Levelezs Mirl fogunk beszlni Mi a levl Levelek

Levelezés Miről fogunk beszélni? • Mi a levél? • Levelek csoportosítása • A levél tartalma, formai követelmények • Az elküldendő levelek kezelése • A beérkezett levelek kezelése • Elektronikus iktatás (IQtató) • Elektronikus levelek sajátosságai (bevezetés)

Mi a levél? Legáltalánosabb írásbeli kommunikáció ! § A szó elszáll, az írás megmarad. Verba volant, scripta manent. Az irodai munka egyik legnehezebb része. 100 kg TNT vagy 10 papírlap? Madarat tolláról, dolgozót leveléről? Figyelni: · Tartalom · Forma · Környezet (mikor, ki, hogyan kézbesíti? ) §

A levelek csoportosítása Belső ---- Külső Kimenő --- Beérkező Formális --- Informális Üzleti ---- kapcsolattartás ----- magán Kapcsolattartás – nem kötelező, de nagyon sokat segít § Megköszönés § Jókívánság § Gratuláció

A levéltitok u A dolgozó saját nevére érkező levelekre vonatkozik a levéltitok u Ez alól kivétel csak az előzetes írásos hozzájárulás u Munkaszerződés vagy titoktartási része is lehet

A levél tartalma § § § dátum üdvözlés, megszólítás (beosztás, személynév, nők megszólítása, a levél törzse (hármas tagolás: bevezetés, tárgyalás, befejezés/összefoglalás) elköszönés aláírás név

Módosított levélformák § tárgy § iktatási információ, azonosítás § hivatkozási információ § ügyintéző § másolatot kik kapnak § céges levélpapír § pecsét § több aláíró § céges aláírás § minden oldal szignálása § mellékletek § utóirat

Általános követelmények Közérthető § Magyaros § Hibátlan § Ha egy levél első olvasatban nem érthető, akkor azt újra kell fogalmazni, mivel így nem kommunikációképes. Terjedelme ne haladja meg a feltétlenül indokoltat!

Formai követelmények § § § Arányos elhelyezés hosszában és keresztben Utolsó „maradvány” oldal Laptörések elhelyezése Betűméret 10 -14 Betűtípus olvasható legyen Nem engedni a WORD csábításainak (Word. Art Brrr!!!!)

Papírformátumok és -méretek Formátum A (mm-ben) B (mm-ben) C (mm-ben) 0 841 x 1, 189 1. 000 x 1, 414 917 x 1, 297 1 594 x 841 707 x 1. 000 648 x 917 2 420 x 594 500 x 707 458 x 648 3 297 x 420 353 x 500 324 x 458 4 210 x 297 250 x 353 229 x 324 5 148 x 210 176 x 250 162 x 229 6 105 x 148 125 x 176 114 x 162 7 74 x 105 88 x 125 81 x 114 8 52 x 74 62 x 88 57 x 81

A jó levél ismérvei § Rövidség, lényegre törő fogalmazás Tárgyilagosság és tapintatosság A címzett (vevő!) áll a középpontban, empatikus Pozitív hozzáállású (még a 12. reklamáció is) Logikus érvelés Szlogenek, klisék kerülése § Ne vádaskodjunk, ne sértegessen másokat § § §

A jó levél készítésének folyamata § § § § Vázlat készítés (mi a cél? ) Logikai sorrend felépítése Fogalmazás Kiemelések kiválasztása (arányok, formai kiemelés, fogalmazás) Adatok ellenőrzése Hejesírás ellenőrzése! Nyomtatásban való ellenőrzés Levélminták használata

Borítékolás, elküldés § § § boríték kiválasztása boríték feliratai feladó cím bélyeg kézbesítés módja előkészítés aláírásra összehajtás A/x méret 11 coll leragasztás? iktatás / postakönyv

