Lean Management approach applied to Central Sterilisation Service

Lean Management approach applied to Central Sterilisation Service Department (CSSD) S. MAGNIN S. CORVAISIER, F. ROCHEFORT Stérilisation Centrale, Hospices Civils de Lyon 69 808 SAINT PRIEST - FRANCE

LE LEAN MANUFACTURING…… ü inventé dans les années 70 par Toyota ü entreprise LEAN = entreprise qui a décidé de s’alléger de tout le superflu ü concept appliqué à l’origine au Manufacturing (KANBAN, SMED, TPM, Zérodéfaut) ü analyse des processus, élimination des non-valeurs ajoutées, régularisation du flux tout au long de la Supply Chain ü décloisonnement entre les fonctions et les services ü montée en compétences du personnel 7 -10 oct. 2015

LE LEAN MANUFACTURING…… Principes de bases ? ü éliminer la non-valeur ajoutée et les gaspillages dans les processus. ü augmenter la capacité de production, en réduisant les coûts et le temps de cycle. ü assurer une gestion globale de la Supply Chain Equilibrage des flux, Gestion par flux tirés/poussés ü s‘appuyer sur : § la compréhension des besoins des clients § la mise en place d’indicateurs de performance § la prise de décisions sur le terrain, la formation du personnel, l’autonomie. 7 -10 oct. 2015 Le Lean n’a pas pour objectif la réduction du nombre d’agents ! « ÊTRE PRODUCTIF PLUTÔT QU’OCCUPÉ »

LE LEAN MANUFACTURING…… 7 -10 oct. 2015 démarche Lean amélioration de la productivité de 30% à effectif constant

LE LEAN MANUFACTURING…… L’efficacité du Lean repose sur une approche qui consiste à observer, représenter (cartographies), mesurer, analyser, recher les causes et agir. Méthodologie Diagnostic de la situation Analyses plus détaillées Proposition Plan d’action. Diagnostic Cartographie des processus Analyses Méthodes de résolution de problèmes Méthodologie 86 % Mesure des résultats Suivi des Indicateurs Résultat d’exploitation Satisfaction des clients Vérification résultats du plan d’actions Plan d’action Analyse des risques 7 -10 oct. 2015 Les notions telles que la circulation d’un flux, le délai d’un processus, les PRODUCTION FONCTION QUALITÉ indicateurs de productivité et de qualité outils indispensables à la gestion du Process.

LE LEAN MANUFACTURING…… 7 -10 oct. 2015

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Ø Données entrées Logistiques - 4 Groupements Hospitaliers - 32 blocs opératoires et 129 Consultations - 750 plateaux opératoires et 1800 satellites par jour - 3 livraisons sales / stériles par jour (pour chaque établissement) - collaboration avec équipes relais sur chaque site - restitution de l’instrumentation en 24 h - gestion de l’activité d’urgence Ø Données entrées Process Stérilisation 7 -10 oct. 2015 - Comprendre les attentes des blocs / Process, se rendre sur le terrain - Analyser l’existant et modéliser le flux souhaité - Lisser la charge de travail - Suivre l’exemple de la tortue et non du lièvre - Standardiser les tâches - Mettre en place des contrôles - Former des responsables maîtrisant parfaitement le travail Flux/Qualité - Décider en prenant le temps nécessaire, par consensus, en examinant en détail toutes les options - Appliquer rapidement les décisions

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL ü Comprendre les processus et comment ils s’exécutent ü Définir les données qui permettent d’apprécier la performance du processus (délais, flux, erreurs, etc. ), ü Mesure des différents temps du Process et définir « un ratio agent » - Lavage - Sortie laveur - Conditionnement - Sortie Autoclave ü Créer et exécuter un plan de collecte de données 7 -10 oct. 2015 ü Evaluer la capacité et la performance du processus ü Réaliser la cartographie du processus en y intégrant l’analyse de la valeur ajoutée

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Cartographie du processus 7 -10 oct. 2015 Exemple : A 17 h 00 ü Lavage : T 2 Groupement Hospitalier LS ü Conditionnement : Fin T 1 Groupement Hospitalier LS Flux : ok Flux : Retard

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Analyser le processus en se basant sur des données statistiques - saisonnalité mensuelle 746 762 702 612 605 570 558 616 593 584 570 497 445 386 324 570 453 391 439 411 439 383 349 337 263 Decembre Novembre Octobre 570 497 453 404 Septembre Objectif : 669 612 Août Juillet Juin Mai Avril 702 694 702 705 702 678 - Optimiser le positionnement du personnel en fonction du besoin réel (charge de travail) - Document transmis aux cadres du service en début d’année afin de lisser les congés 263 0 0 mercredi jeudi vendredi samedi dimanche lundi mardi mercredi jeudi vendredi 7 -10 oct. 2015 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Mars + 5% en 2015 Fevrier + 4% en 2014 Janvier - saisonnalité mensuelle Nb Moyenne / mois 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Modélisation du flux des DM à l’intérieur de la stérilsation Respect des horaires d’arrivée des armoires sales Respect du flux 7 -10 oct. 2015

