Le travail collaboratif Module 3 1 La dfinition

Le travail collaboratif Module 3 1. La définition des groupes 2. La création des rubriques associées aux groupes 3. Le partage des dossiers 4. Les sessions de chat 5. Le forum 6. Les formulaires KOSMOS 1

Module 3 1. Définir des groupes Démonstration KOSMOS 2

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 1. 1 La typologie des groupes 1 • Groupes pédagogiques : issus d’un import annuaire, d’emploi du temps ou CSV • Classes : division administrative à laquelle est rattaché l’élève • Groupes d’option : subdivision d’une classe • Groupe d’option multi classe : enseignement inter-classes • Groupes d’option manuels : créés manuellement sur un service d’enseignement • Groupes d’option non utilisés : groupes d’option AAF en cas de pilotage des groupes par l’emploi du temps 2 • Groupes libres : créés au sein de l’ENT en fonction des besoins : • Groupes fonctionnels par défaut • Groupes fonctionnels créés par un rôle de gestionnaire annuaire 1 2 3

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 1. 2 Les spécificités du groupe libre • Création au sein de l’ENT • Modifications et suppressions possibles par les gestionnaires • Choix d’intégrer le(s) gestionnaire(s) au groupe ou non • Délégation de la gestion du groupe (ajout de gestionnaire) • Disponible dans l’arborescence des groupes • Groupes par défaut dans l’ENT • Utilisation de ces groupes pour activer des rôles sur des rubriques KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 4

Module 3 2. La création des rubriques associées aux groupes Démonstration 5 2

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2. 1 Création d’une rubrique : plusieurs étapes (1/5) 1 2 1. Informations générales décrivant la rubrique 2. Encadré : informations qui apparaissent dans une colonne à droite (sauf pour agenda) 3 3. Déclaration des services de publication : blog, agenda, forum, chat, dossier 4 5 4. Rubrique mère par défaut. Possibilité de la modifier ou à créer une rubrique de niveau 1 si vous êtes superadmin 5. Page d’accueil • Article d’accueil est un article que les gestionnaires sont libres de modifier • Lien vers un site : url • Premier service : La page d’accueil sera le premier service activé dans l’onglet Services 6 6. • • Options : rubrique temporaire : qui passera en archive lors de l’archivage de changement d’année visibilité de la rubrique : case à cocher si la rubrique mère est publique. Autorisation de s’en désinscrire activation des échanges via la messagerie : création d’une liste de contacts (membres de rubrique) KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE la GARONNE 6

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2. 2 Création d’une rubrique : Services actifs (2/5) 2 1 3 1. Liste des services disponibles 2. La fonctionnalité permet de mettre a disposition les articles d’un blog public sous forme de flux RSS. Ainsi, les utilisateurs non authentifies, le grand public, peut s’abonner au flux RSS d� ’un blog dédié a l� ’établissement et ainsi se tenir informé de la publication d� ’un nouvel article. 3. Catégories pour le classement des articles du service blog Les catégories permettront de trier les articles. Classement des services par simple glisser-déposer KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 7

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2. 3 Création d’une rubrique : accès population (3/5) 1 1. Rôle : détermine les droits d’intervention ATTENTION : héritage mais pas propagation 2. Choix de la cible et possibilité de faire plusieurs sélections et d’ajouter un rôle pour l’ensemble 2 3 4 3. Sélection de l’établissement pour les cités scolaires uniquement 5 6 4. Sélection d’un profil d’utilisateur 5. Tableau des populations déclarées : possibilité pour les enseignants et non enseignants d’affiner par fonction et discipline de poste 6. Actions sur les populations KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 8

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2. 4 Création d’une rubrique : accès utilisateur (4/5) 1. Rôle qui détermine les droits d’intervention 1 2. Nom à sélectionner dans l’annuaire 2 3. Tableau des utilisateurs déclarés 3 KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 4 4. Actions sur les utilisateurs 9

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2. 5 Création d’une rubrique : invitations (5/5) 1 2 1. Invitation de populations 2. Invitations d’utilisateurs 3. Notification de l’invitation par mail avec lien pour accepter le rôle proposé 3 • Invitation population : pour s’assurer que tous les utilisateurs composant la population sont invités • Invitation utilisateur : choix plus précis des membres d’une rubrique • Invitation signifie acceptation de la part de l’utilisateur et de la population KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 10

