LE GUIDE DU TELETRAVAILLEUR DU SERVICE MEDICAL Direction

LE GUIDE DU TELETRAVAILLEUR DU SERVICE MEDICAL Direction Déléguée aux Opérations

Vous envisagez de candidater ou vous avez candidaté lors de la campagne de télétravail organisée au sein de votre DRSM. Les modalités de télétravail prévues par l’accord relatif au télétravail à la Cnam, conclu le 8 février 2019 à l’unanimité des organisations syndicales représentatives, sont une réponse concrète à l’ambition de la Cnam d’améliorer la qualité de vie au travail de ses collaborateurs. Ambitieux et novateur, l’accord ouvre la possibilité à tous les salariés qui le souhaitent et quel que soit leur statut de pouvoir télétravailler au moins une journée par semaine, sous réserve de disposer d’un volume d’activités dématérialisées suffisant, dans le respect de l’impératif de continuité de service public auquel sont astreints les personnels du service médical et de la sensibilité des données qu’ils sont amenés à traiter. Ce guide vous est proposé pour vous permettre d’appréhender cette nouvelle organisation de travail dans les meilleures conditions. Il vise à résumer les dispositions de l’accord télétravail, contient des informations pratiques et vous propose quelques conseils pour démarrer votre expérience de télétravail. Pierre PEIX Le Directeur Délégué aux Opérations 2

SOMMAIRE 1 - Le télétravail à la Cnam 3 - Logistique Définition du télétravail Critères d’éligibilité Assurance Formules de télétravail Indemnité forfaitaire Gestion du temps de travail Équipement informatique Période d’adaptation et réversibilité Assistance technique Prise en charge des frais de repas et transport Protection des données et confidentialité 2 - Les spécificités au service médical Ouverture de la formule 1 Lieu d’exercice en télétravail 4 - Bien vivre le télétravail S’installer devant son écran Les règles d’or Exercices d’étirement 3

Le télétravail à la Cnam Le télétravail, de quoi s’agit-il ? Le télétravail à la Cnam Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié à domicile ou sur un site de proximité, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. L’accord télétravail du 8 février 2019 permet à chaque collaborateur éligible de la Cnam de déposer une demande de télétravail. Critères d’éligibilité (article 2. 1) Les conditions d’éligibilité au télétravail sont cumulatives : 1. Disposer d’une ancienneté minimum de douze mois dans le métier, 2. Faire preuve d’une maîtrise constatée et d’une réelle autonomie dans la tenue du poste, validées par le manager, 3. Exercer une activité comportant un nombre de tâches dématérialisées suffisant pour télétravailler au moins une journée, et accessibles sur le réseau de l’Assurance maladie, 4. En cas de télétravail, à domicile, posséder une connexion internet de qualité suffisante pour pouvoir exercer ses activités (recommandation : 2 Mbit/s minimum). « A contrario, les emplois regroupant un nombre important de tâches non télétravaillables en ce qu’elles exigent une proximité avec un collectif de travail, des publics ou partenaires (par exemple certaines assistances techniques, accueil physique…), sont inéligibles au télétravail. » 4

Le télétravail à la Cnam Formules de télétravail (article 3. 1) Le télétravail à la Cnam Trois formules de télétravail sont envisagées par l’accord : • • • Formule 1 : 1 jour de télétravail par semaine -> sous réserve de la disponibilité des équipements informatiques nécessaires Formule 2 : 2 jours de télétravail par semaine -> classement des candidatures par critères en cas de demandes supérieures à 15% Formule 3 : jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine -> projet collectif de travail validé par la direction Les jours de télétravail non réalisés ne se récupèrent pas et ne sont pas cumulables d'une semaine sur l'autre. Lorsqu’une semaine comprend un jour de télétravail, vous devez être présent(e) sur site au minimum 2 jours dans la semaine. N. B : un déplacement professionnel durant la semaine est assimilé à du travail sur site. Gestion du temps de travail (article 6) Vous gérez l’organisation de votre temps de travail dans le respect des règles de l’horaire collectif de travail, en vigueur sur votre site de travail. . Vous pouvez utiliser votre « droit à la déconnexion » en mettant en veille votre équipement informatique et votre téléphone professionnel. En fonction de l’activité et des nécessités du service, votre manager peut être amené à vous demander d’être présent(e) sur site un jour habituellement télétravaillé. La journée de télétravail pourra alors être décalée dans la même semaine. 5

