LE LABORATOIRE DE LACCLRATEUR LINAIRE JOURNE DES NOUVEAUX

LE LABORATOIRE DE L’ACCÉLÉRATEUR LINÉAIRE JOURNÉE DES NOUVEAUX ENTRANTS 18 décembre 2009 1

Fiche signalétique : Unité Mixte de Recherche = 2 tutelles CNRS et Université Paris-Sud 11 n N° labo : UMR 8607 n Institut : IN 2 P 3 (Institut National de Physique Nucléaire n et de Physique des Particules) n Comité National (CNRS) : Section 03 (Interactions, particules, noyaux, du laboratoire au cosmos) et la CID 47 (Commission Interdisciplinaire : Astroparticules) Commission de Spécialiste (UPS) : Section 29 (Constituants élémentaires) n Délégation Régionale : DR 04 - Ile de France Sud n Code de gestion du labo : 1313 n 2

Fiche signalétique : n Effectif du laboratoire : 340 agents (au 1 er décembre 2009) - 214 Ingénieurs, Techniciens et Administratifs dont 21 CDDs et 4 ITARF - 126 Chercheurs dont 51 chercheurs CNRS, 13 Enseignants Chercheur, 8 Emérites, 35 Doctorants et 19 Non permanents (Post-Docs et chercheurs associés) n 14 Groupes de physique : App. Stat - Atlas – Auger – JEM EUSO - Babar - D 0 - Energie Noire - H 1 - ILC - LHCb Nemo/Super. Nemo - Neutrinos - Planck - Virgo + Groupe Communication n 5 Services Techniques : SE (Service Electronique) - SI (Service Informatique) - SILS (Service Infrastructure, Logistique et Sécurité) - SDTM (Service de Développements et de Technologies en Mécanique) - SERA (Service Etudes et Réalisations Accélérateurs) + 1 Pôle Micro. Electronique (OMEGA) + 1 Département Accélérateur transverse aux services n Service Administratif : Service Accueil et Courrier - Service Financier - Service de l’Information Scientifique et Technique Service Missions - Service du Personnel 3

Les interlocuteurs « institutionnels » du LAL et ses partenaires CEA EGO CNRS CNES CERN UPS 11 DESY SLAC FNAL INFN ITEP-JINR … Labos IN 2 P 3 Europe IRFU DR PMA IN 2 P 3 DDA DR 04 LAL RTRA ANR Labos d’Orsay Région PRES P 2 I Ministère 4

Les interlocuteurs « institutionnels » de l’Administration : Leur périmètre DR PMA IN 2 P 3 DDA DR 04 UPS 11 Attribue les moyens récurrents Attribue les moyens sur Projets Pilote les conventions internationales et les contrats européens Pilote les marchés scientifiques Assure la gestion et la mise en place de tous les moyens financiers et humains (dotations, mandatements, recrutements, campagnes promotions, NOEMI …. ) Assure le contrôle des actes administratifs opérés dans le cadre de notre mandat de gestion 5

Panorama des financements Crédits 2001 à 2009 8, 000 7, 000 Sécurité Maint. 6, 000 Ress. Propres ANR 5, 000 Conv. Rech Programmes 4, 000 Equipement_ x 000 d_ 3, 000 2, 000 1, 000 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 6

Outils de gestion au laboratoire 335 chercheurs/enseignants-cherch. /ITA BD Pers Labintel Mission Régie en 2009 FRAM et Xlab en 2010 XLab SIFAC ISIS 50 stagiaires/vacataires 2300 missions/an Budget : 1, 2 M€ 4000 commandes, 3100 factures 1600 factures internes, 250 titres de recettes, 30 contrats, 15 marchés scientifiques Budget 6/7 M€ 60 projets et activités 7

LES SERVICES ADMINISTRATIFS du LAL Responsable : Brigitte Renard 8

Le Service du Personnel et Service Communs (3 agents) - Responsable : Nicole Lhermitte § Les Services Communs : 1 agent Annick Michaud Assure l’accueil des visiteurs, l’accès à l’Auditorium le compostage, le tri et l’acheminement d’env. 50 000 plis dans 4 bâtiments. § Le Service du Personnel : 2 agents Valentine Marcuola - Sylvie Prandt Annick Valentine Assure la gestion des recrutements sur concours et CDDs (au CNRS et à l’UPS), des carrières, des congés annuels et maladies, campagnes d’avancements et de promotions, liquidations des vacations, conventions de collaborations et mises en place des séjours des chercheurs associés, conventions de stages, aides aux formalités administratives pour les étrangers. 9

