LAPORAN ANUGERAH KUALITI PERKHIDMATAN PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA

LAPORAN ANUGERAH KUALITI PERKHIDMATAN PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR TAHUN 2014 1

BAHAGIAN 1 PENGENALAN & LATAR BELAKANG 2

PENGENALAN UTM Kuala Lumpur (UTMKL) mempunyai keluasan 18 hektar (47 ekar) terletak di Jalan Sultan Yahya Petra, berada pada lokasi yang amat strategik ditengah Bandaraya Kuala Lumpur. Bermula sebagai sebuah Sekolah Teknik pada tahun 1904, UTMKL telah mengalami perubahan yang pesat menjadi Maktab Teknik pada 1 Mac 1955, kemudiannya menjadi Maktab Teknik pada tahun 1955. UTMKL dinaik taraf kepada Institut Teknologi Kebangsaan pada tahun 1972 dan seterusnya dinaik taraf kepada Universiti Teknologi Malaysia pada tahun 1975. Kampus induk UTM telah berpindah ke Skudai, Johor pada tahun 1989 dan mengekalkan sebahagian daripada Pejabat Pendaftar sebagai Pusat Pentadbiran UTM di kampus Kuala Lumpur. 3

STRUKTUR FUNGSI PPUTMKL KETUA BAHAGIAN PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN) LATIHAN DAN PENGURUSAN KUALITI Peperiksaan Perkhidmatan dan PTK/PROSPEK Perkhidmatan Personel Pembangunan Modal Insan (Kursus/Latihan/ Seminar/Bengkel) Pengurusan Sistem Aktiviti Kualiti (5 S, KIK, SPP, ISO) Pengurusan dokumen kualiti dan OSHE. (gaji, pencen, elaun, BKRP, cuti dsb Maklumat Staf dalam SMS, Hr. FIN, dan Hr. MIS SKT dan LPPT Tatatertib dan pengisytiharan harta Perkhidmatan Personel yang lain PENGURUSAN MODAL INSAN (PERJAWATAN) Belanjawan Perjawatan Urusan pelantikan staf kumpulan pelaksana (B, C dan D) Perkhidmatan Staf Kontrak Pengurusan Data dan Perangkaan Staf UTM KL Perkhidmatan Visa Staf Antarabangsa Urusan Rayuan Gaji Urusan Pertukaran Staf UTM KL PENTADBIRAN DAN KEWANGAN KESELAMATAN Belanjawan Keselamatan Mengurus/ kewangan Perolehan dan Inventori Urusan mel UTMKL Sistem Fail Pengurusan Arkib Kemudahan Perubatan dan Kebajikan Staf Urusan Kad matrik staf dan pelajar Tempahan tiket harta benda dan kawalan ketenteraman kampus Pengurusan Lalulintas & Siasatan Penguatkuasaan Peraturan Universiti Disiplin dan Latihan Staf Keselamatan Kebombaan 4

DASAR KUALITI PP UTMKL Kami komited untuk memberi perkhidmatan cemerlang dalam Pengurusan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran bagi memenuhi kehendak pelanggan melalui pengurusan kualiti yang menyeluruh dan penambahbaikan yang berterusan selari dengan Visi dan Misi Pejabat Pendaftar dan UTM 5

OBJEKTIF KUALITI Fokus pelanggan i. CSI =- mencapai 85% setiap tahun ii. Pengendalian Aduan - Memberi maklum balas (email) dalam masa satu hari bekerja - Penyelesaian aduan – 100% mengikut prosedur yang ditetapkan Kualiti Produk i. 90% kekosongan jawatan lantikan dipenuhi setiap tahun ii. 100% penyata perkhidmatan staf dikemaskini pada setiap 3 bulan iii. Permohonan visa staf antarabangsa dan pas pekerja 100% menepati keperluan pihak berkuasa dan dibuat sebelum tarikh luput iv. 100% staf menerima gaji pada tarikh yang ditetapkan Universiti v. 100% urusan penyerahan borang dan dokumen bakal pesara seliaan PP KL ke JPA diselesaikan 3 bulan sebelum tarikh persaraan staf vi. 80% latihan/ kursus staf mencapai skor penilaian 4/5 setiap kursus vii. Urusan permohonan penyambungan kontrak dihantar ke HCM JB 6 bulan sebelum tamat tempoh viii. Siasatan kes selesai dalam tempoh 7 hari bekerja selepas tarikh terima adua ix. 100% pematuhan terhadap penjadualan penempatan pengawal keselamatan setiap hari Kualiti Prosesan i. Penghantaran mel dibuat dalam masa satu hari bekerja ii. Tempahan tiket penerbangan – 100% mengikut butiran tempahan iii. Prosesan kad matrik di studio selesai dalam masa 15 minit iv. Prosesan pelekat kenderaan siap dalam masa 10 minit selepasm menerima borang lengkap Kualiti Sumber 1. Setiap staf perlu menjalani latihan 40 jam setahun 2. Penggunaan bajet kewangan mencapai 100% ‘cost contaiment’ Kualiti Perolehan dan Khidmat Luar i. Prestasi pembekal selain panjar wang runcit 100% mengikut spesifikasi perolehan ii. CSI khidmat luar (klinik) mencapai 85% setiap tahun. 6

