Livret daccueil ALEF Pays du COB Ce document
Livret d’accueil ALEF Pays du COB Ce document est un guide pour la réalisation de votre livret d’accueil. Il a été constitué à partir d’articles de presse (L’entreprise, Challenge, Management, …), recherche sur des sites Internet, du plan réalisé par l’ALEF de Saint Brieuc et d’exemples de livrets d’accueil. Ce document a aussi été conçu pour servir de guide à la personne qui réalisera le livret d’accueil.
Sommaire ¡ ¡ Le rôle du livret d’accueil Pour qui faire un livret d’accueil ? Le contenu du livret d’accueil Quelques règles à observer ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 2
Le rôle du livret d’accueil ¡ Il a pour rôle de fournir des renseignements précis pour permettre au nouvel arrivant de s'insérer vite et bien dans son nouveau milieu ¡ Le nouvel embauché y trouvera toutes les informations souhaitables sur : l L'entreprise l Son organisation l Ses droits et ses devoirs ¡ C'est le guide de premier secours du nouvel arrivant : l Il doit donc lui permettre de s'orienter dans les locaux (plans), d’assurer au quotidien des démarches basiques (horaires, pointage, consignes de sécurité et d’hygiène. . . ). ¡ Il peut également être un guide de référence que l'on conserve l Procédures et circuits administratifs Attention cependant Le livret d’accueil ne remplace pas le contact humain, il l’accompagne. ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 3
Pour qui faire un livret d’accueil ? ¡ Il peut s’adresser l Aux nouveaux embauchés ¡ Ayant déjà une expérience en entreprise ¡ Aux débutants l A des saisonniers, des intérimaires, des stagiaires, … ¡ Selon le type d’interlocuteurs, les informations à fournir ne sont pas forcement les mêmes l Exemple – mutuelles, congés, avantages CE, … ¡ Il peut aussi être important d’avoir un livret d’accueil pour des emplois de courte durée, si l’on souhaite fidéliser ce type d’employés (ex – saisonniers, intérimaires, …) ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 4
Le contenu du livret d’accueil (1) Le contenu ci-après est relativement complet pour couvrir multiple cas d’entreprises et est donné à titre d’exemple. Il doit bien sûr être adapté votre entreprise. Les chapitres peuvent être retirés, ajoutés, réorganisés selon vos propres besoins. Par exemple – selon le secteur d’activité les règles d’hygiène et sécurité pourront faire l’objet d’un chapitre à part entière. Mot de bienvenue l l ¡ L’ENTREPRISE ¡ ¡ Précisant les objectifs du livret, les valeurs de l’entreprise, … Adresse, téléphone, fax, site Internet, … L’entreprise Présentation de l’entreprise l Son histoire l Son métier l Ses produits ou services l Son marché l Ses clients Les axes fondamentaux de l’entreprise l La culture de l’entreprise, ses missions, son projet, ce qui fait l’identité de l’entreprise, … l Faire partager les valeurs et les projets communs Ex – Sens du client, du service, démarche qualité, … ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 5
Le contenu du livret d’accueil (2) L’ORGANISATION ¡ ¡ L’organisation de l’entreprise Organigramme Plan de l’entreprise l Différents services, sorties de secours, vestiaires, WC, restaurant d’entreprise ou interentreprises, zone fumeur, … Présentation des services l Présentation de chaque service avec ses missions notamment celles pouvant être directement utiles à l’employé avec éventuellement le nom du contact utile l Présentation du service d’affectation ¡ Nom du responsable, organisation du service, … ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 6
Le contenu du livret d’accueil (3) ¡ ¡ LA VIE AU SEIN DE L’ENTREPRISE ¡ ¡ ¡ La vie au sein de l’entreprise Les droits et les obligations Horaires l Ouverture, fermeture, pause, déjeuner, cantine, … Accès aux locaux l Badge, pointeuse, accès travail de nuit, … Congés l Périodes de fermeture de l’entreprise, vacances, RTT, . . Absences l Maladies, mariage, décès, … Règlement intérieur Règles d’hygiène et sécurité Politique de Formation Rémunérations l Description de la fiche de paie, date de virement, participation des salariés, règles de remboursement des frais, … Liste téléphonique de l’entreprise « Trombinoscope » Glossaire l Des termes spécifiques à l’entreprise, au secteur, au métier, … Adresse Intranet Comité d’entreprise, syndicats, … ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 7
Le contenu du livret d’accueil (4) UTILES ET PRATIQUES ¡ Autres informations utiles et pratiques l Mutuelle ¡ Grille des remboursements, coordonnées, … l Plan d’Epargne salariale l Transports en commun, … ¡ Si vous souhaitez aussi aider vos employés à s’implanter dans la région l Informations sur le 1 % logement l Informations utiles sur la région (Mairie, aide au logement, …) … ¡ Et pourquoi pas pour certains postes, une petite fiche résumé avec : l Numéro de casier l Numéro de téléphone direct l Numéro de fax l Mot de passe accès réseau l Adresse e-mail ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 8
Quelques règles à observer (1) Ces conseils (voir ces évidences) ont pour but de mettre la personne qui réalisera ce livret … dans les bonnes conditions pour le réaliser. ¡ Rappelons que le livret s’adresse à de nouveaux embauchés qui : l Ne connaissent peut-être pas ou peu l’entreprise ¡ Son marché, ses produits, ses clients, son organisation, … l Ne connaissant peut-être pas ou peu son secteur d’activité, ses métiers, … ¡ Le vocabulaire spécifique au secteur ou au métier, les règles d’hygiène et sécurité, … ¡ Agréable à feuilleter l Aéré voir illustré (photo, plan de l’entreprise, …) ¡ Facile à lire l Style direct, vocabulaire usuel ¡ Optez plutôt pour des phrases courtes et privilégiez les énumérations qui facilitent la lecture l Lisible par tous ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 9
Quelques règles à observer (2) ¡ Pratique à l’usage l L’information doit être facile à trouver ¡ Titres explicites, textes bien découpés l Eviter l’encyclopédie ¡ On ne peut pas tout dire mais juste le pratique et l’utile pour la majorité (d’autres documents sont là pour entrer dans les détails – convention collective, manuel qualité, …) ¡ Certaines entreprises choisissent de faire des fiches afin de ne fournir que l’information utile à l’employé (cadre/non-cadres, saisonniers, intérimaires, travail de nuit ou non, 3 x 8, … certaines informations ne sont pas utiles à tous) ¡ Directement utile l Déterminer les informations dont les nouveaux auront besoin pour s’insérer dans l’entreprise (et pourquoi pas dans la ville) l Réfléchissez aux messages que vous voulez faire passer sur votre entreprise ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 10
Quelques règles à observer (3) ¡ Régulièrement mis à jour l Rien ne sert de donner les chiffres de l’entreprise s’ils datent de plusieurs années l Attention aux organigrammes … ils changent l Le format fiche ou petit classeur permet des mises à jour faciles sans tout refaire ¡ Nombre de pages l S'il s'agit d'un simple guide de premier secours essayer de ne pas dépasser une dizaine de pages. l Par contre, s'il s'agit aussi d'un guide de procédures, vous pouvez augmenter le volume de pages. ALEF du Pays Centre Ouest Bretagne – Mars 2006 - 11
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