Le Records management historique finalits enjeux normes Stage

Le Records management : historique, finalités, enjeux, normes Stage Théories et pratiques archivistiques Archives et nouveaux enjeux de l’information 19 novembre 2009 Claire Sibille - de Grimoüard

Plan de la formation z Historique et concepts du Records management z Les normes ISO sur le Records management z Les textes relatifs au « Records management électronique » z Le Records management et les « normes archivistiques » z Les normes du Records management en France z Bibliographie/webographie

Historique et concepts du Records management

Historique du Records management z Naissance à la fin des 1940’s aux États-Unis z Théorie de l’archivage au service des producteurs : Schellenberg aux États-Unis, Pérotin en France z Milieu des années 1990 : la norme RM australienne connaît un grand succès et devient la norme ISO 15489 z 2002 : l’AFNOR diffuse la norme en France

Document z. Tout écrit ou enregistrement considéré comme unité (Extrait Norme ISO 15489) z. Information portée sur un support quels que soient sa forme ou ses caractéristiques. Un document peut correspondre ou non à la définition de record (Extrait Do. D 5015. 2. )

Records et archives z Records - Documents créés, reçus et préservés à titre de preuve et d’information par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité (extrait Norme ISO 15489) z Archives - Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (loi du 15 juillet 2008 – code du patrimoine, titre II)

Les records : caractéristiques z. Support (tous médias : papier, électronique, film…) z. Contenu z. Contexte de création (activité) z. Pertinence (valeur informationnelle) z. Appartenance à un fonds / relativité (cf. Marie-Anne Chabin)

Les records : valeur primaire, valeur secondaire z Un organisme a besoin de prouver ses actions, ses volontés, ses droits… z Les records peuvent ainsi avoir : yune valeur primaire (administrative, fiscale, judiciaire) you une valeur secondaire (événementielle, informationnelle, patrimoniale) z Les records peuvent être considérés comme vitaux, importants, utiles, ou non essentiels

Records management : définition z Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. [Norme ISO 15489 -1, 2002]

Du cycle de vie de l’information au records continuum z Théorie des trois âges (Schellenberg) : archives courantes, intermédiaires, définitives z Cycle de vie du document : création, diffusion et usage, gestion et maintenance, tri et élimination, préservation et conservation permanente z Records Continuum (Canada, Australie) : vision du document dans sa continuité

Diagramme du Records Continuum

Les trois statuts de l’information de Marie-Anne Chabin z. Statut de production z. Statut de trace z. Statut de source de connaissance

Les normes ISO sur le Records management

z Récentes (moins de dix ans) z Issues d’une norme australienne, AS 4390 y ont entraîné la constitution d’un groupe de normalisation à l’ISO, le SC 11, au sein du TC 46 y l’université de Monash a développé au même moment la notion de continuum z Traitées par le sous-comité (SC 11) au sein du comité technique (TC 46) Information et documentation z Devenues une sorte de « famille » de normes internationales y ISO 15489 -1 et – 2: 2001 Records management traduite en français en avril 2002 y ISO 23081 -1: 2004 Métadonnées du RM y ISO/TR 26122 Work Process Analysis for Records z Proches des normes de la qualité ISO 9000 et 14000

Le contexte normatif : ISO 15489, la norme matricielle

ISO 15489 z La norme de base, très simple, énonce les grands principes z Éditée en anglais en 2001, en français en 2002 z 2 parties y. Descriptive y. Technique, guide de mise en pratique, donnant aussi des recommandations sur la politique de gestion, les responsabilités, les besoins de formation z En cours de révision

Une cible très large z. Les décideurs z. Les professionnels de l’information z. Les responsables des systèmes z. Toutes les personnes physiques ayant la responsabilité de produire ou de conserver des archives

Objectifs z Organiser la traçabilité des documents produits ou reçus par tout organisme ou entreprise dans l’exercice de ses activités z Encadrer la responsabilité des entreprises ou organismes vis à vis de la loi, de ses collaborateurs, de ses partenaires, de la collectivité z S’assurer que les systèmes d’information produisent des documents fiables en accord avec les normes Qualité ISO 9001, ISO 9002 et ISO 14000 z Gérer l’information au meilleur coût z NB : elle n’inclut pas l’organisation et la gestion des archives historiques qui se fait au sein des institutions d’archives

Environnement réglementaire z Le Records management tient compte de l’environnement réglementaire défini par : yla législation dans les domaines administratif et judiciaire et la réglementation spécifique du secteur d’activité concerné, ainsi que les lois et règlements relatifs aux documents d’archives, à l’accès à l’information, au respect de la vie privée, à la notion de preuve, au commerce électronique et à la protection des données yles normes en vigueur yles procédures internes

