Lederopplring MTMTilbakemeldingsmte enheter PROGRAM STEP BY STEP OG

Lederopplæring - MTMTilbakemeldingsmøte enheter PROGRAM – STEP BY STEP – OG GJENNOMFØRING OSLO / 19 FEBRUAR 2021 / / SIDE 1

Om presentasjonen Denne lysbildeserien inneholder en meny av bilder og tilnærminger tilbakemeldingsmøtet. Du skal ikke bruke alle, men velge ut fra tilnærming og hva som passer i ditt møte. STAMINA CENSUS / / SIDE 2

Steg for steg i tilbakemeldingsmøtet (ett møte) Tidsramme avhenger av størrelse på gruppe og kompleksitet i resultater: Innledning og presentasjon resultater 60 min Gruppeaktivitet: Hvilke tema skal vi fokusere på 30 -45 min Plenum: Valg av tema 30 -45 min Gruppeaktivitet: Hvilke tiltak kan bidra til utvikling 30 -45 min Plenumsaktivitet: Valg av tiltak 30 -45 min Oppsummering: Handlingsplan 10 min STAMINA CENSUS / / SIDE 3

Tilbakemeldingsmøtet – todelt Tidsramme avhenger av størrelse på gruppe og kompleksitet i resultater) • Første møte – presentasjon og kort vurdering av resultater 60 -75 min • Mellomperiode – hver enkelt reflekterer over resultater, hva er det som fremmer og hva er det som hemmer engasjement og arbeidsglede, hva kjenner man seg igjen i, hva er viktige resultater / forhold å gripe fatt i. • Andre møte – utviklingsarbeid 2 - 3 timer – Gruppeaktivitet Hvilke tema skal vi fokusere på 30 -45 min – Plenum Valg av tema 30 min – Gruppeaktivitet Hvilke tiltak kan bidra til utvikling 30 -45 min – Plenumsaktivitet Valg av tiltak 30 min – Oppsummering Handlingsplan 10 min STAMINA CENSUS / / SIDE 4

Målsettinger for første del i utviklingsarbeidet (1) • Det etableres rammer for en åpen og trygg dialog om situasjonen – God tidsramme, uforstyrret, forberedt, spilleregler for møtet • Medarbeidere/ledere er forberedt på og villige til å ta ansvar for å følge opp resultatene. STAMINA CENSUS / / SIDE 5

Målsettinger for første del i utviklingsarbeidet (2) • Medarbeidere presenteres for (alle) resultatene for sin enhet • Fokus rettes mot: ”vi gjør noe med det vi kan gjøre noe med og som angår ”alle” • Avdelingens ansatte skal ha diskutert sine vurderinger av resultatene med hverandre og ha kommet til enighet om ; • hva de er fornøyd med og hva som er viktigst å utvikle og/eller forbedre • konkrete forslag om tiltak rettet mot det som kan/bør utvikles • hvordan tiltakene skal gjennomføres • Avdelingene skal dokumentere utviklingsarbeidet i avdelingen STAMINA CENSUS / / SIDE 6

Utfordringer til deltakerne i tilbakemeldingsmøtet • Ta ansvar – – – • Fokusere på felles belastninger og stimulanser i egen enhet/ledergruppe – • uttrykk egne tanker om hva som er bra og hva som ikke fungerer i egen enhet/ledergruppe si fra når de er uenige med kolleger om hva som er felles problemer i egen enhet/ledergruppe sikre at tiltakene faktisk gjennomføres – det er ikke leders ansvar alene å skape et godt arbeidsmiljø Når dere velger hva der ønsker å jobbe med - velg tematikk som er relevant for flertallet av medarbeidere i egen enhet/ledergruppe Avgrense problemstillingene og tiltak – dere trenger ikke endre alt med en gang, eller løse de vanskeligste problemene. Del større tema/utfordringer/problemer i mindre deler slik at dere finner et sted dere kan begynne / SIDE 7

HVORDAN LESE RAPPORTEN TRONDHEIM / 2016 / SIDE 8

MTM 2017– Tema i spørreskjemaet – basert på JD-R modellen NÆRVÆRSFAKTORER Jobbkrav RESULTATFAKTORER Rolleforventning Jobbkrav Innflytelse over arbeid Meningsfylt arbeid Jobbressurser Tilbakemelding Arbeidsglede INDIVIDFAKTORER Engasjement i arbeidet Sosialt samspill Ledelse Organisasjonstilhørighet Medarbeiderskap Kompetanseutvikling Utmattelse Organisatoriske ressurser / SIDE 9

Forklaring på rapportbilde – side 1 av 2 4 5 6 Meget sjelden eller aldri Meget ofte eller alltid 1 Hvor mange er invitert til å svare samt rapporteringsdato 2 Side/av antall sider totalt i rapporten 3 Hvilken enhet omhandler rapporten 4 Hvor mange har svart (% i prosent eller # antall ved de) 5 Navn på referansegrunnlag – viser hvem man sammenligner seg med. Gjenspeiles av kvikklunsjen under. 6 Gjennomsnittskåre for hele databasegrunnlaget ligger midt i det gule feltet, normalfordelingen, og 68 % av resultatene ligger her. Normalfordelingen inkluderer alle resultater som ligger innenfor ett standardavvik fra gjennomsnitt. Resultat i det røde eller grønne feltet indikerer resultater som er avvikende høye/lave i forhold til normalen. 1 2 3 / SIDE 10