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2. 6 La rubrique : désinscription et exclusion d’un utilisateur Spécificité de la désinscription : • Privation de ses droits • Accès non supprimé mais suspendu temporairement En cas d’exclusion : • Rubrique masquée • Pas d’accès aux contenus (favoris, consultation d’agenda, etc. ) • Toujours possible d’exporter ses données personnelles KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 11

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2. 7 Actions sur la rubrique • Il est possible de créer, modifier, supprimer des rubriques, d’intervenir dans chacun des services proposés au sein d’une rubrique, au travers de la trousse. 1. Un lien de création pour chaque service disponible dans la rubrique est affiché 2. Fiches à valider pour affichage dans la rubrique 3. Contributions et brouillons de l’utilisateur 1 4. Tableau de bord des contenus 5. Possibilité d’enrichir ou de modifier l’arborescence des rubriques • Les actions clefs liées aux droits de l’utilisateur 6. Recherche des membres par statut/profil/rôle 2 3 4 5 7. Gestion des formulaires : ancien accès (n’est plus disponible avec le nouveau service) 6 KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 7 12

Module 3 3. Le partage de dossiers Démonstration 14

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 3. 1 Présentation des dossiers partagés : Dans un espace; il est possible : • de créer des dossiers partagés, • d’ouvrir cet espace à d’autres utilisateurs en leur attribuant des droits spécifiques, • d’organiser les dossiers et d’ajouter du contenu. Plusieurs dossiers partagés peuvent être créés sur une même rubrique 1. Bouton d’ajout de dossier 1 Ergonomie La présentation de la liste des dossiers partagés et de leurs contenus est uniformisée. 15

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 3. 2 Droits d’accès Par un simple bouton radio, l’utilisateur peut pour chaque dossier établir différents accès • « Personnalisés » : choisir les rôles attribués à des populations ou des utilisateurs particuliers (comme pour une rubrique ou un service). Possibilité de restreindre l’accès à un dossier partagé à un sous ensemble des utilisateurs de la rubrique. • « hérités de la rubrique » : reprendre les droits d’accès déterminés au niveau de la rubrique. En cas de mise à jour des droits sur la rubrique, ceux-ci seront alors automatiquement à jour au niveau du dossier partagé. • Les comptes « Administrateurs » peuvent accéder à l’ensemble des dossiers partagés de leur site. 16

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 3. 3 Rôles dossiers partagés sur la rubrique Droits / Rôles Visiteur Rédacteur avec mise en ligne Modérateur Gestionnaire Accéder aux dossiers partagés X X X Accéder aux répertoires dossiers partagés X X X Accéder aux fichiers des dossiers partagés X X X Copier vers le porte-documents X X X Copier vers un espace distant X X X Gérer les dossiers dont il est l'auteur X X Gérer les répertoires dont il est l'auteur X X Gérer les fichiers dont il est l'auteur X X Gérer les dossiers partagés X Gérer tous les répertoires X Gérer tous les fichiers X Activer/désactiver le service dossier sur la rubrique X 17

Module 3 4. Les sessions de chat Démonstration 18

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 4. 1 Espace de discussion : ouverture et durée Le service « chat » permet d’ouvrir des espaces de discussion en ligne sur un créneau horaire déterminé 1. Titre obligatoire 2. Affichage de la rubrique dans laquelle se trouve l’espace de chat 1 2 3 4 3. Choix d’une date et d’un créneau horaire 4. Descriptif/informations sur l’espace de discussion L’espace sera ouvert sur la période demandée Une fois cette période écoulée l’ensemble des échanges restera archivé pour consultation ultérieure KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 19

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 4. 2 Pendant la discussion 1. Titre 2. Horaire d’ouverture de la salle 1 5 2 1 3 3. Fenêtre de discussion : conserve l’historique des messages 4. Formulaire de saisie avec envoi en appuyant sur « Entrée » 2 3 6 4 4 5. Liste des participants mise à jour continuellement 6. Résumé (saisie lors de la création) KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 20

Module 3 5. Les forums Démonstration 22

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 5. 1 Création d’un sujet de forum 1 1. Titre : obligatoire 2 2. Description du sujet de discussion avec une boîte à outils enrichie 3. Possibilité de choisir la modération des commentaires 4. Modification de l’auteur (paramètre projet) 5. Enregistrement possible d’un brouillon 3 4 5 23

