Les pices justificatives et les contrles du comptable

Les pièces justificatives et les contrôles du comptable Le support de séance est disponible sur le site internet de l’Association des Maires 1

Cadre général n n articles D 1617 -19 à 1617 -21 du CGCT instruction n° 07 -024 MO du 30 mars 2007 - Pièces justificatives dépenses du secteur public local 2

3 principes fondamentaux n Neutralité de la liste n Exhaustivité n Caractère obligatoire 3

NEUTRALITÉ n n La liste des pièces justificatives prend en compte les différentes réglementations afférentes aux dépenses locales La liste est complexe quand la réglementation est elle-même complexe 4

EXHAUSTIVITÉ n n La liste des PJ est présentée par rubriques En cas de dépense non expressément prévue, se référer à la catégorie de dépenses qui s’en approche le plus 5

CARACTÈRE OBLIGATOIRE n n n l’ordonnateur doit produire au comptable toutes les pièces prévues par la liste des PJ : pas d’arbitraire le comptable doit exiger toutes les pièces prévues par la liste des PJ et uniquement ces pièces la liste des pièces est opposable au juge des comptes qui ne peut exiger que les contrôles des comptables soient effectués à partir de pièces non énumérées par cette liste 6

Forme des PJ La seule signature du bordereau des mandats par l’ordonnateur a comme signification et portée juridique : - validation de tous les mandats de dépenses compris dans le bordereau - justification du service fait pour toutes les dépenses résultant de ces mêmes mandats - certification du caractère exécutoire de l’ensemble des PJ aux mêmes mandats 7

Forme des PJ • La production de copie peut être admise • La certification conforme des copies délivrées par l’ordonnateur n’est plus obligatoire. • La dématérialisation des PJ est possible (D. 1617 -23 du CGCT) 8

Forme des PJ • La signature du bordereau de mandat par l’ordonnateur ou son délégataire ne peut qu’être manuscrite ou électronique (article D 1617 -23 du CGCT) POINT DE VIGILANCE Vérifier la compétence du signataire des bordereaux pour attester du service fait et du caractère exécutoire 9

Contrôles du comptable (sous peine d’engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire) Il doit: 1. s’assurer de la production de la PJ 2. s’assurer de la régularité en la forme des PJ transmises, en vérifiant la compétence de son auteur et en s’assurant de son caractère exécutoire 3. opérer un contrôle de la cohérence des pièces et les interpréter dans le cadre de la réglementation en 10 vigueur

Contrôles du comptable La sanction des contrôles des PJ par le comptable est: - le paiement - la suspension de paiement - la possibilité de réquisition du comptable - le rejet 11

Les pièces justificatives dépenses : Convention Subvention Frais de personnel Marchés publics 12

PJ pour convention ou contrat 1. Délibération autorisant le maire à signer le contrat ou la convention 2. Le contrat ou la convention 3. L’avis de paiement 13

PJ pour convention ou contrat Lorsqu’un contrat doit être produit, il ne l’est qu’à l’appui du premier mandat. Les mandats suivants rappelleront le numéro de mandat auquel le contrat ou la convention a été joint Tout contrat mentionné dans une pièce justificative (facture par exemple) doit être produit à l’appui du mandat 14

PJ pour subventions Décision du Conseil Municipal adoptée à l’occasion du vote du budget de la collectivité (L 2311 -7 du CGCT) Autres cas : décision arrêtant le bénéficiaire et le montant ainsi que l’objet et, le cas échéant, les conditions d’octroi de la subvention et ses charges d’emploi 15

PJ pour subventions Le cas échéant : convention entre le bénéficiaire et la collectivité Rappels: -Convention obligatoire pour les subventions de plus de 23 000 € -Droit de regard du Juge des Comptes sur les comptes des associations bénéficiaires de subvention versée par une collectivité supérieure à 1 500 € 16

LES DÉPENSES DE PERSONNEL pièces justificatives • Le tableau des effectifs • Rémunération du personnel • Les pièces spécifiques 17

LES DÉPENSES DE PERSONNEL pièces justificatives Le tableau des effectifs: Le tableau des effectifs • liste des emplois susceptibles d ’être ouverts dans une collectivité • Toute évolution, toute décision de création d’un emploi quel que soit son statut doit faire l’objet d’une DELIBERATION de l ’assemblée délibérante. • Le recrutement effectif suppose la production d’une décision et ou de pièces spécifiques qui précisent l’ensemble des conditions administratives et financières de l ’embauche • Toute évolution dans la situation administrative d’un personnel repose sur une décision qui définit le pourquoi et le comment du changement intervenu. 18

