LEAN OFFICE METTI IL TURBO ALLA TUA ORGANIZZAZIONE

LEAN OFFICE: METTI IL TURBO ALLA TUA ORGANIZZAZIONE

COS’E IL LEAN OFFICE È L’APPLICAZIONE DEI PRINCIPI LEAN OFFICE SUI PROCESSI AZIENDALI NON PRODUTTIVI PENSIERO LEAN: È UN VERO E PROPRIO MODO DI RAGIONARE L’IMPRESA, ORIENTANDOSI AI PROCESSI E ALLA RICERCA DEL VALORE, DOVE GLI SPRECHI E LE INEFFICIENZE VENGONO PRESE DI MIRA PER FAR SPAZIO ALL’ ORDINE, ALLA RAZIONALITÀ MA SOPRATTUTTO, ALLAPRODUTTIVITÀ

QUALCOSA DI NUOVO? APPLICATO AI PROCESSI PRODUTTIVI SI CHIAMALEAN PRODUCTION O SISTEMA TOYOTA HA PERMESSO A DECINE DI MIGLIAIA DI PMI DI DIVENTARE COMPETITIVE !!!!

COS’È UN PROCESSO ATTIVITÀ CHE HANNO L’OBIETTIVO DI DARE «VALORE» ALLE RISORSE IN INGRESSO

COS’È UN PROCESSO MATERIALI , INFORMAZIONI, ECC. . ATTIVITÀ CHE HANNO L’OBIETTIVO DI DARE «VALORE» ALLE RISORSE IN INGRESSO

PERCHÉ I PROCESSI SONO INEFFICIENTI L’ AZIENDA È ORGANIZZATA TIPICAMENTE PER FUNZIONI DIREZIONE ACQUISTI COMMERCIALE AMMINISTRAZIONE

PERCHÉ I PROCESSI SONO INEFFICIENTI Ø I PROCESSI SONO DEFINITI CON LOGICA «AL MEGLIO» DAL PROPRIO RESPONSABILE; Ø I PROCESSI SONO POCO ATTRATTIVI GENERANDO SITUAZIONI MULTICANALE; Ø I PROCESSI DI FUNZIONE HANNO LA PRIORITÀ SUGLI ALTRI ; Ø E’ TIPICAMENTE PRIVILEGIATA L’ APPROVAZIONE RISPETTO ALL’ ANALISI;

PROCESSO BASE ESIGENZA MULTICANALE • FUNZIONE DELL’URGENZA • FUNZIONE DELLA CONFIDENZA «IN ASSEGNAZIONE» ES: CLIENTE CHIEDE AL BACK OFFICE UN DOCUMENTO CHE NON TROVA

PROCESSO BASE IN ASSEGNAZIONE AD UNA RISORSA DI UN’ ALTRA FUNZIONE (ES: AMMINISTRAZIONE) MULTI CANALE • Email, Skype, Voce. . • Dispersione informazioni

PROCESSO BASE IN ASSEGNAZIONE PROGRAMMAZIONE • Priorità percepita • Priorità stabilita dalle funzioni • Capacità organizzarsi • Saturazione

PROCESSO BASE IN ASSEGNAZIONE Paolo non ha visione sulla programmazione di Anna / completamento

PROCESSO BASE IN ASSEGNAZIONE RI- PROGRAMMAZIONE • Paolo deve informarsi • Anna deve sospendere il lavoro • Bassa percezione qualità servizio SOLLECITO CLIENTE

PROCESSO BASE IN ASSEGNAZIONE CRITICITA’ ESECUZIONE / APPROFONDIMENTO • Scambio informazioni = dispersione • Mancata risposta = blocco processo

PROCESSO IN APPROVAZIONE FASE NON PRODUTTIVA • E’ NECESSARIA QUANDO LE INFORMAZIONI SONO FRAMMENTATE • RIDURRE GLI «ERRORI» RIDUCE L’ATTENZIONE DI CHI ESEGUE • GENERA FREQUENTEMENTE REVISIONE DELL’OPERATO • IL PROCESSO HA FREQUENTI INTERRUZIONI • «NON DA VALORE» AL CLIENTE APPROVAZIONE

I PRINCIPI DI UN PROCESSO 1. LEAN PIÙ VALORE POSSIBILE AL PROCESSO MISURANDOLO CON L’OCCHIODEL CLIENTE L’ APPROVAZIONE NON DA VALORE AL PROCESSO

I PRINCIPI DI UN PROCESSO 2. LEAN IL PROCESSO DEVE INTERFERIRE MENO POSSIBILE CON GLI ALTRI PROCESSI UN CONTINUO SCAMBIO DI INFORMAZIONI TRA FUNZIONI GENERA INTERFERENZA CON I PROCESSI IN CORSO