JAWATANKUASA KUALITI Jawatankuasa KUALITI PEJABAT PENDAFTAR Sistem Pengurusan Kualiti (SPK MS ISO 9001: 2008) Jawatankuasa Kumpulan Inovatif & Kreatif KIK Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE) 7

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENTADBIRAN OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN Pencapaian : 57% Status : Tidak mencapai sasaran yang ditetapkan Setiap staf perlu menjalani latihan 40 jam setahun TAHUN 2014 2013 UTMSMILE : REKOD KEHADIRAN JAM KURSUS Bil. Hadir > 40 jam 565 383 Bil. Hadir <40 Bil. Tidak Hadir jam Kursus 400 126 459 249 PENCAPAIAN % 57 42 Pencapaian : 100%. (Varian ± 5%) Penggunaan bajet kewangan mencapai 100% ‘cost containment’ 8

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENTADBIRAN OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN Pencapaian : 76% CSI Khidmat Luar (Klinik) mencapai 85% setiap tahun Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 Klinik Panel Poliklinik Dinar (Taman Subang Perdana) Klinik Kesihatan UTM Kuala Lumpur Klinik Dr Fauziah (Bandar Baru Selayang Fasa 2 B) Dr. Mohamed Mydin & Rakan-Rakan Sdn. Bhd (Jln. Ampang) Klinik Zain (Selayang Baru) Kumpulan Medic (Damansara Utama) Poliklinik Sri Permai (Putrajaya) Klinik Keluarga Taman kota Cheras (Taman Kota Cheras) Klinik Dr. Karim (Jln. Semenyih) Klinik Wong Singh (Rawang) Klinik Sulaiman Talib Sdn. Bhd (Greenwood Park) Poliklinik Dinar Poliklinik Dr. Azhar & Rakan-Rakan (Setapak) Klinik Idzham Sdn. Bhd (Pandan Jaya) Klinik Idzham (Bukit Antarabangsa) Klinik Dr. Shamsuddin (Bdr. Baru Sg. Buluh) Klinik Warisan (Hulu Langat) Klinik Pusrawi SMC (Taman Pelangi Semenyih) Klinik Halim & Surgeri (Kg. Baru) Klinik Abdullah (Seremban) Klinik Wong Singh (Bdr. Country Homes) Klinik Khairat (Keramat Jaya 2) Poliklinik An-Nur (Bdr. Tun Hussein Onn) Klinik Keluarga (Wangsa Maju) Klinik Zalfah (Bdr. Baru Bangi) Klinik Wangsa Sdn. Bhd (Wangsa Maju) Klinik Kotaraya dan Klinik Pakar Wanita Melawati Klinik Kassim dan Zubaidah (Bdr. Tun Razak) Klinik Noridah (Shah Alam) Kumpulan Medic (Shah Alam) Klinik Famili BTS Sdn. Bhd (Bdr. Tasik Selatan) Klinik Salma (Ampang Park) Poliklinik Kotaraya & Klinik Pakar Wanita (Taman Melawati) Klinik Wong Singh (Bukit Sentosa) Klinik Idzham Sdn. Bhd (Taman Setiawangsa) Kumpulan Medic (Jln. Ampang) Poliklinik Penawar (Bdr. Baru Bangi) Poliklinik Ibukota Sdn. Bhd (Sri Gombak) Klinik Idzham Sdn. Bhd (Taman Melawati) Klinik Mediviron (Bangsar Baru) Klinik Rosman (Kg. Baru) Klinik Dr. Khalid dan Dr. Wan Julia (Taman Kosas) Kumpulan Medic (Subang Jaya) Kumpulan Medic (Petaling Jaya) Klinik Dr. Khalid dan Dr. Wan Julia (Taman Putra) CSI 4. 8 4. 7 4. 6 4. 5 4. 4 4. 3 4. 2 4. 1 4. 05 4 4 4 4 3. 9 3. 8 3. 7 3. 6 3. 5 3. 4 3. 3 2. 9 2. 7 2. 2 1. 6 9

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENTADBIRAN OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN Pencapaian : 100% EDARAN SURAT DALAMAN PPKL DALAM TEMPOH 24 JAM Januari - Disember 2014 Jumlah Surat 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Penghantaran Mel dibuat dalam masa satu hari bekerja 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Bulan (Januari - Disember 2014) 11 12 Edaran Mel Mengikut Kategori Jan-Dis 2014 2500 2000 1500 1000 500 0 Jan Feb Mac Apr Mei Jun Julai Ogos Sept Okt Nov Dis SURAT DALAMAN UTMKL POS KELUAR UTM (FRANGKI) POS LAJU SURAT BERDAFTAR 10