LES DÉPENSES DE PERSONNEL premier paiement • acte d ’engagement • qui fait référence à la délibération créant l ’emploi, titulaire, vacataires, contrat aidé , • qui identifie la personne recrutée et fixe les conditions de son recrutement • cet acte d ’engagement prend selon le cas la forme d ’un arrêté de nomination ou d ’un contrat. 19

LES DÉPENSES DE PERSONNEL paiements ultérieurs • Un état nominatif valant décompte individuel = feuille de paye • Un état récapitulatif global par chapitre et article d ’imputation budgétaire • Toute modification de la situation administrative entraînant une modification de la rémunération doit faire l ’objet d ’une décision … arrêté de nomination avenant au contrat. . . 20

LES DÉPENSES DE PERSONNEL PJ spécifiques • Le supplément familial de traitement : Un état nominatif global indiquant pour chacun des personnels concernés les conditions de l’octroi de la prestation : nombre d ’enfants, date de naissance, position scolaire. Etat à fournir 1 fois par an • Nouvelle bonification indiciaire : lors la première attribution, décision de l ’autorité ayant le pouvoir de nomination fixant le nombre de points attribués • Primes et indemnités : Le régime indemnitaire est fixé par délibération dont la référence doit figurer sur la décision fixant le taux applicable à chaque agent 21

LES DÉPENSES DE PERSONNEL PJ spécifiques • Indemnités horaires pour travaux supplémentaires : Une délibération fixe les emplois susceptibles de réaliser des heures supplémentaires, lors du paiement décompte par agent et par taux d ’indemnisation des heures effectuées • Astreintes et permanences : Au delà de la délibération qui fixe le principe du recours aux astreintes et la liste des emplois concernés, état liquidatif précisant l ’emploi de l ’agent, taux applicable et nombre d’heures effectuées 22

MARCHES PUBLICS • Les délégations • Seuils et procédures • Seuils et publicité • Contrôle de légalité • Caractère exécutoire • Pièces justificatives 23

MARCHES PUBLICS délégation au maire L 2122 -22 4°du CGCT Le maire peut désormais bénéficier d’une délégation permanente pour conclure tout type de marchés, quel que soit leur montant, ainsi que pour signer tous les avenants, quelle que soit l’augmentation qu’ils induisent […] « lorsque les crédits sont inscrits au budget… » . 24

MARCHES PUBLICS délégations Il appartient donc au conseil municipal de définir clairement l’étendue de la délégation qu’il consent au maire. 25

MARCHES PUBLICS Subdélégations L 2122 -23 du CGCT Faculté pour le maire de subdéléguer à un élu les attributions qui lui sont confiées par délégation du conseil municipal Rappel : Les actes pris par délégation de l’organe délibérant sont assujettis aux mêmes conditions de contrôle et de publicité que les délibérations (transmission au contrôle de légalité, affichage, publication…). 26

MARCHES PUBLICS seuils et procédures Marchés de faible montant : jusqu’à 15 000 € HT - dispense de procédure en respectant toutefois les principes fondamentaux de la commande publique - dispense de forme écrite 27

MARCHES PUBLICS seuils et procédures Marchés à procédure adaptée (MAPA): < 200 000 € HT (fournitures et services) < 5 000 € HT (travaux) Les modalités de mise en concurrence et de publicité déterminées par l’acheteur public 28

MARCHES PUBLICS seuils et procédures Marchés à procédure formalisée : modalités fixées par le CMP - procédure d’appel d’offres : pour les marchés de travaux : >5 M € HT pour les marchés de fournitures ou services: > 200 000 € HT - autres procédures: la procédure négociée, le dialogue compétitif 29

MARCHES PUBLICS seuils et publicité • de 0 à 15 000 € HT: Dispense de publicité n de 15 000 à 90 000 € HT: Choix définis par l’acheteur, pour autant que la publicité soit adaptée au montant et à l’objet du marché 30

MARCHES PUBLICS seuils et publicité marchés de fournitures et services n de 90 000 à 200 000 € HT: BOAMP ou journal des annonces légales + profil d’acheteur n au-delà de 200 000 € HT: BOAMP et JOUE + profil d’acheteur 31

MARCHES PUBLICS seuils et publicité marchés de travaux n de 90 000 à 5 000 € HT: BOAMP ou journal des annonces légales + profil d’acheteur n au-delà de 5 000 € HT: BOAMP et JOUE + profil d’acheteur 32

MARCHES PUBLICS contrôle de légalité Transmission des actes au contrôle de légalité Les délibérations des assemblées délibérantes (ou les décisions prises par délégation) sont transmissibles. Les conventions relatives à certains marchés et accords-cadres d’un montant inférieur à 200 000€ HT ne sont pas transmissibles. 33