Principes généraux de Records management (1) z Définir quels documents doivent être créés pour chaque type d’activité et quelles informations doivent y figurer : ydire sous quelle forme et quelle structure les documents doivent être produits et archivés, et quelles technologies doivent être utilisées ydéfinir les métadonnées nécessaires ydéterminer les besoins de consultation et les délais de conservation en se conformant aux exigences légales et réglementaires

Principes généraux de Records management (2) yévaluer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probant yrecher l’amélioration de la rentabilité, l’efficacité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents z Les métadonnées décrivent la structure du document, le contexte de création et d’exploitation du document ; les liens organiques documents avec d’autres documents

Caractéristiques d’un document d’archives z. Authenticité z. Fiabilité z. Intégrité z. Exploitabilité

Caractéristique du système d’archivage z“Records management system” y. Fiabilité y. Intégrité y. Conformité yÉtendue y. Caractère systématique

Mise en œuvre du Records management en 8 étapes z Enquête préliminaire z Analyse des activités z Identification des exigences archivistiques z Évaluation des systèmes existants z Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques z Conception d’un système d’archivage z Mise en œuvre d’un système d’archivage z Contrôle a posteriori

Procédures d’archivage et contrôles z Sélection des documents à archiver z Définition des durées de conservation z Intégration des documents z Classification des activités z Stockage et conditionnement z Accès z Traçabilité z Mise en œuvre du sort final z Rédaction d’une charte d’archivage z Contrôle et audit z Formation

ISO 23081 z. Métadonnées pour décrire le contexte dans lequel les documents sont produits, leur contenu, leur structure, leur gestion dans le temps z. Identifient également leurs producteurs, les processus et systèmes qui permettent la création, la gestion, la maintenance et l’utilisation des documents et des procédures

ISO 26122 z. Rapport technique publié en 2008 z. Work Process analysis for records, traduit en « Analyse du processus des records » , c’est-à-dire les processus métier et activités qui engendrent les records z. Le plan de classement doit normalement représenter ces processus

Les textes relatifs au « Records management électronique »

OAIS (Open Archival Information System) z. Modèle conceptuel destiné à la gestion, à l'archivage et à la préservation à long terme de documents numériques z. Norme ISO (ISO 14721) z. Identifie les acteurs, décrit les fonctions et les flux d’information, et propose un modèle d’information adapté à la problématique de l’archivage numérique

OAIS : modèle fonctionnel

Mo. Req z 1996 : décision lors du DLM Forum z 2001 : publication de Mo. Req -Model Requirements for the Management of Electronic Records -Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique z 2004 : traduction française par Marie-Anne Chabin (10 sponsors) z 2008 : publication de Mo. Req 2 z décembre 2008 : présentation de la traduction française par la Direction des Archives de France au DLM Forum de Toulouse

Contexte institutionnel La Commission européenne Le DLM-Forum

De Mo. Req 1 à Mo. Req 2 z But : décliner les exigences de la norme ISO 15489 dans un environnement électronique z Mo. Req 1 traduit en 11 langues ; utilisé en dehors de l’Europe (Brésil, Russie) z Valorisation de Mo. Req dans le monde du records management : publication du guide Apprivoiser Mo. Req (groupe IALTA) z Utilisé majoritairement dans le secteur privé

De Mo. Req 1 à Mo. Req 2 z. Pourquoi une nouvelle version ? y. L’évolution des technologies y. La diffusion des normes y. La législation des États-membres

Les apports de Mo. Req 2 z Un ensemble plus volumineux: 231 pages contre 134 pour la première version, près de 800 exigences-types z La testabilité des exigences : vers la certification z La prise en compte du contexte national: le chapitre 0 z Sur le fond y Pas de contradiction avec Mo. Req, mais : y Quelques possibilités supplémentaires par rapport au plan de classement y Davantage de types de documents y Une plus grande modularité

Principes éditoriaux z 13 chapitres z Texte introductif pour chaque fonctionnalité z Spécifications : y. Obligatoires (must) : près des 2/3 des spécifications. y. Recommandées (should) z Indication sur la testabilité (Oui, Non, Partiellement)

Le périmètre couvert par Mo. Req 2 z. Les utilisateurs visés z. Un archivage au sens du Records management z. La mise en œuvre d’un processus de capture et d’archivage répondant aux exigences de la norme ISO 15489

