Las 5 Ss Dr Primitivo Reyes Aguilar Pero

Las 5 S’s Dr. Primitivo Reyes Aguilar

Pero, ¿Qué significa 5 S’s? Es una metodología enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas, almacén, etc. ) Creando una disciplina que a la larga se convierta en cultura y en práctica común

¿Qué significa 5 S’s? Seiri Seleccionar Seiton Organizar Seiso Limpiar Seiketsu Estandarizar Shitsuke Disciplina

Objetivos de las 5 S’s Poder encontrar cualquier cosa en menos de 30 segundos, sean objetos físicos o información en computadora. Incrementar la Productividad; Mejorar la Calidad de las actividades realizadas;

Beneficios al implementar las 5 S’s Cero: 1. Retrasos 2. Insatisfacción de Clientes 3. Pérdidas ($$$)

Beneficios personales 1. Nos permite colaborar para que la fuente de trabajo y de sostenimiento de nuestra familia sea competitiva y sobreviva en un entorno tan exigente. 2. Nos permite trabajar en equipo con el fin de: Aportar ideas para organizar nuestras áreas de trabajo

Beneficios personales Hacer más gratas las horas de trabajo Sentirnos orgullosos del lugar en donde invertimos la mayor parte de nuestra vida: el trabajo Nos ayuda a desempeñar nuestro trabajo, ganando rapidez en las respuestas (por que sabemos que cada cosa esta en su lugar).

Visión General de las 5 S’s 1. ORGANIZACIÓN 2. ORDEN 5. DISCIPLINA 4. ESTANDARIZACION 3. LIMPIEZA

Resistencia al Cambio Normalmente escuchamos: ¿Para qué limpiar si se ensucia de nuevo? Ya tenemos organización y orden Existe mucho trabajo como para estar perdiendo el tiempo con estas modas japonesas. ¿Me van aumentar el sueldo si soy limpio y ordenado? Quiero ver que el jefe haga primero las 5 S’s en sus cajones.

Actividad para el participante Paradigmas identificados en su área o departamento de trabajo

¿Qué hacer para romper esos paradigmas? No ignorarlas: ignorarlas 1. Hablar con nuestros colaboradores, para: Conocer el origen de su resistencia Conocer sus preocupaciones y temores Escuchar sus propuestas 2. Predicar con el ejemplo

Seiri, la primera ‘S: Seleccionar Distinguir entre lo que es necesario y lo que no lo es: 1. SELECCIONAR

Seiri, la primera ‘S: Seleccionar Esta de mas Obsoleto Dañado Es útil para alguien mas Descartar Se necesita Transferirlo Regalarlo Venderlo Repararlo

Área de Oportunidad Área de uso común (Sala de juntas, archivo muerto, etc. ) Oficinas

Área de Oportunidad ü ü Cerca o detrás de lockers y muebles Esquinas y pasadizos ü Detrás de los pilares y bajo las escaleras ü En los Pisos y pasillos ü Pizarrones de avisos ya muy obsoletos ü Afuera, pegado a las cercas o bardas

Área de Oportunidad

Área de Oportunidad

Seiri: Seleccionar Deshacerse de todo lo innecesario del área de trabajo, en caso de duda: Asignar un área especial para colocación de estos materiales y equipos Colocarles una etiqueta roja y llevarlos a esta área haciendo una relación Nombre: Fecha: Localización: Razón para etiqueta roja:

Seiri: Seleccionar

Seiri: Seleccionar Periódicamente revisar el uso futuro o actual de lo que se almacena en el área de tarjetas rojas y tomar decisiones

Seiri: Seleccionar Principio Solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria y cuando se necesite

Actividad para el participante Identificar lo necesario de lo innecesario de su área de trabajo/ frecuencia de uso

Seiton, la segunda ‘S: Ordenar los artículos necesarios para nuestro trabajo, estableciendo un lugar especifico para cada cosa, de manera que se facilite su identificación, localización, disposición y regreso al mismo lugar después de ser usados

