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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des

Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités Par Michelle GILLET et Patrick GILLET 1 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Introduction Pour les universités, une caractéristique essentielle de la période actuelle (depuis 10 ans) est la succession rapide de réformes, entraînant l’accroissement de la complexité. Nous nous positionnons dans le cadre de la vision systémique du système d’information. Ce qui nous amène au questionnement suivant Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? 2 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités Introduction Méthodologie adoptée pour la recherche : dans le cadre de missions d’audit, d’assistance à MOA ou, essentiellement, d’intégration de nos outils informatiques dans les universités, approche ethnographique Exemples anonymes pour garantir la confidentialité 3 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités Une différence essentielle IS vs IT Introduction Modules pilotes (SD) Système d’Information d’Aide à la Décision (SIAD) adapté au niveau hiérarchique : respect de l’angle du vue du sujet et zoom sur les informations Objectifs : inclus dans le budget Informations issues de la prise de décision stratégique et tactique Informations non intégrables au SI automatisable Système d’Information automatisable (SI) Outils de contrôle / Tableau de bord : calcul et analyse des écarts, variables d’état et alertes Collecte des données par les SO Applications opérationnelles : gestion des flux d’activités quotidiens Informations expression des décisions des SD pour actions Modules opérationnels (SO) Flux entrants de l’environnement Flux sortants vers l’environnement 4 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? 1 - Le contexte des universités, une succession de réformes, qui s’empilent SAIC LOLF LRU RGPP • Coûts complets • Sectorisation fiscale • Culture du résultat • PAP et RAP • RCE • Contrôles renforcés • Méthode projet • Structure matricielle • Modèle SYMPa (T 2 A) • Labex • Equipex Investissements • Idex • SATT d’avenir 5 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? 2 - Les apports de la littérature 1 er aspect : les effets du type organisationnel Les compétences et le pouvoir sont détenus par les SO Technostructure embryonnaire H. Mintzberg L’université est une bureaucratie professionnelle Peu de pouvoir à la ligne hiérarchique Coordination par ajustement mutuel - pas de supervision directe - et pas de standardisation 6 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Pour une adaptation rapide à l’environnement mouvant et incertain, évoluer vers l’adhocratie pour plus de flexibilité En utilisant la méthode projet (pour la souplesse) et la structure matricielle (pour faciliter la méthode projet) Donc nouveaux besoins pour le SI : - Gérer les 2 dimensions - Corrélativement, conduite du changement organisationnel 7 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Ecart entre besoins IS et fonctions IT Difficulté à conduire le changement organisationnel FCP (facteurs critiques perçus) de FX de Vaujany risque d’entraîner un archétype NPN Structure Bureaucratie professionnelle 8 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités Pour éviter les FCP, il faut gérer la dynamique du centre de gravité : glissement de l’axe ontologique vers l’axe téléologique I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? Être Bureaucratie professionnelle Conduite du changement lors de la mise en place des nouveaux outils informatiques (1) Savoir se positionner (introspection organisationnelle) (3) Savoir gérer le mouvement Théorie des archétypes de FX de Vaujany : obtenir une trajectoire appropriative de type NRN Méthode d’appropriation des systèmes socio – techniques : (De Vaujany, Grimand) passer en mode « conception à l’usage » (2) Savoir déterminer le bon positionnement pour atteindre les objectifs Adhocratie Evoluer Agir 9 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? 3 - Les apports de la littérature : 2ème aspect : l’évolution de l’Etat Contractualisation des relations entre les administrations centrales et les services déconcentrés Adoption de la « norme de marché » liée à la mondialisation et au développement de l’Union Européenne P. Muller & Ph. Bezes L’évolution du fonctionnement de l’Etat NPM ( New Public Management) Séparation prise de décision stratégique et exécution Renforcement des capacités de pilotage, de prévision, de coordination et de contrôle de l’Etat 10 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités I - En quoi les changements dans l’environnement entraînent-ils la nécessité d’un changement organisationnel des universités? 4 - Les deux points de vue sont contradictoires L’Etat stratège (*) pousse vers des solutions IT pour bureaucraties mécanistes divisionnalisées L’évolution vers l’adhocratie pousse vers des outils flexibles (méthodes agiles, conception à l’usage) * Ph. Bezes 11 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 1 - Pour définir les besoins IS, nous proposons la métaphore du système nerveux Décision élaborée « Matière grise » (SD) Décision réflexe Procédures mises en œuvre par (SO) Communication Avec l’environnement Par les organes des sens (SO) Processus de transformation Collecte des données Processus vitaux Autorégulés. Décentralisation Et gestion par Exception (ligne hiérarchique + technostructure) Niveaux inférieurs (SD) Communication interne Communication avec l’environnement Organisation Le Système d’information, « système nerveux » , assurant la communication et le couplage pour coordonner SO et SD Environnement Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers 12

