LIBERFORM LIMPORTANCE DUNE BONNE POLITIQUE DACCUEIL POUR LES
LIBERFORM L’IMPORTANCE D'UNE BONNE POLITIQUE D'ACCUEIL POUR LES NOUVEAUX COLLABORATEURS Divergent – Universiteit Gent
ORDRE DU JOUR • Introduction • Politique d’accueil : Quoi ? Pourquoi ? o L’importance d’une politique d'accueil o Différence preboarding – onboarding o Rôle de la direction, du parrain/de la marraine, des RH • Une politique d'accueil dans mon organisation : de l’idée à l’action ! o Exemple de check-list o Outils existants • Conclusion
INTRODUCTION
MÉTHODE
PREMIÈRE RENCONTRE
ORDRE DU JOUR • Introduction • Politique d’accueil : Quoi ? Pourquoi ? o L’importance d’une politique d'accueil o Différence preboarding – onboarding o Rôle de la direction, du parrain/de la marraine, des RH • Une politique d'accueil dans mon organisation : de l’idée à l’action ! o Exemple de check-list o Outils existants • Conclusion
• CCT n° 22 • Code du bien-être au travail • A. R. du 20/05/2007 Source : https: //www. liberform. be/fr-war-for-talent/20180307133936
ORDRE DU JOUR • Introduction • Politique d’accueil : Quoi ? Pourquoi ? o L’importance d’une politique d'accueil o Différence preboarding – onboarding o Rôle de la direction, du parrain/de la marraine, des RH • Une politique d'accueil dans mon organisation : de l’idée à l’action ! o Exemple de check-list o Outils existants • Conclusion
L’IMPORTANCE D’UNE POLITIQUE D'ACCUEIL Enquête : le pouvoir de l’onboarding Groupe cible : RH & nouveau collaborateur Sondage sur : • Les défis lors de l’intégration • La communication lors de l'intégration • Le soutien logistique • La durée du processus d'onboarding • … 9
VISION DE L’EMPLOYÉ 10
DEGRÉ DE SOUTIEN LORS DE L’ONBOARDING Question : proportion de collaborateurs aidés par l’organisation Source : enquête ‘le pouvoir de l’onboarding’, Pr Dr Dirk Buyens, Astrid Vandenbroucke 11
INFORMATIONS PRATIQUES AVANT LE PREMIER JOUR Dans quelle mesure estimez-vous avoir bénéficié des informations pratiques préalablement à votre premier jour de travail ? 60 % 40 % Avantages à être informé : • Attitude positive vis-à-vis de l’employeur • Plus vite en service • Engagement accru 12
DÉFIS AU DÉBUT DU TRAVAIL 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pas de description claire du poste et des attentes Disponibilité & accès à la technologie et au matériel Gestion du temps : agenda, planning et disponibilité Manque de soutien par l’employeur Acculturation Intégration parmi les collègues 13
BESOIN DE SOUTIEN ADDITIONNEL DES EMPLOYÉS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Attentes et description du poste Temps consacré à la formation Présentation des collègues Accompagnement et implication de la part de l’employeur Feedback et suivi Aperçu de la structure de l’entreprise 14
VISION DE L’EMPLOYEUR 15
INVESTISSEMENT & DURÉE DE L’INTÉGRATION La durée du processus d’onboarding a un impact positif sur la réduction des coûts 16
PERCEPTION DES DÉFIS COLLABORATEUR VS RH Collaborateur RH Exigences et attentes liées au poste 66 % Clarification de la fonction 64 % Technologie et soutien logistique 56 % 37 % Culture 66 % 29 % 47 % 61 % 17
À RETENIR 1 Miser sur la communication avant la première journée 3 2 Besoins logistiques préalables à la première journée Rédiger une description claire du poste 4 Onboardin g jusqu’à 3 mois 18
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PHASES DE LA POLITIQUE D'ACCUEIL Après 3 à 6 mois Premier mois Première semaine Première journée Avant le commencement Clôture du recrutement Preboarding Onboarding
Communication à l’égard de la nouvelle recrue Communication à l'égard de l’équipe/organisation Inviter le collaborateur à une activité/réunion d’équipe… PREMIÈRE JOURNÉE Visite de l’entreprise + rencontre parrain/marraine Déjeuner de bienvenue Envoyer un formulaire type au collaborateur pour qu'il se présente PREMIÈRE SEMAINE Harmonisation du contenu avec la direction SUIVI Évaluation intermédiaire Discussion des objectifs avec la direction Preboarding Onboarding Suivi RH