Conseillère en ressources humaines, Nicole est également chargée Ø de la mise en place et la mise en œuvre d’un suivi individuel des personnels contractuels Ø participation aux entretiens de recrutements Ø assistance auprès des responsables de services pour l’élaboration des dossiers carrières, profils de poste … Ø conseil et aide aux agents dans l’élaboration de leur dossier carrières concours et autres … Ø conseil et aide aux agents pour leur devenir professionnel Ø Interlocutrice privilégiée des agents en cas de difficultés Ø à terme encadrement de la formation permanente Ne pas hésiter à la contacter elle est à votre écoute 10

Le service médical (situé à l’IPN Bâtiment 104) : Yannick Boulongne (secrétaire) Corinne Lacouture (Infirmière) Patrick Mouchès (Médecin de prévention) Assure le suivi médical des agents du LAL, de l’UDIL et depuis cette année de l’IAS et de l’URS (soit environ 600 agents). Les secrétaires des groupes et services : vos interlocutrices et le relais indispensable avec les services administratifs : Jocelyne Brosselard (SDTM + Physiciens bât 208), Christiane Eder (Sce Electronique), Geneviève Gilbert (Physiciens bât 200), Philippe Minola (Sce Informatique), Nadia Sevestre (SILS + Direction Technique), Isabelle Sokolsky (SERA), Jocelyne Christiane Geneviève Philippe Isabelle 11

au 1/02/10 Le Service Missions : 4 agents Responsable : Isabelle Vauléon Annie Huguet Sabine Rayaume Cristelle Berezaie § Assure l’organisation, la prise en charge de 2300 missions/an vers une quinzaine de destinations dans le monde. § Assure la prise en charge des personnalités extérieures, séminaires, invités de conférence et autres… § La prise en charge de la billetterie aérienne et terrestre par l’intermédiaire d’un marché (FRAM) budget = 500 k€ § La gestion et la liquidation des états de frais de ces missions budget = 700 k€ § Le suivi des budgets missions (45 lignes services) Les demandes de mission se font sur l’intranet du LAL Administration -> Missions -> demandes de mission 12

Le Service de l’Information Scientifique : 7 agents Responsable : Patricia Chémali n Le secrétariat scientifique : Valérie Brouillard, Catherine Bourge, Dominique Bony – assure l’édition de 4 -6 thèses/an et env. 90 rapports scientifiques et techniques français ou anglais – la mise en œuvre et la publication du rapport d’activité du laboratoire (ts les 2 ans) – la gestion des abonnements des différents services – assure la gestion des réservations de l’auditorium (100/an) – la gestion de colloques et de réunions de collaborations : 4/6 par an (de 70 à 350 personnes) et il apporte son savoir faire dans l’organisation de manifestations extérieures : Valérie Catherine 13

Le Service de l’Information Scientifique (suite) n La bibliothèque et la documentation : Françoise Maréchal – assure la gestion de 11000 ouvrages, 200 abonnements et 4000 rapports. – l’utilisation des bases documentaires accessibles toutes par internet. n La reprographie et le service photos : Olivier Bohner – assure l'édition et reliure des thèses, documents et rapports du laboratoire. – assure l'édition des formulaires divers et liste téléphonique. – Les prises de vues lors des conférences et manifestations au laboratoire n Infographie : Bruno Mazoyer – assure la réalisation des affiches, figures, posters … 14

Le Service Financier : 9 agents Responsable : Marie-Odile Perret Le service financier assure via XLAB la mise en place et la gestion de : 14 groupes de physique 5 services techniques 6 services administratifs et généraux 9 projets européens 350 lignes services de gestion Le traitement de : 4000 commandes (dont 2300 missions) 3100 factures (hors missions) 1600 factures internes 250 titres de recettes (magasins, auditorium et divers) 30 contrats de maintenance - Le suivi financier et budgétaire à l’université via NABUCO (SIFAC) : Mandat de gestion pour 2, 3 M€ pour lequel le SF va jusqu’au mandatement (niveau 2 dans NABUCO) Sylvie Soullard - Danièle Lhuissier - Gérard Manse - Brigitte Roynel Le respect du code des marchés publics : Suivi des codes nomenclatures suivi des seuils des marchés pour lesquels le laboratoire est PRM (Personne Responsable du Marché) en 15 collaboration avec le SILS. Olivier Roger et Halima Benhami

Le Service Financier (suite) La passation et le suivi de marchés spécifiques (Olivier Roger) : ATLAS : cartes calibration = 110 k€ LHCb : FPGA = 156 k€ ✔ CARE : R&D coupleurs = 250 k€ DESY : 30 coupleurs = 972 k€ etc… Le suivi financier particulier (Muriel Lebreuilly) : La collaboration ATLAS France (5 laboratoires) De 9 contrats européens du 6ème et 7ème PCRDT Le paiement par un régisseur des frais de missions (Fermeture courant 2010) : Sur un logiciel de régie développé en interne sur 4 D permettant une régularisation des frais de missions sous 3 semaines - Martine Besson mais impliquant une ressaisie dans XLAB pour la mise à jour de la comptabilité du laboratoire - Annick Michaud Les opérations de transport et de douanes (Olivier Roger) : L’organisation administrative des transports (établissement de factures proforma) et établissements des documents de douanes en relation avec l’unité de service (ULISSE) de l’IN 2 P 3 16