Les objets traités par Mo. Req 2 z Un outil logiciel dédié à la fonction d’archivage (plutôt qu’un outil générique) z Visant particulièrement les documents non structurés (plutôt que les données structurées) z Essentiellement tourné vers l’archivage des documents électroniques, mais peut aussi gérer les documents physiques z Tous les records d’une organisation : -Produits en interne ou provenant de sources d’acquisition externes -Quel que soit le format et le codage - sorties d’applications telles que les suites bureautiques, message électronique, bases de données, formats PDF, scans, audio et vidéo, pages web… z Par rapport à Mo. Req 1 : prise en compte des e-mails (et pièces jointes), des documents composites

Les concepts-clés : le système d’archivage électronique (SAE) z Dans une acception stricte, application pour la gestion des documents électroniques, mais pouvant être utilisée pour d’autres besoins, notamment : y La gestion des archives physiques y L’interfaçage avec d’autres applications métier, ce qui permet d’en acquérir les documents : y La messagerie électronique y Le fax y La numérisation y Un logiciel de CMS… x Récupérer des documents d’application métier x Mais aussi laisser des applications consulter les documents du SAE

Différence entre GED et SAE d’après Mo. Req 2

Les concepts-clés : le plan de classement z Plan de classement des activités (et non selon les contenus documentaires) z Hiérarchique, avec les niveaux suivants : y série (elle-même subdivisée au besoin en sous-séries), y dossier, y sous-dossier, y volume, y document, y composant, extrait ; z Rattachement très souple des documents : possibilité de lier directement à la série contrairement à Mo. Req 1 z Codification du plan de classement

Le plan de classement hiérarchique

Les codes de classement

Les concepts-clés : la capture et la déclaration z Mettre en sécurité dans un système informatique z La procédure de capture se décompose selon Mo. Req 2 en : y. Classement y. Enregistrement (affectation d’un identifiant unique au document) y. Ajout de métadonnées (et initialisation du cycle de vie) z La fixation des données du document archivé

Les concepts-clés : les règles de conservation / destruction z Un contrôle assez fin des règles y. Un identifiant unique et un titre unique pour chaque règle y. Une règle consiste en : une durée de conservation ; un évènement déclencheur ; un sort final ; une référence réglementaire y. Possibilité de gérer plusieurs règles sur une même entité ; gestion de règles contradictoires z Traçabilité des opérations z Gel de destruction : autre nouveauté de Mo. Req 2

Les concepts-clés : la sécurité z. Profils, droits et restrictions d’accès z. Niveaux de sécurité appliqués aux documents z. Sauvegarde et restauration ; documents vitaux z. Traçabilité des accès

Les exigences non fonctionnelles z. Conditions d’une réussite d’un SAE, notamment : y. Convivialité et ergonomie y. Réactivité, temps de réponse et disponibilité y. Pérennité du système z. Normes techniques (format des dates, codage, choix de solutions ouvertes…)

Les exigences sur les métadonnées z Un modèle de métadonnées assez complet, 157 métadonnées pour : -le plan de classement -les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents -les règles de conservation/destruction -les composants, -les métadonnées témoins (après destruction) -les types de documents archivés -les extraits -les acteurs z Les entités/acteurs

Mo. Req et l’OAIS z. Des terminologies différentes pour des objets documentés comparables y. OAIS : Objet ( « données » ) + Information de représentation = Contenu d’information y. Mo. Req : Série/Dossier/Document (document composite) + métadonnées = Document archivé

Mo. Req et l’OAIS z. Mo. Req en amont de l’OAIS y. Avant la mise en archives, définition des exigences fonctionnelles z. L’OAIS en relais de Mo. Req 2 y. L’obsolescence technologique et la pérennisation sont abordées dans les exigences non fonctionnelles de Mo. Req

Mo. Req à la rencontre de l’OAIS ? z. Objectifs distincts z. Public (utilisateurs) différents z. Modèles proches z. Technologies convergentes z. Clients communs

Utilisation de Mo. Req 2 z. Bâtir un système d’archivage électronique ychoix de spécifications pour l’écriture d’un cahier des charges ypermettre à un développeur d’élaborer un produit conforme z. Tester les capacités d’un logiciel déjà existant

Principes et exigences fonctionnelles pour l’archivage électronique z. Publiés en juillet 2008 par ICA : y. Importance d’un bon logiciel d’archivage (inclut plus fortement que Mo. Req l’archivage mixte, papier et électronique) z. Lignes directrices et exigences fonctionnelles pour les systèmes de gestion de documents électroniques(275 exigences selon les chapitres : capture, identification et classement, contrôle, conservation/destruction, recherche et restitution, administration)