Seiton: Orden Objetivos: v Ahorrar espacio v Ahorrar tiempo de búsqueda v Facilitar la administración visual Ejemplos de Orden: v Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios). v Etiquetar espacios de almacenaje. Identificar con siluetas las herramientas (engrapadora, teclado, portalápices, etc. ) y muebles v

Seiton: Orden • El primer paso para organizar, es dividir nuestra área de trabajo en partes manejables e identificables por cualquiera Mapa

Seiton: Orden Marcar pasillos y áreas donde deben ir las cosas Pasillo Antes Después

Seiton: Orden “cualquier persona” puede inmediatamente: Ver, Tomar y Regresar cualquier articulo Pregunta ¿ Que? ¿ Donde? Respuestas Definir los artículos necesarios (Seleccionar) Identificar los artículos Definir la localización Identificar el lugar ¿ Cuantos? Definir la cantidad Identificar la cantidad necesaria

Seiton: Orden Identificación de Gabinetes Utiliza letras para identificar gabinetes Divide los gabinetes en columnas y renglones Utiliza números para identificar columnas y renglones

Seiton: Orden Dibujo de contornos

Seiton: Orden Código de Colores

Actividad para el participante ¿Cómo ordenaría el escritorio que a continuación se presenta?

Seiton: Orden

Seiton: Orden de avisos y letreros • Designar un lugar especial para colocarlas • Indicar cuanto tiempo van a estar puestas • La cinta debe despegarse sin dañar la pared • Los posters, avisos y señales deben estar alineados para dar buena apariencia (tamaños estándar) • Los posters deben fijarse de tal forma que no se doblen o caigan corrientes de aire o al caminar

Seiton: Orden • Documentar el método de organización • • Dar entrenamiento a la gente para que siga los procedimientos

Seiton: Orden Principio Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Actividad para el participante De lo que identificó como necesario, explicar ¿Cómo lo ordenaría, según lo visto en la sesión?

Seiso, tercera ´S: Limpieza Mantener el área de trabajo impecable y libre de toda suciedad

Seiso: Limpieza Beneficios Aumenta la moral del personal y su eficiencia La imagen del lugar da otra proyección Los riesgos de los accidentes o equivocaciones disminuyen Se minimiza la probabilidad de revolver archivos

Seiso: Limpieza Implementación en cinco pasos: 1. Determinar las metas de limpieza 2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de áreas y definición de responsables) 3. Determinar los métodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia, el responsable, y la forma) 4. Preparar las herramientas de limpieza 5. Implantar la limpieza.

Seiso: Limpieza • Hay que dibujar un mapa para dividir el área de trabajo en zonas más fáciles de manejar

Seiso: Limpieza Etapas de la Limpieza: Macro: limpieza general Individual: limpieza de áreas de trabajo (escritorio, alfombra, archiveros, etc. ) y partes específicas del equipo (Monitor, mouse, teclado), engrapadoras, etc. ) Micro: limpieza de partes pequeñas, corregir las fuentes de suciedad o polvo.

Seiso: Limpieza Promoción de un área de trabajo limpia 1. Dividir por zonas y asignar responsabilidades rotativas por grupos y personas (identificar problemas). 2. Limpieza por equipo y área (pisos, herramientas, etc. ). 3. Aplicar Kaizen para limpiar zonas difíciles, métodos de limpieza y herramientas de limpieza (problemas causados por falta de limpieza). 4. Seguir las reglas e intensificar las acciones.

Seiso: Limpieza Asignar responsables de las actividades de limpieza, definir con que frecuencia y cuando se deben realizar Programa de Limpieza Área Atención a clientes Artículos Responsable Frecuencia Pisos J. Ramírez Diaria Ventanas M. Suárez Semanal Lámparas H. Sánchez Semanal Adornos J. Hernández Diaria

Seiso: Limpieza • Enliste cada una de las actividades de limpieza a realizar • Enliste los artículos y equipos de limpieza a utilizar • Documente las actividades de limpieza en un procedimiento