Les instances du laboratoire Statutaires et Locales 17

Instances Statutaires : n Le conseil de laboratoire : Il a un rôle consultatif et émet un avis sur toutes les questions relatives à la politique scientifique, la gestion des ressources, l’organisation et le fonctionnement de l’Unité. Il est présidé par le Directeur du Laboratoire et y siègent : 2 membres de droit - 5 membres nommés - 15 membres élus pour un mandat de 4 ans. n Le conseil scientifique : Il a un rôle consultatif et émet un avis sur toutes les questions relatives aux programmes et la coordination des recherches scientifiques. Il est sollicité pour toute nouvelle expérience. Il est présidé par le Directeur du Laboratoire et y siègent : 2 membres de droit - 5 membres nommés - 11 membres élus + 3 invités permanents pour un mandat de 4 ans n Le comité d’évaluation : Il émet un avis sur le niveau scientifique du Laboratoire ainsi que son organisation. Il formule des propositions concernant les orientations scientifiques et l'organisation du Laboratoire aux tutelles. 18

Instances Statutaires : n Le Comité Hygiène et Sécurité (CHS) : Il a pour mission de contribuer à la protection de la santé et à la sécurité des agents dans leur travail. Il a notamment à connaître des questions relatives : Ø À l’observation des prescriptions législatives et réglementaires en matière d’hygiène et de sécurité Ø Aux méthodes et techniques de travail et aux choix des équipements de travail dès lors qu’ils sont susceptibles d’avoir une influence directe sur la santé des agents Ø Aux projets d’aménagements, de construction et d’entretien des bâtiments au regard des règles d’hygiène et de sécurité et de bien être au travail. § Autre acteur de la Sécurité : L’ ACMO assiste et conseille le directeur d’unité ; il informe et sensibilise les personnels travaillant au laboratoire pour la mise en œuvre des consignes de sécurité. § Composition du CHS : compose de représentants de l’administration ACMO, de représentants du personnel, du médecin de prévention, de l’inspecteur hygiène et sécurité de l’IN 2 P 3 et d’invités permanents 19

Instances locales : n Les Commissions Paritaires locales : sont instituées pour chaque catégorie de fonctionnaires (ITA et TPN). Elles ont un rôle consultatif et émettent un avis sur les propositions lors des campagnes d'avancements ITA ou TPN. Elles sont présidées par le Directeur du Laboratoire et comprennent en nombre égal des représentants du personnel et de l’administration pour une durée de 3 ans. Les élus des CPL peuvent être saisis par les agents du Laboratoire en cas de différents ou litiges graves. § Réunion des responsables d’expériences : Une réunion est organisée tous les mois avec la direction, les chefs des services d'ingénierie et les responsables d'expérience. Ces réunions ont un rôle d'information sur les expériences et l'organisation générale du Laboratoire. 20

Règlement intérieur du laboratoire http: //intranet. lal. in 2 p 3. fr/spip. php? article 26 horaires - congés - compte épargne temps absences - formation 21

n n n Durée annuelle : 1607 heures de travail effectif Durée Hebdomadaire : La durée hebdomadaire de travail est de 38 h 30 sur 5 jours pour chaque agent travaillant à temps plein. Cette durée ne prend pas en compte la pause méridienne de une heure Horaires journaliers - ouverture du laboratoire : 8 h 45 à 17 h 30 du lundi au jeudi (17 h 15 le vendredi) Congés annuels : 44 jours (dont 12 jours de RTT) + 2 jours de fractionnement. Les jours de congés de l’année N doivent impérativement être épuisés au 28 février de l’année N+1. Les congés sont gérés sur un logiciel php_congés via l’intranet : Pour les ITAs : http: //intranet. lal. in 2 p 3. fr/lal/Conges. ITA/index. php Pour les chercheurs : http: //intranet. lal. in 2 p 3. fr/lal/Conges. Ch/index. php Congés supplémentaires de droit : naissance, adoption Fermeture du laboratoire : Le souci de rendre compatible une certaine souplesse dans la prise des congés avec le bon fonctionnement du laboratoire conduit à la fermeture pendant 22 les fêtes de fin d’année

