Los Reportes de la Junta de Condominio de

Los Reportes de la Junta de Condominio; de las Administradoras o Gerentes Operativos y Administrativos del inmueble Material de Apoyo de Asesorías Pro Condominios, C. A. Caracas, 21 de marzo de 2020 Por: Rafael Ángel Viso Ingenuo

La misión de la Junta: deber de información sobre todos los asuntos del inmueble Reportes que debe hacer la Junta cuando ejerce las funciones del administrador

Los reportes a los propietarios que derivan del cumplimiento del artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal de Venezuela � Reporte sobre el la obligación de cuidar y vigilar las cosas comunes: Objetivo general: diseñar una serie de tablas o formatos que identifiquen o describan todas las áreas y bienes comunes de la comunidad inmobiliaria, donde se denote su situación actual de conservación; modelos, seriales, última labor de mantenimiento, futuros mantenimientos. Recomendamos que a cada área tratada se le haga un reporte. � Reportes sobre los actos de urgente de administración y conservación, y reparaciones menores: Objetivo general: diseñar una serie de tablas o formatos que permitan describir con lujo de detalles los tipos de actividades administrativas urgentes; de conservación y las reparaciones menores, donde se contengan al menos, los siguientes datos: a) actividad a realizar; b) motivación o justificación para hacerla; c) costos del o los trabajos de conservación o reparaciones menores; d) tiempo de ejecución; responsable de ejecutarlos; e) responsable de la supervisión de la ejecución; f) forma de pago (crédito o financiamiento); g) daños a evitar en el futuro; y de suma y vital importancia: h) descripción de la metodología de realización del acto de urgente administración, conservación o reparación menor, entre los más importantes.

Continuación de los tipos de reportes legales: � Reporte sobre el cumplimiento y la ejecución que de ese cumplimiento se haga de las disposiciones del documento de condominio, su reglamento y los acuerdos de los propietarios: Objetivo general: Este reporte debe considerarse con base al incumplimiento puntual de tales disposiciones que haga un propietario en el condominio; luego que se presente la falta o irregularidad cometida por un propietario deberá generarse un reporte que contengan: a) quien, cuándo, dónde y cómo la cometió; b) Actividad de la Junta o del Administrador realizada para reparar o denunciar tal falta o irregularidad; c) Daños o consecuencias económicas o morales causadas en contra de la comunidad; de otro propietario o de una tercera persona en la comunidad inmobiliaria; d) Propuesta de sanción o persecución legal.

Continuación de los reportes legales: � Reporte sobre la recaudación de los gastos comunes, no comunes y sobre la administración de la renta que producen las áreas comunes de la comunidad inmobiliaria: Objetivo general: el o los varios reportes que se generen en el cumplimiento de esta obligación del ente administrador debe contener; a) una clasificación por rubro de los gastos comunes (por ejemplo: electricidad; gas; jardinería y áreas verdes; reparaciones menores; nómina; gastos de seguridad y vigilancia; fondo de reserva; etcétera); y si existieren área comunes arrendadas a favor del condominio, deben indicarse quienes pagan, cuánto pagan por arrendamiento y por supuesto, señalar la concurrencia de esos ingresos en la totalidad de los gastos comunes. Si hubiere superávit por los arrendamientos, debe expresarse su destino, bien depositándolo a favor del fondo de reserva; en la cuenta corriente de la comunidad o distribuyéndolo a favor de los copropietarios, según lo haya dispuesto la asamblea de propietarios.

Continuación de los reportes legales: � Reportes sobre situaciones judiciales: Objetivo general: informar al ente administrador y a la comunidad de propietarios la marcha y la situación de los asuntos litigiosos en curso ante los tribunales de justicia, y las expectativas que de cada situación judicial se puede esperar. � Reportes relativos a la contabilidad de ingresos y gastos de la administración del inmueble y de su estado financiero. Objetivo general: informar metódicamente sobre el estado de resultados y el balance general del inmueble.

Continuación de los reportes legales: � Reportes sobre la forma de llevar los libros de: la asamblea de propietarios; actas de la junta de condominio y del libro diario de contabilidad. Objetivo general: Los reportes sobre estos libros son muy útiles puesto que se trata de crear un formato para informar sobre el “estado de cada uno de ellos” y no sobre el contenido de los mismos, para permitir una rápida ubicación de la información previamente clasificada, de acuerdo a los intereses de las juntas de condominios o del ente administrador.