MARCHES PUBLICS contrôle de légalité Le seuil de transmission des marchés publics au contrôle de légalité est déconnecté de la procédure de passation des marchés Dès lors, les marchés de travaux, quand bien même ils feraient l’objet d’une procédure adaptée en raison d’un montant inférieur au seuil de 5 M € HT doivent être transmis au contrôle de légalité si leur montant dépasse le seuil de 200000€HT. Les avenants portant sur des marchés transmissibles, sont eux-mêmes transmissibles 34

MARCHES PUBLICS caractère exécutoire Tous les actes et délibérations dispensés de l’obligation de transmission sont exécutoires de plein droit dès qu’il a été procédé à leur publication, affichage ou notification. En cas de dématérialisation, la seule production de l’accusé, de réception émis par ACTES ne saurait attester son caractère exécutoire. 35

MARCHES PUBLICS caractère exécutoire Deux modalités de certification sont offertes à l’ordonnateur: - soit l’ordonnateur atteste du caractère exécutoire d’un acte soumis au contrôle de légalité, par une simple mention signée; - soit la pièce signée transmise au comptable comporte l’indication, par l’ordonnateur et sous sa responsabilité, des dates de publication (ou de notification pour un arrêté) et de réception par le représentant de l’État. 36

MARCHES PUBLICS pièces justificatives Le décret n° 2007 -450 du 25 mars 2007 (rubrique 4 et annexes C, D, E et G ) L’instruction codificatrice n° 07 -024 -MO du 30 mars 2007 Les CCAG qui, ne définissant pas expressément les pièces justificatives qu’il convient de transmettre au comptable, et ne s’appliquant qu’aux marchés qui s’y réfèrent, n’en fixent pas moins les dispositions contractuelles, particulièrement celles à caractère financier. 37

MARCHES PUBLICS Paiement sur simple facture Les paiements relatifs à des achats (fournitures, services, travaux) doivent être effectués par le comptable au vu du contrat ou marché correspondant. Si règlement sur simple facture (marché inférieur à 15000€HT) le comptable est habilité à régler au vu des seules factures. Tout contrat auquel fait référence la facture, doit être produit au comptable. 38

MARCHES PUBLICS pièces justificatives Les mentions prévues à l’annexe C: 1. Le nom ou la raison sociale du créancier 2. La référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers 3. Le numéro de SIREN ou de SIRET 4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice 5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires 6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée 7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes 39

MARCHES PUBLICS pièces justificatives MARCHES PUBLICS A PROCEDURE ADAPTEE La sous-rubrique 42 regroupe: - les marchés de maîtrise d’œuvre - les prestations dont le paiement donne lieu à avance, acompte ou retenue de garantie - les prestations fixées par contrat. 40

MARCHES PUBLICS pièces justificatives Paragraphe A de l’annexe G de la liste des PJ. 1. Identification des parties contractantes ; 2. Référence à la délibération autorisant la personne publique à passer le marché; 3. Définition de l’objet du marché ; 4. Prix ou modalités de sa détermination ; 5. Conditions de règlement. 41

MARCHES PUBLICS pièces justificatives Le comptable doit alors s’assurer que le mandat est appuyé des PJ prévues par la nomenclature applicable aux dépenses de l’espèce: - contrat ou document encadrant l’avance, l’acompte ou la retenue de garantie - mémoire ou facture - fiche de recensement des marchés Le contrat doit comporter les signatures et date requises, ainsi qu’un ensemble de mentions énoncées soit par le CMP, soit par le décret du 25 mars 2007 (annexe G). 42

MARCHES PUBLICS pièces justificatives ACHATS pouvant faire l’objet d’un MAPA, mais passés expressément selon une PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du CMP): = sous-rubrique 424 PJ prévues à la rubrique 43 (cf. infra) MAPA et CCAG L’acheteur public doit porter un regard attentif à la rédaction du contrat ou marché, quel qu’en soit son montant. Les CCAG acquièrent notamment valeur contractuelle lorsque les pièces particulières du marché (CCAP) y font référence. 43

MARCHES PUBLICS pièces justificatives Des aménagements ou dérogations au CCAG peuvent être énoncés dans le CCAP. Trois exemples: 1. Les règles relatives aux formes des notifications et au décompte des délais De nombreux délais sont susceptibles de s’imposer aux cocontractants, pour la fourniture de prestations ou travaux, ou encore pour la présentation de documents ou de réclamations. Les modalités de calcul de ces délais sont fixés, sauf stipulations contraires du CCAP, par les art. 3. 2 du CCAGTravaux, 3. 2 du CCAG-PI, et 3. 2 du CCAG-FCS. 44

