LEnvironnement Numrique de Travail un projet global dtablissement

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? Une démarche d’établissement Journées Rencontres du CSIESR 31 Janvier 2005 – 1 er Février 2005 Expérience de l’Université de Rennes 1 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • • 2 Pourquoi un E. N. T. ? Un E. N. T. oui mais comment ? Quels pré requis ? Quelle infrastructure mise en place? Quels impacts ? Quels facteurs de risque? conclusion Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Pourquoi un E. N. T. ? – – – Une besoin ressenti dès 1998 Une culture de SI global et de référentiel Des annuaires en symbiose complète avec le SI Une volonté de placer l’usager au cœur du système d’information Une nécessité de « profiler » l’information pour la rendre pertinente – Une obligation de moderniser face aux nouveaux enjeux et à la multiplication des « services numériques » – Un SDET – Un appel à projet……. . Un projet : ESUP-portail… 3 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 Etudiant Personnel Lecteurs, . . Une démarche cohérente Comité de pilotage du S. I. E. N. T. Individuel Composants métiers, thématiques, d’interrogations, . . Site établissement de communication externe Site de composante communication externe Communication Stockage Base de données gestion, Base des ressources documentaires CMS, . . . Portail des ressources de recherche Sites d’appui des formations Portail documentaire d’accès externe 4 Indexation des ressources pédagogiques Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005 numériques Portail des ressources éducatives numériques Indexation des ressources documentaires (sens large) numériques

