Les bases de lorganisation dun vnement russi Sommaire

« Les bases de l’organisation d’un évènement réussi »

Sommaire • • • Public Contexte Elaboration du budget Mise en place d’un rétro-planning Choix des prestataires Repas Gestion des participants Imprévus Boîte à outils Debriefing et après-séminaire

Le Public • Combien de personnes ? • Quel type de public (l’ensemble de vos clients/fournisseurs ou seulement ceux d’une région particulière, les grands comptes uniquement ou bien des prospects) ? • Conviez-vous la presse (presse professionnelle, presse grand public) ? • Quelle est la moyenne d’âge ? • Quelle est la répartition d’hommes et de femmes ? • Quel est le statut (cadres, employés, itinérants…) ? • Sachant qu’un séminaire se mesure à la satisfaction des participants, essayez de cerner au mieux les attentes, goûts et habitudes de travail de chacun. =►plus ces informations seront précises, plus le choix des prestations sera simple.

Le Contexte Objectif : • • Récompenser (clients, forces de vente…) Stimuler / fédérer (équipe commerciale, forces de vente) Faire connaître un nouveau produit (clients, prospects) Se réunir pour travailler (avancer sur un projet, élaborer une stratégie) • Informer (colloques, congrès) • Former Type d’évènement : • • Journée d’étude Petit-déjeuner Congrès Séminaire Incentive…

Elaboration du budget De quel budget disposez-vous pour les postes principaux ? • • • Hébergement / Location du lieu Restauration Activité incentive Transports / Transferts Cadeaux participants Prévoir une marge pour les frais supplémentaires sur place + frais additionnels : • Sécurité • Souscription à une assurance • Droits réservés à la Sacem en cas de soirée dansante

Mise en place d’un rétro-planning (exemple pour un évènement d’une trentaine de personne) 1 Rédaction du cahier des charges / choix des dates J- 90 2 Demandes de devis (lieux, activités…) J- 90 3 Réservation ferme du lieu J- 60 4 Rédaction du pré-programme / contenu / emploi du temps J- 45 5 Définition et recherche des intervenants (experts, animateurs, documentations) J- 45 6 Outils de communication (affiches, invitations) J- 45 7 Création du Fichier invitation / Validation des listes J- 45 8 Envoi des invitations / convocations J- 30 9 Recueil des inscriptions / relance J- 20 10 Envoi du planning aux participants + accès J- 20 11 Confirmation auprès des intervenants J- 20 12 Envoi de la rooming list + choix des menus + horaires J- 15 13 Envoi des documentations + cadeaux sur le lieu J-8 14 Arrivée sur place : contrôle de la signalétique et de la logistique J- 1 15 Point avec les prestataires J- 1

Choix des Prestataires Sous-traiter ou non ? • Avez-vous assez de temps pour organiser l’évènement ? • Sous-traiter une partie (traiteur, activité, musique) • Ou la totalité (agence évènementielle) • Certains hôtels disposent d’un service commercial qui prendra en charge une grosse partie de votre évènement et vous fera gagner du temps… et de l’argent ! Choix du lieu • • Hôtel Centre de congrès Site évènementiel Autre

Choix des Prestataires Capacité d’accueil • Compter 1 m 50 / personne • Avez-vous besoin de salle de sous-commission ? • Quelle disposition souhaitez-vous en salle ? Situation géographique • D’où viennent les participants ? • Par quel moyen de transport ? Ambiance, esprit du lieu • Moment de détente : ils participent au succès de votre évènement (pauses, cocktail, repas, infrastructures de l’hôtel) Matériel • Sonorisation, emplacement pour l’exposition de produits

Choix des Prestataires Les activités ludiques ü Sportives § § § Aptitude des participants Equipement à prévoir / matériel en nombre suffisant Encadrement Organisation de challenges individuels ou par équipe Traitement et annonce des résultats Coupes et médailles ü Spectacles et animations § Nature des spectacles et animations § Choix du prestataire § Interactivité avec les participants

Choix des Prestataires Organisation du déplacement et des transferts : ü Individuel : § Fournir les indications les plus précises aux participants § Eventuellement, réservation des billets de train ou d’avion ü Groupé : § Prévoir le transport ou les acheminements : train, avion, autocar § Prévoir lieux et horaires de rendez-vous ü Transferts : § Lieu de rendez-vous § Horaires § Réservation de navettes ou autocar

Les Repas Il est important de les soigner car on parle toujours des repas • Le choix des menus doit tenir compte des habitudes dominantes, régimes alimentaires particuliers • Eviter l’excès d’alcool au déjeuner • Durée du déjeuner de 1 h 30 maximum • Le dîner peut être plus festif • Une restauration médiocre suffit à gâcher l’impression d’ensemble que les participants gardent d’un séminaire • Le petit-déjeuner et les pauses doivent également être de qualité

Gestion des Participants • Envoi des invitations à J- 30 Sur l’invitation, faire figurer la nature de l’évènement, le lieu, la date et le voyage jusqu’à destination • Envoi d’une confirmation écrite aux participants ayant validé leur présence • Relance à J- 15 si manque de participants • Envoi du programme à J- 10 Il intégrera le déroulement des journées, les lieux précis (réunions, repas, activités extérieures), organisation du transport et le dressing code =► L’information préalable des participants est essentielle. Elle ne vous empêche pas de ménager quelques surprises de dernière minute =► Ne pas oublier d’établir un programme pour les accompagnateurs ou les personnes qui ont un rôle à jouer durant l’évènement

Les Imprévus • • • Trop ou pas assez de participants Manque d’ambiance Météo catastrophique Grève inopinée Retards Pannes =► On ne peut pas tout prévoir mais on peut prévoir qu’il y aura des imprévus CONSEILS : • Rendez vous sur place la veille pour essayer les équipements, décorer et agencer la salle, contrôler l’insonorisation. • Rédiger le déroulement de votre séminaire comme un scénario de film. • Donnez votre numéro de portable ou celui du responsable de l’organisation sur place aux participants et intervenants.

L’Après-séminaire • Distribution d’un questionnaire afin de mesurer le taux de satisfaction et la compréhension des différents messages • Dépouiller et analyser ces questionnaires • Faire un point avec les principaux prestataires • Réaliser un compte rendu rassemblant l’ensemble de ces informations • Eventuellement, adresser un souvenir aux participants ou un message de remerciement

Boîte à Outils • Une bouteille de champagne pour 6/7 personnes • Quatre sanitaires au minimum pour 100 invités • Un agent de sécurité pour 100 personnes • Faire appel à un photographe professionnel pour distribuer des souvenirs aux participants • Eviter de transporter dans le même véhicule ou de faire voyager dans le même avion tous les membres du comité de direction