LLAMHZTARTSI BELS KONTROLL STANDARDOK S GYAKORLATI TMUTAT Dr

ÁLLAMHÁZTARTÁSI BELSŐ KONTROLL STANDARDOK ÉS GYAKORLATI ÚTMUTATÓ Dr. Kézdi Árpád Államháztartási Szabályozási Főosztály

ÁBKS & GYÚ • Közzététel: 217. szeptember • Új szerkezet (korábbi 4 útmutató összesen kb. 500 oldala helyett 188 oldalban), régi Belső Kontroll Kézikönyv, az államháztartási belső kontroll standardok, valamint a monitoring és a vezetői nyilatkozat útmutatók beépítésre kerültek, • Kötelező és ajánlott elemek egyértelmű elkülönítése, jó gyakorlatok bemutatása • Útmutató a költségvetési szerv vezetők részére – nem egy szabályzat, amit el kell készíteni

Belső kontrollrendszer elemei Bkr. 3. § A költségvetési szerv vezetője felelős a belső kontrollrendszer keretében – a szervezet minden szintjén érvényesülő – megfelelő a) kontrollkörnyezet, b) integrált kockázatkezelési rendszer, c) kontrolltevékenységek, d) információs és kommunikációs rendszer, és e) nyomon követési rendszer (monitoring) kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért.

KONTROLLKÖRNYEZET ELEMEI 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. az egyéni és szervezeti integritás és etikai értékek, a vezetés filozófiája és stílusa, a célok kitűzése és a teljesítmény értékelése, elkötelezettség a szakértelem mellett - az emberi erőforrásokkal kapcsolatos politika és gyakorlat (humánpolitika), a tevékenységhez illeszkedő szervezeti struktúra, belső szabályzatok kialakítása, a felelősségi körök kijelölése, a kapcsolódó feladatkörök pontos meghatározása és a munkatársakkal való megismertetése, hatékony szervezetirányítás kialakítása - a folyamatok és a résztevékenységek megfelelő megtervezése, megszervezése és a feltételek ésszerű biztosítása, kockázati tűréshatár meghatározása.

AZ ETIKAI ÉRTÉKEK ÉS INTEGRITÁS • Magyar Kormánytisztviselő Kar Hivatásetikai Kódexe • Magyar Rendvédelmi Kar Hivatásetikai Kódexe • Egyéb specifikus kódexek például az államháztartási belső ellenőrök szakmai etikai kódexe • Integritás tanácsadó • Az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának a rendjéről szóló 50/2013. (II. 25. ) Korm. rendelet

A VEZETÉS FILOZÓFIÁJA ÉS STÍLUSA • A belső kontrollrendszer hatékony működtetése érdekében a vezetőnek el kell köteleződnie a kontrollrendszer mellett és ezt az elkötelezettségét a tetteivel (példamutatás) és következetességével demonstrálnia is kell a munkatársak részére. • Vezetési stílus megválasztása • Szervezeti kultúra kialakítása • Elszámoltathatóság biztosítása

A CÉLOK KITŰZÉSE ÉS A TELJESÍTMÉNYMÉRÉSE • Közszféra specialitása – jogszabályok és alapító okiratok szerepe • Áht. szabályozza a költségvetési szervek létrehozását és az alapító okirat tartalmát • Stratégia készítés • A kormányzati stratégiai irányításról szóló 38/2012. (III. 12. ) Korm. rendelet – csak a kormány irányítása alá tartozó szervek esetében • A célok megismertetése és elfogadtatása • Teljesítménymérési rendszer kialakítása, mutatószámok • Egyéni célok kitűzése és a teljesítményértékelése – Kttv. és a közszolgálati egyéni teljesítménymérésről szóló 10/2013. (I. 21. ) Korm. rendelet szabályozza

ELKÖTELEZETTSÉG A SZAKÉRTELEM MELLETT • Megfelelő embert a megfelelő helyre • Átlátható és eredményes humán politika • Humánerőforrás szükséglet meghatározása – mennyiségi és minőségi • Munkakörök kialakítása • Kiválasztás • Továbbképzés – a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX. 28. ) Korm. rendelet • Ösztönzés • Létszámgazdálkodás, karriertervezés, utódlási tervek • Fluktuáció

A TEVÉKENYSÉGHEZ ILLESZKEDŐ SZERVEZETI STRUKTÚRA • Olyan szervezeti struktúra kialakítása, amely szolgálja a hatékony munkavégzést, támogatja az egymáshoz kapcsolódó folyamatok végrehajtását, elősegíti a munkavégzéshez szükséges információk áramlását, logikusan építi fel a beszámolási útvonalat. • Átláthatóság, követhetőség • Szubszidiaritás elve • Feladatok, hatáskörök és felelősség egyértelmű elhatárolása • Minden munkatárssal ismertetni kell a szervezeti struktúrát és a saját szerepét annak tevékenységében