Tempahan tiket penerbangan - 100% mengikut butiran tempahan 0 IBS MJIIT PERDANA AIS CANSELERI CAIRO HEMA AKADEMI BAHASA PENDAFTAR RAZAK SCHOOL PHB PSZ CASIS BENDAHARI UTMOTEC SPS IKG HEA SPORT EXCELLENCE UTM-CTC KOQ MAKMAL UNIVERSITI RMC IKPLP TNC(PI) KAUSELING MASJID FKE PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENTADBIRAN OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN Pencapaian : 100% BIL TIKET 180 160 140 120 100 80 60 40 20 11

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERJAWATAN) OBJEKTIF KUALITI 90% kekosongan jawatan lantikan dipenuhi setiap tahun PENCAPAIAN PENGISIAN PERJAWATAN TAHUN 2014 98. 78% KESELURUHAN JAWATAN 82 KEKOSONGAN JAWATAN DIISI 81 KEKOSONGAN JAWATAN TIDAK DIISI 1 12

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERJAWATAN) OBJEKTIF KUALITI Permohonan visa staf antarabangsa dan pas pekerja 100% menepati keperluan pihak berkuasa dan dibuat sebelum tarikh luput Urusan permohonan penyambungan kontrak dihantar ke HCM JB 6 bulan sebelum tamat tempoh PENCAPAIAN VISA & PAS STAF AKADEMIK BUKAN WARGANEGARA TAHUN 2014 KESELURUHAN PERMOHONAN DIHANTAR KEPADA IMIGRESEN SEBELUM TARIKH LUPUT VISA SEDIA ADA PENYAMBUNGAN KONTRAK TAHUN 2014 KESELURUHAN KERTAS KERJA DIHANTAR (6) BULAN SEBELUM STAF TAMAT TEMPOH KONTRAK STAF AKADEMIK STAF BUKAN AKADEMIK 100% 49 100% 17 17 13

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN) OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN Pencapaian : 100% penyata perkhidmatan staf dikemaskini pada setiap 3 bulan 14

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN) OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN Pencapaian : 99% 100% staf menerima gaji pada tarikh yang ditetapkan Universiti 15

PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN) OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN Pencapaian : 100% urusan penyerahan borang dan dokumen bakal pesara seliaan PP KL diselesaikan 3 bulan sebelum tarikh persaraan 16

BAHAGIAN 2 PENGURUSAN, PERKHIDMATAN TERAS & PENGURUSAN PELANGGAN 17

PENGURUSAN ORGANISASI Perancangan strategik universiti Penyebaran maklumat pelan strategik kepada warga organisasi • Bengkel KAI Pejabat Pendaftar diadakan di Dewan Bankuet, Bangunan Canseleri Sultan Ibrahim 9 Januari 2014. • Maklumat telah disebarkan kepada staf; • Melalui Mesyuarat Ketua Unit • Mesyuarat Staf Pentadbiran • Mesyuarat Unit-unit Kajian semula pelaksanaan pelan strategik • Pembentangan kajian semula KPI melalui mesyuarat Ketua Unit dan mesyuarat pengurusan bahagian. Program pemudahcaraan proses kerja di bawah bidang kuasa organisasi • Penggalakan dan pemantauan aplikasi penggunaan ICT: • Sistem online yang dilaksanakan: • e-job application • e-LPPT • e-LNPT • Sistem peperiksaan perkhidmtan secara online. • e-mel group Pejabat Pendaftar KL • UTM-EMS • Dentisys • Panduan Perkhidmatan • CIS • 360 Darjah Penggalakan usaha dan pemantauan program pemudahcaraan proses kerja ke arah peningkatan produktiviti • Penerbitan meliputi Flyer mengenai Panduan Pengurusan, Polisi dan Peraturan dan Manual Pengguna. • Program Bertemu Pelanggan 23 September 2014 • Panduan Staf Lapor Diri dan Panduan Persaraan • Penggunaan Sistem Arkib Search Me, Sistem CSI PPKL dan Sistem SSMP 18

PENGURUSAN ORGANISASI Perlaksanaan usaha pensijilan kualiti MS ISO oleh SIRIM • Memperolehi persijilan MS ISO 9001: 2008 bagi pengurusan Perkhidmatan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran pada 14 Mac 2014 Pemantapan dokumen Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja • Semakan semula Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dibuat di peringkat Audit Dalam ISO Pelaksanaan sesi pertemuan antara pengurusan dan staf • Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif Pejabat Pendaftar - 7 kali • Mesyuarat Ketua-Ketua Unit - 6 kali • Mesyuarat Staf Pentadbiran – 1 kali • Mesyuarat HCM Bersama PTJ UTMKL – 3 kali • Saluran penyampaian dan komunikasi juga melalui; • E-mel Group • Tazkirah Mingguan • Laman web Pejabat Pendaftar • Facebook Pejabat Pendaftar Group • Mesyuarat TPPP – 2 kali Mekanisme dan program yang mewujudkan hubungan harmoni • Program Tazkirah - setiap Rabu • Hari Keluarga UTM KL di padang UTM pada 20 September 2014 • Majlis Sambutan Raya pada 26 Ogos 2014 Mekanisme pengukuran kepuasan staf • Soal Selidik Kepuasan Staf diedar pada November sehingga Disember 2014 • Soal selidik perkhidmatan klinik panel UTM 19

