Les procdures dembauche Cours G Zara 1 Introduction

Les procédures d’embauche Cours G. Zara 1

Introduction Mise à jour le 12. 02. 2013 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) L'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires. Certaines catégories de salariés ou situations particulières nécessitent des formalités supplémentaires, non évoquées ici. • Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) • Registre unique du personnel • Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire • Déclaration des mouvements de main d'œuvre • Visite médicale d'embauche Cours G. Zara 2

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)1/2 La DPAE doit obligatoirement être effectuée, au plus tôt 8 jours avant l'embauche (et avant la mise au travail effective du salarié), sauf utilisation de dispositifs simplifiant les formalités d'embauche des petites entreprises : • à l'Urssaf, par l'employeur dont le personnel relève du régime général • à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), par l'employeur dont le personnel relève du régime de protection sociale agricole • le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé. Cours G. Zara 3

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)2/2 La DPAE (qui a remplacé la déclaration unique d'embauche -DUE-) permet d'effectuer en une seule démarche les formalités suivantes : • immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un premier salarié • demande d'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie • adhésion à un service médical du travail • demande d'adhésion de l'employeur à un service de santé au travail et demande d'examen médical d'embauche du salarié, pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Cours G. Zara 4

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) L'Urssaf ou la MSA (Mutualité Sociale Agricole) adresse un récépissé accusant réception de la déclaration mentionnant les informations enregistrées dans les 5 jours suivant la réception de la DPAE. Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme satisfaite si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit. Cours G. Zara 5

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) La DPAE doit comprendre les mentions suivantes : • dénomination sociale (ou nom et prénoms) et adresse de l'employeur • code APE et numéro de Siren de l'entreprise, • coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale, • noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé), • date et heure d'embauche prévisibles, • nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois. Cours G. Zara 6

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) peuvent utiliser l'un des: titres de paiement simplifiés incluant un volet de cotisation sociales , qui valent accomplissement de la DPAE: • Titre emploi-service entreprise (Tese), • Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) de moins de 3 mois • Titre emploi forains (TEF). Attention : les entreprises qui effectuent plus de 500 DPAE par an doivent obligatoirement les transmettre en ligne. Cours G. Zara 7

La D. U. E. Déclaration unique d’embauche Lors du recrutement d'un salarié, la déclaration unique d'embauche est un document qui doit être rédigé par l'employeur et transmis à l'URSSAF auquel est rattachée l'entreprise. La déclaration unique d'embauche (DUE), qu'est-ce que c'est ? • • La déclaration unique d'embauche (DUE) est le document qu'un employeur transmet à l'Urssaf lors de toute embauche d'un salarié. Elle concerne tous les employeurs, tous domaines d'activités confondus, et pour n'importe quel type de poste exercé par le salarié. Son grand avantage est qu'elle permet d'effectuer en une seule fois toutes les démarches obligatoires lors de l'embauche d'un salarié. Il existe des exceptions toutefois, où remplir la DUE n'est pas obligatoire : un salarié travaillant à domicile pour un particulier employeur ou le salarié recruté via une entreprise de travail temporaire: dans ce cas c’est l’entreprise d’intérim qui doit réaliser la D. U. E. Cours G. Zara 8

La D. U. E. Déclaration unique d’embauche Quand envoyer la DUE ? • La déclaration unique d'embauche doit être envoyée au plus tôt 8 jours avant l'embauche du salarié, mais impérativement avant la prise de poste ou la fin de la période d’essai du salarié. Quelles informations contient la déclaration unique d'embauche ? La DUE condense l'ensemble des formalités que la loi impose lors de l'embauche d'un salarié. Elle inclut donc les déclarations et informations suivantes : • la déclaration de première embauche dans une société • la demande d'immatriculation au régime général de la Sécurité sociale pour le salarié la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage • la demande d'adhésion au service de santé au travail • la déclaration d'embauche du salarié, auprès du service de santé au travail • l'employeur transmet à travers la DUE la liste des salariés embauchés pour effectuer le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales ( DADS) Cours G. Zara 9

La D. U. E. Déclaration unique d’embauche Comment remplir et envoyer la DUE ? • La déclaration unique d'embauche peut être envoyée par l'employeur, en passant par les sites proposant la prestation gratuitement(www. due. urssaf. fr ou www. net-entreprises. fr), • en remplissant les formulaires de l'Urssaf par courrier ou télécopie • ou encore en laissant un tiers (par exemple un expert-comptable) la remplir à sa place. Cours G. Zara 10

Autre déclaration préalable 1/2 En plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail : • lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins, • lors du changement d'exploitant d'un établissement employant du personnel (par le nouvel employeur), • lors du transfert d'un établissement employant du personnel dans un autre emplacement Cours G. Zara 11

Autre déclaration préalable 2/2 En plus de la DPAE, une déclaration préalable doit être effectuée par l'employeur, par lettre recommandée adressée à l'inspection du travail : • lors d'une extension ou d'une transformation de l'établissement entraînant une modification dans les activités industrielles et commerciales. • Le récépissé de la lettre doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci. Cours G. Zara 12

En résumé La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) remplace la déclaration unique d’embauche (DUE). La DPAE est obligatoire : elle doit être effectuée par tous les employeurs dans les 8 jours qui précèdent toute embauche de salarié. Cette déclaration offre la particularité de regrouper de nombreuses formalités. Vous effectuez en une seule fois, et auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf, 6 formalités liées à l’embauche. Cours G. Zara 13

En résumé L'embauche Vous devez déclarer toute embauche de salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, quels que soient le secteur d'activité, les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement. Cas particuliers : Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf. Les adhérents au Titre emploi service entreprise (Tese) et au Titre firmes étrangères (TFE) et au Chèque Emploi Associatif (CEA) n’ont pas à effectuer de DPAE, celle-ci étant intégrée à ces dispositifs. Cours G. Zara 14

En résumé • • • Bien déclarer Vous devez faire une déclaration pour : Ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux, Etre couvert en cas d’accident du travail de votre salarié, Bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels, Eviter toute sanction La déclaration doit nous parvenir avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche. Cours G. Zara 15