A borítékok és tasakok méretei Típus Méret mm-ben (magasság x szélesség) LC 6 114 x 162 mm LC 5 229 x 162 mm LA 4 (DL) 110 x 220 mm LC 6/LC 5 114 x 229 mm LC 4 229 x 324 mm TB 4 250 x 353 mm

Postázás § a postai szabályozás és eljárások § § § levéltípusok csomagolás belföldi levél DM feladás / tömeges feladás

Kategóriák § § § § ajánlott, expressz tértivevény légiposta portó nyomtatvány díjmentesítés különleges kezelés (csomag) Példa: A postai díjszabás táblázata

Postai díjszabás 1. Küldemények súlyhatára és terjedelme A küldemény megnevezése Terjedelem Súlyhatár belföldre külföldre Szabvány levél 30 g 20 g 114 x 162 mm-es vagy 110 x 220 mm -es borítékban feladott küldemény (10 mm-es eltérés megengedett) Egyéb levél 500 g 2000 g a) Legkisebb mérete 90 x 140 mm, +-2 mm eltérés megengedett. b) Legnagyobb mérete (hosszúság+szélesség+magasság) 900 mm, de leghosszabb mérete 600 mm-nél nem lehet nagyobb. Legkisebb mérete 90 x 140 mm. Legnagyobb mérete 105 x 150 mm, +-2 mm eltérés megengedett. Levelezőlap, képes levelezőlap

Postai díjszabás 2. Küldemények díjai Levél Belföldre helyi Külföldre távolsági egyéb európai országba környező országokba egyéb külföldre Szabvány 40 Ft 44 Ft 60 Ft 150 Ft 170 Ft Egyéb 20 g 80 Ft 160 Ft 180 Ft 100 g 65 Ft 70 Ft 270 Ft 330 Ft 250 g 600 Ft 710 Ft 350 g 95 Ft 500 g 120 Ft 1160 Ft 1370 FT 1000 g 2210 Ft 2690 Ft 2000 g 280 Ft 3360 Ft 4300 Ft

Postai díjszabás 3. Környező országok Horvátország, Románia, Szlovénia, Ukrajna Szerbia-Montenegró, Szlovákia, Egyéb európai országok Albánia, Andorra, Ausztria, Belgium, Bosznia-Hercegovina, Bulgária, Ciprus, Csehország, Dánia, Észtország, Fehéroroszország, Finnország, Franciaország, Görögország, Hollandia, Írország, Izland, Lengyelország, Lettország, Liechtenstein, Litvánia, Luxemburg, Macedónia, Málta, Moldova, Monaco, Nagy-Britannia, Németország, Norvégia, Olaszország, Oroszország, Portugália, San Marino, Spanyolország, Svájc, Svédország, Törökország, Vatikán

Postai díjszabás 4. Küldemények díjai Levelezőlap, képes levelezőlap Belföldre helyi 35 Ft Külföldre távolsági 35 Ft környező országokba 60 Ft egyéb európai országba 100 Ft egyéb külföldre 120 Ft

A továbbítás egyéb módjai gyorsposta DHL, Fed. Ex § saját futár § külső futár (Hajtás Pajtás, Call Car) Hibrid továbbítások: Gyors tájékoztató + lassú formális: fax + levél, e-mail + levél Csak a lényeg + teljeskörű tájékoztatás: ajánlat + teljes anyag referenciákkal és árumintával §

Ügyviteli munka (bürotika) § ügyintézés, ügykezelés § iratkezelés (Sz. MSz, Iratkezelési Szabályzat) § centralizált § decentralizált § vegyes

A beérkező levelek kezelése § § § Küldemények fogadása Postabontás (titkos, saját kezű, . . . ) Érkeztetés (a fontos levelek felismerése, a normál levelek kezelése, . . ) Érkeztetési dátumozás Iktatás !!! (kezdőirat vagy van előzménye? ) Iktató bélyegző elhelyezése és kitöltése Iktatókönyvbe történő bejegyzés Irattovábbítás Tárolás Feldolgozás Tárolás/archiválás Az iktatókönyv kezelése

