Les Archives dpartementales de la Somme Fiche n

Les Archives départementales de la Somme Fiche n° 1 Les Archives : Définition et réglementation ©SR c. G 80

Définition « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité » (Code du patrimoine art. L. 211 -1). Les documents que les établissements scolaires produisent et reçoivent sont donc des archives : - dès leur création ou réception - peu importe leur forme, qu’il s’agisse de textes manuscrits, dactylographiés ou encore de plans, bases de données, mails -peu importe leur support, qu’il s’agisse de photographies, de plans, de CD-Roms Contrairement aux idées reçues, les archives ne sont pas seulement des vieux papiers ! ©SR Cg 80

Réglementation Les archives des écoles sont des archives publiques : elles sont inaliénables et imprescriptibles. Elles font partie du domaine public, par conséquent elles ne peuvent pas être détruites sans l’autorisation du directeur des Archives Départementales. Toute infraction est passible d’une amende et d’une peine de prison (art. L 214 -2 du code du patrimoine). Chaque fonctionnaire est responsable des archives qu’il produit et reçoit dans le cadre de son travail. Il n’en est en aucun cas propriétaire : « Toute personne qui aura, même sans intention frauduleuse, détourné des archives publiques dont elle est détentrice en raison de ses fonctions, sera punie d’un an d’emprisonnement et de 3750 euros d’amende » (Code du patrimoine L. 214 -3). Les directeurs d’écoles, les chefs d’établissement et les agents comptables sont responsables de la conservation des archives de leurs services et doivent appliquer la législation et la réglementation relatives au tri et à la conservation des archives publiques. ©Journaux officiels

Les Archives départementales et vous Une personne chargée des archives des établissements scolaires est à votre disposition pour toutes demandes. Elle peut vous conseiller sur la bonne tenue de vos archives au quotidien, la gestion de votre local archives, vous aider à remplir les bordereaux de versement et d’élimination. Aurélie Caron Service Aide aux administrations 03. 60. 03. 49. 47 au. caron@somme. fr Vous pouvez également suivre une de nos sessions de formation gratuite qui se tient sur 2 jours au sein des Archives départementales. ©SR Cg 80