PENGURUSAN ORGANISASI Pembudayaan program peningkatan ilmu oleh organisasi untuk staf • Program membudayakan ilmu melalui; • Tazkirah setiap Rabu • Program English Communication in Service setiap Khamis minggu ketiga • Program Membangun Personaliti Unggul (MPU) sebanyak 2 siri sepanjang 2014 (Tarikh : 28 Mei 2014, 26 Ogos 2014 ) • Kolokium Pentadbir (Sharing Knowledge) Skop liputan program • Skop dan pengisian meliputi latihan dalam perkhidmatan, motivasi, sahsiah dan pembangunan diri. Peratusan kehadiran staf : 40% -100% Peluang-peluang peningkatan pembelajaran yang dilaksanakan • Seorang staf bukan akademik yang mengikuti program pengajian separuh masa pada tahun 2014 • Menawarkan kursus seperti yang dirancang dalam Kalendar Latihan UTM. 20

Kutipan hasil melalui sistem UTMFin. Kutipan hasil oleh Unit Keselamatan melalui resit rasmi UTM. Penyerahan kutipan ke Pejabat Bendahari apabila wang berjumlah RM 300. Pelaporan kutipan hasil dan pematuhan serahan. • Melalui Mesyuarat Ketua Unit • Mesyuarat Staf Pentadbiran • Mesyuarat Unit-unit Sistem pengurusan bayaran dan tuntutan menggunakan UTM Financial System (UTMFin) Perlaksanaan pengurusan bayaran yang cekap Perancangan dibuat dengan mengambilkira keperluan setiap Unit di Pejabat Pendaftar. Penubuhan jawatankuasa yang mentadbir kewangan : • Jawatankuasa Sebutharga. • Jawatankuasa Pembuka Sebutharga • Jawatankuasa Penilaian Teknikal. Struktur tadbir urus kewangan Perancangan belanjawan dan kaedah agihan peruntukan mematuhi Pekeliling Bendahari Bil. 1/2009 – Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti. Perancangan dan agihan dibuat melalui mesyuarat Ketua-Ketua Unit Pejabat Pendaftar. Proses perancangan belanjawan dan kaedah agihan peruntukan PENGURUSAN KEWANGAN 21

PENGURUSAN ORGANISASI Mekanisme pengurusan aset, inventori dan stok • Pengurusan aset, inventori dan stok mematuhi Pekeliling Bendahari Bil. 2/2012 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA)-(Pindaan). • Aset direkodkan menggunakan borang Daftar Harta (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori (Kew. PA -3). Kesemua rekod aset difailkan • Verifikasi tahunan dibuat pada setiap awal tahun berikutnya Perlaksanaan dan status tindakan laporan audit dalaman, luar dan pemeriksaan mengejut Pejabat Bendahari • Teguran kepada perkara sepertiborang pendaftaran aset telah diambil tindakan seperti dicadangkan Perlaksanaan pengurusan perolehan • Pengurusan perolehan dibuat memenuhi tatacara Pekeliling Bendahari Bil. 1/2009 Pemeriksaan dijalankan terhadap aset yang diterima sebelum tamat tempoh jaminan • Pemeriksaan dibuat ketika penerimaan dan semasa audit dijalankan Prestasi perbelanjaan bajet mengurus Belanja mengurus Pejabat Pendaftar bagi tahun 2014 adalah 87. 41% - Belanja mengurus Overhead Pejabat Pendaftar bagi tahun 2014 adalah 98. 99% - Perbelanjaan adalah termasuk peruntukan tambahan yang diterima Keseluruhan penggunaan adalah 97. 63% Inisiatif yang diambil sebagai langkah memantapkan amalan belanja berhemah Kenaikan kos klinik panel setelah melalui pemantauan perkhidmatan klinik panel, luar jangka. Pengurangan elaun lebih masa yang melibatkan staf Unit Keselamatan Perlaksanaan sistem EMS Penggunaan emesyuarat. Penggunaan Dentisys dan sistem klinik online (hrfin) Penurunan belanja keseluruhan 2014 berbanding 2013 22