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 5. 4 Modération des commentaires : le modérateur • L'utilisateur ayant le rôle de rédacteur peut produire des contenus qui peuvent être soumis à modération • Notification sur la messagerie interne de K-d'école lorsqu'un nouveau commentaire est ajouté et donc en attente de modération. • Une fois le commentaire modéré, il reçoit une notification sur la messagerie interne de K-d'école listant les commentaires qu’il a validés. KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 26

Module 3 6. Les formulaires Démonstration 27

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 6. 1 Un service à part entière • Outil multiforme : création de quizz, questionnaires, QCM, procédures dématérialisées, sondages, etc. • Constitution d’une bibliothèque numérique de formulaires • 3 canaux de diffusion : • Messagerie interne • Articles de blog • Contenus du cahier de textes • Activation sur le portail de l’établissement • Service disponible sur tous les établissements de l’utilisateur (modèles de formulaires disponibles en continu, indépendamment du portail de création) • 1 rôle unique : Auteur • 3 types de formulaires : authentifié, public et anonymisé 28

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 6. 2 Exemple d’un formulaire de 2 pages (1/2) 1. Titre 1 2. Texte pour accompagner les questions 2 3. Exemple d’insertion d’un contenu multimédia 4. Question avec numérotation automatique 3 5. Possibilité de fermer le formulaire : les données préalablement saisies ne sont pas enregistrées 4 5 6 6. Bouton pour accéder à la page suivante 29

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 6. 3 Exemple d’un formulaire de 2 pages (2/2) 1. Le titre donné au formulaire s’affiche sur toutes les pages 1 2. Autres questions avec l’astérisque qui indique le caractère obligatoire de la réponse 2 3. Pagination 4. Fermer le formulaire signifie que les données saisies ne sont pas enregistrées 3 4 5 6 5. Repartir sur la page précédente sans perte de données saisies 6. La validation enregistre les réponses. Selon les paramètres choisis par l’auteur, possibilité de les modifier à nouveau ou pas. 30

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 6. 4 Créer un formulaire • Un formulaire est constitué d’un titre et de pages intégrant des questions et des textes • Le formulaire s’appuie sur des paramètres sélectionnés par l’auteur : • Type : • • • Authentifié (authentification ENT pour répondre) Anonymisé (authentification ENT pour répondre sans stockage des identités des répondants) Public (aucune authentification nécessaire pour répondre) • Réponse modifiable : possibilité de permettre au répondant, une fois le formulaire validé, de modifier et soumettre de nouvelles réponses qui suppriment les réponses existantes. • Afficher la synthèse : si activé, les répondants peuvent visualiser la synthèse des réponses au formulaire après validation de leur réponse • Accès aux réponses : sélection de 5 utilisateurs ou groupes maximum autorisés à consulter les réponses soumises au formulaire • Notification : messages reçus par l’auteur et la liste éventuelle choisie précédemment au moment de la diffusion et à chaque réponse collectée 31

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 6. 7 Notification de la diffusion • • • Possibilité de sélectionner jusqu’à 5 membres maximum qui pourront être notifiés de chaque réponse collectée sur le formulaire Pour sélectionner les membres à notifier, la recherche se fait en utilisant l’annuaire Ces personnes n’ont pas nécessairement accès au service mais peuvent en visualiser les réponses grâce aux liens contenus dans les messages de notification La notification à chaque réponse est facultative par le biais d’une case à cocher dans les paramètres du formulaire Notification dans la messagerie interne : affichage d’un lien qui permet d’accéder à l’aperçu de la réponse et d’un autre lien qui renvoie vers l’écran détail de toutes les réponses 34

M 3 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 6. 10 Exporter les réponses (auteur et liste personnalisée) 1. Onglet Réponses : affichage détaillé 2. Sélection de l’ensemble 3. Bouton d’export 4. Génération d’un fichier zip à enregistrer ou simplement ouvrir 1 3 4 2 KOSMOS - Twilight 37

Espaces d’échange et travail collaboratif : synthèse Des espaces dans lesquels des utilisateurs peuvent communiquer et mutualiser : les rubriques • • Des services d’échanges mis à disposition dans la rubrique : chat et forum (possibilité de modération des commentaires) • Mutualiser sur les données : partage de dossiers dans lesquels insérer divers répertoires et fichiers • Différents groupes : les classes, les sous-groupes d’option et les groupes libres • Des formulaires permettant de multiples usages pédagogiques, collaboratifs, administratifs avec une gestion fine de la diffusion. KOSMOS 38