levaade arhiivivormingute muudatuste plaanist Rahvusarhiivis Teabepev Milline on
Ülevaade arhiivivormingute muudatuste plaanist Rahvusarhiivis Teabepäev «Milline on avaliku teabe tervis? » Tartu 2019 Kaido Kivilaan
MÕISTED o Arhiivieeskiri – reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile. . . o Arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse o Failivorming - meetod, kuidas mingi kindel teave kodeeritakse faili selleks, et andmekandjale salvestada o Arhiivivorming – arhiivieeskirja lisas kirjeldatud RA poolt soovitatud failivorming
PÕHIMÕTTELISED MUUDATUSED o Asutus loob arhivaalid arhiivivormingus (Arh. E) (end. asutus annab üle arhiivivormingus) o Soovituslik vormingute loetelu (end. kohustuslik vormingute loetelu) o Arhiivieeskirja ja lisa täiendab omakorda veel juhis (end. juhist eraldi ei olnud).
SÄILITAMISE EESMÄRK Sisu, terviklus Kontekst, struktuur Autentsus, usaldusväärsus DOKUMENDI OLULISED OMADUSED Kasutatavus, kujundus Väärtus
OHUD OMADUSTE SÄILITAMISEL Riskide haldus ja kontrollitavus • Tarkvara ja versioonide aegumine • Failide konverteerimisel/migreerimisel infokadu • Faili suuruse hüppeline kasv migreerimisel • Seoste kadu teiste failidega • Mitteavatav krüpteeritud fail • … jne
TEGEVUSED RISKIDE MAANDAMISEKS Failivormingute valikukriteeriumid: ▪ Võimalikult lihtne kasutustarkvara ▪ Versioon stabiilne ning tagasiühilduv ▪ Lai tarkvara tugi (avatud lähtekood) ▪ Lai kasutajate ring ja teadmusbaas ▪ Õiguslikult avatud ▪ Avatud spetsifikatsiooniga ▪ Soodsad säilitamiskulud
TEGEVUSED RISKIDE MAANDAMISEKS ▪ Trendide jälgimine ▪ Muutused ja suunad tarkvara-maastikul ▪ Lai kasutajaskond ▪ Võimalikud “elujõulised” vormingud ▪ Koostöö Eesti asutustega ▪ Kokkuvõte teiste rahvusvaheliste mäluasutuste vormingusoovitustest (https: //tinyurl. com/y 5 xroxdg) ▪ Rakendustarkvara testimine ja analüüs ▪ Rahvusvaheline koostöö
VORMINGUTE VÕRDLUS
Tekstidokumentide vormingusoovitused *** Eelistatavad vormingud: TXT – Lihttekst (pole vajadust säilitada kujundus, lai tarkvaratugi, avatud) ODT - Open Document Format Text DOCX - MS Office Open Format XML Document PDF/A-2 a (toetab PDF/A maksimumvõimalusi) ** Riskantsed vormingud: PDF/A-1 a, PDF/A-3 a * Mittesoovitatavad või juhtumipõhiselt otsustatavad vormingud: PDF (üldstandard, mitte PDF/A) RTF, DOC
Tabeldokumentide vormingusoovitused *** Eelistatavad vormingud: CSV - Lihttekst ODS - Open Document Format Spreadsheet XLSX - MS Office Open Format XML Spreadsheet ** Riskantsed vormingud: XLS * Juhtumipõhiselt otsustatav: PDF/A-2 a
Esitlusdokumendi vormingusoovitused *** Eelistatavad vormingud: ODP - Open Document Format Presentation PPTX - MS Office Open Format XML Presentation PDF/A-2 a ** Riskantsed vormingud: PPT * Juhtumipõhiselt otsustatav: PDF
E-kirjade vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: EML - üksikkiri MBOX – kaust ** Riskantsed vormingud: PDF/A-2 u * Juhtumipõhiselt otsustatav: MSG PST PDF
Pildifailide vormingu-soovitused *** Eelistatavad vormingud: TIFF (Tagged Image File Format ver 6; pakkimata [uncompressed ]), PNG (Portable Network Graphics ver 1. 2); JP 2 (JPEG 2000 standardi osa 1, kadudeta pakkimine); DNG (Adobe Digital Negative ver 1. 4. 0. 0). ** Riskantsed vormingud: RAW * Juhtumipõhiselt otsustatav: JPG GIF
Vektorgraafika ja CAD vormingusoovitused *** Eelistatavad vormingud: SVG (Scalable vector graphics ver 1. 1, keelatud on Java binding ja Javascript kood) DXF (Auto. CAD Drawing Interchange Format ) DGN (Micro. Station Design) IFC (Industry Foundation Classes) ** Riskantsed vormingud: DWG (Auto. CAD Drawing ) * Juhtumipõhiselt otsustatav: STL (3 D Print Stereolithography Format, 3 D-printerites kasutatav vorming) PDF/A-2 a
GIS vektorandmete vormingusoovitused *** Eelistatavad vormingud GIS vektorandmete puhul: GML (Geographic Markup Language alates ver 3. 0), OGC Geo. Package Geo. JSON ** Riskantsed vormingud: SHP (ESRI Shape file) * Juhtumipõhiselt otsustatav: LAS/LAZ (Lidar Laser Scanning või. . . LAS-Zipped) OCAD
GIS rasterandmete vormingusoovitused *** Eelistatavad vormingud GIS Rasterandmete puhul Geo. TIFF (TIFF+EWF. XML) OGC Geo. Package Geo. PNG Geo. JPEG 2000 * Juhtumipõhiselt otsustatav: ECW satelliidi- ja aerofotode puhul
Filmiarhiivi soovituslikud vormingud o Filmi- ja videofailide loomiseks eristatakse: ▪ Digitaalne videodokument ▪ Professionaalne digitaalne film ▪ Filmide ja videote kasutuskoopiad o Helifailide loomiseks eristatakse: ▪ Heliteos ▪ Helidokument
TÄIENDAVAD TEGEVUSED o Mitte-arhiivivormingus faili(de) korral ▪ Asutus pöördub nõustamiseks Rahvusarhiivi poole ▪ Koostöös RAga selgub edasine tegevuskava ▪ RA tagab võimekuse ka spetsiifilisemate vormingute säilitamiseks (E-mail EML, MBOX, CAD, GIS jne) o Andmebaaside loomiseks/üleandmiseks on eraldi protseduur. Andmebaasi kogutavate failide (BLOB, CLOB) vorminguks soovitame samuti kasutada arhiivivorminguid
Tänan tähelepanu eest! Kaido. Kivilaan@ra. ee
- Slides: 19