PENGURUSAN MODAL INSAN Perlaksanaan dasar/strategi berdasarkan Pengambilan, Pengurusan Perkhidmatan Personel, Latihan, Pengiktirafan dan Penghargaan • Pencapaian sepanjang tahun 2014 Pejabat Pendaftar telah berjaya; • Pengambilan = 98. 78% • Perkhidmatan Personel = 100% • Latihan = 90% • Pengiktirafan dan penghargaan = 100% Pelaksanaan perancangan latihan, peratus pematuhan kehadiran kursus 40 jam setahun • Pejabat Pendaftar memastikan semua staf menjalani kursus sekurang-kurangnya 40 jam setahun. • Jumlah staf UTM KL yang telah menjalani latihan 7 hari setahun = 57% Pelaksanaan dan keberkesanan program mentoring/ coaching ke atas kumpulan sasaran. • Program mentoring/coaching keatas staf dilaksanakan di peringkat Unit; • Program mentoring & coaching oleh Pegawai atasan (senior) kepada Pegawai baru di Jabatan. 23

PENGURUSAN ORGANISASI Inisiatif diambil untuk memperakukan warga organisasi secara terancang untuk pengiktirafan • Seramai 18 staf Pejabat Pendatar KL menerima penghargaan di Majlis Penghargaan Staf Pejabat Pendaftar 2014 • Penghargaan diperingkat Universiti seperti berikut; • Anugerah Perkhidmatan Cemerlang = 7 0 rang, Anugerah Jasa Bakti = 3 orang, Anugerah Jasa Setia = 10 orang, Penghargaan pesara = 29 orang Program khas pembangunan diri/insentif. • Melaksanakan kenaikan pangkat KUP seramai 3 orang • Opsyen Tukar Lantik J 17 ke J 29 seramai 67 orang. • Penerusan pembudayaan amalan 5 S • Kumpulan Inovasi & Kreativiti (KIK) telah ditubuhkan di Pejabat Pendaftar telah menyertai Konvensyen KIK UTM 2014 dan mendapat Anugerah Emas dan Persembahan terbaik Pengurusan. • Diperakukan oleh QAS SIRIM bagi persijilan MS ISO 9001: 2008 bagi perkhidmatan Pengurusan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran. Pemantauan warga organisasi yang berprestasi rendah • Menetapkan staf yang mendapat markah penilaian prestasi dibawah 50% dipanggil dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar. Tiada staf yang berprestasi rendah sepanjang tahun 2013. Usaha-usaha peningkatan keutuhan pengurusan • Program-program yang boleh meningkatkan nilai dan etika berdasarkan elemen-elemen Pelan Integriti Nasional (PIN). • Usaha-usaha peningkatan yang telah dijalankan adalah; • Mengadakan program tazkirah seminggu sekali, Panggil Baris, Penilaian Jasmani, Kempen Kesedaran Kebakaran, Kempen Keselamatan Jalan Raya, Community Policing 24

PENGURUSAN ICT Penyelarasan perancangan sistem maklumat dengan pelan strategik organisasi • Meningkatkan imej Pejabat Pendaftar/Rebranding • Mengemaskini Laman Web Pejabat Pendaftar KL • Mewujudkan Laman Facebook Aktiviti Pejabat Pendaftar • Proses pengurusan pengambilan & pelantikan staf yang terancang • Pengiklanan, Permohonan Jawatan UTM Secara Online Tadbir urus ICT • Rekabentuk, kandungan dan alamat laman web Pejabat Pendaftar mematuhi Polisi ICT UTM • Pengagihan komputer berdasarkan polisi ICT yang ditetapkan. Inisiatif yang dilaksanakan dan skop pelaksanaan • Penggunaan Cuti Online • Penggunaan Email /Email Group • Proses pengurusan pengambilan & pelantikan staf yang terancang (Pengiklanan, Senarai Pendek, Panggilan Temuduga dan Keputusan Akhir Secara Online) • Sistem Pencarian Fail Arkib (Search Me) • Sistem Saluran Maklumat Pelanggan (SSMP) • Sistem CSI Online 25

PENGURUSAN KESELAMATAN & LESTARI Program yang dilaksanakan disertai Mesyuarat Unit Keselamatan secara berkala Penyediaan infrastruktur keselamatan Keberkesanan infrastruktur dan program keselamatan fizikal Inisiatif & Pelaksanaan Program Lestari • Latihan Kebakaran di Menara Razak, Kolej Siswa Jaya, Malaysia. Japan International Institut of Technologies dan Perpustakaan Sultanah Zanariah pada Jan – Dis 2014 • Kursus Cardiopulmonary Resuscitation (CPR) di kalangan staf Unit Keselamatan pada Oktober 2014 anjuran bersama Pusat Kesihatan Universiti. • Latihan Asas Kebakaran setiap bulan sepanjang 2014 kepada semua staf Unit Keselamatan. • Program Community Policing anjuran bersama PULAPOL pada 17 Disember 2014 • Bil. 1/2014 pada 20 Mac 2014 • Bil. 2/2014 pada 9 Mei 2014 • Bil. 3/2014 pada 12 September 2014 • Setiap bahagian di Pejabat Pendaftar menyediakan infrastruktur keselamatan; • Peti kecemasan diwujudkan di setiap pejabat. • Semakan sistem pengesan kebakaran di setiap ruang pejabat. • Menampal / memaklumkan laluan kecemasan di Pejabat Pendaftar dan Unit Keselamatan. • Menyediakan alat pemadam api (mudah alih, hose reel) • Pemeriksaan sistem pengesanan kebakaran di Pejabat Pendaftar telah dilaksanakan oleh pihak Pejabat Harta Bina. • Mematikan suis lampu ketika keluar dari bilik • Penggunaan semula kertas terpakai • Penggunaan perhubungan melalui emel • Tidak menggunakan botol mineral plastik dalam urusan dan acara rasmi • Edaran minit mesyuarat hanya melalui email. • Meneruskan pembudayaan Amalan 5 S • Pelaksanaan Sudut. Lestasi • Meminimumkan bilangan tong sampah di ruang kerja • Projek menanam pokok buah-buahan di dalam kawasan kampus 26