Absence : Toute indisponibilité consécutive à la maladie, même de courte durée (1 à 3 jours) doit, sauf cas de force majeure, être justifiée et signalée au chef de service dans les 24 heures. L’agent doit produire un certificat médical, sous 48 heures, indiquant la durée prévisible de son indisponibilité. n Accident de service : Tout accident corporel survenant dans le cadre de l’activité professionnelle doit être immédiatement déclaré auprès du service du personnel. n Missions : Tout agent se déplaçant pour l’exercice de ses fonctions, doit être en possession d’un ordre de mission établi préalablement au déroulement de la mission. Ce document est obligatoire du point de vue administratif et juridique ; il assure la couverture de l’agent au regard de la réglementation sur les accidents de service. n Formation : Le correspondant formation (Monique Verriez) informe les personnels sur les possibilités de formation. Elle participe, auprès du Directeur du laboratoire, à l’élaboration du plan formation. n 23

Structure des corps ITA/Chercheurs : n Catégorie / Corps Chercheurs ü Directeur de recherche DR ü Chargé de recherche CR Catégorie ITA A ü Ingénieur de recherche IR ü Ingénieur d’étude IE ü Assistant ingénieur AI B C ü Technicien de la recherche T ü Adjoint technique de la recherche AJTR 24

Structure des corps ITA/Chercheurs : n Grades / Echelons Chercheurs ü DRCE - 2 échelons DR ü DR 1 - 3 échelons ü DR 2 - 6 échelons CR ü CR 1 - 9 échelons ü CR 2 - 6 échelons 25

Structure des corps ITA/Chercheurs : n Grades / Echelons ITA ü IRHC - 4 échelons IR ü IR 1 - 5 échelons T ü IR 2 - 11 échelons ü IEHC - 4 échelons IE ü IE 1 - 5 échelons ü IE 2 - 13 échelons AI AI ü TCE - 7 échelons ü TCS - 8 échelons ü TCN - 13 échelons ü AJTP 1 - 8 échelons AJTR ü AJTP 2 - 11 échelons ü ATR 1 - 11 échelons ü ATR 2 - 11 échelons - 14 échelons 26

Evaluation des ITA n L’activité des ITA fait l’objet d’une évaluation annuelle lors d’un entretien annuel d’activité entre chaque agents et son responsable n Support unique : Le dossier annuel d’activité qui comprend à la fois : ･ les éléments de la carrière professionnelle de l'agent, le compte rendu de l'entretien annuel d'activité, la fiche récapitulant les formations suivies et recensant les besoins, l’appréciation générale et les motivations pour une proposition d'avancement. Ø Ø 27

Promotions ITA : n Avancement échelon : Le temps passé dans un échelon peut être réduit de 6 mois (pour 1/6 du corps) sur proposition du directeur après avis de la CAP (Commission Administrative Paritaire) n Avancement de grade : Au choix sur proposition du directeur, classement de la DR 04 par BAP, classement des experts nationaux par BAP et avis de la CAP (toutes BAP confondues) et par Sélection professionnelle pour le passage de IR 2 -IR 1 en IR 0 et T-TCS en TCE n Avancement de corps : Au choix sur proposition du directeur, classement de la DR 04 par BAP, classement des experts nationaux par BAP et avis de la CAP (toutes BAP confondues) sous réserve de remplir les conditions et dans la limite fixée par décret n Promotion sur concours : sur dossier avec entretien avec un jury (conditions d’ancienneté requise – minimum 5 ans) 28

Déroulement d’une campagne d’avancement : n n Ø Ø Ø Propositions des chefs de service à la direction Tenue de la CPL (Commission Paritaire Locale) Classement du laboratoire Classement de la délégation régionale Classement par BAP (Branche d’Activité Professionnelle) par un comité d’experts Passage devant la CAP (Commission Administrative Paritaire) du corps concerné Tableaux d’avancements ; liste d’aptitudes Décisions 29

Évaluation Chercheurs : Fiches annuelles d’activité (CRAC) Appréciation écrite de l’instance d’évaluation Rapport d’activité (tous les deux ans) (la section du comité national dont le chercheur relève) 30

Comité National : n Composé de sections qui évaluent l'activité des chercheurs et des unités de recherche. Elles analysent la conjoncture et ses perspectives et se constituent en jurys d'admissibilité pour le recrutement des chercheurs. Les sections du Comité national se réunissent 2 fois par an : Ø Session d'automne - pour l'évaluation des candidats à une promotion Ø Session de printemps - pour l'évaluation des laboratoires et des chercheurs n http: //www. cnrs. fr/comitenational/cn/accueil. htm 31

AERES : Agence d’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur Nouvelle instance en charge de l’évaluation quadriennale des unités de recherches L’Agence d’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur (AERES), créée par la loi de programme pour la recherche est régie par différents textes officiels. Elle a été installée par le ministre délégué à l’enseignement supérieur et à la recherche le 21 mars 2007. n Les rapports de l’AERES sont élaborés sur la base d’expertises réalisées à partir des dossiers transmis par les établissements et à partir de visites sur place. Ils sont publiés sur le site de l’AERES, suite à une procédure contradictoire avec l’entité évaluée. n http: //www. aeres-evaluation. fr/ 32

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