KONTROLLKÖRNYEZET Bkr. 6. § (2) A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források átlátható, szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. (2 a) A költségvetési szerv vezetője rendszerezi a költségvetési szerv folyamatait, kijelöli a folyamatok működésében részt vevő szervezeti egységeket, valamint a folyamatért általános felelősséget viselő vezető beosztású személyt (a továbbiakban: folyamatgazda). (3) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges, táblázatokkal vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

BELSŐ SZABÁLYZATOK KIALAKÍTÁSA Munkaköri leírások Folyamatleírások, ellenőrzési nyomvonalak Utasítások Ügyrendek, belső szabályzatok, eljárásrendek Sz. MSz Alapító okirat

BELSŐ SZABÁLYZATOK KIALAKÍTÁSA • Alapító okirat, Sz. MSz • Munkakör leírás • Célszerű szabályozni szervezeten belül ki, miért felelős a belső szabályzatok kialakításában – akár egy belső szabályzatban is lehet • Rendszeres felülvizsgálat • Naprakészség

Az ellenőrzési nyomvonal • Bkr: A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni és rendszeresen aktualizálni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv működési folyamatainak szöveges, táblázatokkal vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. • FONTOS – adaptálni kell! – az útmutatóban bemutatott táblázatok csak példák, szervezetenként eltérő oszlopok is lehetnek, amennyiben a jogszabályban meghatározott kritériumoknak megfelelnek!

ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL Főfolyamat Részfolyamat Munkafolyamat lépései Főfolyamat megnevezése: Részfolyamat 1 megnevezése: lépés 1 lépés 2 lépés 3 lépés 4 Részfolyamat 2 megnevezése: lépés 1 lépés 2 lépés 3 lépés 4 Részfolyamat 3 megnevezése: lépés 1 lépés 2 lépés 3 lépés 4 Input (adat, dokumentum) Végrehajtó (munkakör, szervezeti egység) Output (adat, dokumentum) Ellenőrzést végző (munkakör, szervezeti egység) Kontroll leírása (típusa, szempontja) Határidő Jóváhagyó (munkakör, szervezeti egység)

Kontrolltevékenységek • Mi a kontroll? – Minden olyan intézkedés, amit a vezetés a szervezeti célkitűzések elérése érdekében vezet be és működtet. • Mi a kockázat? – Egy a jövőben valamilyen valószínűséggel bekövetkező esemény, amely negatív hatással van a szervezet célkitűzéseire.

Kockázati tűréshatár meghatározása • Ide tartozik, mert összefügg a vezetés filozófiájával és a szervezeti kultúrával, hogy a szervezet számára hol van az a határ, ami felett mindenképpen intézkedéseket kell hozni a kockázatok csökkentésére • Toleranciaszint • A kockázati kitettségnek azt a szintjét jelenti, ami felett a szervezetése mindenképpen válaszintézkedéseket kíván tenni. Függ: – – – Szervezeti kultúra Jogszabályok Erőforrások rendelkezésre állása Költség-haszon elve Technikai lehetőségek

AZ INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉSI RENDSZER KIALAKÍTÁSA A kockázatkezelés a szervezet céljai elérésével kapcsolatos kockázatok azonosításának és elemzésének, valamint a megfelelő válaszok meghatározásának folyamata. A folyamat magában foglalja: 1. a kockázatok azonosítását; 2. a kockázatok kiértékelését; 3. a válaszok kialakítását a kockázatokra; 4. az integrált kockázatkezelési intézkedési tervek megvalósítása, valamint a kockázatok és a kockázatokra kialakított válaszok folyamatos monitoringját.

KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK Kontrolltevékenységek A kontrolltevékenységek előírások és eljárások, amelyek: Ø biztosítják a vezetés által megfogalmazott célok és elvárások végrehajtását; Ø a szervezet minden tevékenységére vonatkoznak; Ø meghatározzák az azokat veszélyeztető kockázatok kezelésének módját; Ø a szervezeti hierarchia minden szintjén megjelennek; Ø ésszerű biztosítékot nyújtanak a kockázatok szervezeti tűréshatáron belülre szorítására.