BAHAGIAN 3 PENGURUSAN, PERKHIDMATAN TERAS & PENGURUSAN PELANGGAN 27

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM Staf Akademik Pengurusan Modal Insan Pengambilan dan Pelantikan Staf: • Pejabat Pendaftar UTM KL hanya menguruskan penyambungan kontrak Staf Akademik Warganegara dan Bukan Warganegara di UTM KL berdasarkan kepada perakuan Ketua Jabatan. • Tiada kes diuruskan bagi tahun 2014 Staf Kumpulan Pelaksana Pelantikan Staf PPP bagi tahun 2014 adalah seramai 81 orang. 28

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM PERKHIDMATAN PERSONEL PENGESAHAN JAWATAN • Seramai 15 orang staf telah disahkan jawatan; • Staf Akademik 1 orang • Staf Kumpulan A Tiada • Staf Kumpulan B 3 orang • Staf Kumpulan C 4 orang • Staf Kumpulan D 7 orang ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG (APC) STAF UTM KL • 8% daripada keseluruhan staf UTM adalah layak diperakukan untuk menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang bagi tahun 2014. PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN Anugerah Jasa Bakti (20 tahun) seramai 3 orang dan Anugerah Jasa Setia (30 tahun) seramai 10 orang. • Seramai 29 orang staf telah menduduki peperiksaan perkhidmatan staf yang telah diadakan dua kali setahun iaitu 17 orang pada April 2013 dan 12 orang pada September 2014. seramai 6 orang, menduduki KPSL KP 11/14 pada Oktober 2014. Pemberian Taraf Pekerja Berpencen (PTB) • Sebanyak 24 permohonan PTB bagi tahun 2014 telah diluluskan oleh pihak JPA. Pemangkuan/Pe nanggungan Kerja • Urusan penanggungan/p emangkuan dilaksanakan bergantung kepada permohonan dan syarat dan peraturan yang perlu dipenuhi. Sebanyak 15 urusan penanggungan dan tiada urusan pemangkuan dibuat sepanjang tahun 2014. 29

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM PERKHIDMATAN PERSONEL Penamatan Perkhidmatan dan Persaraan Staf • Seramai 29 orang staf telah bersara pada 2014: • Bersara wajib 21 orang • Bersara pilihan 8 orang Penilaian Prestasi Tahunan • Penilaian prestasi tahunan dlaksanakan secara Online melalui e-LPPT, e-LNPT dan 360 Darjah. Perakuan Panel Pembangunan Sumber Manusia ke peringkat universiti yang dipengerusikan oleh Timbalan Naib Canselor (P/I) diadakan sekali setahun bagi mendapatkan perakuan Universiti. Peletakan jawatan/pelepasan dengan izin Urusan Cuti Penempatan staf Perisytiharan Harta • Semua urusan cuti dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan. • Bahagian Pengurusan Modal Insan telah menempatkan staf mengikut perjawatan yang ditetapkan. • Seramai 24 orang staf telah diluluskan perisytiharan harta pada 2014. • Seramai 19 orang staf telah diluluskan urusan peletakan jawatan/pelepasan dengan izin. 30

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM PENTADBIRAN PENGURUSAN LATIHAN STAF - 57% staf telah mengikuti kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun. - 90% program yang dirancang telah berjaya dilaksanakan - 20 kursus daripada 22 kursus berjaya mencapai skala 4/5. PENGURUSAN PERUBATAN 1. Klinik Panel 2. Penggunaan smart card untuk mendaftar di Klinik Panel 3. Pengurusan Wang Bantuan Jenazah (100% Wang Bantuan Pengurusan Jenazah diberikan kepada waris) 4. Kad matrik disiapkan dalam masa 15 minit jika dibuat di dalam studio. PENGURUSAN MEL 100% penghantaran/pengambilan mel dalaman universiti dari/ke peti mel universiti dalam tempoh 1 hari bekerja. 31

