Les systmes dinformation des ressources humaines SIRH Epica

Les systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) Epicéa - Agorha Présentation Epicéa Version 16 02 Février 2009

ORDRE DU JOUR Calcul de l’imputation budgétaire Mobilité Hors enseignement (HENS) Enseignement agricole (EA) Procédure de réorganisation des structures Congé maternité et congé pathologique dissocié

ORDRE DU JOUR Contractuels du MAP : transformation des CDD en CDI et gestion du service incomplet Modification de la durée du congé sans rémunération pour convenances personnelles (secteur de l’enseignement privé) Module formation continue : adaptation du champ « motivations) en fonction des règles de la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires et des agents non titulaires de l'Etat

EPICEA Calcul de l’imputation budgétaire Suite à la mise en place - de la délégation de gestion MEEDDAD - des DDEA et des DRAAF le traitement de détermination des imputations budgétaires des agents a été modifié Désormais, l’affectation opérationnelle de l’agent détermine le programme de l’imputation budgétaire (et non plus l’affectation administrative) Conséquences : un simple changement d’affectation opérationnelle peut générer un changement de TG (dans les DDEA passage d’une structure du 215 à une structure du programme 217)

EPICEA Délégation de gestion MEEDDAT Population concernée Agents affectés dans les DIREN Agents affectés en administration centrale MEEDDAT Agents en DDEA sur missions Equipement et agents en DDE Agents en DDSV sur missions spécifiques Informations paie Programme imputation budgétaire : 217 Code ministère 223 Codes administration par direction pour l’AC

EPICEA Module mobilité : cartographie

EPICEA Deux nouveaux secteurs de mobilité ETEC pour les postes des ATS GM : bureau des emplois de la DGER Postes importés de Guépard dans le module mobilité HENS ESUP pour les postes de la filière formation recherche GM : Bureaux des établissements et des contrats Annexes circulaire : Tri par région - fond bleu Tableaux CAP : édition des postes du secteur après les postes du secteur VEPHY (ETEC puis ESUP)

EPICEA Secteur de mobilité pour les postes DDEA/DDE du programme 217 : ENVDE Pas de GM Création de postes ponctuels à la demande des GC par la MISIRH. Demande à faire à l’AU Epicéa par messagerie en précisant : - Le n° Epicéa de l’agent - Le n° de la structure administrative - Le n° de la structure opérationnelle

EPICEA Possibilité d’importer des postes (1) À partir d’un fichier format. csv Habilitations - GM - Assistants IGIR/IGVIR 2 – Vérification des postes à charger. Permets de détecter les postes en anomalie 1 – Charger le fichier contenant les postes 3 – Import des postes dans Epicéa : -poste OK : importés -Poste NOK : affichage anomalie

EPICEA Possibilité d’importer des postes (2) Attention : pas de contrôle en cas d’import d’un fichier déjà importé Dans ce cas : création des postes en double : à supprimer un par un.

EPICEA Gestion de nouvelles informations (1) 1/ Cotation du poste Affichée : -dans les annexes de circulaires -Dans le mobiloscope

EPICEA Gestion de nouvelles informations (2) 2/ Code suivi du poste après parution Affiché : -Dans le mobiloscope -Dans les tableaux de CAP

EPICEA Gestion de nouvelles informations (3) 3/ N° d’ordre pour l’avis des IGIR/IGVIR Affiché : -Dans le mobiloscope -Dans les tableaux de CAP de travail

EPICEA Edition des annexes de circulaires Possible pour les postes PR (visualisation de la circulaire) pour les Responsables de programme et les IGIR/IGVIR

EPICEA Gestion des agents externes (1) Nouvel écran : suivi des agents externes Permet - de retrouver le n° d’un agent externe - d’accéder à l’écran de modification des données de l’agent externe Double clic sur l’agent pour accéder à l’écran -de modification de l’affectation d’origine et du corps de la CAP -de suppression de l’agent Attention : pour les GC, habilitation par rapport au corps de la CAP de l’agent externe.