Seiso: Limpieza Plegaria de las 5 S’s • No tendré cosas sucias • No tiraré cosas alrededor • Limpiaré las cosas en forma adecuada • Rescribiré cosas que se han borrado • Pondré cinta en avisos vigentes que se han caído

Seiso: Limpieza Recomendaciones en la limpieza • Asignar 5 minutos diarios para que todo mundo limpie su área y equipos • La limpieza e inspección es el primer paso del mantenimiento autónomo • Utilizar listas de verificación de inspección y limpieza (con ayudas visuales)

Seiso: Limpieza Crear disciplina • Comunicar • Entrenamiento

Seiso: Limpieza Principio El lugar más limpio, no es el que más se asea, si no el que menos se ensucia

Actividad para el participante Elabore su programa de actividades de limpieza, incluya nombres de los responsables y tiempo en realizar cada actividad

Seiketsu, tercera ‘S: Estandarización Mantener las tres primeras S’s: Selección Orden Limpieza

Seiketsu: Estandarización Lograr que los procedimientos, practicas y actividades se ejecuten consistentemente y de manera regular para asegurar que la selección, organización y limpieza son mantenidas en las áreas de trabajo

Seiketsu: Estandarización • Integrar las actividades en el trabajo de manera regular Estableciendo procedimientos Implementando auditorias de revisión

Seiketsu: Estandarización Elemento # Criterio 1 Existen letreros para identificar las diferentes áreas y sub-áreas 2 Se encuentra delimitado el área de trabajo, maquinaria y equipo. 3 Todos los estantes y artículos almacenados están claramente identificados 4 Existen identificaciones visibles para realizar correctamente las operaciones del área Organizar 1 x 2 3 4 x x x 5

Seiketsu: Estandarización (Controles visuales) • Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fácil guardarlos por los niños • Herramientas y métodos para control visual • • Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores Avisos de peligro Indicaciones de donde deben ponerse las cosas Designaciones del equipo Recordatorios de precaución en la operación Ayudas visuales de mantenimiento preventivo Instructivos

Seiketsu: Estandarización (Controles visuales) • Hacer que sea fácil verlas a distancia • Desplegar los mensajes o dibujos adecuados • Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal • Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente • Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente • Hacerlas de tal forma que su uso haga que el área de trabajo sea más brillante y ordenada

Seiketsu: Estandarización (Controles visuales) • Pintar las paredes y pisos periódicamente. • Todas las áreas deben estar identificadas con letreros de nombre y función. • Instalar letreros localizados convenientemente para indicar quién es responsable de qué en las 5 S’s. • Utilizar marcas de posición para indicar la posición correcta de las cosas. • Agregar visores en lockers y espacios cerrados para permitir transparencia

Seiketsu: Estandarización (Controles visuales) • Instalar mapas en diferentes zonas indicando donde se encuentra la persona y las salidas para casos de emergencia • Utilizar un pizarrón para indicar cuando salen las personas donde se pueden localizar • Establecer recomendaciones para mantener no sólo la limpieza sino también la higiene en la empresa • Indicar el estado de avance en 5 S’s en cada área en función de los resultados de las auditorías

Seiketsu: Estandarización Beneficios ü No se regresa a las viejas condiciones se mantienen gracias a la Administración Visual ü Al finalizar las jornadas de trabajo, no se dejan cosas fuera de su lugar ü Los lugares de almacenamiento ya no se desorganizan

Seiketsu: Estandarización ü ü ü Se controlan las fuentes de suciedad y basura Se eliminan los hábitos de acumular cosas innecesarias en oficinas NO HAY RETROCESO EN LO GANADO CON LAS PRIMERAS 3 S´s.

Seiketsu: Estandarización Recomendación . Es altamente recomendable que en la elaboración de los estándares participen quienes deben de realizar las actividades de las primeras 3 S’s

Seiketsu: Estandarización Principio Di lo que haces, haz lo que dices, y demuéstralo

Actividad para el participante Elabore su esquema de evaluación incluyendo únicamente las tres primeras S’s

Shitsuke, quinta S: Disciplina • Hábito de mantener correctamente los procedimientos adecuados, buscando la mejora continua

Shitsuke, quinta S: Disciplina (Importancia) 1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito 2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente 3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican 4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estándares 5. Se busca la mejora continua.