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Un E. N. T. oui mais comment ? – En fait, deux projets : • Le projet de développement : plutôt technique • Un projet de mise en place : plutôt organisationnel – Des éléments à ne pas oublier : • • • Le SDET L’autonomie des établissements Le champs de compétences des établissements L’organisation des établissements L’exhaustivité du SI de la responsabilité de chaque établissement • …. . 5 Ne pas confondre ENT d’établissement et portail régional… Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Un E. N. T. oui mais comment ? (2) – Un état des lieux des évolutions à réaliser (technique et organisationnel) – Une sensibilisation des décideurs au SI global – Une organisation de projet en place : • Un comité de pilotage du S. I. G. • Un comité de pilotage du projet d’E. N. T. • Un groupe technique de coordination – Des objectifs de mise en place définis en fonction des moyens et de l’existant 6 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Un E. N. T. oui mais comment ? (3) – Une évolution des infrastructures et services adaptée aux objectifs: • Serveurs supports de l’ENT, redondance serveurs et réseau (T 2/2004) • Annuaire Ldap, SSO-CAS (T 1&2/2004) • Services de messagerie (T 3/2003 & T 3/2004) • Stockage (2004) • Listes de diffusions • Services d’informations, inscriptions… des étudiants • Système de surveillance des services • Infrastructure tolérance aux pannes, …. . 7 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Un E. N. T. oui mais comment ? (4) 8 – Un état des lieux du SI et de son exhaustivité « à temps » – Adaptation des procédures et processus organisationnels visant à répondre aux besoins de fonctionnement de l’ENT et des services associés – Informations et formations des utilisateurs potentiels – Mise en œuvre progressive (capacité à faire, montée en charge, …) – Déploiement progressif des services – Adaptation – suppression progressive de l’intranet, des intranets – Adaptation progressive des sites web – …. . Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels pré requis ? Deux types de pré requis sont à considérer (technique et organisationnel-exhaustivité SI) en fonction des objectifs de mise en place de l’E. N. T. et du phasage du projet – Technique : • Formation des équipes techniques (ldap, J 2 E, administration socle …) • Un annuaire Ldap global complet en adéquation avec les objectifs et interagissant avec le SI (serveur et réplicat) • Une infrastructure de serveurs support de l’ENT (EX. : structure de lames avec répartition de charge et redondance) • Une infrastructure de serveur d’authentification (un actif, un dormant) 9 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels pré requis ? (2) Deux types de pré requis sont à considérer (technique et organisationnel-exhaustivité SI) en fonction des objectifs de mise en place de l’E. N. T. et du phasage du projet – Technique : • Maîtrise de l’administration de l’ENT et de l’infrastructure en place • Un service de messagerie en correspondance du socle • Un service de stockage en adéquation avec les objectifs de démarrage • Des procédures de sauvegarde permettant le fonctionnement permanent (sans arrêt des bases) • Une infrastructure de réseau suffisamment fiable ( redondance du cœur, . . ) 10 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels pré requis ? (3) – Organisationnel-exhaustivité du SI : • Sensibilisation et formations des décideurs • Des procédures d’alimentation de l’annuaire claires et opérationnelles en adéquation avec les objectifs de mise en œuvre • Existence d’un référentiel commun minimal (N° UFR, structure d’établissement, nomenclature, …) • Une cartographie des responsabilités • Réflexion et structuration des droits d’accès aux informations et services (groupes, …. ) 11 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels pré requis ? (4) – Organisationnel-exhaustivité du SI : • Pour chaque service mis en œuvre, examen de l’exhaustivité du SI et de l’organisation : – Services de scolarité (notes, résultats, calendriers, emploi du temps, réinscription – Services de listes de diffusion – Services de consultation des comptes ou mission – Accès aux ressources documentaires ou pédagogiques, annonces – …… • Sensibilisation et formations des usagers • Un comité de pilotage du projet • Un comité de pilotage du SI (c’est l’occasion !!) 12 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 Quelle infrastructure mise en place? – Des serveurs à architecture de lames • 2 lames de répartition de charges • 4 à 8 lames en support du socle (sur chaque lame : Apache, Esup, tomcat) • Un serveur CAS actif (un serveur dormant) – Un serveur de base de données (raid 5) – Un ENT d’intégration, un ENT d’exploitation – Des sauvegardes fiables 13 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 Quelle infrastructure mise en place? (2) – Un espace de stockage de type NAS (netapp 9600) 6 To (100 Mo/étudiant, 500 Mo/personnel) accessible des postes et de l’ENT, – Un serveur de messagerie étudiant, un serveur de messagerie personnel – Des serveurs de gestion en cluster HACMP – Des espaces de stockages de ressources pour MOODLE, CMS et autres espaces de partages à venir 14 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels impacts ? – Sur les équipes techniques : • Un projet structurant et fédérateur impactant toutes les équipes (SI, Infrastructure, Proximité) • Une mise à niveau des compétences (remise en cause? ) • Une mise à niveau des équipements (redondance, qualité de service, . . ) • Une nécessité d’aborder les procédures d’auto-surveillance des services, d’alerte et les problématiques d’astreintes • Un dialogue accrue avec les acteurs et décideurs • Une montée en puissance du SI • ……. . 15 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels impacts ? – Sur les services et acteurs : • Un projet structurant pour l’établissement imposant de travailler ensemble sur un référentiel commun • Un « décloisonnement » du SI et des applications • Une motivation accrue à l’exhaustivité à temps • Une autre perception du rapport à l’usager à mettre en œuvre et à maintenir • Une disponibilité des services accrue • Une qualité du SI plus importante, • ……. . 16 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels facteurs de risque ? – Une volonté insuffisante – Considérer le projet comme un projet technique de plus – Un SI incomplet empêchant la mise en œuvre de services attrayants – Une palette de services insuffisamment complète – Une communication insuffisante – Une formation des équipes techniques insuffisante – Une évolution importante des infrastructures – Un contrat insuffisamment anticipateur 17 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 • Quels facteurs de risque ? (2) 18 – Une mobilisation de ressources et moyens insuffisante – Un développement des usages numériques faible dans les relations étudiants-personnels (créer des points de passage obligés : helpdesk, notes, emploi du temps, . . . ) – Une disponibilité restreinte de l’ENT – Des ressources numériques insuffisantes – La non adhésion des acteurs et usagers – Les « chapelles » – Etc…. Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005

L’Environnement Numérique de Travail, un projet global d’établissement ? L’expérience de l’université de Rennes 1 Conclusion Un grand chantier qui nécessite l’adhésion de tous et la mise en relation de l’ensemble des informations Un projet qui s’inscrit dans la durée Un vrai projet global d’établissement 19 Thierry Bédouin – CSIESR – 31/1/2005 -1/2/2005