Le télétravail à la Cnam Période d’adaptation et de réversibilité (article 5) Afin de s’assurer que le télétravail correspond à vos attentes et qu’il est compatible avec l’organisation de votre service et le fonctionnement de votre collectif de travail, il est prévu une période d’adaptation de 3 mois. Durant cette période, vous-même ou votre employeur avez la possibilité de mettre fin au télétravail. Un entretien sera organisé avec votre manager au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation, afin d’effectuer un bilan sur votre situation de télétravail et de décider de sa poursuite ou de son arrêt. Par la suite, si vous souhaitez mettre fin à votre télétravail, il vous est conseillé de vous rapprocher de votre manager pour faire un point sur la situation. Votre décision doit être notifiée par écrit et communiquée au service RH de votre établissement. En cas de changement de domicile ou d’emploi, un réexamen de votre situation sera effectué pour statuer sur la poursuite ou non du télétravail. S’il est mis fin au télétravail, vous retrouverez vos conditions de travail antérieures. Prise en charge des frais de repas et de transport (article 7) La participation aux frais de repas et aux frais de transport par l’employeur s’opère selon des modalités identiques les jours de télétravail et les jours sur site. Formalités préalables au passage en télétravail à domicile Préalablement au démarrage du télétravail à domicile, vous devrez fournir les documents suivants : 1. L'attestation d'assurance habitation mentionnant le télétravail à domicile (datée de moins d'un an). 2. L'attestation de conformité électrique de l'espace de travail à domicile (déclaration sur l'honneur ou diagnostic électrique, pris en charge par la Cnam). . 3. Pour une demande en Formule 2 : simulation Mappy de la distance et de la durée du trajet domicile-travail (aller simple, en transports en commun, aux heures de pointe). 6

Le télétravail à la Cnam Protection des données et confidentialité (article 8. 1) Le télétravail à la Cnam Vous vous engagez à respecter les règles de sécurité informatiques en vigueur au sein de votre établissement et à assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui vous sont confiées ou auxquelles vous avez accès dans le cadre de votre activité professionnelle. - Obligation de secret professionnel - L’article L. 161 -29 du code de la Sécurité sociale fait peser sur les personnels de l’Assurance Maladie, sans distinction expresse tenant à l’activité professionnelle, une obligation générale de secret. Au regard de ce principe, vous êtes tenu de ne pas utiliser, diffuser ou divulguer par un moyen direct ou indirect, sans l'accord préalable écrit de votre Direction, toutes informations nominatives d’ordre médical auxquelles vous auriez pu accéder dans le cadre de vos fonctions, sous peine de sanctions pénales et disciplinaires. - Obligation de secret médical - Si vous êtes praticien conseil, en sus de l’obligation de secret professionnel, vous êtes soumis au secret médical, tel que visé à l’article L. 315 -1 -V du code de la Sécurité sociale, sous peine de sanctions ordinales, pénales et disciplinaires. En application de l’article L. 1110 -4 du code de la santé publique, le secret couvre toute information dont vous avez connaissance dans le cadre de votre exercice médical à la Cnam. - Droit d’en connaître - Vous ne devez accéder qu'aux seules informations nécessaires à votre activité professionnelle au titre du besoin d'en connaître. Vous n’êtes pas autorisé(e) à vous servir de vos habilitations pour accéder aux outils métier à des fins personnelles et prendre connaissance de données dont vous n'avez pas besoin pour votre travail. Toute violation de ce principe constituerait un manquement grave à vos obligations contractuelles, passible de poursuites a minima disciplinaires. - Vous vous engagez à ne pas utiliser votre propre matériel informatique dans le cadre du télétravail et à ne pas transporter de données personnelles ou sensibles sous format papier entre votre site habituel de travail et votre lieu d’exercice en télétravail. Les enregistrements de données professionnelles dans le disque dur de votre ordinateur 7 sont interdits.