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Ø Vérifier que le processus de jalonnement garantit que les hypothèses de départ sont bien maintenues pendant tout le process. Ø Identifier les facteurs clés qui ont le plus fort impact sur la performance du processus. Ø Identifier les principaux dysfonctionnements du processus : § Hiérarchiser / séquencer les solutions à mettre en œuvre (jalons, qui, quand…). § Piloter la mise en œuvre et le résultat des solutions. Ø Mise en place d’un plan de formation : § Interne (thèmes précis sur problématiques rencontrées…) § Externe (Formation des agents par des chirurgiens, laboratoires, …) 7 -10 oct. 2015 Etude et force de propositions au cours d’un point régulier avec l’équipe Stérilisation Mode participatif permettant à la fois l’adhésion des acteurs et la pertinence des solutions

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Initier un suivi / contrôle continu - Rapport d’activité chaque semaine Ø % boites restituées en 24 H (Taux service) - (78% en 2013 et 96% en 2014 ) 120% 100% 80% 2015 2014 60% 2013 40% 7 -10 oct. 2015 20% 0% Moyenne 2015 S 4 S 8 S 12 S 16 S 20 S 24 S 28 S 32 S 36 S 40 S 44 S 48 S 52

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Ø Délai de traitement (standard = 12 h 00 et urgence = 5 h 00) Ø Suivi absentéisme : 6, 8% en 2015 Ø Réajustement des estimations journalières Signification propre aux HCL Ø Suivi des ratios (Nb de boites / Agent) 12. 0 9. 8 10. 0 9. 9 10. 7 10. 2 10. 8 11. 0 Nb boites / agent (moyenne) 2012 8. 0 Nb boites / agent (moyenne) 2013 6. 0 4. 0 Nb boites / agent (moyenne) 2014 2. 0 Nb boites / agent (moyenne) 2015 br e e dé ce m br m ve br e oc to no se pt em br e ût ao t lle ju i in ju ai m ril av s ar m r rie fe v nv ie r 0. 0 Ja 7 -10 oct. 2015

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Ø Suivi qualité Non-conformité transmises par les clients 1% 1% 0% 0% 0% • décembre novembre août septembr e octobre juillet juin mai avril mars février janvier décembre août septembr e octobre juillet juin mai avril mars RATIO (nombre NC / Nbre équi boite) novembre • Évaluation de la justesse de l'information transmise aux blocs 1. 2 1 94% 95% 0. 8 7 -10 oct. 2015 93% 92% 2015 2014 0. 6 0. 4 2013 0. 2 0 janvier mars mai juillet septembre novembre

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL • Evaluation de la composition des boîtes entre arrivée / départ de la Stérilisation 120% 100% 98%95% 100% 84% 97% 90% 91% 97% 88% 93% 96% 92% 83% 80% Sans changement 60% Anomalies partiellement ou totalement corrigées 40% 20% Anomalies générées Nov-15 Sep-15 Jul-15 May-15 Mar-15 Jan-15 Nov-14 Sep-14 Jul-14 May-14 Mar-14 Jan-14 Nov-13 Sep-13 Jul-13 May-13 Mar-13 • Jan-13 0% Indicateur - Qualité des unités de soins (vérification du bac / bordereaux) 81% 7 -10 oct. 2015 oct- janv- févr- mars avr- mai- juin- juil- août sept- oct- nov- déc- Moy 13 14 14 -14 14 14 15 15 -15 15 15 enne

LE LEAN MANUFACTURING – Stérilisation HCL Fin 2012 Janvier 2013 Mise en place du LEAN Nombre moyenne : 344 Nombre boites maxi : 530 Nombre personnes : 77 7 -10 oct. 2015 Mai 2013 1ère Montée en charge Sept 2014 Juin 2015 Nombre moyenne : 650 Nombre boites maxi : 935 Nombre personnes : 96 2ème Montée en charge Ouverture Stérilisation 24 h/24 2012 2013 2014 2015 Commentaires 7, 54 8, 86 10, 4 +37% / 2012 Indicateur Productivité Nombre de boites / personnes Indicateur Productivité Indicateur Taux service 78% 90% 97% +23% / 2013 Indicateur Qualité Evaluation de la justesse de l'information transmise aux blocs 86% 90% 94% +9, 3% / 2013

Remerciements « Le Lean c’est avant tout un travail d’équipe » - F. Rochefort, S. Corvaisier, M. Paysant-Vallas (Pharmaciens) - S. Dougère, J-P. Kohler, S. Herbin (Cadres de Santé) - M. Bourduge (Cadre de Santé, en charge de la logistique) - L’ensemble des agents de la Stérilisation Centrale des HCL (96 agents) 7 -10 oct. 2015 FIN