang ada 12. 28

15. Utk mengatasi hambatan tsb dilakukan : pemahaman tujuan dan rencana, komunikasi dan partisipasi, revisi dan pembaruan sistem 29