Langzeitarchivierung Umsetzung im DVVerbund BadenWrttemberg 72 Sdwestdeutscher Archivtag

Langzeitarchivierung: Umsetzung im DV-Verbund Baden-Württemberg 72. Südwestdeutscher Archivtag Bad Bergzabern, 23. Juni 2012 Reinhard Schal und Dr. Christian Keitel

Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) �Softwarelösungen für die öffentliche Verwaltung � n n n n Rechtsform Gründung Sitz Anzahl Mitarbeiter Anzahl Kunden Erlöse 2011 Vorstand Anstalt des öffentlichen Rechts 1971 Stuttgart rund 250 ca. 2. 000 bundesweit ca. 35 Mio. € Karl Tramer (Vorsitzender) Joachim Kischlat Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 2

Situation und Vortragspunkte Standardisierte Archivschnittstellen zur Langzeitarchivierung n 16. 10. 2009 : Einstimmiger Beschluss im Projektausschuss der DZ: „Der Projektausschuss nimmt Kenntnis von dem Auftrag an den DVV, zusammen mit den Archiven der Gemeinden und der Stadt- und Landkreise einheitliche Schnittstellen zur Langzeitarchivierung aufzubauen. Die Federführung wurde der Datenzentrale übertragen. “ Sachstand AG Archivschnittstelle n Weiteres Vorgehen Zwischenarchiv n Weiteres Vorgehen digitale Langzeitarchivierung n Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 3

Nov 11 Projektergebnisse und Konzeptansatz Zwischenarchiv werden in UAG EWO sowie in UAG Gewerbe der AG Archivschnittstellen besprochen 1. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW: Jan 12 Dez 11 Projektergebnisse der AG‘n Archivschnittstellen werden im Fachgremium des DVV vorgestellt Dez 11 Aktueller Stand – Archivschnittstelle n Einheitliche XML-Schnittstelle für Fachverfahren n Zwischenarchiv n Langzeitarchivierung Technische Lösung des Landesarchivs wird den RZVertretern vorgestellt (Teilnehmer: DZ, RZ, Archivare) DZ erstellt Projektskizzen für die elektronische Übergabe von Registerdaten an die Archivare Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 4

Weitere Schritte – AG Archivschnittstelle 06. /07. 2012 3. Mai 12 7. März 12 n Sachstand und weiteres Vorgehen werden im Fachgremium des DVV besprochen: n Realisierung eines Zwischenarchivs wird befürwortet n n Fokussierung auf DIMAG als in Frage kommende Software für Langzeitarchivierung 2. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW: Erörterung von technische Fragen aus RZ-Sicht, n Weitere Themen: Lizenzkosten und Support-Leistungen des Landesarchivs n Abgleich der DVV/RZ-Anforderungen mit den gegebenen technischen Rahmenbedingungen von DIMAG und ermitteln des Deltas n Die DZ berücksichtigt in ihrer Aktivitätenplanung 2013 das Thema Langzeitarchivierung n Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 5

Aktueller Stand – Langzeitarchivierung Derzeit Abstimmung im DVV n Ziele des Fachgremiums n Entscheidungsvorlage für einen Gremienbeschluss im 2. HJ 2012 und schaffen von Planungssicherheit für 2013 ff in DZ und in den RZ n Aufbau einer strukturierten Gesamtlösung für kommunale Archive und Kreisarchive in Ba. Wü n Planung von Info-Veranstaltungen für Archivare und Angebot einer Software und eines Systems für die Langzeitarchivierung zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben n Betrieb einer Langzeitarchivierungssoftware in den kommunalen Rechenzentren Baden-Württembergs n Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 6