ORDRE DU JOUR • Introduction • Politique d’accueil : Quoi ? Pourquoi ? o L’importance d’une politique d'accueil o Différence preboarding – onboarding o Rôle de la direction, du parrain/de la marraine, des RH • Une politique d'accueil dans mon organisation : de l’idée à l’action ! o Exemple de check-list o Outils existants • Conclusion
PRINCIPAUX INTERVENANTS Marraine/ Parrain Direction RH Nouvel employé
20 % IMPACT DES INTERVENANTS Marraine/ Parrain 58 % Direction RH Nouvel employé 13 %
RÔLE DU PARRAIN/DE LA MARRAINE • Connaissance • Place dans l’organisation • Attitudes & compétences
ORDRE DU JOUR • Introduction • Politique d’accueil : Quoi ? Pourquoi ? o L’importance d’une politique d'accueil o Différence preboarding – onboarding o Rôle de la direction, du parrain/de la marraine, des RH • Une politique d'accueil dans mon organisation : de l’idée à l’action ! o Exemple de check-list o Outils existants • Conclusion
EXEMPLE DE CHECK-LIST Planning Activité Responsable Embauche Avant la première journée Première semaine Premier mois Après 3 à 6 mois Lecture conseillée : check-list Politique d'accueil liberform https: //www. liberform. be/pages/fr/public/inspire/fr-tools
CHECK-LIST RECRUTEMENT Activités Recrutement Informer le candidat sur la sélection Expliquer les conditions de travail et les avantages extralégaux (voiture, carte carburant, GSM, assurance groupe, chèques-repas) Rédiger et faire signer le contrat Explication de la fonction Informer les collègues de la désignation d’un nouveau collaborateur Désignation du parrain/de la marraine, avec clarification de la fonction RH Direction Parrain/ marraine
CHECK-LIST PREBOARDING Activités Preboarding Demander un PC, une adresse e-mail, des identifiants, des cartes de visite Demander un badge/une clé Commander une tenue de travail Planifier une visite chez le médecin du travail Inscription Dimona Assurance accidents du travail Demande d'avantages extralégaux (voiture, carte carburant, GSM, assurance groupe, chèques-repas) Composition de l’agenda des premières semaines, plan de formation, planification des réunions Rédiger une brochure d'accueil Ranger le poste de travail (local, bureau, casier, boîte aux lettres) Expliquer la première journée : date, heure de début, personne de référence Informer la réception de l'arrivée d’un nouveau collègue RH Direction Parrain/marraine
CHECK-LIST PREMIÈRE JOURNÉE Activités Première journée Accueil du collaborateur Visite de l’entreprise (poste de travail, bureau, vestiaire, espace de rangement personnel, boîte aux lettres, cuisine, toilettes, parking, etc. ) Parcourir le contrat, la brochure d'accueil, le règlement de travail et d’autres aspects (tenue de travail, badge/clé) Expliquer l’enregistrement des heures, les vacances, les congés annuels, les congés de maladie, le paiement des salaires Expliquer les règles de sécurité (où est le poste de secours, que faire en cas d’accident du travail, de problèmes techniques, mesures d’hygiène Accords sur l’usage du téléphone et des e-mails Illustrer l’entreprise (organigramme, culture, réunions) Rencontre du parrain/de la marraine Expliquer la fonction : tâches/attentes Parcourir le plan de formations RH Direction Parrain/marraine
CHECK-LIST PREMIÈRE SEMAINE Activités Première semaine Suivi informel Revue des tâches Rencontre avec les autres équipes+collègues Planification d’un entretien d'évaluation après 1 mois, 3 mois, 6 mois Suivi du plan de formation Accompagnement dans l’exécution des tâches RH Direction Parrain/ marraine
CHECK-LIST PREMIER MOIS Activités Premier mois Détecter les besoins de formation Expliquer la fonction/l’entreprise plus en détail Effectuer un entretien d'évaluation après 1 mois Suivi du plan de formation Accompagnement dans l’exécution des tâches RH Direction Parrain/ marraine
