Le franais professionnel Correspondance commerciale Une entreprise est

Презентация УМК Le français professionnel Correspondance commerciale Автор С. А. Романова к. с. н, доцент

«Une entreprise est jugée par ses correspondants sur la qualité du courrier qu’elle envoie» /Le parfait secrétaire Larousse/

La lettre

Le format le plus utilisé pour la lettre commerciale est le format A 4

L’en-tête Se compose des mentions jugées les plus utiles n n n Logo Nom et adresse de l’entreprise Forme juridique et montant du capital Numéro d’immatriculation Intitulé du compte postal n n Numéros de téléphone, de fax et adresse E-mail Adresse télégraphique Boîte postale ou référence du cedex Numéro d’identification I. N. S. E. E.

La disposition du texte Dépendra souvent de la situation que le logo ou l’entête occupent en haut de page

1. Expéditeur Il suffit d’indiquer les nom et adresse de l’expéditeur en haut et à gauche du document M. Christian Morant 6 rue de la Croix-Rousse 69004 Lyon Tél: 0478400000 Fax: 0478400001 E-mail chr@inter-net. fr

2. Date En haut et à droite. On n’indique pas le nom du jour. Lyon, le 25 novembre 20…

3. Nom et adresse du destinataire Plus bas et à l`alignement de la date. Le code postal se met avant le nom de la localité. Société MORANEX Madame Claude LEBON 23, rue Delanges 75010 Paris

4. Initiales On inscrit deux groupes de majuscules séparées par une barre oblique: d`abord les initiales de la personne qui a conçu le texte, puis celles de la personne qui l`a rédigé. CM/BR

5. Références On indique le numéro d`enregistrement donné à la lettre à laquelle on répond ou bien un numéro de dossier sous les initiales V/Réf: 302 N/Réf: 3554/88

6. Objet de la lettre C`est le résumé en quelques mots du sujet de la lettre, que l`on souligne. Objet: Assemblée Générale du 10. 1. 20…

7. Changements de feuille n Numéroter en haut les pages suivantes.

8. Signature Laisser la valeur de cinq à sept interlignes pour inscrire le nom de signataire en majuscules suivi de son titre. Christian MORANT Directeur général

9. Post-scriptum Il est toujours rédigé au-dessous de la signature et annoncé par les initiales P. -S.

10. Pièces-jointes Elles ont pour but de signaler au lecteur qu’il trouvera des documents accompagnant la lettre qu’il reçoit, et sont toujours indiquées au bas de la première page, précédées des initiales P. J. : 3. photocopies conformes

L’enveloppe n n Format: 14× 162 mm et 115× 225 mm L’enveloppe commerciale est munie d’une partie transparente à la place habituelle de l’adresse. On les appelle “enveloppes à fenêtres”

La correspondance commerciale obéit à des règles strictes.

La lettre commerciale doit être claire

La lettre commerciale doit être courte.

La lettre commerciale doit être exacte.

La lettre commerciale doit être prudente.

La lettre commerciale doit être courtoise.

Quelques formules toutes faites pour gagner du temps n Formules d’introduction Formules qui situent l’objet de la lettre n Formules de politesse n

Formules d’introduction Pour accuser réception n «Nous accusons réception de votre courrier du» «Votre lettre du… nous est bien parvenue» «Nous avons pris bonne note du désir exprimé par votre lettre du»

Formules d’introduction Pour confirmer n n n “Nous vous avons informé par notre lettre du” “Comme suite à notre conversation téléphonique de ce jour” “Nous vous confirmons notre lettre du… courant par laquelle”

Formules d’introduction Pour passer commande n n n “Pourriez-vous m’expédier le plus tôt possible” “Veuillez nous adresser par retour du courrier” “Nous vous prions de prendre note de la commande suivante”

Formules d’introduction Pour répondre à une commande n n n “Nous acceptons les conditions proposées dans votre lettre” “En réponse à votre lettre du… nous vous prions de trouver ci-joint” “Nous avons bien reçu votre commande du … et vous en remercions”

Formules qui situent l’objet de la lettre Pour demander un renseignement n n “Pourriez-vous me faire savoir” “Nous vous serions obligés de nous indiquer”

Formules qui situent l’objet de la lettre Pour réclamer un paiement n n “L’examen de votre compte montre que vous restez redevable de la somme de” “Sauf erreur de notre part, nous vous rappelons que notre facture”

Formules qui situent l’objet de la lettre Pour envoyer des fonds n n “En règlement de votre facture, nous vous prions de trouver” “En règlement de votre relevé de compte du …, j’ai fait virer à votre compte № … à …, la somme de”

Formules qui situent l’objet de la lettre Pour reconnaître une erreur, s’excuser, refuser n n “Nous regrettons vivement l’erreur qui s’est glissée” “Nous avons le regret de vous informer”

Formule de politesse n “Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées”