LAMPIRAN C 3 8 URUSETIA PENGAJIAN SISWAZAH UPS

LAMPIRAN C 3. 8 URUSETIA PENGAJIAN SISWAZAH (UPS) PENGAMBILAN PENGAJARAN FUNGSI UPS PEPERIKSAAN HAL EHWAL PELAJAR 1

STATISTIK PELAJAR SISWAZAH (MENDAFTAR) (Setakat 2 Disember 2013) Pusat Jenis Pengajian Ph. D Sarjana Tesis Sarjana Kerja Kursus Jumlah Pejabat Dekan 24 6 92 122 PPBL 171 11 165 347 PBKKM 43 11 68 122 PPMK 33 16 52 101 PPPM 80 12 122 214 PPSPS 71 8 235 314 PPSPP 82 43 113 238 JUMLAH 504 107 847 1458 2

PENGAMBILAN CALON SISWAZAH Mula www. ukm. my /guest Borang permohonan di cetak oleh Pusat Bil Perkara Tindakan Tempoh Tindakan 1. Pemohon mengisi Pemohon perlu PPS dan borang permohonan memuat PTM di www. ukm. my/guest naikkan sijil-sijil dan proposal Pembayaran Rm 30/USD 30 perlu dibayar untuk yuran pemprosesan Borang permohonan Kerani dicetak oleh Pusat 3 Bulan Menyuarat Pengambilan peringkat Pusat dan Fakulti UPS masukkan keputusan dalam sistem Guest dan Surat Makluman kepada PPS/PTM “generate” keputusan 2. 1 minggu 3. Mesyuarat Pengambilan peringkat Pusat dan Fakulti KPS dan 1 minggu UPS FSSK 4. UPS masukkan keputusan dalam sistem Guest dan Surat Makluman kepada PPS UPS, PTM Calon semak keputusan dan cetak surat tawaran secara online Tamat Catatan 1 minggu 3

Pendaftaran Pelajar Mula Bil Perkara 1. • Pelajar mendaftar diri di PPS Pelajar Mendaftar diri di fakulti dan hadir untuk Taklimat Pusat/Fakulti • Mendaftar kursus secara online www. smpweb. ukm. my • Tamat 2. • • Pusat menerima borang Notis • Penyerahan Tesis dan Abstrak Pelajar Borang perlu ditandatangani oleh Penyelia dan Pengerusi Pusat Abstrak dihantar ke Editor Pencalonan Pemeriksa Luar dan Dalam CV ringkas mengikut format Catatan Tindakan Borang Kuning Abstrak dalam bentuk Soft Copy dan Hard Copy Editor dilantik oleh Pusat Kerani 1 Minggu Pusat *pastikan borang di cop tarikh terima Borang Penyelia USFSSK/1. 28/0 5/AK 11 Penyelia perlu menghubungi dan mendapat persetujuan pemeriksa Luar dan Dalam yang ingin dicalonkan. Tempoh Tindakan 1 minggu 4

CARTA ALIR PROSES PEMILIHAN DAN PELANTIKAN CALON PEMERIKSA LUAR DAN PEMERIKSAAN DALAM (TESIS) PERINGKAT PUSAT. Mula Perkara 1. • Pelajar Menghantar Borang Notis Penyerahan tesis (Kuning) dan Abstrak Pencalonan Pemeriksa Luar dan Dalam (Borang USFSSK/1. 28/05/AK 11) • Semak Format dan kandungan Abstrak/ Semak Ringkasan CV • Mesyuarat Siswazah Peringkat Pusat Hantar Surat Pencalonan PD & PL dan Abstrak yang telah disemak/diformat dan disemak kandungan / Dan Ringkasan CV Pemerik Luar ke UPS Tamat Bil 2. • Tolak • Pusat menerima borang Notis • Penyerahan Tesis dan Abstrak Pelajar Borang perlu ditandatangani oleh Penyelia dan Pengerusi Pusat Abstrak dihantar ke Editor Pencalonan Pemeriksa Luar dan Dalam CV ringkas mengikut format Catatan Tindakan Borang Kuning Abstrak dalam bentuk Soft Copy dan Hard Copy Editor dilantik oleh Pusat Kerani 1 Minggu Pusat *pastikan borang di cop tarikh terima Borang Penyelia USFSSK/1. 28/0 5/AK 11 Penyelia perlu menghubungi dan mendapat persetujuan pemeriksa Luar dan Dalam yang ingin dicalonkan. Tempoh Tindakan 1 minggu 5