EPICEA Gestion des agents externes (2) Nouvel écran : mise à jour des agents externes Suppression de l’agent externe. Attention : supprime l’agent de la base, pas de possibilité de le récupérer.

EPICEA Gestion des agents externes (3) Pensez à vérifier l’existence de l’agent (sur écran Recherhce des agents externes) avant d’en créer un nouveau. En cas d’agent créé en double : possibilité de supprimer l’agent (s/r qu’il n’ait pas déjà de demande de mobilité) Le corps attribué à l’agent externe est l’information utilisée par l’application les habilitations des GC. 789 : code corps à utiliser pour les agents contractuels des offices et du CNASEA.

EPICEA Mobiloscope (1) Mobiloscope différentiel : suivi des nouvelles demandes de mobilité Nouveau critère. Si date de référence saisie, édition des demandes de mobilité créées ou modifiées depuis la date saisie. Attention : - Aux « fausses » modifications - Pas de traçabilité sur la suppression des demandes

EPICEA Mobiloscope (2) Gestion des critères améliorées : tous les critères d’édition du mobiloscope portent à la fois sur les postes ouverts à la mobilité ET sur les postes demandés (visibilité sur les entrants et les sortants). Tri des postes identique à celui des tableaux de CAP Concernant l’édition excel : Le mobiloscope comporte de nouvelles colonnes (code suivi du poste, code motif demande de mobilité, rang IGIR/IGVIR accueil, rang du RP). L’édition est prévue pour un format A 4, modifiable dans excel (suppression colonnes, modification des paramètres de la mise en page etc …) Possibilité de trier le mobiloscope (une ligne par poste et candidat)

EPICEA Mobiloscope (3) Affichage du programme (215 pour postes DDEA – 215/206 pour postes DRAAF)

EPICEA Gestion des habilitations GC Dans le module mobilité, l’habilitation des GC est effectué par rapport : Au corps actif et au corps inactif pour les agents du MAP Au corps de la CAP pour les agents externes Par contre pas d’habilitation par rapport au corps du poste Pour les arbitrage : habilitation étendue à tous les corps du bureau du gestionnaire

EPICEA Tableau de CAP (1) Tri des postes dans les tableaux de CAP et d’arbitrage : Administration centrale – par direction MEEDDAT Administration centrale DIREN (par régions) 2 ième cercle DDAF/DDEA par département DRAAF par région (y compris les postes du programme 206) DDSV Enseignement technique Enseignement supérieur

EPICEA Tableau de CAP (2) Ajout de l’information programme Fichier excel avec des mises en forme conditionnelles Indication du pg sur lequel le poste est ouvert. Tableaux CAP : documents excel avec des mises en forme conditionnelle

EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (1) Gestion simultanée mouvements titulaire et contractuel pour une année Saisie en région (SRFD) des candidatures titulaires

EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (2) Notion de catégorie de poste remplacée par Corps attendu / Famille poste / Besoin poste Exemple : Avant un poste était ouvert dans une catégorie : 119 - Physique-Chimie / PCEA Avec la nouvelle version un poste est ouvert pour Un corps attendu – 121 PCEA dans l’exemple Un besoin poste - 40 Physique-Chimie dans l’exemple Les besoins poste sont regroupés par famille - 12 Scientifiques dans l’exemple -> harmonisation des applications Guépard et Epicéa

EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (3) Refonte des éditions TSE Possibilité d’éditer : -un TSE Restreint (avec uniquement les postes pouvant être pourvus) -Un TSE non vacant (complémentaire du TSE restreint) Critère catégorie remplacé par les critères : -corps attendu -Famille de poste -Besoin poste Nouveau critère permettant de suivre les agents ayant fait une demande de retraite par exemple.

EPICEA Mobilité EA – nouvelles fonctionnalités (4) Possibilité d’éditer un TSE par corps pour les CAP des corps « non enseignants » ce qui permet d’avoir un tableau des demandes de mobilité sur les postes gérés par la mobilité EA faites par les agents du corps de la CAP.