A kontrolltevékenységek típusai Megelőző (előzetes) (preventive control) Feltáró (felderítő) (detective control) Helyrehozó (corrective control)

Megelőző kontrollok • Korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat realizálódásának lehetőségét. • Alapvető célja, hogy a hibás lépések, nem előírásszerű teljesítések esetén megakadályozzák a folyamat továbbvitelét, s így előzzék meg a nagyobb hibák bekövetkezésének lehetőségét. Engedélyezési és jóváhagyási eljárások Felhatalmazás Feladat- és felelősségi körök elhatárolása Hozzáférési kontrollok Igazolás Belső szabályozó eszközök

Feltáró kontrollok • Azon kontrollok, amelyek a már bekövetkezett hibákat tárják fel, rámutatva a hiba, hiányosság előfordulásának tényén kívül, a szervezetre gyakorolt hatására is. • Utólagos jellegük ellenére, visszatartó erejűek. Egyeztetések Működési teljesítmény vizsgálata Műveletek, folyamatok, tevékenységek vizsgálata Beszámoltatás

Helyrehozó kontrollok • A realizálódott, nem kívánt kockázatok következményeit korrigálják a kár vagy veszteség csökkentése érdekében. • Kialakításuk célja a már bekövetkezett, nemkívánatos esemény következményeinek kijavítása. Ezek biztosítékként is szolgálhatnak az elszenvedett veszteségek, károk miatt elmaradt haszon bizonyos mértékű visszaszerzésére, a pénzeszközök vagy szolgáltatási képesség terén. • Ilyenek lehetnek: Ø olyan szerződési feltételek kikötése, amelyek kedvezőtlen esemény esetén jobb pozíciót eredményeznek vagy csökkentik is a veszteséget; Ø biztosítás kötése; Ø garanciák kikötése; Ø helyreállítási terv; Ø back-up fájlok;

A vezetői ellenőrzés módszerei Ø aláírási jog gyakorlása Ø írásbeli, vagy szóbeli beszámoltatás Ø helyszíni ellenőrzés Ø intézkedések nyomon követése

Információs- és kommunikációs rendszer A költségvetési szerv információs és kommunikációs rendszerének biztosítania kell: • a munkavégzéshez, a döntések hozatalához megfelelő, releváns, időszerű, aktuális, friss, pontos és hozzáférhető információ rendelkezésre állását; • beszámoltatási rendszer kialakítását; • belső információáramlást és a kommunikációs csatornák kiépítését (horizontális, vertikális, mátrix); • iratkezelés, irattározás, titkos ügykezelés – dokumentumok teljeskörű nyilvántartása és tárolása, nyomon követése a fellelhetőség és visszakereshetőség biztosítása érdekében; • a szervezeti integritást sértő események / kockázatok jelentését;

Információs- és kommunikációs rendszer • a külső kommunikációt, amely magába foglalja a költségvetési szerv állampolgárokkal, irányító szervvel, médiával, társ szervekkel és érdekérvényesítőkkel való kommunikációját; • a személyes adatok megfelelő kezelését és védelmét, az átláthatóság követelmények teljesítéséhez kapcsolódóan a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok kezelését, valamint a panaszok és közérdekű bejelentések kezelését; • megfelelő és megbízható informatikai hátteret, tekintettel arra, az adatgyűjtés, tárolás, felhasználás általában információs technológiával (IT), vásárolt szoftverek, vagy saját maguk által előállított programok használatával történik (pl. iktató program, a könyvelési programok, szövegszerkesztő, adatbázisok stb. ).

Nyomon követési rendszer (monitoring) Bkr. 10. § A költségvetési szerv vezetője köteles kialakítani a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert, mely az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzésből állhat. Funkciója: A belső kontrollrendszer folyamatos monitoring (nyomon követés) és értékelés alatt álljon, így a szervezet kontrollrendszere rugalmasan tudjon reagálni a külső és belső változásokra. A monitoring tevékenység magába foglalja: Ø a működési folyamatokba épített folyamatos, mindennapi szokásos monitoringot, a monitoring értékeléseket; Ø az elkülönített, nem mindennapos értékeléseket, beleértve a külső, független véleményeket is (pl. ÁSZ ellenőrzés, függetlenített belső ellenőrzés, minőségértékelés stb. ); Ø a hiányosságok feltárását és jelentését.

Nyomon követési rendszer (monitoring) A monitoring rendszerrel szemben általános követelmény, hogy az legyen alkalmas: • a belső kontrollok működéséről megfelelő, intézkedésekre alkalmas, folyamatos információk biztosítására; • a különböző tevékenységi körök kapcsolódási pontjain előírtak betartásának figyelemmel kísérésére; • a tevékenységekben meglévő kockázatok jelentkezésének észlelésére, és mérséklésükre, megszüntetésükre vonatkozó javaslatok megtételére; • a belső ellenőrzési tapasztalatai hasznosításának értékelésére.

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!