I PRINCIPI DI UN PROCESSO 3. LEAN IL PROCESSO DEVE FAVORIRE I PROCESSI AD ESSO COLLEGATI SE IL NON TRACCIARE DECISIONI PUÒ APPARENTEMENTE VELOCIZZARE IL PROCESSO IN CORSO, NON È LEAN SE CREA ATTIVITÀ IMPRODUTTIVE DI RICERCA INFORMAZIONI IN UN PROCESSOCOLLEGATO (A VALLE)

I PRINCIPI DI UN PROCESSO 4. LEAN IL PROCESSO DEVE AVERE IL PIÙBASSO TEMPO DI ATTRAVERSAMENTO VANNO EVITATE INTERRUZIONI NEL PROCESSO CHE CAUSANO UNA CONTINUA RIPROGRAMMAZIONE , PRESA IN CARICO E POTENZIALI SOLLECITI

I PRINCIPI DI UN PROCESSO 5. LEAN OFFICE IL PROCESSO DEVE AVERE ESSEREATTRATTIVO PER LE RISORSE IMPEGNATE, LE MODALITÀ E GLI STRUMENTI A SUPPORTO DEL PROCESSO DEVONO OFFRIRE CHIARI VANTAGGI EVITANDO CIOÈ CHE LA RISORSA UTILIZZI ALTRE MODALITÀ O STRUMENTI COMUNQUE A DISPOSIZIONE CHE RENDEREBBERO IL PROCESSO INEFFICIENTE.

TWEPPY : LO STRUMENTO DI LEAN OFFICE

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE L’UTILIZZO DELLO STRUMENTO PORTA L’ORGANIZZAZIONE ALL’OBIETTIVO LEAN IN MODO NATURALE Ø PERMETTE DI GESTIRE IN MODO VELOCE LEINFORMAZIONI DI ORIGINE DI QUALSIASI PROCESSO Ø CREA EFFICIENZA NELLE FASI DI ASSEGNAZIONE METTENDO CHIAREZZA

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN GESTIONE DI QUALUNQUE INFORMAZIONE • EMAIL NATIVAMENTE (LEGGE DALLE CASELLE) • INSERIMENTO RAPIDO OFFICE

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE ASSEGNAZIONE LEAN • BASTA UN CLICK PER ASSEGNARE COSA E QUANDO • ENTRAMBI HANNO SOTTO CONTROLLO CHI HA FATTO COSA

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE AUTOMAZIONI DI PROCESSI FACILI E VELOCI ASSEGNAZIONI E CONDIVISIONI AUTOMATICHE • LISTA ASSEGNAZIONI (TIPO E SCADENZA) • CONDIVISIONE CON RISORSE • TRACCIABILITÀ AUTOMATICA EVENTI

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE MONITORAGGIO ASSEGNAZIONI • PROPRIE • ASSEGNATI AD ALTRE RISORSE • SCADUTE E IN FUTURO • CARICO DI LAVORO DEL TEAM

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE TRACCIABILITA’ E CONTESTUALITA’ • CONTESTUALE AL PROCESSO • CONDIVISIONE NON DISPERSIVA • VELOCITA’ E SEMPLICITA’

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE GESTIONE MACROPROCESSI • CONFIGURABILI • CONDIVISIBILI CON ALTRI UTENTI • INTERCONNESSIONE

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE GESTIONE PROCESSI LEGATI APPUNTAMENTI • COINVOLGONO PIU RISORSE • GESTIONE ATTIVITA’ PRE E POST APPUNTAMENTO • TRACCIABILITA’ ALL’INTERNO DEL MACROPROCESSO

TWEPPY , LO STRUMENTO DILEAN OFFICE 1. EFFICIENTAMENTO DI PROCESSI LEGATI A: CLIENTI, POTENZIALI, ECC. . PRATICHE PROGETTI

TWEPPY & LEAN OFFICE: UN PROGETTO DAL SUCCESSO GARANTITO

DA DOVE SI COMINCIA 1. MAPPATURA DEI PRINCIPALI PROCESSI AZIENDALI (AS – IT- IS)

UN PROGETTO DI LEAN 2. CONDIVISIONE CON LE RISORSE COINVOLTE • CHIAREZZA NELL’OPERATO OFFICE

UN PROGETTO DI LEAN 3. INTRODUZIONE DELLO STRUMENTO OFFICE

UN PROGETTO DI LEAN 4. RE-ENGINEERING DEI PROCESSI OFFICE

MISURAZIONE DEI BENEFICI MENO DIMENTICANZE EFFICIENZA FACILITA’ TEAM PROCESSO PRODUTTIVITA’ ORGANIZZAZIONE LEAN COLLABORAZIONE ORIENTARE ENERGIE