Continuación de los reportes legales: Un reporte fundamental para los propietarios: � Reporte anual de la gestión y cuenta anual de la gestión del administrador: Objetivo general: crear una estructura informativa que contemple tanto la gestión de la junta de condominio o de la comunidad inmobiliaria y que integre también la información contable suministrada por los profesionales de esta área.

Los ocho puntos básicos del reporte de la Junta. � � � � Infraestructura. Equipos y accesorios. Área verdes y urbanismo. Personal del Condominio. Relación con proveedores de servicios. Relación entre los copropietarios o “vida comunitaria”. Aspectos administrativos y financieros. Situaciones legales: extrajudiciales y judiciales.

Otros Reportes: � Reportes de índole administrativo: estado de la data y archivos físicos y digitales o electrónicos; sobre la nómina del inmueble; situación del régimen de convivencia entre propietarios; dinámica con los proveedores de bienes y servicios; estado de las relaciones con organismos gubernamentales o de carácter privado, entre los más importantes. � Reportes sobre la proyección de gastos para los mantenimientos predictivos y preventivos. � Reportes sobre el control del manejo de divisas extranjeras para integrar la contabilidad. � Los reportes que deben darse entre los distintos miembros principales y suplentes de la Junta de Condominio, de acuerdo a los roles que cada quien ejerce, según lo establecido en el documento de condominio o su reglamento. � Reportes sobre las reuniones de la Junta: las minutas y las agendas de cada reunión. � Reporte sobre las decisiones tomadas por la Junta y del seguimiento a la ejecución de las mismas.

Otros Reportes: › El reporte de la Comisión Electoral para informar sobre la designación de los miembros principales y suplentes de la comunidad inmobiliaria. Objetivo general: crear un formato por parte del órgano responsable de organizar la elección de los miembros de libre elección en la comunidad inmobiliaria; o bien, la decisión de los puntos que deben ser legalmente tomados por la asamblea de propietarios en el condominio o de comuneros, en la comunidad ordinaria, que permita dar cuenta del acto electoral o decisorio.

La importancia del cruce de información entre los reportes: › Los reportes como herramienta de valoración objetiva en la toma de decisiones de la Junta. La ecuación: decisión = reporte + soporte. � Los reportes como mecanismo de control efectivo contra la improvisación y manipulación de los circunstanciales miembros de la Junta � El norte de un reporte: informar para un supremo interés comunitario:

La Hoja Informativa Una propuesta útil para la comunidad inmobiliaria: el reporte hecho noticia a través de su narración escrita: “LA HOJA INFORMATIVA DE LA COMUNIDAD”

La Hoja Informativa: estructura � Debe ser una “cápsula informativa” para la ubicación rápida para resaltar el contexto más importante del condominio: › Servicios: agua, electricidad, gas, ascensores, seguridad y otros. › Mantenimientos: preventivos y correctivos realizados o en curso. › Cobranza: facturación versus recaudación; control de divisas extranjeras y morosidad. › Horarios de suministro de agua. › Importante en el mes: lo que más destacó: actividad, evento, mantenimiento o servicio.

Reportando por Internet Los reportes fotográficos, videos y el uso de las redes sociales. � La utilidad de las carteleras en lugares estratégicos de la comunidad: �

CONCLUSIONES: 1) todos quienes tienen bajo su responsabilidad legal la administración de cualquier tipo de inmuebles, más allá de un condominio: hotel, posada, restaurant, etcétera, elaboren un "Manual o Batería de Reportes” 2) La Clasificación de los gastos comunes del condominio/ comunidad / establecimiento o negocio debe ser claramente reflejada mensualmente. 3) La Clasificación de la mora de los propietarios permite su tratamiento individual y trazar las estrategias para recuperar dinero. 4) El Control de las actividades de los proveedores y sus costos: se logra creando cuadros de las fechas de las actividades de los proveedores para programarlas y supervisarlas. 5) El Control de pagos a proveedores y sus montos, según las fechas de corte de cuenta o de contratos de servicios permite evitar la suspensión de los servicios y conocer cómo ellos están trabajando. 6) El Control de inventario de insumos del inmueble /establecimiento: para medir su uso, consumo o reposición, costos y proveedores que los surten.

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