EPICEA Réorganisation des structures (1) (RGPP/ DGPAAT / création DDEA – DRAAF / Fusion d’EPL) Définition d’une procédure (réorganisation de centrale) Mise à jour du référentiel des structures Génération de masse des affectations (procédure REO) Génération des mouvements paie

EPICEA

EPICEA Réorganisation des structures (2) Etape 1 : Tableau de correspondance ancien nouvel organigramme

EPICEA Réorganisation des structures (3) Etape 3 : Mise à jour des structures Module gestion des structures Epicéa Acteurs : Gestionnaires de proximité Gestionnaires des structure par secteur MISIRH (en l’absence de gestionnaire de secteur)

EPICEA Réorganisation des structures (4) Etape 4 : Génération des affectations administratives, opérationnelles Consultation avant génération

EPICEA Réorganisation des structures (5) Consultation après génération Code procédure spécifique pour les opération de réorganisation (REO) Possibilité d’éditer une notification standard pour les procédures REO

EPICEA congé sans rémunération pour convenances personnelles (contractuels) Habilitations : GC du secteur privé

EPICEA congé sans rémunération pour convenances personnelles (contractuels) Exemple : agent « loi CENSI » Habilitations : GC du secteur privé

EPICEA congé sans rémunération pour convenances personnelles (contractuels) Exemple d’arrêté (Les éditions d’arrêté* et de notification sont paramétrés à partir des modèles existants) * Les modèles d’arrêtés demandés par le secteur de l’enseignement privé sont en cours de validation auprès d’ASTER

EPICEA traitement des nouveaux CDI et modification des contrats CDD en CDI des agents du MAP Habilitations : GC

EPICEA traitement des nouveaux CDI et modification des contrats CDD en CDI des agents du MAP

EPICEA traitement des nouveaux CDI et modification des contrats CDD en CDI des agents du MAP Exemple d’arrêté

EPICEA gestion du service incomplet (CDD/CDI) Habilitations : GC

EPICEA gestion du service incomplet (CDD) Exemple d’arrêté

EPICEA gestion du service incomplet (CDI) Habilitations : GC

EPICEA gestion du service incomplet (CDI) Exemple d’arrêté

EPICEA Congé Maternité et grossesse pathologique Bénéficiaires : Agent fonctionnaire stagiaire Agent fonctionnaire titulaire Agent contractuel

EPICEA Une période de repos supplémentaire de maternité, limitée à 14 jours peut être accordée À tout moment de la grossesse. La procédure congé maternité a été modifiée en conséquences dans EPICEA. L’évolution livrée dans le cadre de la V 16 permet : 1. d’enregistrer une ou plusieurs périodes de congés prénataux dissociées d’un congé maternité (MT 1) validé ou non. • d’enregistrer une période de congé prénatal accolé au MT 1 validé à l’état final, ce qui élimine le recours à l’assistance utilisateurs. Dans la limite des 14 jours prévus par la réglementation.

EPICEA La procédure MT 0 "grossesse pathologique" est ajoutée au menu "congé maternité » . MT 0 suspend la position de type 1 en cours, et place l'agent en position de congé maternité (code 012100) pour la durée saisie. IMPORTANT : Lorsque le congé prénatal est disjoint du congé maternité, la validation finale de la demande génère une demande de «retour grossesse pathologique » MT 6 ; sa validation replacera l'agent dans la position précédente. La procédure MT 6 est ajoutée au menu "congé maternité" pour être directement reprise en signature par le gestionnaire. NOTA BENE : La procédure MT 2 de "modification de la date de début" du congé maternité peut également être utilisée pour enregistrer des congés pathologique accolés au MT 1 dès lors que le congé maternité principal est resté à l’état 01 (instruction). Cette procédure n’a pas été désactivée. Le choix revient à l’utilisateur.

