LETMELERDE BRO ORGANZASYONUNUN NEM Bro Ynetimi alanlar zellikleri

İŞLETMELERDE BÜRO ORGANİZASYONUNUN ÖNEMİ Büro Yönetimi, Çalışanları, Özellikleri, Yetkinlikleri, Yönetim Yaklaşımları

BÜRO KAVRAMI � Bir işletmenin hedeflerine ulaşmak için işlerini planlayıp uyguladığı mekanlardır. Hizmet verilen işkolunun özelliklerine göre; Örgütsel faaliyetlerin yerine getirildiği, üst, orta ve alt düzey yönetici ve çalışanlar tarafından kullanılan mekanlardır.

BÜRO KAVRAMI � Bürolarda üretilen materyaller; � BİLGİ BELGE

BÜRO KAVRAMI � İçinde yapılacak işin mahiyetine göre gerekli demirbaş ve diğer yardımcı vasıtalarla donatılmış, bir işi görmeye mahsus çalışma yeridir. � Demirbaş: Bir yerde kullanılan, bir yere kayıtlı olan, bir görevliden öbürüne teslim edilen dayanıklı eşya:

BÜRO KAVRAMI � Bir örgüt-işletme-kurum-kuruluşta bilgi üretimi ve akışını sağlayan işlemlerin gerçekleştirildiği, � Bu işlemi yapan personel, ekipman, malzeme vb unsurları barındıran mekanlardır.

BÜRO ÇEŞİTLERİ � İçinde icra edilen mesleğe göre sınıflandırılan-adlandırılan bürolar, � Endüstriyel bir tesisin (fabrika vs) faaliyetlerinin organize edildiği bürolar, � Mamul veya hizmetlerin satış veya dağıtımıyla ilgili bürolar, � Bir şirket(ler topluluğunun) faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar, � Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar, � Devletle olan resmi işlemlerin yürütüldüğü bürolar,

BÜRO ÇEŞİTLERİ � Kamu yararı için çalışan Kurum-Kuruluş büroları, � Yerleşim biçimlerine göre bürolar: 1. Açık Bürolar 2. Özel Bürolar

BÜROLARIN İŞLEVLERİ TEMEL İŞLEV; � Bir örgütün tüm faaliyetlerini yürütmek ve yönetmek, � Faaliyetler arasında koordinasyonu sağlamaktır. Bir büronun asli sorumluluğu; � Bilgi edinme ve elde ettiği ham bilgileri anlamlı bilgiler haline getirip yönetime karar verme aşamasında destek olmaktır.

BÜROLARIN İŞLEVLERİ Bilginin Toplanması, q Bilginin kayıt edilmesi, q Bilginin Düzenlenmesi, q Bilginin İletilmesi, q Verilerin Korunması q

BÜROLARIN İŞLEVLERİ � � � � � İşlerin planlanması ve iş programlarının yapılması Büroların örgütlenmesi Örgüt, pozisyon ve fonksiyonlarının şemasının oluşturulması, Verimlilik ve iş basitleştirme tekniklerinin uygulanması İş akışı ve hareket ekonomisi tekniklerini uygulama Yerleşme ve çalışma koşullarının geliştirilmesi Form kullanım esasları ve form kontrolü Araç-gereç ve makinaların seçimi ve kullanım etkinliği Etkin dosyalama ve arşivleme sisteminin seçimi ve kullanımı

BÜRO ÇALIŞANLARI � YÖNETİCİ: Büro faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, yöneten, koordine eden ve kontrolünü yapan kişidir. � UZMAN (DANIŞMAN): Belli bir konuda uygulama ve deneyim yoluyla geniş bir bilgi ve beceri kazanmış kimselerdir. Emir komuta zincirinde yer almazlar. Büronun kurmay elemanlarıdır. Yöneticilere, uzmanı oldukları alanlarda danışmanlık yaparlar.

BÜRO ÇALIŞANLARI MEMUR: Bir işi yapmakla görevlendirilmiş, operasyonel düzeyde bulunan çalışanlar. Evrak kayıt, dosyalama, yazı-daktilo işleri vs görevlerde bulunurlar. � SEKRETER: Büro yönetimi konusunda birikimli, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilen, alınan karar ve sorumlulukları uygulayan, yetki sınırları içerisinde kararlar verebilen ve yönetim kadrosu içinde kısıtlı olarak yer alan büro görevlisidir. �

BÜRO ÇALIŞANLARININ ÖZELLİKLERİ � Görev paylaşımına ve takım çalışmasına yatkın olmalıdır, � Organizasyonu ve yönetimi temsil etmelidir, � Bilgi akışını sağlama hususunda dikkatli ve titiz olmalıdır, � Hiyerarşik yapıya uygun davranılmalıdır,

BÜRO ÇALIŞANLARININ ÖZELLİKLERİ � Görev ve sorumluluktan kaçınmamalıdır, � Üstlerin görevlerini kolaylaştırmalıdır.

Büro çalışanlarının görevleri � Büro işlemlerini yürütmek, � Gelen-giden evrak işlerini yürütmek, � İletişim sağlamak, � Doküman hazırlamak, � Dosyalama işlemlerini yürütmek, � Toplantı organizasyonu yapmak, � Seyahat organizasyonu yapmak, � Mesleki gelişime ilişkin faaliyetleri yürütmek.