MARCHES PUBLICS pièces justificatives 2. Les pénalités de retard Les entreprises titulaires de marchés se référant aux CCAG sont susceptibles de se voir appliquer, même lorsque le CCAP est silencieux sur ce sujet, des pénalités pour retard dans l’exécution de leurs travaux ou prestations. Le taux et les modalités de ces pénalités sont fixés par les CCAG (CCAG Travaux, art. 20). 45

MARCHES PUBLICS pièces justificatives 3. Les modalités de constatation et de réception des prestations ou travaux (art. 41 et s. du CCAG Travaux); Des procédures très précises sont ainsi décrites par les CCAG, et de multiples délais sont prévus et sanctionnés à défaut de diligence des contractants en temps utile. Le CCAG devient dès lors une pièce « maîtresse » , qui détermine notamment la nature des PJ à joindre aux mandats, par référence à la rubrique 43. 46

MARCHES PUBLICS pièces justificatives MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du CMP): sous-rubrique 43 Les caractéristiques formelles d’un tel marché sont décrites à l’annexe G du décret. Le comptable est tenu d ’exiger de l ’ordonnateur, à l ’appui du 1 er paiement (ou avenant) des pièces générales. Il s’agit notamment des pièces liées à la procédure suivie par l ’ordonnateur, et de pièces générales permettant au comptable de contrôler la validité de la créance du ou des titulaires, et d ’effectuer le contrôle de l ’exacte liquidation des acomptes ou avances, puis du solde du marché. 47

MARCHES PUBLICS pièces justificatives MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du CMP): sous-rubrique 43 La nomenclature énumère ensuite les pièces particulières à produire, au regard de la nature même de la dépense. Ainsi, sont notamment répertoriées les pièces à produire, lorsque le paiement correspond à une avance, un acompte, au paiement du solde du marché ou au remboursement de la retenue de garantie (sous-rubrique 432). La liste ayant un caractère exhaustif, le comptable n’a pas, en principe, à exiger des pièces non prévues. 48

MARCHES PUBLICS pièces justificatives MARCHES PUBLICS A PROCEDURE FORMALISEE (article 26 du CMP): sous-rubrique 43 Une pièce énumérée par la liste peut toutefois, être constituée d’un ensemble indissoluble de documents. De même, lorsque des pièces renvoient à d’autres pièces, indispensables au contrôle du comptable, ces dernières doivent également être produites à l’appui du mandat. Le comptable ne saurait enfin, ignorer une pièce non répertoriée par la liste, mais transmise par l’ordonnateur. 49

MARCHES PUBLICS pièces justificatives SOUS-TRAITANCE et PAIEMENT DIRECT: sous-rubrique 45 La sous-traitance est soumise à certaines conditions et s’accompagne de formalités particulières. Son régime juridique, tout comme la nomenclature des PJ visent ainsi à prémunir l’acheteur public contre tout risque de sous-traitance occulte ou de défaillance du sous -traitant (acceptation, agrément du paiement, non mise en cause de la responsabilité contractuelle du pouvoir adjudicateur du fait du sous-traitant. . . ). 50

MARCHES PUBLICS pièces justificatives SOUS-TRAITANCE et PAIEMENT DIRECT: sous-rubrique 45 Le renforcement, en contrepartie, des obligations du pouvoir adjudicateur assure la protection du sous-traitant (paiement direct et l’action directe). COORDINATION, GROUPEMENTS DE COMMANDES et CENTRALE D ’ACHATS: sous-rubrique 46 Les divers mécanismes de coordination des achats (art. 7 à 9 du CMP) visent à recher les économies d’échelle et à mutualiser les procédures de marchés. Les PJ qui s’y rapportent sont réglementées 51

MARCHES PUBLICS pièces justificatives PAIEMENTS A DES TIERS SUBSTITUES AU CREANCIER INITIAL: sous-rubrique 47 Une entreprise retenue dans le cadre d’un marché public doit pouvoir recourir aux financements bancaires traditionnels (facilités de caisse, cession et nantissement de créances, affacturage…) (art. 106 à 110 du CMP) ou aux financements spécifiques d’OSEO aux côtés des banques (avance de trésorerie) (art. 111 du CMP). Ces financements sont rigoureusement réglementés, et donnent lieu à un large développement dans le décret du 25 mars 2007, relatif aux PJ. 52