EPICEA Utilisation de la procédure MT 0 Le premier congé de grossesse pathologique peut être préinstruit dès les 4 premiers mois, avant même que le congé maternité associé ne soit enregistré; mais il restera bloqué en instruction (sauf présence d'une fin de contrat CDD rapprochée) tant que le congé maternité lui-même ne sera pas validé en préinstruction (la date prévue de la naissance détermine la plage de dates de la grossesse). On ne peut traiter qu'une demande MT 0 à la fois (il faut valider ou supprimer la demande en cours avant d'en saisir une autre). On ne peut pas créer de demande MT 0 nouvelle tant qu'une demande MT 2 d'avancement pathologique du congé prénatal est en cours (c. a. d. dans un autre état que refusée, validée ou annulée) (si nécessaire, il faut supprimer la demande MT 2 puis la recréer après création et validation de la demande MT 0).

EPICEA MT 0 MT 6 MT 1 MT 2 MT 3 MT 4 MT 5

EPICEA Congé maternité (MT 1) validé jusqu’à l’état 41 final Saisie d’une période de congé pathologique prénatal dissocié du congé maternité.

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EPICEA Edition de la notification de « grossesse pathologique » : Congé pathologique Date de début : JJ/MM/AAA Date de fin : JJ/MM/AAA

EPICEA Si l’agent avait été en temps partiel avant le congé : mouvement paye

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EPICEA Manque la description

EPICEA Activité plein temps

EPICEA Si l’agent avait été en temps partiel avant le congé : mouvement paye

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EPICEA Notification d’un agent qui était à temps partiel avant son congé pathologique dissocié

EPICEA Saisie d’une période de congé prénatal accolé au congé maternité Variante : la procédure MT 0 ne génère pas de retour grossesse pathologique (MT 6).

EPICEA Module formation continue - menu demande de formation : adaptation du champ « motivations » Dans le cadre de la formation professionnelle loi n° 2007 -148 de modernisation de la fonction publique du 2 février 2007 décrets n° 2007 -1470 du 15 octobre 2007 et n° 2007 -1942 du 26 décembre 2007, relatifs à la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires et des agents non titulaires de l'Etat note de service SG/SRH/SDDPRS/N 2008 -1226 du 08/10/2008 une typologie fondée sur la finalité d'une formation devait être mise en place au niveau du module FORMATION CONTINUE d'EPICEA.

EPICEA Le champ "Motivation agent" des écrans de gestion des demandes d'action de formation acceptera et présentera les nouveaux codes et les anciens codes selon l'année des stages. L'intitulé "motivation" est conservé pour rester cohérent avec la fiche manuelle d'inscription (annexe 3 de la note de service). L'ancienne liste de codes restera accessible pour toute consultation ou modification de l'historique. La nouvelle liste de codes s'appliquera aux inscriptions aux actions de 2009 et au-delà. FS T 1 T 2 T 3 ( T 3 PEC VAE PP BC Formation statutaire Adaptation immédiate au poste de travail Adaptation à l’évolution prévisible des métiers Développement ou acquisition de nouvelles qualifications Développement personnel ) Préparation aux examen et concours Validation des acquis de l’expérience Période de professionnalisation Bilan de compétences

EPICEA Transition vers les nouveaux codes motivation Avant l'arrivée de la version 16 d'Epicéa, des inscriptions aux formations de l'année 2009, et des formations elles-même ont pu déjà avoir eu lieu. En conséquence les codes motivation agent ont pu ne pas être saisis, ou ont pu l'être avec l'ancienne codification. Les demandes d'inscription non conformes sont signalées aux gestionnaires, et leur suivi (saisie des avis et des présences par les GP et les RLF)) est rendu impossible tant qu'ils ne corrigent pas leurs codes motivations Une autre évolution a été livrée en administration centrale pour l'instant et sera déployée dans les autres services du MAP, à la prochaine livraison des évolutions d'EPICEA : les attestations de stage portent désormais, le numéro de la formation et mentionnent la motivation.