Shitsuke, quinta S: Disciplina (Formación de hábito) • Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados • Hacer que todos participen y que hagan algo y después trabajar en la implantación (5 S’s 3’, 5’ o 10’) • Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace • Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y reconfirmar

Shitsuke, quinta S: Disciplina • Existe en la mente y la voluntad de las personas y solo su conducta muestra su presencia. • Es una actitud de intolerancia al desorden, la falta de organización y las pérdidas.

Las 5 S’s : En la oficina La oficina es una Fabrica de papel

¿Cómo tener una oficina más eficiente? • Mantener una oficina ordenada, con trabajo en equipo y papelería estandarizada • Hacer un programa de trabajo para cada empleado • Para el caso de proyectos, hacer visible en un pizarrón en programa para que la gente sepa el estatus • Establecer un sistema (gavetas, folders, contenedores) para que cualquier persona pueda identificar la fecha de vencimiento de las tareas

La campaña de uno solo es mejor • Una sola localización para expedientes • Proceso de documentos en el mismo día • Juntas de una hora • Memos e E-Mail de una página • Llamadas telefónicas de un minuto • Guardar sólo una copia del original

Archivos eficientes • Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos – Marcar cada gabinete y charola indicando lo que hay dentro – Organizar los archivos por: • Sección, cliente, proveedor, • tema, tipo de documento, por asunto, • por proyecto, departamento, etc. – de tal forma que lo accese cualquier persona con facilidad

Archivos eficientes • Facilitar la búsqueda de información a máximo 30 segundos – Sólo guardar la información que realmente es necesaria, evitar gastar espacio – Designar a alguien responsable de los expedientes compartidos (anotar su nombre en la etiqueta) – Cada documento debe indicar la fecha de recepción y fecha de proceso – Lo que se guarde en los escritorios debe estar bien ordenado e identificado

Actividad para el participante Realice los procedimientos y programas de trabajo necesarios para mantener la Disciplina de las 5 S’s

5 S’s Campaña de Promoción

Campaña 5 S’s • Es importante que el Director general tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 S’s • Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie más lo tomará, de ellos depende el éxito o fracaso de la campaña • No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas • Lo importante es empezar en 5 S’s y mantener el esfuerzo

Campaña 5 S’s • Entrenamiento • Difusión ü ü Slogans Campañas Posters Folletos 1 er Gran concurso de 5’s

Campaña 5 S’s • Planeación y operación – Organización promocional – Educación – Juntas promocionales • Actividades paralelas – Posters de invitación a participar – Temas del mes • Despliegue de las actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas – Docuementación – Implantación

Campaña 5 S’s • Proyectos Kaizen • Entrenamiento técnico • – Organizarlos conforme sea apropiado – – – Tecnología Kaizen Entrenamiento inicial Seguimiento al entrenamiento Lanzamiento de equipos Kaizen y certificación

Campaña 5 S’s equipo • Trabajo enen equipo • Reconocimiento

Registros de 5 S’s • Fotografias (antes, durante y después) • Poner etiquetas fosforescentes con la “P” en área con problema requiriendo atención • Es importante llevar un registro de avances (cantidades de fugas, etc. ) • Museo de las cosas antiguas (máquinas y herramientas) • Registrar los resultados de los proyectos Kaizen

Diagnóstico y evaluación de 5 S’s • Competencias • Patrullas y evaluación cruzada • Uso de auditores y listas de verificación

Diagnóstico y evaluación de 5 S’s • Avisos • Administración de las 5 S’s – Todos los avisos limpios y claros – Sin avisos pasados de fecha – Todos los avisos están alineados en su parte superior y a los lados – Las responsabilidades para las 5 S’s están claramente delineadas a todos los niveles – Cada operador conoce sus responsabilidades en las 5 S’s

Diagnóstico y evaluación de 5 S’s

Diagnóstico y evaluación de 5 S’s

Diagnóstico y evaluación de 5 S’s