Les spécificités au service médical Ouverture de la formule 1 (article 3. 2) Le télétravail à la Cnam L’accord prévoit « une montée en charge progressive du nouveau dispositif, formule par formule, au fur et à mesure de la disponibilité du matériel informatique » . Compte tenu des spécificités de mise en place du télétravail au service médical, notamment parce qu’il s’agit des premières expériences de télétravail pour la plupart des collaborateurs, et de l’approvisionnement progressif des DRSM en équipement informatique, la priorité est donnée à l’accès à la formule 1, soit 1 jour de télétravail par semaine. L’accès aux formules 2 et 3 sera ouvert dans un second temps. Lieu d’exercice en télétravail (article 2. 2. 2) . Vous êtes : - praticien conseil - agent administratif en charge des fonctions support et du management dont l’activité ne nécessite pas l’accès aux outils métiers de production et comportant des tâches susceptibles d’être regroupées sur au moins une journée de télétravail, vous télétravaillez exclusivement depuis votre résidence principale (celle connue par l’employeur) Vous êtes agent administratif affecté à une activité métier de la production des ELSM, des services régionalisés (RCT, appareillage, etc, ) ou sur une plateforme téléphonique, nécessitant l’accès aux données médicales contenues dans les outils métiers ou le serveur de données sensibles : vous télétravaillez exclusivement depuis un site du service médical (y compris hors votre DRSM d’appartenance) ou depuis un site de l’Assurance maladie ayant accès à RAMAGE. 8

Logistique Assurance (article 8. 2) Le télétravail à la Cnam Si vous télétravaillez depuis votre domicile, vous devez vérifier que votre assurance multirisques habitation couvre votre présence pendant les journées de télétravail et en fournir le justificatif au service RH de votre DRSM. Le matériel mis à votre disposition est garanti par l’assureur de l’employeur. Votre responsabilité civile est également couverte par l’assureur de l’employeur, de la même façon que lorsque vous travaillez sur site. . Indemnité forfaitaire (article 10. 3) En contrepartie des dépenses engagées dans le cadre du télétravail depuis le domicile, vous percevez une indemnité forfaitaire mensuelle, correspondant aux frais supplémentaires engagés (électricité, chauffage, eau, . connexion Internet, etc. ). Sur demande, notamment de l’Urssaf, vous engagez à fournir les factures liées à ces dépenses. L’indemnité est versée mensuellement sur le bulletin de salaire, sur 12 mois : - 1 jour de télétravail par semaine : 8, 75 €/mois - 2 jours de télétravail par semaine : 17, 50 €/mois - 3 jours de télétravail par semaine : 26, 25 €/mois Le versement est suspendu en cas d’absence de plus d’un mois en continu (hors congé annuel et RTT). 9

Logistique Equipement informatique Le télétravail à la (article Cnam 9) Pour exercer votre activité en télétravail, la Cnam met à votre disposition le matériel informatique nécessaire. Son utilisation est strictement réservée à l’exercice de votre activité professionnelle et vous devez veiller à en prendre soin. Les éventuelles impressions seront à réaliser sur site car l’imprimante ne fait pas partie du matériel fourni. Par ailleurs, il est rappelé que le transport de documents confidentiels comportant des données personnelles et sensibles est interdit. La connexion au réseau de votre DRSM se fait depuis votre box Internet personnelle. Assistance technique En cas de panne ou d’incident technique, vous devez immédiatement en informer votre manager (selon les modalités prévues au sein de votre DRSM). . Si le problème vient de votre box Internet, il vous revient de contacter votre fournisseur d’accès à Internet. Par ailleurs, en cas de problème technique provisoire (par exemple panne du matériel), vous devez en informer votre manager qui décidera de l’opportunité de votre retour site. Si la panne dure plus d’une journée, le retour site est systématique (article 5. 3. 1). 10

