Le Work Flow Nicolas PICARDAT IR 2000 Le

Le Work. Flow Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Plan Introduction Présentation Etude de cas Conclusion Internet Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introduct Présentati ion on Etude Conclusio n Internet Þ Pourquoi le Workflow ? • e-business • Les NTIC 1 et Internet devenus indispensables • Harmoniser le travail des hommes 1 NTIC : Nouvelles Technologies de l’Information et Communication Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présenta tion Etude Conclusio n Internet Mission : Le Work. Flow consiste à automatiser les flux d’informations entre différents processus au sein de l’entreprise. Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présenta tion Etude Conclusio n Internet Þ Solution apportée par le Workflow • Modéliser les procédures de travail • Contrôler et suivre l’avancement des projets • Automatiser la circulation des documents • Impliquer les partenaires • Mesurer les coûts Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présenta tion Nicolas PICARDAT Etude Conclusio n Internet IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présenta tion Etude Conclusio n Internet Le Workflow de production • gestion des processus de base • peu de changement dans le temps • transactions répétitives Le Workflow administratif • routage de formulaires • basé en général sur une infrastructure de messagerie Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présenta tion Etude Conclusio n Internet Le Workflow Ad Hoc • gestion des procédures non déterminées, ou mouvantes Le Workflow coopératif • gestion des procédures évoluant assez fréquemment Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présenta tion Etude Conclusio n Internet Il existe 2 accès à l’information dans un Workflow : en allant la cher dans une file d’attente partagée en la recevant dans sa boite de réception personnelle Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présenta tion Etude Conclusio n Internet Il existe 3 types de tâches effectuées par un Workflow : formulaires de données services du système d’information routage de fichiers bureautiques Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet La mise en place d’un Workflow passe par 3 phases Analyse Construction Phase de modélisation Issue des méthodes de BPR (Business Process Reengeneering) Objectif : Remettre à plat tous les processus de l’entreprise pour en rebâtir de nouveaux, plus efficaces et mieux adaptés à la compétitivité ambiante. Exécution Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet La mise en place d’un Workflow passe par 3 phases Analyse Construction Objectif: Formaliser les procédures résultantes au sein d’un outil informatique. Définir l’ensemble des conditions nécessaires à son bon fonctionnement et à son intégration dans l’informatique existante. Exécution Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet La mise en place d’un Workflow passe par 3 phases Analyse Construction Phase finale Phase d’utilisation du Work. Flow pendant laquelle les procédures sont exécutées et les tâches traitées Génération des statistiques Exécution Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet Les services financiers de La Poste Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet Problématique 1 : - 6000 conseillers financiers - 400 conseillers spécialisés en immobilier - 400 conseillers spécialisés en patrimoine - 120 représentants commerciaux sont au service de plus de 27 millions de clients - 600 000 organisations - 12 000 grands comptes - Divisés en bureaux de poste qui jouent le rôle d’agences bancaires - Assister de 24 centres régionaux de Services Financiers pour la production Une nécessité de structurer les flux d’informations, de collaborer et d’homogénéiser Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet Problématique 2 : Régularisation d’un compte => traitement d’évènements d’exception (fermetures, divorces, Successions, oppositions, …) Part importante de la charge de travail Organisation géographiquement dispersée (Paris, Nantes, Bordeaux, Orléans) Des exceptions toujours traitées par des processus traditionnels complexes => Processus devant suivre à la lettre les procédures définies, les régulations internes => Sécurité bancaire et accréditation Technologies traditionnelles à support papier : - Délais trop long dus aux nombreuses transmissions entre les acteurs du processus - Nuit à la qualité de service clientèle - engendre des réclamations de la part des clients Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet Lancement d’un projet sur une procédure type de régulation des opérations de comptes Procédure CH 79 BIS Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet Spécificités de la procédure CH 79 BIS : - Transfert de fonds au moment de la fermeture d’un compte - Régularisation des débits du compte client - Régularisation des crédits du compte client - Provision des chèques impayés => Stricte application des règles internes, y compris des sévères exigences de sécurité => Chaque opération passe par divers niveaux de validation au sein de différentes unités en fonction de son code d’opération et des comptes impliqués => Etre capable de représenter les divers rôles et les structures des unités, ainsi que les règles de métier qui gouvernent l’attribution des activités aux unités et aux rôles Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet Conséquences principales : • la normalisation des niveaux et des règles de contrôle entre les deux centres de production accompagnée d’une stricte application du règlement interne • la flexibilité de l’application de Work. Flow dans le support des modifications organisationnelles • une traçabilité améliorée par rapport au processus antérieur à support papier, dans lequel les corrections étaient apportées directement sur les formulaires papier afin d’éviter des retards supplémentaires Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusi on Internet Economies réalisées, revenus accrus et hausse de la productivité - Amélioration de la qualité de service - Diminution des erreurs - Gain de productivité (4 min de travail par processus) - Economies annuelles d’environ 150 000 Euros Nicolas PICARDAT IR 2000

Le Work. Flow Introducti on Présentati on Etude Conclusio n Internet Mon site Internet : Présentation du Workflow Description des outils de développement Etudes de cas (La Poste, SNCF, Sofres, Groupama …) Liens Nicolas PICARDAT IR 2000