Forklaring på rapportbilde – side 2 av 2 10 7 9 Meget sjelden eller aldri 8 Meget ofte eller alltid 7 Resultatet for gruppen, i blått stolpediagram og med korrekt tall for gjennomsnittskåre (ikke i %). Historiske data vises med lyseblå stolpediagram, som ligger delvis under den blå stolpen. 8 Viser hvilken svarskala som brukes med tekst og alle resultater omregnes til skala 0 -100. 9 Symbolet viser at spørsmålene har en negativ intensjon, og for å få en lik fremstilling hvor høye skårer beregnes som positive mot høyre, snus svarskalaen ved utregning til presentasjon. 10 Variasjon (se foil 6 i presentasjonen). Ved bruk av gjennomsnittskårer (punkt 7) er det viktig å si noe om skåren er representativ for en gruppe eller om den er et snittmål i en gruppe med ulike syn. Litt variasjon er normalt. Variasjonstallet viser hvor store forskjeller det er mellom svarene i dette rapportutvalget sammenlignet med gruppene i det valgte referansegrunnlaget. Variasjon mellom 25 og 75 anses som normalt, hvis svarene spriker mye i rapportutvalget vil variasjonen være mellom 76 -100, og hvis de spriker lite vil variasjonen gå mot 0. Dersom man har egne spørsmål uten referansegrunnlag, vil variasjonen beregnes ut fra gjennomsnitt og normaliseres (tallverdi 50) / SIDE 11

Normalfordelingskurven Mange Antall besvarte skjema/ enheter Ingen Ca 68 % Ca 16 % -3 Lav skåre -2 - Std. avvik Ca 16 % -1 Gjennomsnitt 1 2 Std. avvik 3 Høy skåre Normalfordeling vil flytte seg oppover og nedover langs svaralternativene, basert på hvilke svaralternativ fleste respondenter har valgt. I bildet over har de fleste valgt svaralternativene som ligger «midt på treet» . STAMINA CENSUS / / SIDE 12

Hvordan lese rapporten (1) - Referansegrunnlaget: Det de sammenligner seg med Lav skåre ca 16 % av avdelingene Middels skåre – Høy skåre, ca 16 % av avd. 68 % av avd. Svarskala i spørreskjema: Svarskala i Spørreskjema – Invertert (se del 4): / SIDE 13

Hvordan lese rapportene (2) - Svarprosent • Svarprosent på det enkelte spørsmål er utregnet på basis av antall respondenter som har mottatt skjema for enheten /nivået i organisasjonen. • En svarprosent mellom 70 og 90 er tilfredsstillende, og merkes med gul bakgrunn. • En svarprosent over 90 er meget tilfredsstillende, og markeres med grønn bakgrunn. • En svarprosent under 70 vurderes som lite tilfredsstillende, og vises på rød bakgrunn. / SIDE 14

Hvordan lese rapporten (3) – Er vi enige? • Variasjonsmålet viser størrelsen på variasjonen i svarene i denne respondentgruppen sammenlignet med gruppene i referansegrunnlaget. • Ved stor variasjon vil gjennomsnittskåren være mindre representativ i undersøkelsen. • Variasjonen vises gjennom bruk av tre symboler. • Dette symbolet indikerer lavere variasjon enn normalt og medarbeiderne har en sammenfallende oppfatning. • Dette symbolet angir en normal variasjon og tilsier at medarbeiderne svarer litt forskjellig, men ikke mer enn at gjennomsnittskåren er beskrivende for resultatet i gruppen. • Dette symbolet signaliserer en høyere variasjon enn vanlig, så høy at gjennomsnittskåren ikke blir særlig representativ for gruppens opplevelse av situasjonen det spørres om / SIDE 15

Sett inn bildene fra rapporten her STAMINA CENSUS / / SIDE 16

Vurdering av resultater fra undersøkelsen • Sterke • Kan forbedres • Sett inn det du vurderer som sterke • Sett inn resultater du mener kan resultater forbedres • Sett inn STAMINA CENSUS / / SIDE 17

Andre interessante resultater • For eksempel på noen spørsmål er det stor spredning av svar, vesentlig større en det som er vanlig • Noen svar er litt overraskende…. • Noen svar er viktige i lys av … • Andre. . . STAMINA CENSUS / / SIDE 18

Fokus i gruppearbeid – til lederne • Vurder om en skal gå inn i et arbeid på – tradisjonell måte med fokus på bevarings- og utviklingsområder – eller om en skal ha et sterkere fokus på engasjement i arbeidet som er en vinn faktor for medarbeidere og virksomhet. Spesielt avdelinger med normale eller gode resultater kan velge en tilnærming med fokus på økt engasjement til jobb. STAMINA CENSUS / / SIDE 19