CHECK-LIST 3 À 6 MOIS Activités Après 3 à 6 mois Effectuer un entretien d'évaluation informel après 3 mois Effectuer un entretien d'évaluation formel après 6 mois Demander le feedback du collaborateur Détecter d'autres besoins de formation RH Direction Parrain/ marraine
ORDRE DU JOUR • Introduction • Politique d’accueil : Quoi ? Pourquoi ? o L’importance d’une politique d'accueil o Différence preboarding – onboarding o Rôle de la direction, du parrain/de la marraine, des RH • Une politique d'accueil dans mon organisation : de l’idée à l’action ! o Exemple de check-list o Outils existants • Conclusion
OUTILS : PRÉSENTATION DU NOUVEL EMPLOYÉ Je suis : J’habite à : Photo J'aime : Dernière destination de vacances : Dilemmes : La montagne ou la mer Lève-tôt ou oiseau de nuit Pâtes ou frites
OUTILS : PRÉSENTATION DU NOUVEL EMPLOYÉ Jan Pimpel
OUTILS : BROCHURE D'ACCUEIL (1) Contenu : • Mot de bienvenue • Aperçu qui est qui (direction, service externe) • Présentation de l’organisation (mission, vision, histoire, activités, services…) • Informations pratiques en matière de salaire, horaires, maladie, accident du travail, congés, possibilités de formation, sécurité, autres… 37
OUTILS : BROCHURE D'ACCUEIL (1) 1 Présentation de l’entreprise 7 Que se passe-t-il en cas d'accident du travail ? • Mission • Qui prodigue les premiers soins ? • Vision, valeurs et normes • Où se trouve la trousse de secours ? • Histoire • Assurance accidents du travail : quelles procédures suivre ? 2 Présentation des fonctions clés 8 Congés 3 Règlement intérieur • Jours de congé • Planning du jour • À qui les demander ? • Usage du GSM et du portable à des fins privées • Quels jours fériés sont payés ? • Espaces communs • Congé de paternité 4 Salaire • Congé parental • Échéance du paiement ? 9 Possibilités de formation • Quelles informations trouver sur la fiche de salaire 10. ? Sécurité • Assurances • Qui coordonne la sécurité? • Frais • Tenue de travail 5 Horaire, et que faire en cas de maladie ? • Politique relative au tabagisme et à l’alcool • Qui avertir ? • Où trouver les consignes de sécurité ? • À qui adresser son certificat médical et quand ? • Que faire en cas d'incendie ?
OUTILS : BROCHURE D'ACCUEIL (2) • • • Infos brèves et précises Langage simple (tenir compte des différents groupes cibles) Utiliser des illustrations Mise à jour régulière ! 39
OUTILS : PLAN DE FORMATION (1) Règles pratiques - Fonction/niveau/place dans l’organigramme - Durée de l’emploi - Durée du plan de formation - But de la fonction (selon la description de fonction) - Marraine/parrain - Période de suivi 40
POUR S'INSPIRER Invitation préalable au teambuilding/à une réunion d’équipe… Déjeuner avec l’équipe/les nouveaux venus et les parrains/marraines, la direction Bingo Communication avec des externes Visite virtuelle de l’organisation avant le premier jour
ORDRE DU JOUR • Introduction • Politique d’accueil : Quoi ? Pourquoi ? o L’importance d’une politique d'accueil o Différence preboarding – onboarding o Rôle de la direction, du parrain/de la marraine, des RH • Une politique d'accueil dans mon organisation : de l’idée à l’action ! o Exemple de check-list o Outils existants • Conclusion
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Ma 26/5 - 10 h Ma 23/6 - 10 h Ma 29/9 - 10 h Ma 27/10 - 10 h • Communication ouverte et directe, feedback constructif au travail • Développement d'équipe positif et dynamiques d’équipe • Stress, surmenage et burn-out : comment accompagner votre collaborateur de façon optimale, et le remettre rapidement sur rails ? • La diversité et les générations au travail, gérer les handicaps liés au travail
Astrid Mouton Consultante RH – Coach Rentree DIVERGENT E T M Astrid. Mouton@ugent. be +32 9 331 03 26 +32 477 64 81 48
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