Lidt om kommunerne ITomkostninger knap 5 mia rligt

Lidt om kommunerne • IT-omkostninger knap 5 mia. årligt – knap 50% til KMD, resten til øvrig sw, hw, uddannelse, support, omkostninger til nedetid mv. • Ca. 60. 000 adm. Medarbejdere (konto 6) • Ca. 100. 000 desktops (ex. skoler)

Lidt om arbejdet • Forretningskritiske systemer afvikles hos KMD (stort set) • KA-pakke, netværk og nogle fagsystemer drives lokalt • Mange systemer interagerer i komplekse sammenhænge og på vanskeligt gennemskuelige vilkår • IT-chefer rangerer forskelligt, lige fra solist til direktionsmedlem med mange medarbejdere

Lidt om rammerne • Kommuner er meget driftsorienterede • Der er bundet store ressourcer i eksisterende kompetencer og arbejdsgange • IT-udgifter til SW er relativt begrænsede i den store sammenhæng • Ingen udpræget lyst til at drive eksperimenterende datalogi

Hvordan fungerer administrationen Integration mellem fagsystemer og KA-systemer Centrale fagsystemer Lokale fagsystemer

OS i den offentlige sektor • Ikke mange erfaringer • Skepsis fra IT-chefer og direktører • Forretningskritiske systemer afvikles hos KMD • Meget viden er bundet til lokale systemer • ”Mann weiss was man hat”

Holdninger til Open Source • • • Bedst og billigst Skepsis overfor forretningsmodellen Transaktionsomkostninger Integrationsproblemer Politisk interessant – Mulig besparelse – Opgør med monopoler – Åbenhed i værktøjerne

Tiden går: Interessen vågner • Konference om OS i den offentlige sektor forår 2002, få deltagere fra kommuner • Microsoft sætter prisen op sommer 2002 • Henvendelser fra kommuner om at ”gøre noget” • Beskeden funktionalitetstest af Staroffice • Konklusion: produktet OK men mangler integration

Teknologirådets rapport • Efterår udkommer rapporten • Nu bliver OS interessant • Diskussion over efteråret, men ikke meget handling • KL skriver til Videnskabsministeren før jul om pilotprojekt • Ministeren svarer tilbage i januar, at det er en god ide! Det passer ind i VTUs andre aktiviteter

Om projektet • 3 mio. kr. bevilliget af VTU • KL og ARF deltager • Gennemføre pilotprojekter for at teste om OS kan fungere i offentlig forvaltning • Evalueringsmodel opbygges og anvendes i åbenhed • Tilskud til piloterne (beskedent)

Evaluering af OS desktop • Desktoppen er valgt fordi den betyder mest økonomisk i den offentlige sektor • Evaluering jf. ”bedst og billigst” • Målet er forbedre beslutningsgrundlaget • At få viden og eksempler • At give ledelsen argumenter overfor ITchefen

Krav til evalueringsprocessen • Åbenhed i processen – Undgå efterfølgende indvendinger mod resultatet ved at tage gidsler • Åbenhed i anvendelsen – Man skal selv kunne gennemskue hvad der sker • Mulighed for at ændre parametre – Man kan selv lægge egene forudsætninger ind i modellen hvis man finder det hensigtsmæssigt

Projektet startes • Forår 03 diskuteres indhold i projektet og hvordan evalueringen håndteres • Der diskuteres med forskellige huse om evalueringsmodel • Der afholdes et udbud, hvor Devoteam. Fischer-Lorentz vælges til at udvikle modellen • Modellen udvikles med inddragelse af:

Aktører i modelarbejdet • Brancheforeninger (ITEK, ITB) • Store spillere på markedet (KMD; MS; IBM, SUN, CSC) • Ekspertgrupper (IT-chefer, offentlige ledere) • Åbne høringer (konsulenthuse, interesseorganisationer, offentlige myndigheder, private)

Pilotprojekter Kriminalforsorgen opgradering til ny MS – Næstved kommune (Open. Office på Citrix 100 brugere) – Roskilde Kommune (open Office på Linux) 10 brugere – Århus Amt Psykiatrien (2200 brugere på Staroffice) – Forbrugernes hus (Open Office) – Aalborg Handelsskole (Open Office)

Evalueringsmodellen

Indhold i modellen Værdimodel – hvilken nytte gør værktøjet? Omkostningsmodel – hvad koster det at anskaffe og anvende værktøjet Migreringsmodel – hvilke omkostninger er der ved at migrere (engangsomkostninger) Basisinformationer – om de piloter deltager i testen

Modelafgrænsning

Desktoppens værdi • Funktionel kvalitet – Funktionel egnethed, brugervenlighed, ydeevne, understøtter samarbejde, fleksibilitet • Teknisk kvalitet – Installation, drift og vedligehold, interoperabilitet, integration, ydeevne og effektivitet, fleksibilitet, sikkerhed

Desktoppens omkostninger • Direkte omkostninger fra budgetter og lignende • Indirekte omkostninger (nedetid, sidmændsforstyrrelser osv) hentes fra Gartners TCO-verden

Migreringsomkostninger • Konvertering af eksisterende data • Udvikling af nye snitflader til eksisterende systemer • Installation m. m. af sw, evt. opgraderinger m. v. • Uddannelse af brugere og teknikere, projektledelse

Langsigtede økonomiske konsekvenser? • Hvad er den samlede værdi af løsningen og ikke kun den korte finansielle værdi? – – – Termineringsomkostninger Forsyningssikkerhed Fremtidssikring Skifteomkostninger Support Konkurrence • Indgår ikke i modellen men skal diskuteres i forbindelse med beslutning

Hvad kan den bruges til? • Beslutningsstøtte til andre institutioner – Registrere egne forudsætninger i modellen – Finde egnet pilotforsøg der ligner – Resultatet af denne pilot tilpasse egen situation, og modellen kan beregne et estimat på TCO, et estimat på migrering og udviklingen i værdiegenskaber