LAS REUNIONES Prof Gmez Armario Proceso que desarrollan

LAS REUNIONES Prof. Gómez Armario

• Proceso que desarrollan unas personas que se encuentran en circunstancias determinadas y concretas para tratar temas diversos con finalidades diversas. Prof. Gómez Armario

Características • Conjunto de personas • Relacionadas por un tema común • Es un proceso (desde la preparación hasta la conclusión) • Tiempo • Lugar Prof. Gómez Armario

ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DE UNA REUNIÓN • Sujetos. Convocantes y convocados • Objeto. Es el motivo por el que se organiza • Tiempo. Momento en que se convoca como cantidad de tiempo que vamos a emplear. • Lugar. Espacio físico (distancia, dimensiones, luz, distribución de la sala). Prof. Gómez Armario

Objetivo y temática • Objetivo: lo que se quiere conseguir. • Temática : Asunto concreto sobre el que se va a hablar. Prof. Gómez Armario

Tipos de reuniones • Según el número de participantes • Según su frecuencia Esporádicas o de duración continuada • Según su contenido Reuniones de información (descendente, ascendente, horizontal) Reuniones formales e informales Reuniones privadas o públicas • Según el modo de organizarlas Mirar libro Prof. Gómez Armario

¿Cómo se organiza una reunión? Planificación Preparación Ejecución Resumen registro y evaluación Prof. Gómez Armario

Planificación • Establecer los objetivos (porqué la reunión, que se pretende conseguir, los objetivos habrán de jerarquizarse). • Tomar la decisión de realizar o no (consecuencias de su celebración, asistentes, tiempo para organizarla). • No convocar si no se tiene el objetivo claro. • Sí son conveniente si se quiere fomentar el diálogo, nuevas ideas, resolución de conflictos. Prof. Gómez Armario

Preparación • Concretar el programa u orden del día. • Si se va a invitar a ponentes habrá que seleccionarlos, comunicarles la invitación, el tema. • Recopilar toda la información. • Elegir correctamente el lugar. • Concretar la duración. Prof. Gómez Armario

Ejecución • Tratar los temas más importantes primero. • Importancia del COORDINADOR: - Acoger a los participantes - Presentar la cuestión - Moderar (no siempre) - Establecer y comunicar las reglas - Exigir conclusiones Prof. Gómez Armario

Resumen, registro y evaluación • Habrá que analizar el grado de consecución de los objetivos. • Se realizará un informe, enviándolo a las personas interesadas (lista de comprobación en el libro). • Tener preparado certificados de participación. Prof. Gómez Armario

Pautas para organizar las reuniones (¿qué necesito? ) Prof. Gómez Armario

• Recursos económicos: qué gastos y cómo se va a obtener el dinero. • Gastos: alquileres, ponentes, alojamientos, material fungible… • Ingresos: medios propios subvenciones, cuota de inscripción… Prof. Gómez Armario

• Recursos humanos: En reuniones pequeñas es posible que una persona lleve a cabo todas las tareas. • En reuniones grandes: - Coordinador (supervisa y organiza) - Responsable de área - Moderador - Secretario Prof. Gómez Armario

• Recursos técnicos: los clásicos (pizarras, teléfono, fax) Medios audiovisuales (diapositivas, transparencias, paneles informativos, cintas magnetofónicas) Ordenadores y cañones Prof. Gómez Armario

• El lugar de la reunión: es uno de los elementos más importantes. • Se dispondrán a los participantes en círculo y elipse (permite el diálogo); rectángulo impulsa el diálogo frente a frente; forma de V y de U se utiliza para ponencias y debates Prof. Gómez Armario

Actitudes en una reunión • Disposición activa: Intentan mostrar que tienen todo tipo de conocimientos (aportan datos interesantes, discuten cualquier opinión, alto nivel de empatía). • Actitud pasiva: Timidez o inseguridad Distracción o aburrimiento • Actitud negativa: Máximo rendimiento personal sin pensar en los demás Desean ser escuchadas permanentemente Las reuniones NO son necesarias Prof. Gómez Armario