PENGGUBALAN MATLAMAT DAN PROGRAM KESELAMATAN PENGURUSAN KESELAMATAN KAMPUS Pengurusan keselamatan harta dan kesejahteraan kampus • Sebanyak 4 operasi lalulintas telah dilaksanakan bagi mengesan salah laku trafik dan pelajar pada tahun 2014. • 42 kes telah dilaporkan sepanjang tahun 2014 dan 100% kes telah diselesaikan. Sebanyak 30 kes selesai dalam tempoh masa kurang dari tujuh hari manakala 12 kes diselesaikan melebihi tempoh tujuh hari. Program kesedaran keselamatan harta dan kesejahteraan kampus • • Tiga (3) program telah diadakan bersama mahasiswa dengan kerjasama HEMA dan AJK Pelajar pada tahun 2014. Program Community Policing anjuran bersama PULAPOL KL telah diadakan pada 17 Disember 2014. 32

Penentuan produk bagi memenuhi keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan Unit Pengurusan Modal Insan 1. Pengambilan & Pelantikan Kumpulan Pelaksana B, C dan D 2. Perkhidmatan Personnel Pengesahan jawatan Kenaikan pangkat Penilaian prestasi tahunan Kenaikan/Anjakan gaji Pemangkuan/penanggungan kerja Peletakan jawatan Urusan cuti Penempatan staf Pemberian Taraf Pekerja Berpencen Penamatan perkhidmatan dan persaraan staf 3. Pematuhan polisi, dasar dan arahan perkhidmatan Universiti 4. Pemantauan dan kawalan rekod melalui sistem HRMIS dan UTM-HR 33

Penentuan produk bagi memenuhi keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan UNIT PENGURUSAN KUALITI DAN LATIHAN 1. Kalendar program latihan staf 2. Persijilan MS ISO 9001: 2008 3. Pengurusan Aktiviti KIK, penerusan budaya amalan 5 S bagi meningkatkan kecekapan 4. Pengurusan dokumentasi OSHE UNIT PENTADBIRAN DAN KEWANGAN 1. 2. 3. 4. 5. Penyediaan surat jaminan perubatan dalam masa 10 minit. Pelantikan Klinik Panel mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Penghantaran mel dalaman dalam tempoh masa 1 hari bekerja Merekod setiap penghantaran mel di peti mel fakulti/jabatan Penyediaan wang bantuan jenazah dalam masa 24 jam selepas dimaklumkan kes kematian 6. Pengurusan Tempahan Tiket Penerbangan 7. Menyediakan Buku Panduan Lapor Diri Staf secara online di Laman Web Pejabat Pendaftar 34

Penentuan produk bagi memenuhi keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan UNIT KESELAMATAN 1. Mewujudkan sistem keselamatan yang lebih sistematik dan berkesan a) 272 unit CCTV di sekitar kampus dan Kediaman Siswa Jaya. b) Penstrukturan zon rondaan untuk meningkatkan keberkesanan kawalan keselamatan (zon A, B dan C) dengan kekuatan anggota seramai 69 orang. c) Pemasangan parameter (pagar) kampus untuk keluasan 48 ekar. 2. Buku panduan keselamatan kampus on-line (www. facebook. com/Bkesutm) 3. Pelekat kenderaan (LPU/staf/RO/RA/pelajar/orang awam/ Pesara UTM) 4. Papan tanda penunjuk arah 5. Kawalan keselamatan untuk VIP bagi Majlis Rasmi Universiti 6. Penyediaan pas kontraktor dan pas pelawat bagi urusan di dalam kampus Universiti. 35

MEKANISME PEMANTAUAN PENENTUAN PETUNJUK PRESTASI DAN PENETAPAN SASARAN Berdasarkan kepada Bengkel KAI pada tahun 2014 PENENTUAN PROSES DAN PROSEDUR PROGRAM/ PERKHIDMATAN TERAS Merujuk kepada dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001: 2008, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja PELAKSANAAN PROGRAM ATAU PERKHIDMATAN YANG MEMENUHI/ MELEBIHI STANDARD AMALAN Perkhidmatan yang disediakan oleh Pejabat Pendaftar adalah memenuhi standard MS ISO 9001: 2008 seperti mana dalam dokumen ISO Pejabat Pendaftar. 36