Zwischenarchiv – Zielsetzung der DZ Sicherung der bisher „zwischengelagerten“ Teil. Löschungen im Einwohnermeldewesen und Aufbereitung für eine Überführung in ein Zwischenarchiv n Bereitstellung einer neutrale Lösung zur Zwischenspeicherung und Weiterleitung „archivarisch“ aufbereiteter Daten n beginnend mit Fachgebiet Einwohnermeldewesen n Anschließend Fachgebiet Gewerberegister-Daten n n Zwischenarchiv als Kommunikationsmedium zur einheitlichen elektronischen Datenübernahme aus verschiedenen Fachverfahren zur Weiterleitung an ein Langzeitarchiv Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 7

Zwischenarchiv – Modell (DZ) Pool von Teil. Löschungen EWOVerfahren Gewerbe-Verf. XML Daten XML Zwischenarchiv Einwohnermelderegister Daten XML Meta XML Langzeitarchiv X Langzeitarchiv Y Langzeitarchiv Z xx-Verf. … Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 8

Zwischenarchiv – geplante Aktivitäten der DZ Zusammenstellen der Anforderungen an das Zwischenarchiv aus Sicht der Archivare, der RRZ (Betreiber) und der DZ-Fachverfahren n Festlegen von Synergien für jegliche Fachverfahren und Beteiligte im Themenumfeld der Archivierung: Zwischenarchiv als vorgelagertes System einer Langzeitarchivierung n Nutzung der in der „AG Archivschnittstellen“ entwickelten Konzepte zur Realisierung von XML-Schnittstellen zur Übergabe von Fachverfahrensdaten an ein Zwischenarchiv bzw. ein Langzeitarchiv n Einwohnerwesen: Logik zur Zusammenführung der Datensegmente aus Teil -Löschen für die Übergabe an ein Langzeitarchiv n Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 9

Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen n n Elektronische Übergabe vom Fachverfahren ans Zwischenarchiv zur Aufbereitung Sammlung der Daten mit unterschiedlichen Löschfristen (Einwohnerwesen) und zentrale Zusammenführung dieser Teildatensätze Verknüpfung der Teildatensätze zu einem kompletten Datensatz bei endgültiger Löschung des Falles Weitergabe als kompletter Datensatz pro Person/Gewerbe an digitales Langzeitarchiv Möglichkeit PDF(A) aus XML-Primärdaten zentral zu erzeugen Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 10

Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen n n Möglichkeit zur Erzeugung weiterer einheitlicher Metadaten für die Archivierungsvorgänge aus dem Zwischenarchiv Dokumentation der Datenaufbewahrung und -übergabe zur transparenten Nachvollziehbarkeit des Datenverbleibs Protokollierung der erzeugten Archiv-Dateien der Verfahren (z. B. Einwohnerwesen) im Zwischenarchiv Möglichkeit zur Wiederherstellung gelöschter Daten des Vorverfahrens durch Rückführung aus Zwischenarchiv Einsicht der Daten im Zwischenarchiv für berechtigte Archivare oder Personen, die ein berechtigtes Interesse vorweisen können (Beachtung von Auskunftssperren) Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 11

Langzeitarchivierung – weiteres Vorgehen n Gemeinsame Festlegung der Basis für eine landeseinheitliche Vorgehensweise zur Langzeitarchivierung im DVV (DZ und RZ) Auswahl der benötigten Software n Klärung von Fragen zum Produktionsbetrieb n Erstellen von Geschäftsmodellen / Angeboten n Klären von Fragen des 1. - und 2. - Level-Supports n Durchführen von Info-Veranstaltungen für Archivare zu Intentionen des DVV n DZ-Arbeitsplanung 2013: n Realisierung der Übergabe von Gewerbedaten an das Zwischenarchiv zur Weiterleitung an digitales Langzeitarchiv n Realisieren der Schnittstelle Zwischenarchiv Langzeitarchiv n Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 12

Diskussion Reinhard Schal Geschäftsbereichsleiter Produkte Kommunen bei der Datenzentrale Baden-Württemberg Tel. : 0711/8108 -27321 Fax: 0711/89696022 e. Mail: r. schal@dzbw. de Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012 13