Bien vivre le télétravail S’installer devant son écran Le télétravail à la Cnam Positionnez votre écran perpendiculairement aux fenêtres et évitez . de vous placer face à un mur. Privilégiez un éclairage artificiel indirect. 1 – En allongeant votre bras, vous devez pouvoir toucher le bord supérieur de l’écran. 2 – Le haut de l’écran doit se situer sous le front. L’angle de confort des yeux permet de regarder légèrement vers le bas. 3 – Posez les poignets et les avant-bras sur le bureau en prenant garde à laisser le coude en-dehors de la table. 4 – Utilisez un siège réglable. L’assise doit assurer un soutien lombaire et un appui dorsal bas. Il devra être réglé selon votre morphologie : vous devez être assis(e) au fond du siège. 5 – Vos cuisses doivent former un angle droit avec vos jambes. Les pieds doivent reposer à plat au sol. 11

Bien vivre le télétravail Le télétravail à la Cnam Les règles d’or 1. Mettez en place un rituel de début et de fin de journée (café, marche à l’extérieur…), afin de marquer la transition entre la journée de travail et le temps personnel. 2. Créez-vous un espace de travail o Si possible un espace dédié, au calme, avec un vrai bureau et votre matériel à portée de main. o Branchez l’ordinateur sur une prise reliée à la terre, évitez les rallonges et les fils qui courent sur le sol (risque électrique et de chute). o Faites une vraie pause méridienne, évitez de manger sur le pouce devant votre écran : déconnectez-vous ! 3. Gardez le contact avec votre collectif de travail o Utilisez les moyens de communication mis à votre disposition, ne restez pas isolé(e) o Veillez à participer à toutes les réunions et aux actions de formation qui vous concernent et qui concernent votre collectif de travail. 12

Bien vivre le télétravail Les règles d’or Le télétravail à la Cnam 4. Fixez-vous des horaires o Communiquez vos horaires de travail à vos proches pour ne pas être interrompu en permanence. o A l’inverse, à la fin de la journée, faites comme si vous quittiez le bureau : éteignez votre ordinateur, déconnectez-vous et passez à autre chose. o Différenciez l’ordinateur professionnel et l’ordinateur privé. 5. Attention à la sédentarité, pratiquez une activité physique o N’hésitez pas à bouger dès que vous le pouvez, marchez lorsque vous passez un appel ou que vous réfléchissez. o Profitez du temps gagné sur les transports pour faire du sport (par exemple, marche à l’heure du déjeuner). o Pratiquez des exercices d’étirement toutes les 2 heures, pendant 3 à 5 minutes. 13

Bien vivre le télétravail Exercices d’étirement Le télétravail à la Cnam Commencez en position assise sur le bord de la chaise, le dos bien droit. Haussez les épaules jusqu’a ressentir une légère tension dans le cou et les épaules. Tenez cette position 30 secondes et relâcher. Puis, inclinez votre tête a gauche et levez votre bras droit dans l’axe de la tête. Tenez cette position 10 secondes, puis relâchez. Répétez l’exercice a droite après avoir ramené doucement la tête au centre. Étendu(e), le dos bien plaque sur le sol, les jambes fléchies reposant sur l’assise d’une chaise, les mains croisées derrière la tête, essayez de faire le vide dans votre esprit et de vous détendre au maximum. Agenouille (e), assis(e) sur les talons, le dos enroule , le front contre le sol et encadre par les coudes, les avant-bras reposant au sol, restez dans cette position jusqu’a ce que vous sentiez votre dos s’étirer. 14