MARCHES PUBLICS pièces justificatives PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE: sous-rubrique 48 Cette rubrique regroupe: - le paiement en situation d’urgence - le paiement dans le cadre de transactions - les paiements en cas de mise en régie La situation d’urgence revêt deux formes: - la réquisition d’une entreprise, (défaillance du titulaire) - l’urgence impérieuse; notion très restrictivement définie, elle résulte de « circonstances imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur et n’étant pas de son fait » . 53

MARCHES PUBLICS pièces justificatives PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE: sous-rubrique 48 La transaction, régie par les art. 2044 et suivants. du code civil, et par l’art. 128 du CMP, doit se distinguer de la procédure d’arbitrage et de celle faisant intervenir les comités consultatifs de règlement amiable des différends ou des litiges (CCRA). La transaction n’a notamment pas le pouvoir de créer a posteriori l’équivalent d’un marché valable dans tous ses effets, y compris ses clauses de garanties. 54

MARCHES PUBLICS pièces justificatives PAIEMENTS EN SITUATION EXCEPTIONNELLE: sous-rubrique 48 La mise en régie consiste pour une collectivité, face à la défaillance du titulaire du marché dans l’exécution des prestations, de procéder à son remplacement par une autre entreprise ou d’effectuer la prestation directement par ses services. Les conditions de sa mise en œuvre sont strictement encadrées 55

MARCHES PUBLICS pièces justificatives AUTRES MARCHES PUBLICS SPECIFIQUES: sous-rubrique 49 Sont répertoriés ici: - les transports scolaires - le marché public de crédit-bail - les marchés publics d’assurance - le paiement d’opérations réalisées sous mandat -le remboursement des débours nécessite notamment, lorsque le mandataire est un organisme doté d’un comptable public, que soit produit au comptable, le décompte des opérations accompagné d’une attestation du comptable certifiant que les paiements effectués par lui sont appuyés des PJ correspondantes et qu’il est en 56 possession de toutes les pièces afférentes à ces opérations.

Les pièces justificatives des recettes : Décompte liquidatif Avis des sommes à payer Désignation du redevable Réduction ou annulation de titre 57

DÉCOMPTE LIQUIDATIF Fondement juridique de l’autorisation de percevoir la recette : Contrat, convention, bail, le cas échéant décision ou référence à la décision ayant institué la redevance Les PJ de caractère « permanent » ( création d’une redevance, fixation d’un tarif ) doivent être produite une seule fois, en deux exemplaires. Pour les titres ultérieurs, ces justificatifs doivent seulement mais obligatoirement être cités par une mention du type « Tarifs fixés par la délibération du Conseil municipal du xx/xx/xxxx, jointe au titre de recette n° xxx du xx/xx/xxxx » 58

Avis des sommes à payer Ces avis comportent des mentions obligatoires : -Décompte liquidatif et base juridique de la facturation ( = pièces justificatives ) -Voies de recours -Qualité et identité de l’autorité administrative ayant émis le titre de recettes ( signataire du bordereau de titres ) 59

DÉSIGNATION DU REDEVABLE PERSONNES PHYSIQUES : Nom, Prénom, n° de voirie, nom de la voie, code postal , commune Si co-responsabilité entre plusieurs redevables : -Couples mariés, civilité = M. ou Mme -Couples pacsés ou en union libre : citer les 2 avec leurs noms et prénoms -Co-location : citer tous les co-locataires signataires du bail -Divorcés : cantine et garderie péri scolaire, facturer à celui qui a la garde des enfants ( = allocataire auprès de la CAF ) 60

DÉSIGNATION DU REDEVABLE PERSONNES MORALES : Consulter préalablement le registre des sociétés, Préciser le SIRET lorsque le redevable est crée dans le fichier informatique communal NE JAMAIS FACTURER AU NOM D’UNE ENSEIGNE COMMERCIALE ( l’enseigne peut seulement être saisie dans la rubrique « complément du nom » ) 61

DÉSIGNATION DU REDEVABLE COLLECTIVITES LOCALES : Nom : éviter « Commune de » , « Mairie de » , « M. le Maire de » et préférer : le nom suivi de la nature de la collectivité , exemple : « LAXOU, Commune de » , ce qui facilitera les recherches alphabétiques dans les listes de redevables. 62

DÉSIGNATION DU REDEVABLE Rappel : Les relations financières entre deux collectivités doivent toujours être fondées sur une convention préalable. 63

REDUCTION OU ANNULATION DE TITRE Elle doit toujours être justifiée par autre chose qu’un « Certificat administratif » document sans valeur, d’autant plus qu’il « oublie » généralement de préciser le motif ( erreur de décompte, erreur d’identification du redevable, réduction de l’utilisation prévisionnelle initiale, etc ) 64

Merci de votre attention 65