A beérkező levelek kezelése Két fontos fogalom ! § Érkeztetés § Minden beérkező küldeményre elvégezni § Szortirozás (fontos levelek felismerése, a normál levelek kezelése, . . ) § Érkeztetési dátumozás (kronologikus csoportosítás) § Iktatás § kezdőirat vagy van előzménye? § Iktató bélyegző elhelyezése és kitöltése § Iktatókönyvbe történő bejegyzés § Kölcsönösen egyértelmű azonosítás !!!

Iktatási rendszerek szervezeti egységenként § időrendben § kimenő-bejövő § témakörök § Példa: Az iktatókönyv egy oldala

Számítógéppel segített iktatás 1. Az IQtató® Titkársági Információkezelő egy programrendszer, amely komplex megoldást nyújt az irodai adminisztráció gyors és pontos elvégzésére. A program moduláris felépítésű. Létezik c általános célú (univerzális) iktatókönyv modul, c postai feladójegyzék készítő modul, és c specializált, önkormányzati iktató modul. Előnyei a hagyományos iktatással szemben: A letárolt adatok több ezer irat esetén is azonnal elérhetők. Az elektronikus keresés lehetővé teszi, hogy akár adattöredék, fél szó esetén is a program pillanatok alatt megtalálja a keresett iratot, nevet, céget, telefonszámot. Az iktatókönyvek egyes rovatai átnevezhetők. Tetszőleges számú új rovatot lehet definiálni. Minden rovatnak saját törzsadattára lehet. A törzsadattárak használata révén rendkívül gyors és hibamentes az adatok rögzítése.

Számítógéppel segített iktatás 2. Az IQtató® program fő szolgáltatásai: · Levelek, faxok, egyéb iratok elektronikus iktatása tetszőleges bontásban, csoportosításban. · Elektronikus, „Postai feladójegyzék” készítő modul. (önállóan is rendelhető) · Önkormányzati modul, amely kezeli az „A” adatlapokat, elkészíti az éves statisztikai jelentéseket. · Nevek, címek, telefonszámok nyilvántartása. Határidőnapló; napi teendők nyilvántartása, automatikus figyelése. · Közel százféle, menüből választható lista és egy önálló listagenerátor. · Átnevezhető, bővíthető iktatókönyvi rovatok. · Iratkapcsolás különböző időszakú iratok között. · Többszintű, jelszavas hozzáférés védelem menükre és műveletekre lebontva.

Számítógéppel segített iktatás 3.

Számítógéppel segített iktatás 4.

Nyilvántartások vezetése § § § § § irattár felállítása iratok előkészítése tárolásra az irattartók elrendezése a lerakott iratok elérése a „kivettem” kártya kereszthivatkozások elveszett dokumentum keresése lerakott (iktatott) irat továbbítása a nem papír jellegű anyagok kezelése (floppy, mikrofilm, minták stb. ) elhelyezés (témakör, földrajzi, kódolt)

Irattározás A visszakeresés gyakorisága határozza meg az irattározás formáját: § Feldolgozás közben § Tárolás § Archiválás § Levéltár § Selejtezés

Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 1. § Ki a felelős szervezet? § Ki felügyeli a szervezetet/iratkezelést? § Milyen iratokra vonatkozik? § Szabályozáson kívül eső dokumentumok (pl. : METRO katalógus) § Jelen szabályozás alá vont iratok § Más (szigorúbb) szabályozás alá vont dokumentumok meghatározása

Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 2. § § § § Beérkező adatok kezelése Iratnyilvántartás, iktatás szabályzása Ügyintézéssel összefüggő feladatok Kimenő iratok kezelése Irattározás/archíválás Selejtezés Szabályzat felülvizsgálati rendje Erőforrások biztosításának rendje