CARTA ALIR PROSES PEMILIHAN DAN PELANTIKAN CALON PEMERIKSA LUAR DAN PEMERIKSAAN DALAM (TESIS) PERINGKAT PUSAT. Mula Bil Perkara Pelajar Menghantar Borang Notis Penyerahan tesis (Kuning) dan Abstrak 3. • Pencalonan Pemeriksa Luar dan Dalam (Borang USFSSK/1. 28/05/AK 11) 4. • Semak Format dan kandungan Abstrak/ Semak Ringkasan CV 5. • Mesyuarat Siswazah Peringkat Pusat Hantar Surat Pencalonan PD & PL dan Abstrak yang telah disemak/diformat dan disemak kandungan / Dan Ringkasan CV Pemerik Luar ke UPS Tamat Tolak Catatan Menyemak Format Abstrak dan CV Pemeriksa Luar Mesyuarat Minit Siswazah Mesyuarat Peringkat Pusat Tindakan Tempoh Tindakan Ketua Siswazah Pusat 2 hari Jawatankuasa 3 hari Siswazah Peringkat Pusat Hantar Surat Menghantar Ketua 1 hari Pencalonan Hard Copy Siswazah, Pemeriksa Luar dan Soft Kerani Pusat, dan Pemeriksa copy Surat UPS Dalam berserta pencalonan, dengan Abstrak CV dan CV yang Abstrak telah disemak kepada UPS 6

PROSES PELANTIKAN PEMERIKSA LUAR DAN DALAM PERINGKAT UPS Mula PERKARA 1. Menerima Surat Pencalonan dan CV PL serta abstrak Pelajar (Softcopy dan hard copy ) Tidak Lengkap Semak CV dan Abstrak 2. Kertas Kerja untuk MJKPS CV PL serta abstrak Pelajar Tolak MJKPS Tolak MFSSK JKAS (PL yang belum pernah dilantik oleh Senat) Tamat 3. 4. 5. UPS Menerima Surat Pencalonan dan CV PL serta abstrak Pelajar yang telah lengkap dan disemak CATATAN Softcopy dan hard copy. Semak Check List. Jika tidak lengkap dan tidak mengikuti Format akan dipulangkan kepada Pusat Menyediakan Kertas CV PL serta Kerja untuk MJKPS abstrak Pelajar (Softcopy dan hard copy ) Upload dalam SPD Mesyuarat Membuat Jawatankuasa keputusan dan Pengajian Siswazah menyemak CV dan abstrak Mesyuarat Fakulti FSSK Memperakukan Keputusan MJKPS Minit MFSSK Mesyuarat JKAS (PL yang belum pernah dilantik oleh Senat) Minit Mesyuarat JKAS TINDAKAN TEMPOH En. Roslan 2 minggu Sebelum Mesyuarat En. Seminggu Roslan, CJK sebelum Mesyuarat UPS, AJK UPS, MFSSK UPS JKAS Takwim MJKPS Sebulan Sekali Takwim MFSSK Sebulan Sekali Takwim MJKAS Sebulan Sekali 7

CARTA ALIR PROSES VIVA Mula Surat Lantikan Pemeriksa Luar dan Pemeriksa Dalam Pos Surat dan Tesis kepada Pemeriksa Luar dan Pemeriksa Dalam Peringatan Pertama kepada Pemeriksa Luar dan Dalam Peringatan kedua kepada Pemeriksa Luar dan Dalam Terima Laporan dari Pemeriksa Luar dan Dalam Menjadualkan Viva/ Surat Panggilan Viva Tamat Bil Perkara 1. Menyediakan Surat Perlantikkan Pemeriksa Luar dan Dalam setelah menyemak Keputusan Mesyuarat Fakulti dan Mesyuarat JKAS/SENAT 2. Menghantar Surat dan Tesis kepada Pemeriksa Luar dan Pemeriksa Dalam 3. Peringatan Pertama kepada Pemeriksa Luar dan Dalam untuk menghantar Tesis Catatan Minit MFSSK Minit JKAS Tindakan Hafizi Tempoh Ikut takwim Mesyuarat Hafizi 1 Hari email Hafizi Peringatan kedua kepada Pemeriksa Luar dan Dalam Email dan sms Hafizi 1 bulan selepas menghantar Tesis 2 bulan selepas menghantar Tesis 4. 5. Merima Laporan dari Pemeriksa Luar dan Dalam Email atau Surat Hafizi, CJK 6. Menjadualkan Tarikh Viva *Pengerusi Viva *Pemeriksa Luar & Dalam *Pelajar & Penyelia *Pengerusi Pusat Panggilan Hafizi, telefon, Email, En. Rahim SMS dan surat panggilan (Bersama Laporan Pemeriksa) Perlu dilakukan dalam tempoh sebulan selepas laporan di terima 8

SEKIAN TERIMA KASIH 9