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 2 - Comment devraient être structurés les outils informatiques pour correspondre à cette optique ? • Correspondant aux missions (métiers) • Intégrant les dimensions « groupware » et Orientation « workflow » métier Applications • De type processuel • Urbanisées (communicantes) • À la source Collecte des • Par les SO données 13 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 3 – Les 4 niveaux du IS que les IT devraient intégrer 14 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités II - Quel impact la nature des outils informatiques en place peut-il avoir sur la capacité d’évolution de l’organisation ? 4 - Quand pouvons nous considérer que IS et IT constituent des facteurs clés de succès de l’évolution ? • Aux 4 niveaux du IS IT conforme aux besoins de • Aux processus métiers IS • Archétype Appropriation d’appropriation NRN réussie • Conception à l’usage 15 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? Services Recherche et valorisation Laboratoires et services centraux 1 – Mission Recherche Gestion Ecoles doctorales, études doctorales, contrats de recherche L’AMUE propose Graal gérer le contrat avec l’Etat sans gérer les processus Travail collaboratif entre les parties prenantes impossible Des outils informatiques mais pas de système d’information Kaléidoscope d’applications ponctuelles Reporting avec l’AERES : classeurs Excel et documents Word 16 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? Responsable de filières, scolarité, direction de composante, services centraux Emploi du temps, stages, soutenances, syllabus, mobilité internationale … 2 – Mission Enseignement L’AMUE propose Apogée gestion des données mais pas des processus métiers Travail collaboratif entre les parties prenantes impossible Des outils informatiques mais pas de système d’information Kaléidoscope d’applications ponctuelles Reporting avec l’AERES : classeurs Excel et documents Word 17 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités III - Quelle est la marge de manœuvre de l’université dans le choix des modes de gestion de ses informations, qui lui permettraient de réussir le changement organisationnel ? Service financier et composantes, ordonnateur et agent comptable 3 – Mission Pilotage Poems, Winpaie, Referens, Lagaff, budget & liasse fiscale avec Excel L’AMUE propose SIFAC (SAP cf CHORUS) et SIHAM (HR Access) Travail collaboratif entre les parties prenantes impossible Des outils informatiques conformes aux besoins de l’Etat mais pas de l’université Kaléidoscope d’applications ponctuelles Reporting avec tutelles : classeurs Excel et documents Word 18 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités Conclusion Pour s’adapter aux réformes, il faudrait changer l’organisation L’autonomie s’accompagne d’un renforcement des contrôles (pléthore d’indicateurs) L’équipe dirigeante est responsable de la stratégie et de conduire le changement lié D’où le besoin d’un SI, matérialisé par des outils informatiques, qui en fasse le système nerveux de l’organisation en évolution 19 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers

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Les outils du système d’information, facteur clé de succès ou d’échec dans l’évolution des organisations : le cas des universités Merci de votre attention 20 Colloque international « Autonomie, responsabilité et management public des établissements éducatifs » 8 décembre 2011 Poitiers