Autres normes d’archivage électronique z. Do. D 5015. 2 -SDT (Design criteria standard for electronic records management software applications) [Etats-Unis] z. NOARK 4 (NOrsk ARKivsystem), [Norvège] z. DOMEA (document management and electronic archives) [Allemagne]

Le Records management et les « normes archivistiques »

Les normes de l’ICA z ISAD(G) : Norme générale et internationale de description archivistique, (1994, 2000) z ISAAR(CPF) : Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (1996, 2004) z ISDF : Norme internationale pour la description des fonctions (2008) z ISDIAH : Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives (2008)

Les métadonnées z. Les normes de l’ICA ont un recouvrement important avec les métadonnées du RM, même si celles-ci sont plus larges y 14 éléments sur 26 communs d’ISAD(G) avec ISO 15489, 2 -3 autres proches y. Sur les 6 éléments définis comme essentiels par ISAD(G), 5 se retrouvent dans l’ISO 15489 y. Les 4 métadonnées minimales de l ’ISO 15489 ont leur équivalent dans ISAD(G)

Les entités zrecords ( « documents d’archives » dans ISAD(G)) zacteurs ( « entités » , collectivités, personnes ou familles, impliquées dans la production, la gestion ou la conservation des archives dans ISAAR(CPF) et ISDIAH), zmissions et activités ( « fonctions » dans ISDF)

Les normes du Records management en France

Une sensibilisation au RM en progression z Travaux de la CG 46/CN 11 de l’AFNOR (projet de révision de la norme 15489 traduction française de l’ISO 23081, première partie) z Appropriation progressive du concept par les institutions (DAF) et les associations professionnelles y. AAF - ADBS, Comprendre et pratiquer le records management- analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises (2005)

Norme AFNOR NF Z 42 -013 z 2001, révisée en 2009 zénonce un ensemble de spécifications de l'AFNOR concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité

Le RM et la Direction des Archives de France z. Circulaires, études et notes d’information de la DAF sur la gestion des archives courantes et intermédiaires et l’archivage électronique dans le secteur public z. Audit transversal sur l’archivage dans les ministères, DGME (2007) z. L'archivage numérique à long terme - Les débuts de la maturité ? (2009)

Standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA) z Modélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage de données z Précise les types, l'ordre et la forme des messages échangés z Définit les métadonnées pour la description des archives z Hors du périmètre : la gestion et le stockage des objets transférés

Bibliographie / webographie

Normes RM z ISO 15489 -1 Information et documentation « Records management » , Partie 1 : Principes directeurs, 2001. z ISO/TR 15489 -2 Information et documentation « Records management » , Partie 2 : Guide pratique, 2001. z ISO/TS 23081 -1 Information et documentation -- Processus de « Records management » -- Métadonnées pour les documents -- Partie 1: Principes, 2004 z ISO/PDTR 26122 Information and documentation “Work Process Analysis for Records”, 2007

Circulaires de la DAF sur le Records management z Note d'information DITN/RES/2007/006 du 23 juillet 2007. Records management et gestion des archives courantes et intermédiaires dans le secteur public z Note d’information DITN/RES/2007/005 du 23 juillet 2007. Audit archivage dans les ministères z Circulaires AD/2002/2 et AD/2002/3 du 29 mai 2002 présentant les normes en matière de traitement d'archives

Bibliographie z Documentaliste - Sciences de l’information, dossier « Records management : gérer les documents et l'information. Pourquoi ? Comment ? » , volume 46, N° 2, mai 2009 z CHABIN Marie-Anne, Archiver, et après ? , Paris, Djakarta Editions, 2007 z CHABIN Marie-Anne, WATEL Françoise. L’approche française du Records management : concepts, acteurs et pratiques. Les archives en France, La Gazette des Archives, revue de l’Association des Archivistes Français, 2007, n° 204, pp. 113 -130. z DROUHET Geneviève, KESLASSY Georges, MORINEAU Elisabeth. Records management : mode d'emploi. Paris, ADBS, 2000

Sites Internet z Direction des Archives de France : sections Records management et Archives électroniques http: //www. archivesdefrance. culture. gouv. fr/gerer/ z Association des Archivistes Français : http: //www. archivistes. org/ z Portail International Archivistique Francophone : http: //www. piaf-archives. org/ z Portail français du Records management : http: //www. records-management. fr/ z Le site de la société Archive 17 : http: //www. archive 17. fr/content/view/15/33/ z Recordkeeping for good governance Toolkit (la Boîte à Outils de l’ICA/Parbica)