Linformatique documentaire Les bases de donnes Formation ADBS

L’informatique documentaire Les bases de données • Formation ADBS © www. bibliotheques. uqam. ca Formation ADBS-25/11/2009 -ID-Maryse RIZZA

Sommaire Petit historique… Quelques définitions… Les différents types de logiciels… Chaîne de production et d’utilisation d’une base de données. Un exemple concret de logiciel GED : CINDOC De l’informatique au management de l’information : le records management Formation ADBS-25/11/2009 -ID-Maryse RIZZA

Historique 1960 : premiers essais d’informatique documentaire ; liste de références bibliographiques. 1960 -1990 : Deux axes de développement : Les logiciels à installer sur le poste de l’usager (logiciel monoposte d’organisation et de gestion documentaire) / Les logiciels à consulter via le web placés sur des serveurs : les bases de données Formation ADBS-25/11/2009 -ID-Maryse RIZZA 1993 : Apparition du web en France et des premiers moteurs de recherches qui sont la forme la plus avancée de l’informatique documentaire aussi appelée informatique de contenu.

Définitions Informatique documentaire : Informatique appliquée au document. Essentiellement axée sur la recherche de documents dans les années soixante, puis sur la gestion et l’organisation, l’informatique documentaire à évolué en prenant en compte les fonctions de production et de diffusion des documents. Base de données : Une base de données, usuellement abrégée en BD ou BDD, est un ensemble structuré et organisé permettant le stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données). Une base de données se traduit physiquement par un ensemble de fichiers présents sur une mémoire de masse (bien souvent un disque, serveur). Certaines peuvent être accessibles via les réseaux, on parle alors de base de données en ligne. Formation ADBS-25/11/2009 -ID-Maryse RIZZA

Deux grands axes : L’informatique à « champs » et la recherche en texte intégral L’informatique à « champs » regroupe comme son nom l’indique les logiciels qui structure l’information sous des catégories particulières de données ainsi appelée « champs. » Ces logiciels permettent de gérer des références bibliographiques qui respectent plus ou moins les normes en vigueur. Ils sont très souples et permettent de créer chaque champ informationnel nécessaire pour retrouver l’information. Leur forme la plus poussée est le logiciel de GED (Gestion Electronique de Document. ). Le mode de recherche s’effectue par un thésaurus ou des indexes (générés automatiquement lors de la rentrée des données dans les champs). Formation ADBS-25/11/2009 -ID-Maryse RIZZA

La recherche en texte intégral A l’inverse des logiciels à champs qui référencent des documents, il y a le stockage en texte intégral numérique. Ce ne sont plus des documents qui sont stockés mais directement du langage numérique. (le web)Une technique est donc née : la recherche en texte intégral permet de retrouver la bonne information dans le vaste espace numérique. C’est aujourd’hui le procédé utilisé par tout les moteurs de recherches qui affichent leurs résultats avec un degré de pertinence. Formation ADBS-25/11/2009 -ID-Maryse RIZZA

Chaîne de production et d’utilisation d’une base de données Le producteur de l’information peut être aussi utilisateur pour créer son information, son document sera alors de type secondaire Le traitement et le stockage sont généralement effectués par un documentaliste : Analyse , synthétise ou traduit en langage documentaire l’information. 1. Producteur 4. Utilisateur L’information : base de tout système documentaire 2. Traitement et stockage 3. Diffusion Formation ADBS-25/11/2009 -ID-Maryse RIZZA La diffusion s’effectue via un progiciel documentaire, une base de données placée sur un serveur et consultable en ligne.

Fonctionnement des bases de données. • Le fonctionnement des bases de données se fait à travers un SGBD (Système de gestion de base de données), c’est un ensemble de moyens logiciels qui permet de coupler les données stockées dans la base et les langages permettant leur manipulation (Type SQL) par exemple. Ainsi le SGBD permet : L'accès aux données de façon simple. L’autorisation d’un accès limité ou non aux informations à de multiples utilisateurs par l’intermédiaire de droit configurés au préalable par des profils. La manipulation des données présentes dans la base de données (insertion, suppression, modification) Base de données serveur utilisateurs

Les différentes banques de données • Banque de données bibliographiques : ne contient que les références documents primaires avec ou sans résumé. • Banque de données iconographiques : contient des images fixes ou animées. • Banque de données textuelles : contient des documents en texte intégral complet. • Banque de données factuelles : Banques de données d’institutions (AFP, SNCF) • Banque de données multimédia : Textes, images et sons • Banque de données GED : Textes, images et sons numériques contenant le document primaire et permettant la consultation, l’enregistrement ou la modification du document de la base.

La GED (Gestion électronique de documents) • Système informatique composé de matériels et logiciels permettant la production, l’acquisition, le traitement, la consultation, la diffusion et l’archivage de documents électroniques. • Type de système employé pour le records management et très souvent couplé avec un système de knowledge management (WORKFLOW) • Un exemple concret CINDOC (démonstration)

Records Management • http: //www. archivistes. org/IMG/GRRM_An alyse_ISO_15489_v 2_08_04_2005_signet. pdf Formation ADBS-25/11/2009 -IDMaryse RIZZA