Fokus i gruppearbeid – Til ledere: organisatoriske forhold Undersøkelsen inneholder spørsmål som retter seg mot organisasjon og overordnede forhold i arbeidet. Det primære i et oppfølgingsarbeid er å fokusere på det man kan gjøre noe med – det lokale. Men vi vet generelt at overordnede faktorer kan innvirke på arbeidshverdagen hos den enkelte, slik at det er viktig at det gis rom for innspill om dette. Vårt forslag er at en åpner for at medarbeidere gir innspill om det er overordnede forhold som har vesentlig innvirkning på arbeidshverdagen av positiv eller negativ art. Tiltak skal ikke drøftes særskilt, men informasjon om gruppas innspill gis videre til riktig adresse STAMINA CENSUS / / SIDE 20

Gruppeaktivitet 1 – Bevaring og utvikling • Bevaringsområdet 1. Hva fungerer bra i enheten? 2. Bli enige om ett bevaringsområde, et område dere opplever at enheten fungerer godt. • Utviklingsområdet 1. På hvilke områder vil vi utvikle oss? 2. Bli enige om ett til to områder, der det vil være viktig/nyttig å utvikle seg. • Organisasjon 1. Er det områder/forhold på overordnet nivå som har merkbar innvirkning på min/gruppens arbeidshverdag på en positiv eller negativ måte? Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum. STAMINA CENSUS / / SIDE 21

Gruppeaktivitet 1 – Bevaring og engasjementsfokus • Bevaringsområdet 1. Hva fungerer bra i enheten? 2. Bli enige om 1 bevaringsområde, et område dere opplever at enheten fungerer godt. • Områder med betydning for engasjement i jobben 1. Hvilke områder vil vi utvikle for å bidra til økt engasjement i arbeidet 2. Bli enige om ett til to områder, som vil bidra til økt engasjement • Organisasjon 1. Er det områder/forhold på overordnet nivå som merkbart hemmer eller fremmer min/gruppens engasjement i jobben? Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum. STAMINA CENSUS / / SIDE 22

Gruppeaktivitet 2 a) - Bevaringsområdet • Bevaringsområdet – Hva er årsakene til at det fungerer så godt på bevaringsområdet? – Hva er det dere/leder/andre gjør som bidrar til det positive resultatet på dette området? – Bli enige om de(n) viktigste årsaken(e)/faktoren(e) for at dette fungerer så godt. Noter punktvis de viktigste forhold (maks 2) STAMINA CENSUS / / SIDE 23

Gruppeaktivitet 2 b) - Utviklingsområdet • Utviklingsområdet – Hva kan konkret gjøres for å utvikle området/temaet som er ønsket? – Bli enige om hva dere mener er de tiltak (maks 2) som vil fungere best. Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum STAMINA CENSUS / / SIDE 24

Gruppeaktivitet 2 b) Utviklingsområdet - Engasjement • Utviklingsområdet – Hva kan konkret gjøres for å oppnå hyppigere og sterkere engasjement til vårt arbeid – Bli enige om hva dere mener er de tiltak (maks 2) som vil fungere best. Noter punktene og presenter gruppearbeidet i plenum STAMINA CENSUS / / SIDE 25

Oppsummering av plenumsdiskusjon, problemstillinger og styrker Utviklingsområde Resultatanalyse – Hvilke tema/indekser/spørsmål fanget opp denne problemstillingen? Bevaringsområde Resultatanalyse – Hvilke tema/indekser/spørsmål fanget opp denne styrken? 1. 2. 1. 2. / SIDE 26

Handlingsplan utviklingsområde Utviklingsområde/ problemstilling Resultatanalyse Hva i MTM® fanget opp dette som utviklingsområde? Tiltak Forventet effekt Hindringer Ansvarlig Tidspunkt; Evaluering av fremdrift Tidsfrist NB! Fordel ansvar for utarbeidelse av handlingsplaner i enheten og gjennomgå disse på neste møte. / SIDE 27

Operasjonalisering av bevaringsområde Bevaringsområde Resultatanalyse Hva i MTM® fanget opp dette som bevaringsområde? Hva gjør dere konkret som fungere så bra eller gir så bra effekt? I hvilke situasjoner betyr det mest at dette fungere så bra? Hvem/hva bidrar mest til at dette fungerer så bra? Hvilken effekt har dette på kunder, medarbeidere og for eierne? Hva kan medføre at dere ikke klarer å opprettholde dette positive? Hva er det dere kan gjøre for å sikre at dette fortsetter å fungere så bra? Tidsfrist evaluering / SIDE 28

Evaluering, dokumentasjon og drøfting med overordnet • Bruk 20 minutter etter tilbakemeldingsmøtet på å reflektere over og å dokumentere det som har skjedd i løpet av møtet – Problemer, tiltak etc. – Organisatoriske forhold av betydning…… ? – Individuelle utsagn/forhold som bør følges opp – Andre forhold som har vært tatt opp, men som ikke ble prioritert i denne omgang • Utarbeid og distribuer handlingsplanene til de ansvarlige. • Gi en tilbakemelding til overordnet om resultater av workshop og dine vurderinger av prosess og resultat STAMINA CENSUS / / SIDE 29

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med oss på tlf. 400 05 896 / SIDE 30