LOS ARCHIVOS COMO EJES BSICOS PARA LA TRANSPARENCIA

LOS ARCHIVOS COMO EJES BÁSICOS PARA LA TRANSPARENCIA Ramon Alberch i Fugueras Director ESAGED-UAB y miembro del Comité Asesor de la Alianza para el Gobierno Abierto (AGA-OGP) Guadalajara, 1 er Jornada Archivística Universitaria

• La Alianza para el Gobierno Abierto-Open Government Partnership (AGA-OGP) • -Iniciativa multilateral auspiciada por la sociedad civil e iniciada en setiembre del año 2011. • -Integrada por más de sesenta gobiernos y organizaciones. • -Trata de generar un programa de compromisos entre los gobiernos y la sociedad civil para impulsar unos Estados que conviertan la participación, la transparencia y la rendición de cuentas en base fundamental de sus políticas públicas. • -Cuentas con grupos de trabajo referidos a: Access to information; Legislation Openness; Fiscal openness, Openness in Natural Resources y Open Data.

• Declaración de gobierno abierto-AGA • -Reconocimiento de una demanda mundial de mayor apertura en los gobiernos. Exigencia de mayor participación ciudadana. • -Aceptación de la responsabilidad de aprovechar este momento para fortalecer los compromisos de promoción de la transparencia, la lucha contra la corrupción, el empoderamiento ciudadano y el aprovechamiento de la potencialidad de las nuevas tecnologías para que los gobiernos sean más eficaces y responsables. • -Defensa del valor de la apertura del compromiso con los ciudadanos para mejorar los servicios, gestionar los recursos públicos, promover la innovación y crear comunidades más seguras. Adopción de los principios de transparencia y gobierno abierto para una mayor prosperidad, bienestar y dignidad humana.

• Los archivos como protagonistas en las políticas de transparencia y acceso a la información • -Debemos ir más allá de las acciones puramente declarativas: “sin archivos no hay transparencia”. • -De actores secundarios a protagonistas. • -Por una archivística metodológicamente renovadora y comprometida en alianzas interdisciplinares.

• -Algunas dificultades objetivas • -Desarticulación entre las leyes de transparencia y acceso con las leyes de archivos. • -Algunos datos: • -La mayoría de leyes de transparencia, no incorporan a los archivos dentro de sus objetivos • - Es preciso relacionar de manera nítida los archivos como parte de las obligaciones de transparencia. • -Una visión fundamentalmente jurídica de las políticas de transparencia supremacismo jurídico

• Acciones pro acceso: • -El derecho de acceso a la información y la documentación debería salir del ámbito del Derecho Administrativo y pasar a formar parte de los derechos fundamentales recogidos en las Constituciones de los Estados. • -Superar la posición secundaria del derecho de acceso si la ponemos en relación con el derecho a la protección de los datos personales. Debemos pasar de un derecho de acceso de baja calidad democrática a un derecho propio de unas sociedades avanzadas. • El encuadre de los archivos en las tipologías de transparencia activa, pasiva y colaborativa.

• Transparencia activa: obligación de publicar información y hacerla disponible en el marco de las normas de protección de datos y acceso a la información; • Transparencia pasiva: derechos de los ciudadanos a consultar los documentos y acceder a los medios, aportando medios personales y tecnológicos; • Transparencia colaborativa: obligación de publicar los documentos de manera que puedan ser procesados por los usuarios. Los archivos deben estar comprometidos en los tres ámbitos.

• Postulados fundamentales para una política de gobierno abierto en el marco de los archivos • -El concepto de información pública no puede disociarse del concepto de documento público, si queremos garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. Necesidad de una definición clara e inequívoca del concepto. • -El sistema general de información en formato electrónico , así como sus instrumentos y la estructuración de sus contenidos, debe basarse en los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD). • -El acceso a la información deviene la columna vertebral de las políticas de gobierno abierto. Necesidad de fortalecer y concretar este valor democrático.

Los portales de transparencia , el principio de publicidad activa y el aporte de los archivos • Tipología de información: • -Información de la organización institucional y la estructura administrativa • -Información de las decisiones y actuaciones con relevancia jurídica especial • -Información de gestión económica, contable, presupuestaria y patrimonial • -Información en materia de planificación y programación • -Información sobre contratación pública • -Información de la actividad subvencionada • -Plena operatividad del Portal • -Reutilización de la información pública

• La aportación de la metodología archivística • -El Sistema de gestión de documentos como eje axial del sistema de información • -El Cuadro de Clasificación funcional como sistema estructurado de organización de los documentos públicos • -Inventarios y catálogos y su puesta a disposición • -Las comisiones de valoración y las tablas de retención documental/acceso • -El catálogo de procedimientos y procesos • -El catálogo de formatos vs interoperabilidad • -La reutilización: facilitar acceso y permitir su tratamiento y explotación. Aportar información estructurada. • -Open data y portales de transparencia: los contenidos • -La dotación de profesionales y la formación. En ningún caso es solo un “problema” tecnológico. Front office y back office.

• En un escenario digital, toma especial importancia el acceso a la información pública y la mediación archivística. Como señala, de manera orientativa la Asociación de Archiveros. Gestores de Documentos de Cataluña- el acceso puede llevarse a cabo de diferentes maneras: • -Accediendo directamente a los documentos que contienen la información solicitada. • -Accediendo a una copia digital o en papel de los documentos originales. • -Accediendo a un extracto informativo, elaborado ad hoc por la Administración, con la información solicitada.

Pero persisten variados obstáculos. . -El rol de los archivistas es determinante para una aplicación efectiva de la transparencia adaptación de los programas formativos -Supone una carga notable de trabajo: -incremento de las consultas -incorporar datos en los portales -aportar datos abiertos en los canales de información: web y sedes electrónicas -Déficit de los recursos humanos -Necesidad ineludible del trabajo interdisciplinar

• Para concluir: • ¿Tenemos una administración pública preparada para afrontar estos retos? . • ¿Estamos en condiciones de responder a las demandas de información de manera rápida y eficiente? • ¿Pueden los servidores públicos asumir las nuevas cargas de trabajo? • ¿Existe la preparación necesaria y los recursos humanos y tecnológicos suficientes?