PEMANTAUAN PELAKSANAAN Jawatankuasa kerja/kumpulan kerja yang terlibat di dalam pemantauan; KAEDAH PEMANTAUAN • Pengurusan Personel • Pengurusan Kualiti • Peperiksaan Perkhidmatan Staf • Pelaksanaan Penilaian Prestasi 360 Darjah (e. LNPT 360) • Jawatankuasa Modal Insan Universiti SISTEM YANG DIGUNA PAKAI TAHUN 2014 • Sistem UTM-EMS (Pengurusan Rekod dan Dokumen) (http: //ems. utm. my) • Sistem Competency Index for Support Staf (CIS) https: //hrfin. utm. my • Sistem Dentisys –stand alone • e-aduan keselamatan (https: //hrfin. utm. my) • Sistem pendaftaran kenderaan – stand alone • Sistem Denda Kesalahan Pelajar – stand alone • Penilaian Prestasi 360 Darjah (e-LNPT 360) • Klinik Panel On-line • Sistem Aduan – SSMP • Sistem Pencarian Fail Arkib – Search Me • UTMFin REKOD PEMANTAUAN • KAI/BSC Pejabat Pendaftar • Laporan Keselamatan • Laporan Kewangan • Laporan Latihan Staf • Laporan Perjawatan 37

KAJIAN KEBERKESANAN Mekanisma kajian semula yang digunakan bagi tujuan penetapan pelaksanaan dan tindakan susulan adalah melalui : - 1) Mesyuarat Eksekutif Pejabat Pendaftar 2) Mesyurat Ketua-Ketua Unit 3) Mesyuarat Staf Pentadbiran 4) Kajiselidik kepuasan pelanggan 5) Laporan Penilaian kursus 6) Program Hari Bersama Pelanggan 38

BAHAGIAN 4 PENGURUSAN, PERKHIDMATAN TERAS & PENGURUSAN PELANGGAN 39

PERANCANGAN PENGURUSAN PELANGGAN i. Kenyataan misi perkhidmatan pelanggan kami disampaikan melalui Polisi Kualiti iaitu : “Kami komited untuk memberi perkhidmatan cemerlang dalam Pengurusan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran bagi memenuhi kehendak pelanggan melalui pengurusan kualiti yang menyeluruh dan penambahbaikan berterusan selari dengan visi dan misi Pejabat Pendaftar UTMKL”. PIAGAM PELANGGAN Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar digubal berdasarkan ekspektasi pelanggan sejajar dengan Piagam Pelanggan Universiti. Penjajaran Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar dengan Piagam Pelanggan Universiti. 40

PIAGAM PELANGGAN q Memberi perkhidmatan yang mesra kepada pelanggan dengan tepat dan cepat; q Menguruskan pengambilan dan penempatan staf mengikut kriteria, perancangan, dan spesifikasi yang ditetapkan; q Menguruskan hal ehwal personel staf dengan mematuhi keperluan pekeliling dan arahan perkhidmatan semasa; dan q Mewujudkan suasana kehidupan kampus yang mesra, selesa dan selamat. 41

PROMOSI PIAGAM KEPADA PELANGGAN • Laman Web www. registrar. utm. my/kualalumpur • Poster yang digantung di Pejabat Pendaftar • Pejabat Pendaftar telah mengadakan Hari Bersama Pelanggan peringkat UTM KL pada 23 September 2014. • Promosi melalui media sosial - Facebook Pejabat Pendaftar UTM KL Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar merupakan pernyataan umum mengenai janji pejabat ini untuk memberi perkhidmatan yang memenuhi keperluan pelanggan. Pernyataaan umum ini diterjemahkan dalam objektif kualiti bahagian. Pemantauan, penilaian dan penambahbaikan terhadap objektif dilakukan dari semasa ke semasa. 42

Usaha-usaha Mencapai Kegirangan Pelanggan 1. Perkhidmatan Kaunter 2. Kemudahan pelanggan, bahan bacaan, tunjuk arah, brosur 3. Peti Maklumbalas Pelanggan 4. Pegawai Khidmat Pelanggan Pejabat Pendaftar yang ditempatkan di Pejabat Am Usaha-usaha melangkaui keperluan dan ekspektasi pelanggan 1. Penerbitan Buku Panduan sebagai salah satu daripada KAI 2. Perkhidmatan tunjuk arah oleh Pengawal Keselamatan yang bertugas dan/atau mengiringi ke destinasi 3. Menyediakan bantuan bagi kes-kes kecemasan 4. Pemantauan dewan peperiksaan gunasama semasa minggu peperiksaan 5. Operasi pencegahan jenayah/ kesalahan trafik/ PATI 6. Memperketatkan lagi peraturan keselamatan kampus 7. Teguran kepada PTJ secara bertulis Pengurusan Maklum Balas Pelanggan 1. Melalui e-borang, maklumbalas secara online untuk mendapatkan cadangan dan pandangan untuk menambahbaik perkhidmatan • CSI 2014 on line - 86% • CSI Hari Bersama Pelanggan 2014 – 81% 43

PENCAPAIAN KUALITI 1. Penerusan budaya Amalan 5 S 2. Persijilan MS ISO 9001: 2008 bagi pengurusan perjawatan, pengurusan modal insan dan pentadbiran oleh SIRIM QAS pada 5 Mac, 2014 44

Hari Bersama Pelanggan UTMKL 2014 45

KONVENSYEN KIK UTM 2014 46

Sekian, terima kasih 47