BÜRO YÖNETİCİSİ YÖNETİCİ: Örgütün amaçlarına ulaşması için, elinde bulunan kaynakların koordinasyonunu sağlayarak belirlenen amaca yönelten kişi idi. Amaçların etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi için, işgörenlerde işbirliği ve eşgüdümleme sağlamaya yönelik sürdürülen çalışmaların tümü ise YÖNETİM kavramını açıklıyor idi.

BÜRO YÖNETİCİSİ ise; büroların belirlenen amaç ve hedeflerini gerçekleştirmek için planlı bir şekilde bilgiyi, çalışanları, araçgereç ve malzemeyi, § Planlayan, § Örgütleyen, § Yöneten, § Koordine eden ve § Denetleyen kişidir.

PLANLAMA GÖREVLERİ � Kendi birimi için hedefler belirleme, � İşi anlama ve yapılmasını bilme, � İşletmenin politikalarını bilme ve çalışanlara yorumlama, � İzlenen metotları geliştirme, � Yeni gelişimlere ayak uydurma.

KONTROL GÖREVLERİ � Belirtilen uygulama ve prosedürleri takip etme, � İş için konulan standartlardan yararlanma, kullanma, � Maliyet açısından iş çıkışını geliştirme, genişletme. � İşin niteliğini ve doğruluğunu kontrol etme, � Yoğun iş yükünü azaltmak.

ORGANİZASYON GÖREVLERİ � İşleri başkasına havale etme, � İşleri çalışanlar arasında bölme, � Aynı birimlere benzer işler yerleştirme, dağıtma, � Birim üyeleri arasında uygun otorite ilişkisi kurma, � İş ile çalışan ilişkisini güne uyumlu tutma.

YÖNETİM FONK. AÇISINDAN GÖREVLERİ � Çalışanları değişikliklerden haberdar etmek, � Çalışanları geliştirmek, değerlendirmek, disipline etmek, � Takım çalışmasını ve çalışanlar arasındaki uyumu güven altında tutmak, � Çalışanları moralli kılmak.

TEMEL BİLGİ BİRİKİMİ � Teknik Bilgi: Prosedürler, malzemeler, büro yerleşim şekilleri, ekipmanlara ilişkin bilgi birikimini ifade eder. Bu bilgilere sahip olunmadan liderlik, planlama, kontrol fonksiyonları yerine getirilemez. � Sorumluluk Bilgisi: İşletme politikaları, kuralları, yönetmelikleri, yönetici otoritesi ve sorumluluklarının kapsamı ile son kararların verileceği konuların mahiyeti bilgisini kapsar.

TEMEL BECERİLER � Öğretme Yeteneği � Metot Geliştirme � İnsan ilişkileri Becerisi

BÜRO YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ � İşini ve işyerini sevmek, � Kendine güvenmek, � İnsanları tanımak, � Anlayışlı olmak, � Objektif olmak, � Görev ve yetkileri adaletli dağıtmak, � İnisiyatif sahibi olmak, � Sorumluluk sahibi olmak,

BÜRO YÖNETİCİSİNİN ÖZELLİKLERİ � Yeni fikirlere sahip ve açık olmak, � Ekip kurmak ve organize edebilmek, � Etkin bir motivasyon sağlayabilmek, � Başarıyı paylaşabilmek, � Başarıyı ödüllendirmek, başarısızlığı İNCELEMEK, � Hatalardan ders almak ve tekrarlamamak.

BÜRO YÖNETİCİSİNİN OLMAMASI GEREKEN ÖZELLİKLERİ � Anlayışsız olmak, � Taraflı davranmak, � Çabuk etkilenmek, � Kararsızlık, � Korkak davranmak, � Sağduyusuz olmak.

BÜRO YÖNETİMİ KAVRAMI � Bürolarda sekreterya hizmetlerini koordine eden, iletişim akışını sağlayan, bunu dengeleyen, yazılı ve sözlü iletişim yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur. � Başlıca görevler; servisleri sağlamak, kayıtları tutmak, gelen bilgileri analiz etmek, planlamak, haberleşmeyi düzenlemek, örgütün çıkarlarını korumakla ilgili bilgileri gerektiren fonksiyonlardır.

BÜRO YÖNETİMİ KAVRAMI � Sayılan bu fonksiyonları yerine getirilmesi için işin yapılan içeriğine göre gerekli PERSONEL ve EKİPMANLARIN sağlanması anahtar bir öneme sahiptir. Büro yöneticisi bunları sağladıktan sonra çalışanların verimliliğini, zaman ve stres yönetimlerini de üstlenmek durumundadır.

BÜRO YÖNETİMİ KAVRAMI Tüm sektör ve kuruluşlarda işlerin büyük kısmı bürolarda yapıldığına ve ürün/hizmet kalitesinin de bu nedenle bürolarda verilen hizmetlerin verimlilik etkinlik esaslarına bağlı bulunduğuna göre; � Büro yöneticisinin, Kuruluşun genel amaçları, politikası, planları, ünitelerin görevleri ile ilgili geniş bilgilere sahip olması gerekir.

PLANLAMA FONKSİYONU � Bilgi toplamak, � Bilgiye dayanarak gelecekteki olayları tahmin etmek, � Geleceği iyi değerlendirebilmek, � Bu değerlendirmelere bağlı olarak ulaşılabilecek hedefleri belirlemek, � Seçilen hedeflere ulaşmak için planlar yapmak, � Geliştirilen bilgiler doğrultusunda geri bildirim alarak ilerlemeyi takip etmek.